Le parcours du DPO externe débutant : le RGPD repris obligation par obligation, avec pour chacune ce que dit le texte, ce que vous faites chez le client, comment le faire dans DPO SUITE et les erreurs à éviter.
Chaque chapitre suit le même ordre : ce que dit le texte, ce que vous faites chez le client, comment le faire dans DPO SUITE, les erreurs du débutant, puis les contrôles avant de passer à la suite. Les liens ouvrent l'écran correspondant dans la notice.
1Le rôle du DPO, et ce qu'il n'est pas
Ce que dit le texte : désignation, position, missions
Article 37, la désignation. Elle est obligatoire dans trois cas (art. 37.1) :
le traitement est effectué par une autorité ou un organisme public (collectivité, établissement public) ;
les activités de base de l'organisme consistent en un suivi régulier et systématique à grande échelle des personnes ;
les activités de base consistent en un traitement à grande échelle de données de l'article 9 (santé, notamment) ou de données relatives aux condamnations et infractions (art. 10). C'est le cas des SPST et de la plupart des établissements de santé.
Le DPO est désigné sur la base de ses qualités professionnelles, notamment de ses connaissances spécialisées du droit et des pratiques en matière de protection des données (art. 37.5). Il peut être un salarié de l'organisme ou exercer sur la base d'un contrat de service (art. 37.6) : c'est votre situation de DPO externe. L'organisme publie ses coordonnées et les communique à la CNIL (art. 37.7).
Article 38, la position. L'organisme doit :
associer le DPO, d'une manière appropriée et en temps utile, à toutes les questions relatives à la protection des données (art. 38.1) ;
lui fournir les ressources nécessaires, l'accès aux données et aux opérations de traitement, et lui permettre d'entretenir ses connaissances (art. 38.2) ;
ne lui donner aucune instruction sur l'exercice de ses missions, ne pas le relever de ses fonctions ni le pénaliser pour leur exercice, et le laisser faire rapport directement au niveau le plus élevé de la direction (art. 38.3) ;
permettre aux personnes concernées de le contacter pour toute question sur le traitement de leurs données et l'exercice de leurs droits (art. 38.4) ;
veiller à ce que ses autres missions n'entraînent pas de conflit d'intérêts (art. 38.6). Le DPO est, de son côté, soumis au secret professionnel ou à une obligation de confidentialité (art. 38.5).
Article 39, les missions minimales :
informer et conseiller le responsable de traitement, le sous-traitant et les employés sur leurs obligations ;
contrôler le respect du RGPD et des règles internes, y compris la répartition des responsabilités, la sensibilisation et la formation du personnel, et les audits ;
dispenser des conseils sur l'analyse d'impact (AIPD) et vérifier son exécution (art. 35) ;
coopérer avec la CNIL et faire office de point de contact pour elle, y compris pour la consultation préalable (art. 36).
Le DPO tient compte du risque associé aux traitements (art. 39.2) : il fixe ses priorités selon la nature, la portée, le contexte et les finalités des traitements.
Articles 24 et 5.2, la responsabilité. Le responsable de traitement met en œuvre les mesures appropriées et doit être en mesure de démontrer que le traitement est conforme. L'obligation s'adresse à lui, et c'est lui qui répond des manquements, comme le sous-traitant pour ses propres obligations. Les lignes directrices du groupe de l'article 29 sur les DPO (WP 243), reprises par le Comité européen de la protection des données, rappellent que le DPO n'est pas personnellement responsable du non-respect du RGPD.
Ce que vous faites chez le client : tenir votre rôle
Les trois verbes de l'article 39, traduits en actions :
Informer : expliquer l'obligation, le risque et les options possibles, diffuser la veille utile au client, rappeler les échéances.
Conseiller : rendre un avis écrit, daté et motivé sur chaque question ou projet, avec les options, votre recommandation et la décision qui reste à prendre.
Contrôler : vérifier par sondage, revue ou audit que ce qui est écrit est appliqué, signaler les écarts et suivre leur correction.
Ce que vous ne faites pas, et ce que vous faites à la place :
Vous ne choisissez pas la base légale ni la durée de conservation : vous proposez une analyse et une recommandation, le service pilote et la direction décident.
Vous ne rédigez pas les documents du client à sa place : vous fournissez un modèle, vous relisez, vous donnez votre avis au regard du RGPD, et le client adopte le document.
Vous ne décidez pas de notifier une violation : la notification est une obligation du responsable de traitement (art. 33). Vous l'aidez à qualifier l'incident et à préparer la notification, et vos coordonnées y figurent.
Vous n'êtes ni le responsable de la sécurité informatique ni le DSI : vous vérifiez que les mesures existent et qu'elles sont adaptées, vous ne les mettez pas en œuvre.
Vous ne prenez pas parti contre une personne qui exerce ses droits : vous êtes aussi son point de contact (art. 38.4).
Questions à poser à la direction dès le premier entretien :
Qui prend les décisions sur les données dans l'organisme : la direction, un comité, les chefs de service ?
À qui remettrez-vous vos avis et votre rapport annuel, et ce niveau est-il bien le plus élevé de la direction (art. 38.3) ?
Comment serez-vous informé d'un projet nouveau avant son lancement, et pas après (art. 38.1) ?
Qui sera votre relais interne (référent RGPD), et combien de temps peut-il y consacrer ?
Comment un salarié, un usager ou un candidat peut-il vous joindre (art. 38.4) ?
Dans DPO SUITE : un outil construit sur ce partage des rôles
Propositions en brouillon : selon la notice, les propositions d'ALIX et du connecteur MCP arrivent au statut Brouillon ou marquées comme à vérifier. Rien n'entre dans un registre sans relecture.
Validations client (Actions & suivi) : une demande de validation est adressée aux utilisateurs actifs du client, avec un objet précis : Approbation du contenu, Validation d'un plan d'action ou Confirmation d'une réalisation.
Projets et avis du DPO (Actions & suivi) : selon la notice, la signature de la direction sur un avis du DPO atteste uniquement la réception de l'avis. Elle ne vaut ni accord sur son contenu ni transfert de responsabilité ; la décision prise doit être documentée séparément.
Validation par le responsable métier : pour les durées de conservation, la fiche est validée par le responsable opérationnel de la donnée et repasse à l'état "À valider" si le responsable ou la durée change.
Déclaration d'indépendance (Espace DPO) : une formalisation guidée des garanties de l'article 38, à renouveler chaque année.
Avec le connecteur MCP, commencez toujours par list_clients pour cibler le client, puis get_connected_profile pour vérifier le compte avec lequel l'assistant travaille. Exemple de demande : "Liste mes clients, puis indique pour le client choisi les traitements en attente de validation" (list_treatments_pending_validation). Les créations sensibles passent par une proposition que vous validez dans DPO SUITE, une fois le fond accepté par le client : l'assistant ne décide pas plus que vous.
Les erreurs du débutant
Valider seul une fiche du registre ou une durée de conservation, sans accord écrit du service pilote.
Rédiger une politique ou une procédure clés en main et la laisser diffuser sans adoption formelle par le client.
Donner un avis seulement à l'oral : rien ne prouve ensuite qu'il a été donné, ni ce qu'il disait.
Accepter de rendre compte à un interlocuteur intermédiaire (chef de service, prestataire informatique) au lieu de la direction.
Se présenter comme "responsable RGPD" ou "responsable de la conformité" : l'intitulé suggère une responsabilité que le RGPD ne vous donne pas.
Avant de passer à la suite
À vérifier
2Accepter et cadrer la mission
Ce que dit le texte : contrat de service, garanties et désignation
Art. 37.6 : le DPO peut exercer ses missions sur la base d'un contrat de service.
Art. 37.7 : l'organisme publie les coordonnées du DPO et les communique à la CNIL. C'est une démarche de l'organisme, que vous pouvez préparer avec lui.
Art. 38.2 : l'organisme fournit les ressources nécessaires : temps, accès aux données, aux opérations de traitement et aux équipes, entretien de vos connaissances.
Art. 38.3 : aucune instruction sur l'exercice de vos missions, aucune sanction pour leur exercice, rapport direct au niveau le plus élevé de la direction.
Art. 38.5 : vous êtes tenu au secret ou à la confidentialité, ce qui couvre aussi le cloisonnement entre vos clients.
Art. 38.6 : vos autres missions ne doivent pas entraîner de conflit d'intérêts. Le critère pratique : aucune autre fonction ou prestation ne doit vous conduire à décider des finalités ou des moyens d'un traitement de ce client.
Le RGPD n'impose pas de modèle de lettre de mission. Les éléments recommandés dans ce chapitre découlent des articles 38 et 39 : ce sont eux qui rendent les garanties vérifiables.
Ce que vous faites chez le client : vérifier, négocier, formaliser
1. Analysez le conflit d'intérêts par écrit. Votre cabinet fournit-il une autre prestation à ce client (informatique, hébergement, logiciel, développement, comptabilité, formation) ? Cette prestation vous ferait-elle décider des finalités ou des moyens d'un traitement ? Avez-vous un lien avec un de ses sous-traitants ?
2. Estimez la charge : nombre de services et de sites, volume probable de traitements, données de santé, nombre de sous-traitants, projets en cours. Traduisez-la en heures ou en jours par an.
3. Fixez le périmètre : missions de l'article 39 ; livrables (tenue du registre, rapport annuel, sessions de sensibilisation, nombre d'audits inclus) ; engagements du client (fourniture des informations, accès aux équipes, référent interne et temps qui lui est accordé, accès à la direction).
4. Fixez les conditions : honoraires hors taxes, rythme de facturation, durée, indexation, renouvellement, préavis, et principe d'un avenant si le périmètre évolue.
5. Identifiez le signataire : le représentant légal de l'organisme ou une personne habilitée à l'engager.
6. Après signature, faites communiquer votre désignation à la CNIL par l'organisme et récupérez la confirmation avec son numéro.
7. Faites publier vos coordonnées de contact (site internet, mentions d'information, affichage interne). Une adresse de contact dédiée suffit ; votre adresse personnelle n'a pas à être publiée.
8. Formalisez la déclaration d'indépendance et organisez votre suppléance pour les absences.
Pièces à demander au client :
un extrait Kbis, les statuts ou, pour une collectivité, l'acte qui fonde la désignation selon ses règles internes ;
l'organigramme à jour et le nom, la fonction et l'adresse professionnelle du signataire ;
la désignation précédente si un DPO vous a précédé (numéro, date, coordonnées) ;
la liste de ses principaux prestataires, si vous avez un doute sur un lien d'intérêts.
Dans DPO SUITE : lettre, signature, désignation, indépendance
Lettres de mission : modèles adaptés au type d'intervention (DPO externe désigné, audit initial de conformité, accompagnement à la mise en conformité, mission ponctuelle d'expertise) et champs automatiques (nom du client, société, SIRET, montant HT, date du jour) repris de la fiche du client.
Six statuts : Brouillon, En attente signature DPO, En attente signature client, Signée, Expirée, Archivée. Un avenant se crée en cours d'année si le périmètre évolue.
Signature électronique simple : un lien unique et sécurisé, sans création de compte pour le signataire ; après signature, le document est verrouillé, horodaté et disponible en PDF.
Paiement en ligne, optionnel : carte bancaire ou prélèvement SEPA déclenché à la signature, échéanciers et factures en montants HT.
Onglet Mission DPO du contexte : date de la lettre de mission, case DPO désigné auprès de la CNIL, date de prise de fonction, numéro de désignation CNIL. Une alerte s'affiche tant que la case n'est pas cochée.
Espace DPO : suivi de la désignation officielle, déclaration d'indépendance, co-DPO et suppléants avec périmètre et dates. Le menu du compte propose aussi Mon équipe DPO pour désigner une personne.
Suivi des temps : saisie par client et par type de prestation, jauge et alerte avant le dépassement d'un forfait d'heures.
Le connecteur MCP ne produit aucun document officiel ni PDF : la lettre se prépare et se signe dans DPO SUITE. Il peut vous aider à faire le point sur votre portefeuille : list_missions, par exemple "Liste les missions de mes clients avec leur état", dont vous comparerez la réponse au tableau des lettres de mission ; list_timesheet_entries, par exemple "Total des heures saisies pour le client choisi depuis le début de l'année", pour suivre la consommation d'un forfait.
Les erreurs du débutant
Commencer à travailler alors que la lettre est encore au statut Brouillon ou qu'elle est Expirée.
Accepter d'être DPO d'un client à qui votre cabinet fournit aussi l'outil informatique, l'hébergement ou un logiciel métier, sans analyse écrite du conflit d'intérêts.
Sous-estimer le temps : un forfait trop court produit une mission bâclée, et le manque de moyens est un sujet de l'article 38.2, pas seulement un sujet commercial.
Croire que la signature de la lettre vaut désignation auprès de la CNIL.
Étendre le périmètre (nouvelle filiale, nouveau site, nouveau service) sans avenant.
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À vérifier
3Ouvrir le dossier du client
Ce que dit le texte : identifier le responsable et protéger son propre outil
Art. 4.7 : le responsable de traitement est l'organisme qui détermine les finalités et les moyens. Son représentant légal le représente, mais n'est pas personnellement responsable de traitement.
Art. 30.1.a : le registre mentionne le nom et les coordonnées du responsable de traitement et, le cas échéant, du DPO.
Art. 5.1.c : minimisation. La description d'un organisme n'a besoin d'aucun nom de salarié, d'usager ni d'aucune donnée de santé.
Art. 5.1.f et 32 : confidentialité et sécurité, ce qui suppose des accès limités au nécessaire (moindre privilège).
Art. 25.2 : par défaut, seules les données nécessaires sont accessibles, y compris dans l'outil de travail du DPO.
Art. 38.5 : le cloisonnement entre vos clients relève de votre obligation de confidentialité.
Votre cabinet traite lui-même les coordonnées des contacts et des utilisateurs qu'il gère : ce traitement figure dans le registre de votre propre cabinet (art. 30).
Ce que vous faites chez le client : réunir les informations dans le bon ordre
1. Choisissez la forme du dossier : client seul, groupe mutualisé (plusieurs organismes distincts qui partagent un DPO) ou groupe intersites (une organisation sur plusieurs sites).
2. Réunissez l'identité : raison sociale, SIRET, adresse du siège, secteur, effectif, nombre de sites, site internet.
3. Rédigez avec le client la description de l'activité et de la structure (gouvernance, filiales, agences), et ses points de vigilance (données de santé, volume de personnes, projet informatique).
4. Listez les services internes et les activités métier.
5. Notez les principaux logiciels et sous-traitants, avec leur nom exact.
6. Identifiez les référentiels de la CNIL applicables, l'organisation informatique (DSI interne ou prestataire), la vidéosurveillance et ses lieux, et la raison du caractère obligatoire de votre désignation.
7. Fixez les catégories de personnes concernées : salariés, candidats, et selon le secteur salariés suivis (SPST), usagers ou administrés (collectivité), personnes prises en charge (établissement de santé).
8. Choisissez les modules utiles, puis seulement ensuite invitez les utilisateurs du client et faites connecter son Drive par un de ses membres.
Pièces à demander :
l'organigramme en vigueur ;
la liste des logiciels, souvent tenue par la DSI ou le prestataire informatique ;
la liste des contrats de prestataires qui manipulent des données ;
la liste des sites et, s'il y en a, des caméras et des zones filmées ;
pour un SPST, la décision d'agrément et son échéance de renouvellement ;
la liste des personnes qui auront un compte, avec leur fonction.
Dans DPO SUITE : création, contexte, utilisateurs et Drive
Ajouter un client (tableau de bord DPO) : nom de l'organisation obligatoire, SIRET, contact, type de relation (DPO externalisé ou DPO mutualisé). Le même bouton propose Nouveau groupe mutualisé et Nouveau groupe intersites.
Amorce du contexte : une fenêtre propose secteur, taille, description, services, logiciels et sous-traitants ; Compléter plus tard est possible.
Contexte de l'organisation : une barre de progression calculée sur 8 critères et quatre onglets, Informations de base, Mission DPO, Audit RGPD et Configuration modules, suivis des utilisateurs de l'organisation.
Assistant IA : actif dès que le nom et le secteur sont remplis, il pré-rédige la description et la structure. Le texte est à relire et à corriger.
Champs propres aux SPST : date d'agrément, échéance de renouvellement et niveau d'audit de certification.
Configuration modules : catégories de personnes (Reprendre celles déjà utilisées dans le registre, Ajouter la liste de départ) et interrupteurs des modules.
Utilisateurs & invitations : invitation nominative avec lien d'activation personnel ; droits par profil type ou module par module (Aucun accès, Lecture seule, Modification), avec l'accès à l'IA réglé par module ; Voir l'application comme cet utilisateur pour vérifier les droits en simulation.
Drive : le Drive du client est connecté uniquement par un membre du client, dans Stockage des documents ; votre propre Drive se connecte dans Mes espaces de stockage. Les pièces restent chez le client, DPO SUITE en garde la référence.
Menu du compte : Profils et droits, Journal d'activité et Contrôle des données de santé, qui recherche dans les fiches des numéros de sécurité sociale à remplacer par une référence interne.
Outils du connecteur MCP utiles à ce stade : get_organization_context pour relire le contexte tel que l'assistant le voit, par exemple "Relis le contexte du client choisi et signale les champs vides ou trop généraux, sans rien modifier" ; update_organization_context pour proposer une correction, à relire ensuite dans DPO SUITE ; list_client_users pour contrôler les comptes ("Liste les utilisateurs du client avec leur fonction") ; prepare_user_invitation pour préparer une invitation, à relire avant tout envoi. Pour les pièces, list_drive_documents et get_drive_document_text lisent le Drive en lecture seule, sans conserver le contenu : n'orientez pas l'assistant vers des documents contenant des données de santé.
Les erreurs du débutant
Décrire l'organisme avec des noms de personnes ou des situations individuelles.
Lancer les suggestions de fiches registre avant d'avoir posé les services et les catégories de personnes.
Donner le profil Gestionnaire complet à tous les utilisateurs pour simplifier.
Connecter soi-même le Drive du client avec des identifiants qu'il vous a confiés, ou lui demander son mot de passe pour vérifier ses droits.
Prendre une barre de progression à 100 % pour la preuve d'un contexte exact.
Ce que dit le texte : démontrer suppose de connaître
Art. 5.2 : le responsable de traitement respecte les principes de l'article 5 et est en mesure de démontrer qu'il les respecte.
Art. 24 : il met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, compte tenu de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement et des risques, et les réexamine si nécessaire.
Art. 39.1.b : le DPO contrôle le respect du RGPD, y compris la répartition des responsabilités au sein de l'organisme.
Art. 39.2 : il tient compte du risque. Commencez donc par les services les plus exposés (santé, ressources humaines, publics fragiles).
Art. 38.2 : l'organisme vous donne accès aux données et aux opérations de traitement, donc à ses services et à ses équipes.
Ce que vous faites chez le client : lancer, interroger, assembler
Ordre du jour : présenter la mission, le rôle du DPO et son indépendance ; valider le contexte, les services et les référents saisis à l'ouverture du dossier ; fixer les priorités des trois premiers mois ; arrêter le calendrier des entretiens ; désigner un interlocuteur par service.
Livrable : un compte rendu, un calendrier et la liste des interlocuteurs par service.
Les entretiens par service, avec le pilote du service et, si possible, un utilisateur expérimenté. Questions à poser :
Quelles sont vos activités et, pour chacune, quelles personnes sont concernées ?
Quelles informations recueillez-vous, et par quel canal (formulaire, logiciel, papier, courriel, téléphone) ?
Où sont-elles conservées ? Existe-t-il des exports sous tableur, des copies papier, des envois par messagerie, des fichiers sur les postes ?
Qui y accède, en interne et à l'extérieur (prestataires, partenaires, organismes publics) ?
Combien de temps les gardez-vous, et que se passe-t-il ensuite ?
Recueillez-vous des données de santé, un numéro de sécurité sociale, des données sur des mineurs ou sur des infractions ?
Utilisez-vous des outils en ligne ou d'IA qui n'ont pas été fournis par la DSI ?
Avez-vous un projet en cours qui touche aux données ?
Pièces à demander à chaque service : formulaires de collecte, modèles de courriers, captures d'écran du logiciel métier sans données réelles, contrats des prestataires du service, procédures existantes, tableau de conservation s'il existe.
Dans DPO SUITE : tracer la réunion et lire la cartographie
Réunions & comptes-rendus (Actions & suivi) : titre, date et heure, retranscription ; une proposition issue d'une analyse automatique reste à relire et à valider.
Banque d'idées de réunions (Mon dossier de A à Z, chapitre 7) : lancement de mission, comité RGPD trimestriel, revues par service, avec participants, objectif et livrable.
Cartographie interne (Espace DPO) : directions, pôles et services de l'organisme, auxquels chaque traitement et chaque sous-traitant est ensuite rattaché, et référents internes avec des coordonnées professionnelles.
Cartographie des données (Traitements & données) : onglet Cartographie interactive, commande Générer la cartographie, vues Catégories de personnes, Catégories de données et Vue étoile. Le schéma reflète ce qui est déclaré ; il n'interroge pas les logiciels du client.
Flux de données et Parcours de la donnée : les flux décrivent les échanges vers l'extérieur ; le Parcours décrit la vie de la donnée dans l'organisme, avec son exemplaire de référence et ses copies.
Liste des tâches : une tâche manuelle par entretien, avec une échéance.
Avec le connecteur MCP : create_meeting pour préparer la réunion, par exemple "Crée la réunion de lancement du client choisi à la date convenue, avec l'ordre du jour suivant" ; create_todo pour les entretiens, par exemple "Crée une tâche par service à rencontrer, avec une échéance à trois semaines" ; search pour retrouver une information, par exemple "Cherche dans les registres du client tout ce qui mentionne la paie". Relisez dans DPO SUITE ce que l'assistant a créé.
Les erreurs du débutant
Partir d'un registre type sans entretien : vous documentez un modèle, pas l'organisme.
N'interroger que la direction ou la DSI : les usages réels (exports, fichiers partagés, messagerie) se découvrent auprès des utilisateurs.
Oublier les copies : sauvegardes, exports, dossiers papier, clés USB, boîtes de messagerie.
Noter des données réelles ou des cas individuels dans les comptes rendus.
Ne pas tracer les décisions de la réunion de lancement, qui sont la première preuve de la gouvernance mise en place.
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À vérifier
5Tenir le registre des traitements
Ce que dit le texte : deux registres, un contenu fixé
Contenu du registre du responsable de traitement (art. 30.1) :
a) le nom et les coordonnées du responsable de traitement et, le cas échéant, du responsable conjoint, du représentant et du DPO ;
b) les finalités du traitement ;
c) la description des catégories de personnes concernées et des catégories de données ;
d) les catégories de destinataires, y compris dans des pays tiers ;
e) le cas échéant, les transferts vers un pays tiers ;
f) dans la mesure du possible, les délais prévus pour l'effacement des différentes catégories de données ;
g) dans la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurité (art. 32.1).
Contenu du registre du sous-traitant (art. 30.2) : le nom et les coordonnées du sous-traitant, de chaque responsable de traitement pour le compte duquel il agit et, le cas échéant, du DPO ; les catégories de traitements effectués pour le compte de chacun ; les transferts vers un pays tiers ; une description générale des mesures de sécurité.
L'exemption prévue pour les organismes de moins de 250 personnes (art. 30.5) ne joue pas dès que le traitement n'est pas occasionnel, comporte un risque ou porte sur des données de l'article 9 ou 10. En pratique, la seule gestion du personnel suffit à l'écarter.
Les lignes directrices sur le DPO admettent que la tenue matérielle du registre lui soit confiée. L'obligation et la responsabilité du contenu restent celles du responsable de traitement.
Ce que vous faites chez le client : construire service par service
1. Dressez la liste des activités de chaque service. Un traitement correspond à une finalité principale : gestion de la paie, recrutement, suivi individuel de l'état de santé des salariés pour un SPST, inscriptions à la cantine pour une collectivité.
2. Choisissez le bon niveau de détail : ni une fiche par logiciel, ni une fiche fourre-tout du type "gestion RH".
3. Pour chaque fiche, réunissez les rubriques de l'article 30.1, puis celles qui servent la démonstration : base légale, durée et source, sécurité, droits, habilitations, documentation.
4. Faites relire la fiche par le pilote du service, corrigez, puis faites-la valider par écrit.
5. Si l'organisme fournit aussi des prestations qui le placent en sous-traitant pour d'autres structures, ouvrez le registre de l'article 30.2.
6. Prévoyez la mise à jour : un nouveau projet, logiciel ou prestataire déclenche la revue de la fiche, et le registre entier est revu au moins une fois par an.
Questions à poser pour chaque fiche :
Quelle est la finalité exacte, en une phrase ?
Quelles personnes, et quelles données précisément ?
Qui reçoit les données, en interne et à l'extérieur ?
Y a-t-il un hébergement ou un accès depuis un pays hors de l'Union européenne ?
Combien de temps les données sont-elles conservées, et sur quelle base ?
Quelles mesures de sécurité sont réellement en place aujourd'hui ?
Dans DPO SUITE : créer, renseigner, valider, auditer
Quatre modes de création depuis Nouveau traitement : Créer une fiche vide, Importer un document (XLSX, ODS, DOCX, ODT, TXT, CSV ou PDF, 10 Mo au maximum), Suggestions de traitements et Création en masse. Un avertissement s'affiche si le contexte est incomplet.
Une fiche en douze parties : Informations générales (nom, service, recours à un système d'IA, description d'au moins 100 caractères, personne référente), Finalités et description, Personnes concernées, Données traitées, Destinataires, Transferts internationaux, Conservation, Sécurité, Exercice des droits, Habilitations & accès, Documentation, Suivi et statut.
Questionnaire IA Guidé : une question à la fois, sur 30 champs, à relire avant de quitter.
Statuts de fiche : En cours, Validée, Archivée ou À revoir, avec la personne ayant validé ; Historique des validations ; export Registre validé à une date.
Auditer : un panneau à dix critères (identification, base légale, minimisation, conservation, destinataires, transferts, droits, sécurité, AIPD, sous-traitants), dont certains demandent une validation manuelle.
Exports Imprimer, Excel, CSV et ODS ; outils Détecter les doublons et Mise à jour en masse.
Registre des activités en sous-traitance (art. 30.2) : activités, clients finaux, données, sous-traitants de rang 2, localisation, sécurité, fin de contrat et dossiers clients.
Avec le connecteur MCP : propose_treatment crée une proposition de fiche en brouillon, par exemple "Pour le client choisi, propose une fiche Recrutement à partir du contexte, en brouillon, sans la valider" ; list_treatments_pending_validation liste les fiches à examiner ; audit_treatment repère les points faibles d'une fiche. validate_treatment, ou bulk_validate_treatments pour plusieurs fiches, ne s'utilise qu'après votre relecture champ par champ et l'accord du pilote du service.
Les erreurs du débutant
Importer un registre type de plusieurs dizaines de fiches sans entretien avec les services.
Confondre une fiche Validée avec une fiche conforme.
Faire une fiche par logiciel au lieu d'une fiche par finalité.
Laisser des fiches en Brouillon ou En cours pendant des mois, sans échéance de validation.
Oublier le registre du sous-traitant quand l'organisme réalise des prestations pour d'autres structures.
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À vérifier
6Choisir et justifier la base légale
Ce que dit le texte : six bases légales et le consentement
Les six bases de l'article 6.1 :
a) le consentement de la personne, pour une ou plusieurs finalités spécifiques ;
b) l'exécution d'un contrat auquel la personne est partie, ou de mesures précontractuelles prises à sa demande ;
c) le respect d'une obligation légale à laquelle le responsable de traitement est soumis ;
d) la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne ou d'une autre personne ;
e) l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique ;
f) l'intérêt légitime du responsable de traitement ou d'un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne, notamment lorsqu'il s'agit d'un enfant. Cette base ne s'applique pas aux traitements effectués par les autorités publiques dans l'exécution de leurs missions.
Le consentement doit être libre, spécifique, éclairé et univoque (art. 4.11). Le responsable de traitement doit pouvoir démontrer qu'il a été donné (art. 7.1). La demande est présentée sous une forme distincte, compréhensible et en termes clairs (art. 7.2). La personne peut le retirer à tout moment, aussi simplement qu'elle l'a donné (art. 7.3). Sa liberté s'apprécie notamment lorsque l'exécution d'un contrat est subordonnée à un consentement qui n'est pas nécessaire à ce contrat (art. 7.4).
Le choix a des effets concrets : le droit d'opposition (art. 21) s'exerce contre les traitements fondés sur les bases e) et f) ; le droit à la portabilité (art. 20) concerne les traitements fondés sur le consentement ou le contrat ; l'information mentionne la base retenue et, pour l'intérêt légitime, l'intérêt poursuivi (art. 13.1.c et d).
Le cas des données de santé et des données pénales
Catégories visées par l'article 9.1 : origine raciale ou ethnique, opinions politiques, convictions religieuses ou philosophiques, appartenance syndicale, données génétiques, données biométriques aux fins d'identifier une personne de manière unique, données concernant la santé, la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle.
Exceptions de l'article 9.2 les plus utiles en pratique :
a) le consentement explicite de la personne ;
b) le respect des obligations et l'exercice des droits en matière de droit du travail, de sécurité sociale et de protection sociale ;
c) la sauvegarde des intérêts vitaux d'une personne incapable de donner son consentement ;
f) la constatation, l'exercice ou la défense d'un droit en justice ;
g) un motif d'intérêt public important, sur la base du droit de l'Union ou d'un État membre ;
h) la médecine préventive ou la médecine du travail, l'appréciation de la capacité de travail du travailleur, les diagnostics médicaux, la prise en charge sanitaire ou sociale, sous la responsabilité d'un professionnel soumis au secret (art. 9.3) ;
i) des motifs d'intérêt public dans le domaine de la santé publique.
Pour le suivi individuel de l'état de santé des salariés par un SPST, l'exception de la médecine du travail (art. 9.2.h) est la référence. La base de l'article 6 se justifie au regard des missions que le code du travail confie au service ; appuyez-vous sur le guide de la CNIL consacré aux SPST pour la formuler.
Données relatives aux condamnations pénales et aux infractions (art. 10) : leur traitement n'est possible que sous le contrôle de l'autorité publique ou si le droit de l'Union ou d'un État membre l'autorise avec des garanties appropriées. Un employeur ou une collectivité ne constitue pas de fichier d'antécédents de sa propre initiative.
Ce que vous faites chez le client : analyser, recommander, faire décider
1. Un texte oblige-t-il l'organisme à traiter ces données ? Si oui, l'obligation légale, en citant le texte précis.
2. L'organisme exerce-t-il une mission d'intérêt public ou une prérogative de puissance publique (collectivité, établissement public, SPST pour ses missions légales) ? Si oui, la mission d'intérêt public, avec son fondement.
3. Le traitement est-il nécessaire à un contrat conclu avec la personne, ou à sa demande avant contrat ? Si oui, l'exécution du contrat.
4. Sinon, l'organisme poursuit-il un intérêt réel et précis, et le traitement est-il nécessaire et équilibré ? Si oui, l'intérêt légitime, après une mise en balance écrite. Cette base est exclue pour une autorité publique dans l'exécution de ses missions.
5. Le consentement n'est retenu que si la personne a un vrai choix et peut refuser ou retirer son accord sans conséquence. Il convient rarement entre un employeur et ses salariés, ou entre une administration et ses usagers.
6. Pour des données de l'article 9 ou 10, ajoutez l'exception ou le texte applicable.
La mise en balance de l'intérêt légitime se fait en trois temps :
L'intérêt poursuivi : est-il réel, licite et précis ?
La nécessité : existe-t-il un moyen moins intrusif d'atteindre le même but ?
La mise en balance : attentes raisonnables des personnes, nature des données, impact pour elles, garanties prévues (information, opposition facilitée, minimisation, durée courte). La conclusion est favorable, favorable avec réserves ou défavorable.
Si le consentement est retenu, vérifiez : le texte exact présenté à la personne ; un acte positif (case non précochée) ; une demande séparée des conditions générales ; une preuve qui permet de retrouver la personne, la finalité, la version du texte, la date, le canal et le moyen de recueil ; un retrait aussi simple que l'accord ; la sortie effective des listes après un retrait.
Pièces à demander : les textes invoqués (articles précis), les formulaires de collecte, les contrats types, le texte des demandes de consentement et le paramétrage de l'outil d'envoi.
Dans DPO SUITE : la base dans la fiche, la preuve à côté
Fiche de traitement, partie 2 Finalités et description : Finalité principale et son détail, finalités secondaires, Base légale principale et Justification détaillée. Les propositions de l'Assistance DPO IA sont à relire avant d'être reprises.
Données de l'article 9 et 10 : un signalement visuel apparaît dans la fiche selon les catégories cochées dans Données traitées (groupe Santé, Numéro de Sécurité Sociale, Appartenance Syndicale, Opinion politique ou religieuse, Origine raciale ou ethnique, Vie sexuelle).
Consentements (Actions & suivi) : Nouvelle finalité (libellé, texte exact présenté, canal, traitement lié) ; Enregistrer une décision (Consentement accordé ou Consentement retiré, personne, source, preuve) ; Modifier le texte crée une nouvelle version ; Retrouver une personne ; Journal Excel.
Analyse de l'intérêt légitime (Actions & suivi, Projets et avis du DPO) : intérêt poursuivi, nécessité, mise en balance, garanties prévues, conclusion (À conclure, Favorable, Avec réserves, Défavorable) et Traitement concerné.
Délais de conservation : la base de licéité y est reprise automatiquement depuis la fiche, sans être modifiable à cet endroit.
DPO SUITE comporte aussi une fonction dédiée au test de mise en balance de l'intérêt légitime (art. 6.1 f). Utilisez-la sur le fond comme décrit plus haut : un test par traitement et par finalité, l'intérêt formulé en une phrase, les alternatives moins intrusives écartées avec leur raison, les effets pour les personnes, les garanties retenues, puis une conclusion datée que le client valide. Reportez ensuite la conclusion dans la justification de la fiche, et refaites le test si la finalité, les données ou les destinataires changent. Si la fonction et l'analyse de Projets et avis du DPO coexistent dans votre dossier, documentez chaque test à un seul endroit pour éviter deux versions contradictoires.
Avec le connecteur MCP : get_treatment pour relire une fiche, par exemple "Lis la fiche Vidéoprotection du client choisi et dis-moi si la justification de la base légale cite un texte ou une analyse" ; search_registries pour un contrôle transversal, par exemple "Liste les traitements du client fondés sur le consentement" ; update_treatment_draft pour proposer une justification reformulée, que vous relisez et faites valider avant de l'intégrer.
Les erreurs du débutant
Retenir le consentement par réflexe pour des salariés ou des agents.
Écrire "intérêt légitime" sans mise en balance écrite, ou pour une collectivité dans l'exécution de ses missions.
Oublier l'exception de l'article 9.2 pour des données de santé.
Changer de base après coup, par exemple passer à l'intérêt légitime parce que des personnes ont retiré leur consentement.
Recueillir un consentement sans conserver le texte présenté ni la preuve du recueil.
Avant de passer à la suite
À vérifier
7Minimiser, garder des données exactes, fixer les durées de conservation
Ce que dit le texte : minimisation, exactitude, limitation de la conservation
Art. 5.1.c : les données sont adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités.
Art. 5.1.d : elles sont exactes et, si nécessaire, tenues à jour ; toutes les mesures raisonnables sont prises pour effacer ou rectifier sans tarder les données inexactes. La personne dispose d'un droit de rectification (art. 16).
Art. 5.1.e : elles sont conservées sous une forme permettant l'identification pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire aux finalités. Une conservation plus longue est possible à des fins archivistiques dans l'intérêt public, de recherche scientifique ou historique ou statistiques, avec des garanties appropriées (art. 89.1).
Art. 25.2 : par défaut, seules les données nécessaires à chaque finalité sont traitées, ce qui vaut pour leur quantité, l'étendue du traitement, la durée de conservation et l'accessibilité.
Art. 30.1.f et 13.2.a : les délais d'effacement figurent dans le registre dans la mesure du possible, et la durée ou ses critères dans l'information des personnes.
Le RGPD ne fixe aucune durée. Les durées viennent d'un texte (code du travail, code de la santé publique, code de commerce, règles des archives publiques), d'un référentiel de la CNIL, ou d'une décision motivée du responsable de traitement. Elles se découpent en phases : base active, archivage intermédiaire, puis sort final (suppression, anonymisation, archivage définitif, restitution ou versement aux archives publiques).
Une anonymisation doit être réelle : si la personne reste identifiable par recoupement, il s'agit d'une pseudonymisation, et les données restent soumises au RGPD.
Ce que vous faites chez le client : revoir les objets, fixer les règles
Minimisation et exactitude :
Relisez chaque formulaire champ par champ : à quoi sert ce champ, est-il obligatoire, qui l'exploite ? Proposez de supprimer les champs sans usage.
Encadrez les zones de commentaire libre : faits objectifs, aucun jugement, aucune donnée de santé hors des professionnels habilités.
Vérifiez comment une personne fait corriger ses données, et comment les doublons sont repérés dans les logiciels.
Durées de conservation, dans l'ordre :
1. Pour chaque traitement, listez les documents (contrat, bulletin de paie, dossier) et les données applicatives (compte, profil, historique de connexion).
2. Identifiez l'exemplaire de référence, celui qui fait foi, et les copies : sauvegardes, exports, papier, messagerie, postes de travail, clés USB.
3. Cherchez la source de la durée : texte et article, référentiel de la CNIL, ou décision interne datée et motivée.
4. Découpez la durée en phases et fixez le point de départ (fin du contrat, dernier contact, départ du salarié).
5. Choisissez un sort final réaliste et identifiez qui l'exécute : service archives, service informatique, éditeur du logiciel.
6. Faites valider la règle par le responsable métier, identifié par son nom et sa fonction.
7. Planifiez les purges et faites conserver leur preuve : attestation de destruction, journal de purge, paramétrage du logiciel.
Questions à poser : Que faites-vous des candidatures non retenues ? Combien de temps les sauvegardes sont-elles conservées ? Qui peut supprimer dans le logiciel, et le logiciel sait-il purger ou anonymiser ? Où sont les archives papier ? Pour une collectivité, existe-t-il un tableau de gestion des archives validé par le service d'archives compétent ?
Pièces à demander : politique d'archivage ou tableau de gestion, paramétrage de conservation des logiciels, procédure de sauvegarde, contrats et attestations de destruction.
Dans DPO SUITE : décrire, justifier, localiser, planifier
Fiche de traitement, partie 4 Données traitées : des noms de données précis (jamais leurs valeurs) et des catégories cochées ; les noms saisis sont proposés dans les autres traitements du client.
Fiche de traitement, partie 7 Conservation : document, durée et unité, exemples par secteur, archivage intermédiaire, justification de la durée et modalités de purge. La case "Pas de délais de conservation" est une option affichée, pas une recommandation.
Délais de conservation, Registre des délais : compteurs Documents avec délais, Traitements documentés, Sans délais définis et Durées à préciser ; Ajouter manuellement ; Compléter avec l'IA ; exports PDF et Excel.
Formulaire en quatre étapes : 1. Durée (phase, type de durée, durée, unité, point de départ), 2. Bases (base de licéité reprise de la fiche, Source de la durée), 3. Où est la donnée (exemplaire de référence, copies), 4. Sort final (Suppression, Anonymisation, Archivage définitif, Restitution, Versement aux archives publiques), avec la preuve, la justification et la validation par le responsable de la donnée.
Référentiels sources : Référentiel CNIL, Réglementation sectorielle, Texte de loi ou Document interne, dont les règles extraites sont à rapprocher du passage source.
Parcours de la donnée : alerte orange ou rouge lorsqu'une copie est conservée plus longtemps que l'exemplaire de référence, et repérage des preuves de purge manquantes.
Conservation et suppression (Actions & suivi) : Planifier une suppression, avec traitement, données à supprimer, règle de conservation, échéance et méthode (Suppression, Anonymisation, Archivage intermédiaire). La fiche prépare l'opération ; elle ne supprime rien dans les logiciels du client.
Avec le connecteur MCP : list_retention_schedule pour repérer les manques, par exemple "Liste les délais du client choisi qui n'ont pas de source ou dont la durée est à préciser" ; get_treatment_retention pour relire les délais d'une fiche ; propose_retention_documents pour obtenir des propositions de lignes de conservation, qui doivent citer leur source et ne pas créer de doublon. N'ajoutez des lignes avec add_retention_document ou bulk_add_retention_documents qu'après votre relecture et la validation du responsable métier.
Les erreurs du débutant
Recopier une durée vue ailleurs sans vérifier qu'elle s'applique à ce client et à ce document.
Fixer la durée de l'original et oublier les copies, en particulier les sauvegardes et les exports.
Confondre la désactivation d'un compte avec sa suppression : les données restent en base.
Appeler anonymisation une simple pseudonymisation.
Décrire une purge comme réalisée alors qu'elle est seulement prévue.
Avant de passer à la suite
À vérifier
8Encadrer sous-traitants et partenaires
Ce que dit le texte
Le RGPD distingue trois situations. Le sous-traitant traite des données pour le compte du responsable de traitement et sur ses instructions (art. 4.8 et art. 28). Les responsables conjoints, ou co-responsables, déterminent ensemble les finalités et les moyens d'un traitement (art. 26). Le responsable de traitement autonome reçoit des données et les traite pour ses propres finalités : un organisme public destinataire, une caisse de retraite ou une mutuelle pour leurs propres missions, par exemple.
Art. 28.1 : le responsable de traitement ne fait appel qu'à des sous-traitants qui présentent des garanties suffisantes. C'est lui qui choisit, donc lui qui doit pouvoir montrer qu'il a vérifié.
Art. 28.3 : un contrat ou un autre acte encadre la sous-traitance. Il fixe l'objet, la durée, la nature et la finalité du traitement, le type de données et les catégories de personnes. Il impose au sous-traitant d'agir sur instruction documentée, de garantir la confidentialité de ses personnels, d'assurer la sécurité (art. 32), de respecter les règles de sous-traitance ultérieure, d'aider le client pour les demandes de droits et pour les obligations des articles 32 à 36, de supprimer ou restituer les données en fin de prestation et de permettre les audits.
Art. 28.2 et 28.4 : le sous-traitant ne recrute un autre sous-traitant qu'avec l'autorisation écrite, spécifique ou générale, du responsable. En cas d'autorisation générale, il l'informe de tout changement envisagé pour lui permettre de s'y opposer. Il impose les mêmes obligations à son propre sous-traitant et reste responsable de lui.
Art. 28.10 : un sous-traitant qui détermine lui-même les finalités et les moyens d'un traitement est considéré comme responsable de ce traitement.
Art. 26 : les co-responsables définissent dans un accord la répartition de leurs obligations, notamment pour l'information des personnes et l'exercice des droits. Les grandes lignes de l'accord sont mises à la disposition des personnes, qui peuvent exercer leurs droits auprès de chacun d'eux.
À qui s'imposent ces obligations : le choix, le contrat et le contrôle pèsent sur le responsable de traitement, c'est-à-dire votre client. Le sous-traitant a ses propres obligations : respecter le contrat, tenir son registre (art. 30.2), assurer la sécurité (art. 32), notifier les violations à son client dans les meilleurs délais (art. 33.2). Vous, DPO, conseillez sur la qualification, relisez les contrats au regard de l'article 28 et contrôlez que le suivi est fait (art. 39). Vous ne signez rien et ne négociez pas à la place du client.
Ce que vous faites chez le client
Recensez les prestataires : demandez au service comptable la liste des fournisseurs récurrents (abonnements, maintenance, hébergement), à la DSI la liste des contrats informatiques et des services en ligne, aux RH les prestataires de paie, de recrutement, de prévoyance et de formation.
Qualifiez chaque relation : sous-traitant, co-responsable ou responsable autonome. Notez les faits qui fondent la qualification : qui décide de la finalité, qui choisit les moyens, le prestataire réutilise-t-il les données pour son propre compte.
Priorisez : hébergeurs, éditeur du logiciel métier, prestataires qui accèdent à des données de santé ou à des données de salariés suivis, prestataires situés ou intervenant hors de l'Union européenne.
Demandez les pièces : contrat ou accord de sous-traitance (souvent appelé DPA), annexe sécurité, liste des sous-traitants ultérieurs avec leur pays, certifications annoncées, clause d'audit, préavis prévu en cas de changement de sous-traitant ultérieur.
Relisez chaque contrat au regard des clauses de l'article 28.3 et rédigez une note de constat : clauses présentes, clauses manquantes, points à faire corriger. Le client décide ensuite de demander un avenant, de changer de prestataire ou d'accepter le risque, et il consigne sa décision.
Pour les co-responsables, vérifiez qu'un accord de l'article 26 existe et qu'il dit qui informe les personnes et qui répond aux demandes de droits.
Planifiez le contrôle dans la durée : questionnaire aux prestataires prioritaires, revue annuelle de la chaîne de sous-traitance ultérieure, traitement des notifications de changement dans le délai du contrat.
Questions à poser en entretien : "Quels prestataires accèdent à vos données, y compris pour la maintenance ou le support ?" ; "Où sont hébergées les données de votre logiciel métier, et qui peut y accéder depuis l'étranger ?" ; "Qui signe les contrats informatiques, et le service achats vous associe-t-il avant la signature ?" ; "Avez-vous reçu des courriels de prestataires annonçant un nouveau sous-traitant ou une modification de leurs conditions ?" ; "Que deviennent les données quand un contrat se termine ?"
Dans DPO SUITE
Accès : dans le dossier client, Espace RGPD, puis REGISTRES & CARTOGRAPHIE, Parties prenantes. Trois registres : Sous-traitants, Co-responsables de traitement, Responsables de traitement autonomes.
La fiche sous-traitant comporte six onglets à la création : Identification, Prestation, Données, Criticité, Documents, Autres. Une fois enregistrée, elle en compte huit, avec Sous-traitants ultérieurs et Mailings envoyés.
Identification propose Rechercher dans l'annuaire, qui pré-remplit l'identité depuis l'annuaire partagé, et une Analyse automatique par IA à partir des pages de mentions légales et de politique de confidentialité du prestataire (commande Analyser avec l'IA).
Prestation porte le Type de sous-traitance (Premier niveau, Second niveau ou Sous-traitant ultérieur) et les Traitements liés du registre principal.
Criticité propose Faible, Modéré, Élevé et Très élevé, avec une justification. Modéré est affiché par défaut : ce n'est pas une évaluation.
Documents liste les familles de pièces (dont le contrat ou accord de sous-traitance, l'évaluation de sécurité et l'engagement de confidentialité) avec un statut : Copie fournie, Référence fournie, Manquant ou Non applicable, et une case Examiné par le DPO.
Sous-traitants ultérieurs recense les prestataires de rang 2 et porte le champ Préavis contractuel (jours).
Dans le registre, Auditer ce sous-traitant prépare un audit parmi six types : Audit documentaire, Questionnaire d'évaluation, Audit sur site, Audit technique, Certifications & codes de conduite, Audit de suivi. Le questionnaire est rempli par le prestataire sur un portail dédié, puis ses réponses sont validées par le DPO.
Avec le connecteur IA : list_subcontractors donne l'état du registre d'un client, scrape_subcontractor_website prépare l'identification depuis le site du prestataire, propose_subcontractor et propose_subprocessors préparent une fiche et sa chaîne de rang 2, link_subcontractor_to_treatment relie un prestataire à un traitement, create_subcontractor_audit ouvre un audit, list_joint_controllers et list_independent_controllers listent les deux autres registres. Exemple de demande : "Liste les sous-traitants du client avec, pour chacun, les traitements liés et le niveau de criticité, puis signale ceux qui touchent des données de santé." Les créations passent par une proposition que vous validez (validate_subcontractor) : relisez-la comme si vous l'aviez saisie vous-même.
Les erreurs du débutant
Qualifier tout le monde de sous-traitant. Un organisme public destinataire ou une caisse de retraite est le plus souvent responsable autonome : lui demander un contrat de l'article 28 n'a pas de sens.
Se contenter des conditions générales en ligne du prestataire sans vérifier qu'elles couvrent la prestation achetée, dans sa version, avec l'hébergement réellement utilisé.
Relier un prestataire à tous les traitements par facilité : le registre devient faux et la recherche des traitements touchés par un incident aussi.
Laisser la criticité à sa valeur par défaut, laisser un contrat au statut Manquant sans action, ou cocher Examiné par le DPO sans avoir lu la pièce.
Ignorer les notifications de changement de sous-traitant ultérieur : sans réponse dans le délai du contrat, le changement est en pratique accepté sans examen.
Le registre des traitements (art. 30.1) décrit notamment les destinataires, les transferts hors Union européenne et, si possible, les mesures de sécurité. Ces informations dépendent directement des outils utilisés.
La sécurité (art. 32) s'apprécie outil par outil : authentification, chiffrement, journalisation, sauvegardes, suppression des comptes au départ des salariés.
La protection des données dès la conception et par défaut (art. 25) s'applique au choix et au paramétrage des outils.
L'éditeur d'un service en ligne qui héberge les données du client est, le plus souvent, un sous-traitant (art. 28).
Cookies et traceurs : l'article 82 de la loi Informatique et Libertés impose d'informer l'utilisateur et de recueillir son consentement avant de déposer ou de lire un traceur sur son terminal. Font exception les traceurs qui ont pour finalité exclusive de permettre ou faciliter la communication par voie électronique, et ceux qui sont strictement nécessaires au service expressément demandé. Selon les recommandations de la CNIL, refuser doit être aussi simple qu'accepter.
Information des personnes (art. 12 à 14) : la politique de confidentialité du site doit refléter les traitements réels, et les coordonnées du DPO doivent être publiées (art. 37.7).
Systèmes d'IA : le règlement européen sur l'intelligence artificielle (AI Act, règlement (UE) 2024/1689) classe les usages selon leur niveau de risque. Les pratiques interdites et l'obligation de maîtrise de l'IA par le personnel (littératie IA) s'appliquent depuis le 2 février 2025. Ce règlement ne remplace pas le RGPD : un usage d'IA qui traite des données personnelles reste un traitement à inscrire au registre.
À qui s'impose quoi : le responsable de traitement choisit et maîtrise ses outils ; l'éditeur ou l'hébergeur, lorsqu'il est sous-traitant, respecte le contrat et la sécurité. Pour l'AI Act, les obligations dépendent du rôle de l'organisme (notamment fournisseur ou déployeur). Le DPO conseille et contrôle ; il n'est ni le DSI ni, par principe, le référent IA, même si ce rôle lui est parfois proposé.
Ce que vous faites chez le client
Demandez à la DSI ou à l'infogérant la liste des logiciels et services en ligne, avec pour chacun l'éditeur, le mode d'hébergement, le pays, le contrat et le responsable interne.
Repérez les échanges automatisés entre logiciels (API, transferts de fichiers programmés) : ce sont des flux de données à documenter, avec leur sens et leur protection.
Pour chaque site internet et application mobile, relevez les mentions légales, la politique de confidentialité, le bandeau cookies, les formulaires et l'outil de mesure d'audience. Faites le constat dans une fenêtre de navigation privée : bouton "Tout refuser" au même niveau que "Tout accepter", aucun traceur soumis au consentement déposé avant le choix, choix modifiable à tout moment.
En entretien avec chaque service, demandez quels outils sont utilisés en dehors du cadre officiel : service gratuit de transfert de fichiers, messagerie personnelle, stockage en ligne personnel, assistant d'IA grand public. Ne culpabilisez pas : l'outil répond souvent à un vrai besoin.
Pour chaque outil non validé, faites décider une issue : l'intégrer et l'encadrer, le remplacer par un outil validé, ou l'interdire en proposant une alternative.
Recensez les systèmes d'IA et surtout leurs usages : un même outil peut servir à reformuler un courrier ou à trier des candidatures, avec des risques très différents. Pour chaque usage, faites qualifier le rôle de l'organisme et le niveau de risque, et vérifiez qui a été formé.
Reliez enfin chaque outil aux traitements qu'il porte.
Questions à poser : "Quel logiciel utilisez-vous pour ce traitement, et où sont stockées les données ?" ; "Qui administre les comptes, et que se passe-t-il au départ d'un salarié ?" ; "Utilisez-vous des outils en ligne avec un compte personnel pour travailler ?" ; "Utilisez-vous un assistant d'IA, avec quelles données, et quelle règle vous a été donnée ?" ; "Qui gère le site internet, et qui a choisi l'outil de mesure d'audience ?"
Pièces à demander : liste des applications, contrats et DPA des éditeurs, schéma d'architecture s'il existe, politique de confidentialité et politique cookies du site, charte informatique, éventuelle politique d'usage de l'IA.
Dans DPO SUITE
Registre des logiciels : Ajouter un logiciel ouvre le formulaire Nouveau logiciel en cinq sections (informations générales, hébergement et localisation, support et assistance technique, sécurité et contrôle d'accès, conservation et protection des données). Nom du logiciel et Finalité du logiciel sont obligatoires. Le Sous-traitant principal se choisit parmi les fiches de Parties prenantes. Une application mobile se décrit aussi (autorisations demandées, outils tiers intégrés, écran de consentement).
Registre des API : la fenêtre Nouvelle API comporte cinq onglets (Général, Applications, Données, un onglet consacré à la base légale, au DPA et aux transferts, Sécurité). La direction du flux, les applications source et cible, la méthode d'authentification, le chiffrement en transit et la journalisation des appels s'y documentent.
Sites internet : la fiche décrit le site et ses responsables, les mentions et politiques (onglet Conformité, rubriques en état Non évalué au départ), la liste des cookies, la newsletter, la sécurité et les transferts, la mesure d'audience, puis une Conclusion avec un score. Les onglets Technologies, Audits et Formulaires ne sont accessibles qu'après l'enregistrement du site.
Shadow IT : la fiche décrit l'outil (champ Découvert par : Audit proxy, Carte bancaire, Entretien métier ou Signalement utilisateur), les données, le rôle du prestataire, le DPA et la localisation, la sécurité, puis le Statut de l'outil (Shadow IT, En régularisation, Validé ou Interdit) et la Décision (À régulariser, À supprimer, À remplacer ou Accepté temporairement).
Registre des systèmes d'IA : quatre onglets (Registre des systèmes et usages, Littératie IA, Audits, Surveillance et bilan). On crée un système avec Ajouter un système, puis chacun de ses usages avec Ajouter un usage, qui ouvre les onglets Description, Rôle, Classification et Liens.
Avec le connecteur IA : list_software et propose_software préparent le registre, link_software_to_treatment et link_software_to_subcontractor posent les liens, propose_cloud_locations aide à documenter la localisation des services en ligne, list_ai_systems_registry et add_ai_act_system servent au registre des systèmes d'IA, create_ai_act_audit ouvre un audit IA Act. Exemple de demande : "Propose-moi les fiches logiciels du client à partir de cette liste d'applications fournie par la DSI, en signalant pour chacune le pays d'hébergement à vérifier." La proposition est relue puis validée par vous (validate_software).
Les erreurs du débutant
Déduire le pays d'hébergement du siège de l'éditeur, ou du nom d'un grand hébergeur, sans document à l'appui.
Considérer qu'une case renseignée (journalisation, chiffrement, MFA, archivage automatique) prouve que la mesure existe : ces champs documentent, ils ne configurent rien.
Contrôler le bandeau cookies une seule fois : une refonte du site ou l'ajout d'un module tiers change les traceurs déposés.
Interdire un outil Shadow IT sans proposer d'alternative : les équipes passent à un autre outil, encore moins visible.
Recenser un système d'IA sans recenser ses usages, ou se fier au résultat de classification affiché sans contrôler ce qui a été enregistré.
Avant de passer à la suite
À vérifier
10Sécuriser les données : mesures, habilitations, locaux, infrastructure
Ce que dit le texte
Art. 32.1 : compte tenu de l'état des connaissances, des coûts de mise en œuvre, de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement, ainsi que des risques pour les personnes, le responsable de traitement et le sous-traitant mettent en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées.
Le texte cite notamment : la pseudonymisation et le chiffrement (a) ; des moyens garantissant la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience des systèmes (b) ; des moyens de rétablir la disponibilité et l'accès aux données dans des délais appropriés après un incident (c) ; une procédure pour tester, analyser et évaluer régulièrement l'efficacité des mesures (d).
Art. 32.4 : les personnes qui ont accès aux données ne les traitent que sur instruction. C'est le fondement des habilitations, des engagements de confidentialité et de la sensibilisation.
Art. 24 et 5.2 : le responsable de traitement doit pouvoir démontrer que les mesures sont en place.
NIS 2 (directive (UE) 2022/2555) : pour les entités essentielles ou importantes, l'article 21 impose des mesures de gestion des risques de cybersécurité, dont la continuité des activités, la gestion des sauvegardes et la gestion de crise. Son application dépend de la qualification de l'entité et du droit national de transposition, à vérifier pour chaque client.
À qui s'impose quoi : le responsable de traitement et le sous-traitant sont tous deux tenus par l'article 32. La DSI, le RSSI ou l'infogérant mettent en œuvre. Le DPO conseille, vérifie la cohérence entre les risques et les mesures, et signale les écarts à la direction. Il ne pilote pas la sécurité et ne doit pas en devenir le responsable opérationnel, ce qui le placerait en situation de conflit d'intérêts (art. 38.6).
Ce que vous faites chez le client
Identifiez vos interlocuteurs : DSI, RSSI s'il existe, infogérant, responsable des services généraux pour les locaux.
Faites avec eux l'état des mesures de base : gestion des comptes et des mots de passe, authentification multifacteur pour les accès à distance et les comptes d'administration, mises à jour, protection des postes, sauvegardes (dont au moins une copie hors ligne ou non modifiable), chiffrement des postes nomades, journalisation, procédure d'arrivée et de départ des salariés.
Vérifiez les habilitations : qui a accès à quoi, sur quelle justification, et quand la liste a-t-elle été revue pour la dernière fois. Demandez la liste des comptes d'un logiciel sensible et comparez-la à la liste du personnel.
Visitez les locaux : accueil, bureaux, archives papier, salle serveurs ou baie informatique, imprimantes partagées.
Recensez l'infrastructure qui porte les données (serveurs, hébergement, messagerie, postes, sauvegardes) et rattachez-la aux locaux.
Si le client relève de NIS 2 ou souhaite mesurer sa capacité à résister à une cyberattaque, proposez un audit dédié et faites fixer par la direction les durées d'interruption et de perte de données qu'elle accepte.
Transformez chaque écart en action avec un responsable et une échéance, et présentez les écarts majeurs à la direction.
Questions à poser : "Quand avez-vous restauré une sauvegarde pour la dernière fois ?" ; "Combien de temps pouvez-vous travailler sans informatique ?" ; "Les comptes des personnes parties sont-ils désactivés le jour du départ ?" ; "Qui dispose des droits d'administrateur ?" ; "Votre infogérant a-t-il un plan de reprise, et l'avez-vous vu ?"
Pièces à demander : politique de sécurité ou charte informatique, procédure de sauvegarde et compte rendu du dernier test de restauration, liste des comptes à privilèges, dernier rapport d'audit ou de test d'intrusion, plan de continuité ou de reprise, contrat de l'infogérant.
Dans DPO SUITE
Risques & sécurité, Gestion de la sécurité regroupe notamment le Registre de sécurité, RSSI, Revue des habilitations, Mesures de sécurité, Habilitations et la Veille sur les violations de données.
RSSI : désignation du RSSI et de son suppléant parmi les utilisateurs, et tableau Sujets confiés (Avis du RSSI Obligatoire, Facultatif ou Information, délai en jours ouvrés, valideur final DPO ou RSSI). Sans RSSI désigné, l'écran indique que les avis obligatoires deviennent une simple information au DPO.
Mesures de sécurité : le bloc inférieur (Ajouter une mesure) décrit une mesure technique ou organisationnelle ; le bloc supérieur (Ajouter) enregistre une vérification : mesure vérifiée, méthode de contrôle, dates, responsable, référence de preuve et résultat.
Habilitations : la Matrice des habilitations logiques suppose que des niveaux de classification aient été définis dans Classification des données. Revue des habilitations propose Lancer une revue.
Locaux & infrastructures : Locaux et sites (fiche du local, questionnaire de 36 questions en six thèmes, onglet Conformité où le DPO fixe manuellement score et statut, onglets Vidéo et badges et Audits de terrain), Infrastructure technique (Registre d'Infrastructure, Nouveau composant, Cartographie), Vidéosurveillance, Badges et contrôle d'accès.
Audits & conformité : l'Audit NIS2 (Qualification, Questionnaire avec réponse déclarée et Conclusion de l'auditeur, Préconisations, Rapport) et l'Audit Cyber Résilience (activités essentielles, 78 questions en 10 capacités, indices démontré et déclaré, constats envoyés au plan d'actions, finalisation qui fige l'audit).
Avec le connecteur IA : list_premises, get_premise, create_premise et update_premise_compliance servent aux locaux ; list_infrastructure_components et create_infrastructure_component à l'infrastructure ; list_servers au registre historique des serveurs. Exemple de demande : "Liste les locaux du client avec leur statut de conformité et les composants d'infrastructure rattachés à chacun." Contrôlez à l'écran le résultat de toute création ou modification.
Sur le terrain : l'audit des locaux
Préparez la visite à partir des fiches : relisez les réponses du questionnaire du local, en particulier les questions marquées Critique, les réponses N/A et celles sans commentaire, ainsi que la liste des caméras et dispositifs déclarés. Dans l'onglet Audits de terrain du local, Programmer un audit crée une échéance et Nouvel audit ouvre l'audit.
La grille progresse pièce par pièce autour de quatre familles de contrôle. Exemples de points à observer :
Accès physiques : fermeture des portes, badgeuses, accueil, registre des visiteurs, clés laissées sur les serrures.
Postes de travail : verrouillage automatique des écrans, mots de passe affichés, écrans visibles par le public.
Archives et papier : armoires fermées à clé, documents oubliés sur les imprimantes, modalités de destruction.
Locaux serveurs et baies : accès restreint, porte fermée, matériel stocké sans raison.
Sur place, la grille s'ouvre sur téléphone ou tablette grâce à un lien sécurisé unique et horodaté, sans compte. Les photos sont rattachées au point de contrôle. Une fois l'audit validé, chaque point en échec bascule dans le plan d'action du client avec une priorité et un responsable : relisez-les avant de valider.
Les erreurs du débutant
Se transformer en RSSI : rédiger la politique de sécurité, administrer des comptes ou choisir les solutions techniques. Vous perdez votre position de contrôle.
Prendre une réponse déclarée pour une preuve : "nous avons des sauvegardes" ne dit pas si elles sont restaurables ni si elles résistent à un rançongiciel.
Saisir une durée de reprise démontrée sans test daté, ce qui transforme une hypothèse en preuve.
Confondre l'avancement du questionnaire d'un local avec son évaluation de conformité, que le DPO fixe et justifie.
Lancer une initialisation ou une revue (catalogue de classification, Lancer une revue) sans avoir mesuré ce qu'elle crée : ces commandes produisent des données et des règles, ce ne sont pas des aperçus.
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À vérifier
11Gérer une violation de données
Ce que dit le texte
Définition (art. 4.12) : une violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l'altération, la divulgation non autorisée de données ou l'accès non autorisé à ces données. On distingue l'atteinte à la confidentialité (accès ou divulgation), à l'intégrité (modification) et à la disponibilité (perte, destruction, indisponibilité).
Notification à la CNIL (art. 33.1) : dans les meilleurs délais et, si possible, 72 heures au plus tard après en avoir pris connaissance, sauf si la violation est peu susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes. Au-delà de 72 heures, la notification est accompagnée des motifs du retard.
Contenu (art. 33.3) : nature de la violation, catégories et nombre approximatif de personnes et d'enregistrements concernés, coordonnées du DPO ou d'un autre point de contact, conséquences probables, mesures prises ou envisagées. Les informations peuvent être fournies en plusieurs temps (art. 33.4).
Documentation (art. 33.5) : toutes les violations sont documentées (faits, effets, mesures prises), même celles qui ne sont pas notifiées.
Sous-traitant (art. 33.2) : il notifie la violation au responsable de traitement dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance. Il ne notifie pas la CNIL à la place de son client.
Communication aux personnes (art. 34) : dans les meilleurs délais lorsque la violation est susceptible d'engendrer un risque élevé. Elle n'est pas exigée notamment si les données étaient rendues incompréhensibles (par exemple chiffrées), si des mesures ultérieures ont fait disparaître le risque élevé, ou si elle exigerait des efforts disproportionnés, auquel cas une communication publique la remplace.
Qui décide : le responsable de traitement notifie et communique, c'est sa décision. Le DPO conseille sur la qualification, aide à rédiger, figure dans la notification et sert de point de contact pour la CNIL (art. 39.1 e). Il ne doit pas être celui qui décide seul de ne pas notifier.
Ce que vous faites chez le client
Avant tout incident :
Faites adopter une procédure de gestion des violations : qui alerte, qui est alerté (direction, DSI, DPO), qui décide, comment joindre le DPO et son suppléant.
Vérifiez que les contrats des sous-traitants prévoient une notification rapide des violations et une aide pour y faire face.
Sensibilisez les équipes : un courriel mal adressé doit être signalé immédiatement, sans crainte de sanction.
Pendant l'incident :
Fixez la date et l'heure de prise de connaissance : c'est le point de départ du délai de 72 heures.
Recueillez les faits : que s'est-il passé, quels systèmes, quelles données, combien de personnes, la fuite est-elle stoppée ?
Faites prendre les mesures d'urgence par la DSI ou le prestataire : isoler un poste, réinitialiser des mots de passe, demander la suppression d'un courriel envoyé par erreur.
Évaluez le risque pour les personnes : nature et sensibilité des données (santé, coordonnées bancaires, pièces d'identité), volume, facilité d'identification, gravité des conséquences, vulnérabilité des personnes.
Présentez à la direction une recommandation écrite : notifier ou non la CNIL, informer ou non les personnes, avec les motifs. Faites acter la décision.
Si la décision est de notifier, aidez à remplir la notification sur le téléservice de la CNIL ; complétez-la ensuite si des informations manquaient.
Examinez les démarches parallèles : signalement au CERT Santé pour les structures qui y sont tenues lorsque des données de santé sont touchées, déclaration NIS 2 si l'entité est concernée, dépôt de plainte, information de l'assureur.
Après l'incident : suivez les actions correctives jusqu'à leur clôture, faites revoir les mesures de sécurité et les AIPD concernées, et organisez un retour d'expérience.
Questions à poser à chaud : "Depuis quand le savez-vous, et qui l'a constaté ?" ; "Les données étaient-elles chiffrées ?" ; "La fuite est-elle arrêtée ?" ; "Le prestataire a-t-il confirmé par écrit ?" ; "Les personnes peuvent-elles se protéger si on les prévient ?"
Dans DPO SUITE
Accès : Module RGPD, Risques & sécurité, Gestion de la sécurité, Registre de sécurité (titre affiché : Registre Unifié Sécurité). Les indicateurs répartissent les événements entre incidents, violations, CNIL, plaintes et signalements.
Nouvel événement : Date de détection, Types d'événement et Résumé des faits sont obligatoires ; la case Violation de données qualifie l'événement.
Selon l'éditeur, l'enregistrement ouvre une cellule d'enquête en cinq onglets. L'onglet Déclarations et liens affiche un compte à rebours de 72 heures, la décision formelle de notifier ou non, puis la date effective et le numéro de dossier CNIL.
Toujours selon l'éditeur : la case Données de santé concernées rend obligatoire le volet CERT Santé ; les trois jalons NIS 2 sont calculés pour les entités concernées ; la décision d'informer les personnes (Oui, Non ou Non décidé) exige un motif ; le plan d'actions correctives distingue mesures d'urgence et mesures différées ; le journal chronologique du DPO conserve les échanges horodatés.
Incidents chez un prestataire : zone distincte, avec son propre bouton Ajouter, pour un incident annoncé par un sous-traitant. Selon l'éditeur, DPO SUITE propose de créer un incident miroir chez les autres clients du portefeuille qui utilisent ce prestataire.
Veille sur les violations de données : recherche du SIRET ou de la raison sociale du client et de ses sous-traitants sur les sites où des groupes de rançongiciels revendiquent leurs attaques. Une alerte de veille n'est pas une violation constatée.
Avec le connecteur IA : create_security_incident crée l'événement, get_breach_deadlines rappelle les échéances, get_incident_breach_qualification aide à structurer la qualification, add_incident_link relie l'incident aux registres, get_shared_incident consulte un incident partagé. Exemple de demande : "Pour la violation ouverte hier chez ce client, rappelle-moi les échéances restantes et les informations de l'article 33.3 qui manquent encore." L'outil aide à ne rien oublier ; la décision de notifier reste celle du client, éclairée par votre avis.
Le cas des données de santé et des entités NIS 2
Données de santé : les structures qui y sont tenues signalent les incidents de sécurité concernés au CERT Santé, en plus de la notification à la CNIL. Vérifiez à l'avance si votre client est concerné ; s'il ne l'est pas, consignez le motif de non-déclaration dans la fiche.
NIS 2 : pour une entité essentielle ou importante, l'article 23 de la directive organise la déclaration des incidents importants en trois temps : alerte précoce, notification d'incident, rapport final. Selon l'éditeur, l'application calcule ces jalons à 24 heures, 72 heures et un mois. Ces déclarations ne remplacent pas la notification à la CNIL.
Risque pour les personnes : une violation qui touche des données de santé de salariés suivis, de personnes prises en charge ou d'usagers présente presque toujours un risque, souvent élevé. Une décision de ne pas informer les personnes doit alors être particulièrement motivée.
Les erreurs du débutant
Attendre de connaître toute l'ampleur de l'incident pour ouvrir la fiche : le délai court depuis la prise de connaissance, pas depuis la fin de l'enquête.
Ne pas documenter une violation parce qu'elle ne sera pas notifiée : l'article 33.5 impose de la tracer.
Attendre passivement le prestataire : le client doit agir dès qu'il a connaissance de la violation de façon suffisamment certaine, et relancer son sous-traitant par écrit.
Traiter une alerte de veille comme une violation avérée, ou à l'inverse l'ignorer : il faut la vérifier auprès du prestataire et dater chaque échange.
Croire que le compte à rebours notifie la CNIL : la notification se fait sur le téléservice de la CNIL.
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À vérifier
12Mener une AIPD et, si besoin, la consultation préalable
Ce que dit le texte
Art. 35.1 : une AIPD est menée avant le traitement lorsque celui-ci est susceptible d'engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes, en particulier en cas de recours à de nouvelles technologies.
Art. 35.2 : le responsable de traitement demande conseil au DPO lorsqu'il effectue une AIPD.
Art. 35.3 : elle est toujours requise pour une évaluation systématique et approfondie d'aspects personnels fondée sur un traitement automatisé, dont le profilage, servant de base à des décisions produisant des effets importants ; pour un traitement à grande échelle de données sensibles (art. 9) ou relatives aux condamnations et infractions (art. 10) ; pour une surveillance systématique à grande échelle d'une zone accessible au public.
Art. 35.4 : la CNIL publie la liste des types de traitements soumis à AIPD. Elle comprend par exemple les traitements de données de santé mis en œuvre par les établissements de santé ou médico-sociaux pour la prise en charge des personnes, ou la surveillance constante de l'activité des salariés.
Lignes directrices du CEPD : neuf critères (évaluation ou notation, décision automatisée avec effet important, surveillance systématique, données sensibles ou à caractère hautement personnel, grande échelle, croisement de données, personnes vulnérables, usage innovant, traitement qui empêche d'exercer un droit ou de bénéficier d'un service ou d'un contrat). Deux critères réunis appellent en général une AIPD ; un seul peut suffire selon le contexte.
Art. 35.7 : contenu minimal : description du traitement et de ses finalités, évaluation de la nécessité et de la proportionnalité, évaluation des risques pour les personnes, mesures envisagées pour y faire face.
Art. 35.11 : l'AIPD est réexaminée si nécessaire, au moins quand le risque change.
Art. 39.1 c : le DPO dispense des conseils sur l'AIPD et vérifie son exécution.
À qui s'impose quoi : l'AIPD est une obligation du responsable de traitement ; le sous-traitant l'aide (art. 28.3 f). Le DPO conseille sur l'opportunité, la méthode, les mesures et la conclusion ; son avis est consigné dans l'AIPD. La consultation préalable (art. 36) est traitée dans une section dédiée de ce chapitre.
Ce que vous faites chez le client
Repérez les traitements candidats dans le registre : données de santé, personnes vulnérables, surveillance des salariés, profilage, outil innovant comme l'IA, traitements figurant sur la liste de la CNIL.
Pour chaque traitement, analysez l'obligation : liste de la CNIL, cas de l'article 35.3, neuf critères. Écrivez votre analyse, y compris lorsqu'elle conclut à ne pas mener d'AIPD, puis faites acter la décision par le client.
Pour les projets, intervenez avant la décision : l'AIPD doit précéder la mise en œuvre.
Constituez l'équipe : un porteur métier, la DSI ou le RSSI, le sous-traitant si besoin, et un décideur pour le client.
Menez les ateliers : description du traitement, nécessité et proportionnalité, droits des personnes, mesures existantes, scénarios de risque (accès illégitime, modification non désirée, disparition des données), plan d'action.
Vérifiez que les cotations de vraisemblance et de gravité reposent sur des faits, et que le risque résiduel est apprécié après les mesures prévues.
Rédigez votre avis motivé (favorable, favorable avec réserves ou défavorable), puis faites valider l'AIPD par le responsable de traitement.
Programmez la relecture : à chaque changement notable et, par exemple, lors de la revue annuelle du registre.
Questions à poser en atelier : "Que se passerait-il pour les personnes si ces données étaient divulguées, modifiées ou perdues ?" ; "Pourrait-on atteindre le même objectif avec moins de données ?" ; "Qui accède aux données, et comment le vérifie-t-on ?" ; "Les personnes savent-elles que ce traitement existe ?" ; "Quelles mesures sont réellement en place aujourd'hui, et lesquelles ne sont que prévues ?"
Pièces à demander : fiche du traitement, description du projet ou cahier des charges, contrats et documentation des sous-traitants, mesures de sécurité et leurs preuves, information des personnes, analyses déjà fournies par l'éditeur s'il en existe.
Dans DPO SUITE
AIPD importées : pour une AIPD réalisée hors de l'outil, au format PDF ou Word (Importer une AIPD). On choisit le traitement, la date, le nom du DPO et l'état de conformité ; Conforme est présélectionné et doit être vérifié.
AIPD guidées assistant IA : Nouvelle AIPD guidée crée immédiatement un brouillon. Six étapes : Traitement concerné, Nécessité & proportionnalité, Droits des personnes, Mesures de sécurité, Analyse des risques, Plan d'action & validation. La commande Compléter avec l'IA est présente dans les étapes.
AIPD au format CNIL : import ou export d'un fichier du logiciel PIA de la CNIL.
Analyse des risques : le bouton Scénario ajoute un scénario avec menaces, vulnérabilités et mesures existantes, une vraisemblance et une gravité (Négligeable, Limité, Important, Maximal) et un score.
Plan d'action & validation : le bouton Action ajoute une action (priorité, responsable, échéance) ; Avis du DPO & décision réunit l'avis motivé, la décision (Favorable, Favorable avec réserves, Défavorable) et le champ Validé par. Le bouton Valider de l'en-tête est une commande distincte.
Selon l'éditeur, l'outil qualifie l'AIPD d'obligatoire lorsque deux critères ou plus sont réunis, et peut générer une fiche de dispense motivée d'AIPD versée au registre des traitements.
Avec le connecteur IA : list_aipd_sessions et get_aipd_session donnent l'état des AIPD, create_aipd_session ouvre une AIPD, get_aipd_section_schema puis update_aipd_section aident à remplir une étape, add_aipd_risk_scenario et add_aipd_action ajoutent scénarios et actions, export_aipd_pia_json produit un fichier au format du logiciel PIA. Exemple de demande : "Pour l'AIPD du traitement de suivi individuel de l'état de santé des salariés, propose trois scénarios de risque à partir des mesures décrites, en indiquant les faits qui justifient chaque cotation." Relisez tout ce qui est proposé : une cotation suggérée n'est pas une évaluation.
La consultation préalable de la CNIL (art. 36)
Quand : l'AIPD indique que le traitement présenterait un risque élevé si le responsable ne prenait pas de mesures pour l'atténuer, et les mesures envisageables ne suffisent pas à réduire ce risque (art. 36.1). La consultation a lieu avant la mise en œuvre.
Contenu du dossier (art. 36.3) : la répartition des responsabilités entre le responsable, les co-responsables et les sous-traitants, les finalités et les moyens du traitement, les mesures et garanties prévues, les coordonnées du DPO, l'AIPD et toute autre information demandée par la CNIL.
Délai (art. 36.2) : la CNIL rend un avis écrit dans un délai de huit semaines à compter de la réception de la demande, prolongeable de six semaines selon la complexité du traitement ; elle informe le responsable de la prolongation et de ses motifs dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande. Ces délais peuvent être suspendus tant qu'elle attend des informations demandées.
Rôle du DPO : il conseille sur la nécessité de consulter, vérifie que le dossier est complet et sert de point de contact avec la CNIL (art. 39.1 d et e). La décision de consulter, et la demande elle-même, appartiennent au responsable de traitement.
DPO SUITE comporte une fonction de suivi de la consultation préalable. Servez-vous en pour tracer, dans le dossier du client, chaque étape de la démarche : la conclusion de l'AIPD qui la justifie, la décision du responsable de traitement de consulter, la date d'envoi et les pièces transmises, les demandes d'information de la CNIL et les réponses apportées, la date limite de réponse, l'avis rendu, puis les suites données (mesures ajoutées, mise en œuvre ou abandon du projet). Rattachez ce suivi à l'AIPD et au traitement concernés, et reportez l'échéance dans le plan d'action.
La mention de la consultation préalable visible dans le bloc AIPD au format CNIL ne prouve aucune transmission à l'autorité : la démarche se fait auprès de la CNIL, selon les modalités qu'elle indique.
Les erreurs du débutant
Rédiger l'AIPD seul, depuis son bureau : elle ne décrit pas la réalité et le client ne se l'approprie pas.
Mener l'AIPD après la mise en service, pour régulariser : elle doit éclairer la décision, pas la justifier après coup.
Se fier au seul décompte des critères, ou ne pas écrire pourquoi l'on conclut qu'une AIPD n'est pas nécessaire.
Confondre avis du DPO et validation : c'est le responsable de traitement qui valide et assume la décision.
Prendre la progression ou le niveau de risque affichés pour une AIPD achevée : un brouillon à 50 % affiché Faible n'est ni terminé ni validé.
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À vérifier
13Protéger dès la conception : les projets et l'avis du DPO
Ce que dit le texte
Art. 25.1 (protection des données dès la conception) : au moment de déterminer les moyens du traitement et pendant le traitement lui-même, le responsable met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, comme la pseudonymisation, destinées à appliquer les principes du RGPD, par exemple la minimisation.
Art. 25.2 (protection des données par défaut) : seules les données nécessaires à chaque finalité sont traitées par défaut, qu'il s'agisse de leur quantité, de l'étendue du traitement, de leur durée de conservation ou de leur accessibilité. Les données ne doivent pas être rendues accessibles à un nombre indéterminé de personnes sans l'intervention de la personne concernée.
Art. 38.1 : le DPO est associé, d'une manière appropriée et en temps utile, à toutes les questions relatives à la protection des données.
Art. 39.1 a : il informe et conseille le responsable de traitement et les employés.
Art. 35.2 : lorsqu'une AIPD est menée, le responsable demande conseil au DPO.
À qui s'impose quoi : l'article 25 s'impose au responsable de traitement, qui doit choisir des outils et des prestataires qui lui permettent de le respecter. L'éditeur n'y est pas directement tenu, mais le client peut l'exiger dans son cahier des charges. Le DPO rend des avis ; le client décide et reste responsable (art. 24), qu'il suive l'avis ou non.
Ce que vous faites chez le client
Faites inscrire dans les procédures du client les situations qui exigent de consulter le DPO : achat ou changement de logiciel, nouveau prestataire, nouveau formulaire ou site, vidéosurveillance, géolocalisation, contrôle d'accès biométrique, outil d'IA, réutilisation de données pour un nouvel usage, enquête interne.
Associez les achats et la DSI : la consultation doit intervenir avant la signature, pas après.
Pour chaque projet, demandez une description : finalité, personnes concernées, données, outils, prestataires, transferts hors Union européenne, calendrier.
Rédigez un avis motivé : faits examinés, règles appliquées, préconisations, conditions de mise en œuvre, conclusion (favorable, avec réserves, défavorable). Dites ce qui manque pour qu'un projet devienne acceptable.
Faites accuser réception de l'avis par le demandeur, puis consignez séparément la décision prise par la direction.
Reportez les préconisations retenues dans le plan d'action et suivez les réserves jusqu'à leur levée.
Questions à poser au porteur du projet : "Quel problème ce projet résout-il ?" ; "De quelles données avez-vous vraiment besoin, et pendant combien de temps ?" ; "Qui y aura accès ?" ; "Le prestataire héberge-t-il les données hors de l'Union européenne ou y accède-t-il depuis l'étranger ?" ; "Comment les personnes seront-elles informées ?" ; "Quels réglages sont activés par défaut ?"
Dans DPO SUITE
Actions & suivi, Projets et avis du DPO : indicateurs (en attente d'avis, avis en retard, avec réserves à lever), recherche et filtre de statut (notamment Soumis, En analyse, Informations demandées, Avis rendu, Clôturé, Abandonné).
Soumettre un projet ouvre le formulaire Soumettre un projet au DPO : titre, description, service demandeur, porteur, date de mise en service prévue, données, personnes, logiciels, prestataires et une question sur les transferts hors Union européenne, à laquelle la réponse "Je ne sais pas" est possible.
Six analyses complémentaires se documentent dans la même rubrique : Décisions automatisées, Analyse de l'intérêt légitime, Analyse de réutilisation des données, Dossier facturation électronique, Contrôle recrutement, Contrôle surveillance et enquêtes internes. Chacune peut être rattachée à un traitement ; plusieurs portent une conclusion (À conclure, Favorable, Avec réserves, Défavorable).
Droits & demandes, questions au DPO : une direction pose une question précise, le DPO l'instruit et rédige un avis motivé, puis l'avis est signé par lien sécurisé, sans création de compte. Le bouton s'intitule Je reconnais avoir reçu cet avis : la signature atteste la réception, elle ne vaut ni accord ni transfert de responsabilité (art. 24).
Avec le connecteur IA : get_treatment et search_registries aident à retrouver les traitements, logiciels et prestataires concernés par un projet ; create_todo inscrit une préconisation retenue dans le plan d'action. Exemple de demande : "Ce projet de pointeuse biométrique concerne quels traitements et quels prestataires du registre du client ? Liste les points à instruire avant mon avis." L'avis lui-même reste le vôtre : vous le rédigez et vous le signez.
Les erreurs du débutant
Attendre qu'on vous consulte : sans circuit inscrit dans les procédures, vous découvrez les projets une fois les contrats signés.
Rendre un avis oral ou par simple courriel, introuvable lors d'un contrôle ou au moment du bilan annuel.
Présenter l'avis comme une autorisation : le DPO n'autorise rien, il conseille.
Lire la signature du demandeur comme une approbation des préconisations.
Rédiger un avis défavorable sans dire ce qui permettrait au projet de devenir acceptable.
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À vérifier
14Encadrer les transferts hors Union européenne
Ce que dit le texte
Art. 44 : un transfert vers un pays tiers ou une organisation internationale n'a lieu que si le responsable de traitement et le sous-traitant respectent les conditions du chapitre V, y compris pour les transferts ultérieurs.
Art. 45 : un transfert peut avoir lieu vers un pays reconnu par la Commission européenne comme assurant un niveau de protection adéquat. Pour les États-Unis, la décision d'adéquation du 10 juillet 2023 (cadre de protection des données UE États-Unis) ne couvre que les organisations certifiées.
Art. 46 : à défaut, le transfert est possible moyennant des garanties appropriées, notamment les clauses contractuelles types adoptées par la Commission ou les règles d'entreprise contraignantes (art. 47).
Depuis l'arrêt Schrems II de la Cour de justice de l'Union européenne (16 juillet 2020), l'exportateur doit vérifier que le droit du pays de destination ne prive pas ces garanties d'effet et ajouter si besoin des mesures complémentaires : c'est l'analyse d'impact du transfert.
Art. 49 : des dérogations existent pour des situations particulières (consentement explicite après information sur les risques, exécution d'un contrat avec la personne, motifs importants d'intérêt public, constatation ou défense de droits en justice, intérêts vitaux). Elles s'interprètent strictement et ne conviennent pas à des transferts répétés et structurels.
Selon les lignes directrices du CEPD, un accès à distance depuis un pays tiers (support, maintenance, administration) constitue un transfert au même titre qu'un stockage.
Les transferts figurent au registre (art. 30.1 e) et dans l'information des personnes (art. 13.1 f et 14.1 f).
À qui s'impose quoi : le responsable de traitement et le sous-traitant sont tous deux tenus (art. 44). En pratique, l'exportateur est souvent le sous-traitant ou son sous-traitant ultérieur, mais votre client doit connaître et accepter ces transferts. Le DPO repère, vérifie les pièces et alerte ; il ne choisit pas l'outil de transfert à la place du client.
Ce que vous faites chez le client
Partez des registres des sous-traitants et des logiciels : pour chaque prestataire, relevez le pays d'hébergement, les pays d'où l'on accède aux données (support, maintenance) et les sous-traitants ultérieurs avec leur pays.
Pour chaque transfert repéré, identifiez l'outil du chapitre V : décision d'adéquation (et, pour les États-Unis, la certification du destinataire), clauses contractuelles types (module et version), règles d'entreprise contraignantes, ou dérogation de l'article 49.
Demandez l'analyse d'impact du transfert lorsque des clauses contractuelles types sont utilisées : le prestataire la fournit souvent. Relisez-la et notez les mesures complémentaires (chiffrement avec une clé conservée dans l'Union, pseudonymisation, limitation des accès).
Signalez en priorité les transferts de données sensibles, notamment de santé, et les transferts sans outil identifié.
Vérifiez que les transferts figurent dans la fiche de traitement et dans l'information des personnes.
Fixez une date de réexamen : changement de sous-traitant ultérieur, nouvelle décision de la Commission, évolution du contrat.
Questions à poser : "Le prestataire ou son support accèdent-ils aux données depuis l'extérieur de l'Union ?" ; "Qui est l'hébergeur réel, et où sont ses centres de données ?" ; "Le contrat inclut-il des clauses contractuelles types, et lesquelles ?" ; "Une localisation des données en Europe est-elle proposée, et a-t-elle été choisie ?" ; "Que prévoit le contrat si le prestataire reçoit une demande d'accès d'une autorité étrangère ?"
Pièces à demander : contrat et DPA, annexe des clauses contractuelles types, liste des sous-traitants ultérieurs avec leurs pays, analyse d'impact du transfert, preuve de certification au cadre UE États-Unis le cas échéant.
Dans DPO SUITE
Actions & suivi, Transferts hors UE : indicateurs transferts actifs, vers un pays non adéquat et à régulariser ; commandes Excel, Reprendre du registre des sous-traitants et Ajouter.
Nouveau transfert : sous-traitant du registre ou autre destinataire, pays, outil de transfert retenu (Clauses contractuelles types est préaffiché et doit être vérifié), analyse d'impact du transfert et sa date, mesures complémentaires, case Analyse d'impact du transfert réalisée, données transférées, date de réexamen, état et traitements concernés.
Revues des transferts : un second bouton Ajouter consigne une revue avec le prestataire, le pays, la référence de la décision ou de la version des clauses examinée, la date Revu le, la conclusion, la Prochaine revue et la Base du transfert.
Parties prenantes : la fiche du prestataire porte la localisation des données (hébergement et accès) ; la fiche d'un responsable autonome comporte la case Ce responsable est situé hors de l'UE et le champ Mécanisme de transfert.
Traitements & données : la fiche de traitement comporte une rubrique Transferts internationaux.
Avec le connecteur IA : list_subprocessors aide à reconstituer la chaîne de sous-traitance et ses pays, propose_cloud_locations prépare la localisation des services en ligne, get_treatment permet de relire la rubrique des transferts d'une fiche. Exemple de demande : "Liste les sous-traitants ultérieurs du client situés hors de l'Union européenne avec, pour chacun, le traitement concerné et la pièce d'encadrement à obtenir." Les propositions sont relues et validées par vous.
Les erreurs du débutant
Considérer qu'un hébergement en France ou en Europe exclut tout transfert, alors que le support ou l'éditeur accède aux données depuis un pays tiers.
Se contenter d'une mention générale des clauses contractuelles types, sans pièce ni analyse d'impact du transfert.
Appliquer la décision d'adéquation UE États-Unis à un prestataire américain sans vérifier qu'il est certifié.
Fonder sur une dérogation de l'article 49, comme le consentement, un transfert permanent lié à un outil de travail.
Oublier le réexamen : la liste des sous-traitants ultérieurs évolue, et une décision de la Commission peut être remise en cause.
Avant de passer à la suite
À vérifier
15Informer les personnes
Ce que dit le texte : quoi dire, quand et comment
L'obligation pèse sur le responsable de traitement. Le sous-traitant n'informe pas les personnes pour son propre compte ; il ne le fait que si le contrat le prévoit, pour le compte du responsable. Le DPO conseille sur le contenu et contrôle que l'information existe et reste exacte (art. 39).
Article 12 : l'information est concise, transparente, compréhensible et aisément accessible, en des termes clairs et simples, en particulier lorsqu'elle s'adresse à un enfant. Elle est fournie par écrit ou par d'autres moyens, y compris par voie électronique.
Article 13 : lorsque les données sont collectées auprès de la personne, l'information est donnée au moment de la collecte.
Article 14 : lorsque les données sont obtenues auprès d'un tiers, l'information est donnée dans un délai raisonnable ne dépassant pas un mois (art. 14.3 a) ; si les données servent à communiquer avec la personne, au plus tard lors de cette première communication (art. 14.3 b) ; si une communication à un autre destinataire est envisagée, au plus tard lors de la première communication des données (art. 14.3 c).
Contenu commun aux deux articles : identité et coordonnées du responsable, coordonnées du DPO, finalités et base légale, intérêts légitimes poursuivis lorsque c'est la base retenue, destinataires, transferts hors Union européenne et garanties, durée de conservation ou critères pour la fixer, droits de la personne, droit de retirer son consentement, droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL, existence d'une décision automatisée.
L'article 13 ajoute le caractère réglementaire ou contractuel de la fourniture des données, son caractère obligatoire et les conséquences d'un refus. L'article 14 ajoute les catégories de données concernées et leur source.
Article 21.4 : le droit d'opposition est porté explicitement à l'attention de la personne, au plus tard lors de la première communication, et présenté clairement et séparément de toute autre information.
Les exceptions sont étroites. Pour une collecte directe, seule l'information dont la personne dispose déjà dispense de la redonner (art. 13.4). Pour une collecte indirecte, l'article 14.5 vise notamment l'information qui exigerait des efforts disproportionnés, l'obtention prévue par un texte et les données couvertes par un secret professionnel réglementé. Une exception retenue doit être motivée par écrit.
D'autres textes s'ajoutent selon les cas : l'article 82 de la loi Informatique et Libertés pour les cookies et traceurs (chapitre 9), le Code du travail pour l'information préalable des salariés sur les dispositifs qui les concernent, et l'affichage d'information propre à la vidéosurveillance.
Ce que vous faites chez le client
1. Recensez les points de collecte : formulaires du site, formulaires papier, contrats et conditions générales, dossier d'embauche, livret d'accueil, accueil téléphonique, vidéosurveillance, application mobile, courriels de prospection.
2. Rassemblez les textes existants : politique de confidentialité, mentions au bas des formulaires, clauses des contrats de travail, note d'information des salariés, affichettes.
3. Rapprochez chaque texte des fiches du registre. Un traitement sans mention, ou une mention qui annonce une finalité, une durée ou un destinataire absent du registre, est un écart à corriger d'un côté ou de l'autre.
4. Priorisez : d'abord les publics les plus nombreux ou les plus exposés (salariés, candidats, usagers, clients), les données sensibles et les collectes en ligne.
5. Proposez une trame et une information par niveaux : un texte court au point de collecte, avec un renvoi vers l'information complète.
6. Faites relire et valider chaque mention par le service concerné puis par la direction : c'est le responsable de traitement qui la publie et l'assume.
7. Fixez une date de réexamen et demandez la preuve de diffusion : capture datée de la page, version du livret, photographie de l'affichette, modèle de contrat en vigueur.
Questions à poser en entretien :
Où et comment les données de ce traitement sont-elles collectées, et par qui ?
Les personnes reçoivent-elles un document, voient-elles un écran ou un affichage au moment de la collecte ?
Des données sont-elles reçues d'un tiers (employeur, partenaire, fichier acquis) ? Les personnes en sont-elles informées dans le mois ?
Qui met à jour le site internet et les formulaires ? Qui valide un texte avant sa publication ?
Quand l'information a-t-elle été revue pour la dernière fois ?
Pièces à demander : politique de confidentialité en ligne, captures des formulaires, contrats et conditions générales, livret d'accueil, note d'information des salariés, affichettes de vidéosurveillance, modèles de courriels.
Dans DPO SUITE : la rubrique Information des personnes
Trois indicateurs : nombre de mentions publiées, nombre de traitements couverts, nombre de mentions à revoir.
La zone "Traitements sans mention publiée" signale les traitements à examiner en priorité.
Le filtre propose En cours, Toutes, Brouillon, Publiée et Archivée. Chaque ligne indique le titre, la référence, l'état, le canal, le public et le nombre de traitements rattachés.
Le formulaire "Nouvelle mention d'information" comporte Titre, Personnes informées, Où elle est diffusée (Site internet, Formulaire, Contrat ou CGV, Affichage, E-mail, Livret d'accueil, Autre), À revoir le, Texte de la mention (prérempli) et Traitements couverts.
Une mention rouverte propose Copier le texte, Enregistrer, Publier et Archiver. Enregistrer conserve un brouillon ; Publier est une commande distincte, dont l'effet vers un site ou un autre canal n'est pas démontré dans la notice.
Avec le connecteur IA, sélectionnez d'abord le client (list_clients), puis utilisez get_treatment pour relire une fiche avant de préparer la mention. Exemple de demande : "Pour le client X, lis la fiche du traitement Gestion des candidatures et liste les éléments à reprendre dans la mention : finalités, base légale, destinataires, durées, transferts." Le texte obtenu reste un projet que vous relisez et que le client valide ; les créations sensibles passent par une proposition que vous validez.
Les erreurs du débutant
Copier la politique de confidentialité d'un autre organisme ou un modèle sans la rapprocher du registre : elle annonce des finalités, des durées ou des transferts qui n'existent pas chez le client.
Laisser le modèle complet : citer la portabilité pour un traitement fondé sur une obligation légale, ou omettre le droit d'opposition pour un traitement fondé sur l'intérêt légitime.
Oublier la collecte indirecte (données reçues d'un tiers), pour laquelle l'information est due au plus tard dans le mois (art. 14).
Considérer qu'une mention est diffusée parce qu'elle est au statut Publiée dans l'outil, sans preuve de sa présence réelle sur le support.
Rédiger un texte long et technique que personne ne lit, au lieu d'une information par niveaux.
Avant de passer à la suite
À vérifier
16Répondre aux demandes de droits et aux questions adressées au DPO
Ce que dit le texte : les droits et le délai
Article 12 : réponse dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d'un mois à compter de la réception, prolongeable de deux mois compte tenu de la complexité et du nombre de demandes ; la personne est informée de la prolongation et de ses motifs dans le mois qui suit la réception (art. 12.3). Si l'organisme ne donne pas suite, il en informe la personne dans le même délai, avec les motifs et la possibilité de saisir la CNIL ou un juge (art. 12.4). La réponse est gratuite ; une demande manifestement infondée ou excessive peut être refusée ou donner lieu à des frais raisonnables, et c'est au responsable d'en apporter la preuve (art. 12.5). En cas de doute raisonnable sur l'identité, des informations complémentaires peuvent être demandées (art. 12.6).
Article 15, accès : confirmation que des données sont traitées, informations sur le traitement et copie des données. La copie ne doit pas porter atteinte aux droits et libertés d'autrui (art. 15.4).
Article 16, rectification : correction des données inexactes et complément des données incomplètes.
Article 17, effacement : dans les cas prévus (données devenues inutiles, retrait du consentement, opposition fondée, traitement illicite, obligation légale d'effacer), avec des exceptions, notamment le respect d'une obligation légale et la constatation ou la défense de droits en justice.
Article 18, limitation : gel de l'utilisation des données le temps d'une vérification, par exemple pendant l'examen d'une contestation d'exactitude.
Article 19 : la rectification, l'effacement ou la limitation sont notifiés à chaque destinataire des données, sauf impossibilité ou efforts disproportionnés.
Article 20, portabilité : uniquement pour les données fournies par la personne, traitées par des moyens automatisés, sur la base du consentement ou du contrat.
Article 21, opposition : pour des raisons tenant à la situation particulière de la personne, contre les traitements fondés sur l'intérêt légitime ou sur une mission d'intérêt public, sauf si le responsable démontre des motifs légitimes et impérieux qui prévalent ou si le traitement sert à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice ; elle s'impose sans condition en matière de prospection.
Article 22 : droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets significatifs, sauf exceptions, avec au minimum le droit d'obtenir une intervention humaine.
Ces obligations pèsent sur le responsable de traitement. Le sous-traitant l'aide à y répondre (art. 28.3 e). Le DPO n'est pas le destinataire obligé des demandes, mais ses coordonnées sont communiquées aux personnes (art. 13 et 14), qui peuvent le contacter pour toute question relative à leurs droits (art. 38.4).
Ce que vous faites chez le client : organiser le circuit
1. Faites rédiger, à partir d'un modèle, une procédure de gestion des demandes : réception, enregistrement, vérification d'identité si nécessaire, recherche des données, préparation, validation, envoi, archivage.
2. Faites désigner un référent qui prépare et une personne qui valide, avec un suppléant pour chacun.
3. Faites connaître le réflexe de transmission à l'accueil, aux RH, au service client et aux services en contact avec le public : toute demande, même orale ou mal formulée, est transmise le jour même.
4. Identifiez les canaux (adresse dédiée, formulaire, courrier) et vérifiez qu'ils figurent dans les mentions d'information.
5. Préparez les modèles : accusé de réception, demande de précision ou de justificatif, courrier de prolongation, réponse, refus motivé avec les voies de recours.
6. Pour chaque demande reçue : qualifiez le ou les droits, vérifiez que le droit s'applique au traitement, demandez sans attendre les précisions utiles, faites rechercher les données dans tous les outils (logiciel métier, messagerie, archives, sous-traitants), relisez la réponse avant envoi et conservez la preuve.
7. Ne demandez une pièce d'identité qu'en cas de doute raisonnable, et ne la conservez pas au-delà du nécessaire.
Questions à poser en entretien :
Avez-vous déjà reçu des demandes d'accès, d'effacement ou de désinscription ? Comment ont-elles été traitées, et en combien de temps ?
Qui reçoit le courrier et la boîte de contact générale ? Ces personnes savent-elles reconnaître une demande ?
Dans quels outils les données d'une personne peuvent-elles se trouver ? Qui sait faire une extraction ?
Des prestataires détiennent-ils des données à retrouver ou à effacer ?
Pièces à demander : procédure existante, modèles de courriers, historique des demandes reçues, mentions d'information indiquant le canal d'exercice.
Les questions adressées au DPO forment le second volet. Une direction demande si un projet ou un usage est possible, par exemple une pointeuse biométrique ou la réutilisation d'un fichier pour une enquête. Traitez-les comme des demandes d'avis : une question par fiche, le contexte utile, un avis motivé avec préconisations et conditions, puis la décision de la direction, consignée à part.
Dans DPO SUITE : Demandes de droits et Questions au DPO
Demandes de droits affiche quatre compteurs (Total, À traiter, Échéance sous 7 jours, En retard), un périmètre (Toutes, Mes demandes), un filtre de statut (Reçue, Identité à vérifier, Recevable, En cours, Prolongée, Répondue, Close, Irrecevable, Transférée) et une recherche.
"Saisir une demande reçue" ouvre "Nouvelle demande de droits". Le type de délai propose "1 mois calendaire (RGPD)", "8 jours (données de santé)" et "Date manuelle", cette dernière avec un motif de date exceptionnelle.
Les droits exercés se cochent (Accès, Rectification, Effacement, Portabilité, Limitation, Opposition) ; un droit personnalisé peut être ajouté. Une même demande peut regrouper plusieurs droits.
Le bloc "Conformité Maximale" rassemble les départements détenant les données, la case de demande répétitive, la date de notification de prolongation, le motif de refus, les détails de la décision et la date de suppression prévue des justificatifs. Son intitulé n'est pas une garantie de conformité.
Le bouton Rappels règle les rappels (de la réception aux jours de retard), les personnes prévenues (référent, DPO, suppléants et co-DPO), l'alerte d'étape non prise en charge et l'anonymisation après clôture. Formulaires propose des modèles, notamment pour l'accès, la rectification, l'effacement, l'opposition, la portabilité et la réclamation.
Questions au DPO affiche les compteurs En attente, En cours, Répondu et Total. Le formulaire comprend Question (obligatoire), Posée par, Date, Contexte, Catégorie et Priorité (Basse, Normale, Haute).
Le connecteur IA propose list_rights_requests, get_rights_request, get_rights_request_progress et get_rights_dashboard pour suivre les échéances, et create_rights_request ou update_rights_request pour préparer une saisie. Exemple de demande : "Pour le client X, liste les demandes de droits dont l'échéance tombe dans les 7 prochains jours et indique l'étape de chacune." Ne communiquez pas à l'assistant le nom ni les coordonnées du demandeur : le numéro de la demande suffit. Toute création ou modification est relue et validée par vous.
Le cas du dossier médical et des données de santé
Les paramètres de rappel de DPO SUITE rappellent les régimes : droits RGPD, un mois prolongeable de deux mois ; dossier médical de moins de cinq ans, au plus tard 8 jours après la demande et au plus tôt après un délai de réflexion de 48 heures ; dossier médical de plus de cinq ans, 2 mois (art. L. 1111-7 du code de la santé publique) ; documents administratifs, un mois.
Le choix "8 jours (données de santé)" calcule l'échéance à 8 jours de la réception et rappelle que la communication du dossier ne peut intervenir qu'après le délai de réflexion de 48 heures.
Qualifiez la demande avant de choisir le délai : une demande de copie du dossier médical relève du régime de santé ; une demande portant sur des données administratives, une rectification ou un effacement relève du RGPD. Un même courrier peut combiner les deux.
La communication du dossier médical suit l'organisation du service (médecin, secrétariat médical). Le DPO veille au délai et à la traçabilité ; il n'a pas à accéder lui-même au contenu médical.
Dans un service de santé au travail, le demandeur est un salarié suivi : vérifiez son identité selon la procédure du service, sans exiger plus que nécessaire.
Les erreurs du débutant
Faire courir le délai à partir de la date de saisie dans l'outil ou de la transmission au DPO, au lieu de la date de réception par l'organisme.
Exiger systématiquement une pièce d'identité, ou la conserver dans le dossier de suivi après la réponse.
Répondre à une demande d'accès sans masquer les données de tiers, ou envoyer la réponse à une adresse non vérifiée.
Oublier les données détenues par les sous-traitants ou dans la messagerie, ou ne pas notifier l'effacement aux destinataires (art. 19).
Décider de prolonger après l'expiration du premier mois : la réponse est alors déjà tardive.
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À vérifier
17Sensibiliser et former : FOCUS RGPD et la rubrique Formations
Ce que dit le texte
Article 39.1 b : le DPO contrôle le respect du règlement, y compris en ce qui concerne la répartition des responsabilités, la sensibilisation et la formation du personnel participant aux opérations de traitement, et les audits s'y rapportant.
Article 39.1 a : le DPO informe et conseille le responsable de traitement et les employés qui procèdent au traitement sur leurs obligations.
Article 32.4 : le responsable de traitement prend des mesures pour que toute personne agissant sous son autorité et ayant accès aux données ne les traite que sur instruction ; la formation en est le moyen le plus direct.
Articles 24 et 5.2 : les mesures organisationnelles, dont la formation, doivent pouvoir être démontrées.
Article 38.2 : l'organisme fournit au DPO les ressources nécessaires pour entretenir ses connaissances spécialisées. Le DPO se forme lui-même et le trace.
La décision d'organiser et de financer la formation appartient au responsable de traitement. Le DPO propose un plan, contribue aux contenus, contrôle la réalisation et en rend compte.
Ce que vous faites chez le client
1. Faites l'état des lieux : formations déjà suivies, supports existants, charte informatique, incidents récents liés à une erreur humaine.
2. Identifiez les publics : direction et encadrement, nouveaux arrivants, métiers qui manipulent des données sensibles (RH, santé, social), accueil, DSI, référents RGPD.
3. Proposez un plan annuel : un socle commun, un parcours d'arrivée, des modules ciblés (hameçonnage, demandes de droits, violation de données, prospection), un rappel annuel.
4. Pour le socle et l'arrivée, appuyez-vous sur FOCUS RGPD, plateforme de sensibilisation vidéo qui permet de former chaque salarié dès son arrivée dans le service ; faites inscrire ce passage dans le parcours d'intégration avec les RH.
5. Pour les managers et les référents, prévoyez une session en présentiel ou en visio, avec des cas pratiques tirés de l'activité du client.
6. Fixez avec le client ce qui vaut réalisation (présence, réussite à un test, attestation externe) et la preuve conservée.
7. Suivez le taux de réalisation, faites relancer les personnes non formées et rendez compte dans le rapport annuel.
Questions à poser en entretien :
Qui organise aujourd'hui les formations obligatoires ? Le RGPD fait-il partie du parcours d'intégration ?
Quels services ont connu des erreurs d'envoi, des pertes de documents ou des tentatives d'hameçonnage ?
Quelle modalité est réaliste pour chaque public : en ligne, en présentiel, en visio ?
Quelle preuve de formation l'organisme conserve-t-il déjà, et où ?
Pièces à demander : plan de formation, listes de présence, attestations, supports utilisés, charte informatique, liste des entrées de l'année.
Dans DPO SUITE : la rubrique Formations
Actions & suivi, Formations présente deux onglets : Campagnes et Mes formations (les formations qui concernent l'utilisateur connecté). Une recherche, un filtre de statut (En cours de vie, Toutes, Brouillon, Planifiée, En cours, Clôturée, Annulée, Archivées), un filtre de service et un bouton En retard aident à retrouver une campagne.
"Nouvelle campagne" ouvre un formulaire en quatre onglets : Objectifs (Titre, Thème, Objectif concret, Public visé), Organisation (Modalité Présentiel, Visio, Autonome ou Mixte, Début, Échéance, Responsable), Réalisation et Relances.
Dans Réalisation, le champ "Une personne est formée quand..." propose Présence, Réussite au test (avec un seuil de réussite en pourcentage) ou Réalisation externe attestée. Changer la règle après les premiers résultats crée une nouvelle version ; une invitation envoyée ou un support ouvert ne vaut jamais participation.
Les relances ne visent que les personnes non formées et ne contiennent jamais de résultats individuels.
Le Dossier de preuves affiche un compteur "Campagnes de formation clôturées".
Le connecteur IA ne propose pas d'outil propre aux campagnes de formation. Pour planifier les sessions, create_todo prépare une tâche datée dans la liste du client et list_todos permet de suivre celles qui restent ouvertes. Exemple de demande : "Pour le client X, crée une tâche 'Session de sensibilisation des managers' avec une échéance au 15 mars." Relisez la tâche créée avant de la communiquer au client.
Les erreurs du débutant
Compter une invitation envoyée ou un lien ouvert comme une formation réalisée.
Former une fois au lancement de la mission et ne rien prévoir pour les nouveaux arrivants.
Proposer le même contenu à tous, sans module ciblé pour les métiers qui manipulent des données sensibles.
Conserver les résultats individuels de tests plus longtemps que nécessaire, ou les diffuser à l'encadrement sans finalité définie : ce sont des données personnelles des salariés.
Oublier de tracer la propre formation du DPO, qu'il est utile de mentionner dans le rapport annuel.
Avant de passer à la suite
À vérifier
18Coopérer avec la CNIL : contrôle, réclamations, point de contact
Ce que dit le texte
Article 31 : le responsable de traitement et le sous-traitant coopèrent avec l'autorité de contrôle, à la demande de celle-ci, dans l'exécution de ses missions.
Article 37.7 : le responsable de traitement publie les coordonnées du DPO et les communique à l'autorité de contrôle. C'est ce qui permet à la CNIL de s'adresser directement au DPO.
Article 39.1 d : le DPO coopère avec l'autorité de contrôle.
Article 39.1 e : le DPO fait office de point de contact pour l'autorité sur les questions relatives au traitement, y compris la consultation préalable de l'article 36 (chapitre 12), et mène des consultations, le cas échéant, sur tout autre sujet.
Article 77 : toute personne a le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle.
Article 58 : l'autorité dispose de pouvoirs d'enquête (obtenir toute information, accéder aux locaux et aux données) et de pouvoirs correcteurs, jusqu'à l'amende administrative de l'article 83.
Faire obstacle à l'action de la CNIL constitue une infraction. Le secret professionnel ne peut en principe pas lui être opposé ; si des informations couvertes par le secret médical sont demandées, faites vérifier les modalités prévues par les textes avant de les communiquer.
Après un contrôle, la CNIL peut clore la procédure, adresser une mise en demeure de se mettre en conformité dans un délai fixé, ou engager une procédure de sanction. Le degré de coopération avec l'autorité et les mesures prises pour atténuer le dommage font partie des critères pris en compte pour décider d'une amende (art. 83.2).
Ce que vous faites chez le client : avant, pendant et après
Avant tout contrôle :
Faites rédiger une procédure d'accueil d'un contrôle : qui accueille, qui prévenir (direction, DPO, DSI), quelle salle, comment tracer les pièces remises.
Vérifiez que la désignation du DPO est à jour auprès de la CNIL et que ses coordonnées sont publiées.
Tenez à jour les pièces que la CNIL demande presque toujours : registre des traitements, contrats de sous-traitance, mentions d'information, registre des violations, procédures, AIPD, preuves de formation, politique de sécurité, durées de conservation.
Organisez une fois par an un exercice à froid : simulez une demande de pièces et mesurez le temps nécessaire pour les réunir.
Pendant un contrôle sur place :
L'accueil vérifie l'identité des agents et leur ordre de mission, les installe et prévient immédiatement la direction et le DPO.
Le DPO rejoint le contrôle, en présence ou à distance, et se tient aux côtés de la direction : il éclaire les réponses, il ne répond pas à la place du responsable sur ses choix.
Répondez avec exactitude, sans minimiser ni anticiper : ce qui n'est pas connu se dit et se complète ensuite par écrit.
Tenez la liste de chaque document remis ou consulté, avec une copie, et notez les questions posées.
Relisez le procès-verbal avant de le signer et faites consigner vos observations si un point est inexact ou incomplet.
Après le contrôle :
Transmettez dans le délai indiqué les pièces promises, avec un bordereau.
Analysez les constats avec la direction et ouvrez les actions correctives sans attendre la suite donnée par la CNIL.
Répondez à une éventuelle mise en demeure dans le délai fixé, en démontrant chaque correction par une pièce.
Rendez compte à la direction et dans le rapport annuel.
Lorsque la CNIL interroge l'organisme sur une réclamation :
Accusez réception et notez le délai de réponse fixé dans le courrier de la CNIL.
Identifiez le traitement, le droit ou la pratique en cause et rassemblez les faits auprès du service concerné.
Si la réclamation porte sur une demande de droits restée sans réponse, répondez d'abord à la personne, puis à la CNIL en le justifiant.
Préparez avec la direction une réponse factuelle et datée, accompagnée des pièces, qui indique les mesures prises pour éviter que la situation se reproduise.
Conservez l'ensemble des échanges et suivez la clôture du dossier.
Dans DPO SUITE : suivre un contrôle et une réclamation
Quels que soient les libellés affichés, consignez au minimum dans le suivi d'un contrôle : la date et le type de contrôle (sur place, sur pièces, sur audition, en ligne), le périmètre annoncé, les pièces demandées et remises avec leur date, la date du procès-verbal et vos observations, les délais fixés par la CNIL, la suite donnée (clôture, mise en demeure, procédure de sanction) et les actions correctives ouvertes.
Pour une réclamation : la date de réception du courrier de la CNIL et sa référence, l'objet (droit non respecté, prospection, vidéosurveillance, information), les traitements concernés, le délai de réponse, la réponse envoyée et ses pièces, les mesures prises et la date de clôture. N'y reportez pas plus d'informations sur la personne que nécessaire : la référence de la CNIL suffit à retrouver le dossier.
Pour préparer un contrôle, le connecteur IA aide à inventorier le dossier avec list_treatments, list_subcontractors, list_security_incidents, list_rights_requests, list_procedures, list_aipd_sessions et list_drive_documents. Exemple de demande : "Pour le client X, liste les pièces dont la CNIL aura besoin en cas de contrôle et signale celles qui manquent : registre, contrats de sous-traitance, registre des violations, procédures, AIPD." L'assistant lit les documents des drives sans en conserver le contenu et ne produit aucun document officiel : la réponse à la CNIL est rédigée et signée par l'organisme.
Les erreurs du débutant
Laisser l'accueil sans consigne : les agents attendent, personne ne sait qui prévenir, et la première impression est celle d'un organisme désorganisé.
Répondre à la place de la direction sur un choix qui lui appartient, ou au contraire la laisser répondre seule sans le DPO.
Remettre des pièces sans en garder la liste ni la copie, ce qui empêche ensuite de répondre au rapport ou à une mise en demeure.
Traiter une réclamation comme un simple courrier, sans corriger la cause : la même plainte revient.
Attendre la décision de la CNIL pour engager les corrections.
Avant de passer à la suite
À vérifier
19Piloter la conformité : plan d'action, procédures, réunions, veille, temps passé
Ce que dit le texte
Article 24.1 : le responsable de traitement met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour s'assurer et être en mesure de démontrer que le traitement est conforme ; ces mesures sont réexaminées et actualisées si nécessaire.
Article 24.2 : lorsque c'est proportionné, ces mesures comprennent la mise en œuvre de politiques appropriées en matière de protection des données, qui prennent en pratique la forme de politiques et de procédures écrites.
Article 5.2 : le responsable doit pouvoir démontrer le respect des principes.
Article 38.1 : le DPO est associé, d'une manière appropriée et en temps utile, à toutes les questions relatives à la protection des données.
Article 38.2 : l'organisme fournit au DPO les ressources nécessaires, dont le temps ; le suivi du temps passé permet de vérifier que ces moyens correspondent à la mission.
Article 39 : le DPO contrôle le respect du règlement ; le plan d'action est l'outil de ce contrôle.
Le plan d'action appartient au client : c'est lui qui accepte les actions, désigne les responsables et fixe les échéances. Le DPO propose, suit, relance et rend compte.
Ce que vous faites chez le client
1. Constituez un plan d'action unique par client : chaque action a un intitulé précis, un responsable nommé côté client, une échéance réaliste, une priorité et la preuve attendue.
2. Alimentez-le à partir de toutes les sources : état des lieux, audits, non-conformités, incidents, avis du DPO, veille, comptes rendus de réunion.
3. Fixez le rythme : un point mensuel avec le référent (droits, incidents, nouveaux projets), un comité RGPD trimestriel avec la direction et les services, une revue annuelle.
4. Faites rédiger les procédures prioritaires (violation, demandes de droits, habilitations, conservation, arrivée et départ des salariés), puis faites-les valider, activer et diffuser.
5. Organisez la veille : suivez la CNIL, le CEPD, la Cour de justice de l'Union européenne et les textes du secteur, et qualifiez l'impact de chaque nouveauté pour chaque client.
6. Préparez chaque réunion (objectif, ordre du jour, pièces), distinguez pendant la réunion les avis du DPO et les décisions du client, et tracez le compte rendu.
7. Déclarez votre temps au fil de l'eau, y compris le temps passé hors de l'application (appels, réunions, courriels), et rapprochez-le du forfait de la lettre de mission.
Questions à poser lors de la réunion de lancement :
Qui, côté client, valide les actions et arbitre les priorités ? Qui suit le plan au quotidien ?
Existe-t-il un comité de direction ou une instance où le sujet RGPD peut être inscrit chaque trimestre ?
Quelles procédures existent déjà, même anciennes ? Qui les valide ?
Quels projets, logiciels ou réorganisations sont prévus dans l'année ?
Dans DPO SUITE : les outils de pilotage
Plan d'amélioration : actions proposées par onglet (Vue d'ensemble, Traitements, Tâches, Sous-traitants, Logiciels, Droits, Conformité, Sécurité), avec un score et des statistiques. Le score est un repère : sa méthode de calcul n'est pas décrite.
Liste des tâches : création manuelle (Titre, Description, Priorité Urgent, Haute, Moyenne ou Basse, Catégorie Général, Révision, Audit, Contractuel ou Documentation, Date d'échéance, Récurrence), tâches récurrentes par année et Bibliothèque de 42 modèles mensuels, trimestriels, semestriels, annuels et ponctuels.
Non-conformités : constat (Titre, Description, Type, Gravité Critique, Majeure ou Mineure, Origine, Priorité) et prise en charge (Assignée à, Délai réglementaire, Date cible de résolution, Évaluation de l'impact, Exigences réglementaires).
Procédures RGPD : 21 modèles, éditeur, import de documents (PDF, DOC, DOCX, ODT), réglages Procédure activée et Validation requise, sélection des clients ciblés.
Réunions & comptes-rendus : Titre de la réunion, Date et heure, Retranscription, puis Sauvegarder ; un bouton Analyser avec l'IA est visible.
Veille réglementaire : Ajouter une actualité (Titre, Thème, Date, Source, Lien, Résumé, case Partager avec tous les clients), puis Évaluer (Impact pour ce client, État, Action à mener, Échéance).
Temps passé : désactivé par défaut et activé par le DPO titulaire ; chacun déclare son temps, y compris le temps hors application ; seuls les DPO du dossier valident, et une ligne validée n'est plus modifiable par son auteur.
Le connecteur IA couvre ces rubriques : list_todos, create_todo, update_todo et complete_todo pour le plan d'action ; list_non_conformities, create_non_conformity et add_corrective_action pour les écarts ; list_procedures, create_procedure et approve_procedure pour les procédures ; list_meetings et create_meeting pour les réunions ; list_timesheet_entries, create_timesheet_entry et validate_timesheet_entry pour le temps. Exemple de demande : "Pour le client X, liste les tâches en retard et les non-conformités majeures ouvertes, puis propose l'ordre du jour du prochain comité RGPD." Les créations sensibles passent par une proposition que vous validez.
Les erreurs du débutant
Tenir plusieurs listes (tableur, courriels, notes) au lieu d'un plan d'action unique dans le dossier.
Créer des actions sans responsable côté client ni échéance : personne ne les suit.
Générer toute la bibliothèque de tâches standards et noyer le client sous des tâches qui ne le concernent pas.
Activer une procédure non validée, ou la cibler par erreur sur plusieurs clients dans le sélecteur des clients ciblés.
Lire la veille sans la qualifier pour chaque client, ou ne pas déclarer le temps passé hors de l'application, ce qui fausse le suivi du forfait.
Avant de passer à la suite
À vérifier
20Rendre compte à la direction : rapport annuel, audit guidé, attestations
Ce que dit le texte
Article 38.3 : le DPO ne reçoit aucune instruction pour l'exercice de ses missions, ne peut être relevé de ses fonctions ni pénalisé pour leur exercice, et fait directement rapport au niveau le plus élevé de la direction.
Article 38.2 : l'organisme aide le DPO en lui fournissant les ressources nécessaires ; le rapport est le lieu où ces besoins sont exprimés.
Article 38.6 : les autres missions du DPO ne doivent pas entraîner de conflit d'intérêts ; le rapport rend compte de son positionnement.
Articles 5.2 et 24 : le responsable de traitement doit démontrer sa conformité ; le rapport rassemble les preuves de l'année.
Articles 42 et 43 : une certification au sens du RGPD est délivrée par un organisme de certification agréé (art. 43) ou par l'autorité de contrôle, sur la base de critères approuvés (art. 42.5). Une attestation remise par le DPO n'est pas une certification : elle constate des faits vérifiés à une date donnée, sur un périmètre précis, et ne garantit pas la conformité à venir.
Le rapport s'adresse à la direction générale et, selon l'organisme, au conseil d'administration, au bureau ou à l'exécutif. Il est présenté, pas seulement envoyé : la présentation et ses suites se notent dans un compte rendu.
Ce que vous faites chez le client
1. Deux mois avant la présentation, fixez la date avec la direction et la période couverte (année civile ou année de mission).
2. Menez l'audit annuel : qualifiez chaque domaine, preuve à l'appui, et listez les non-conformités majeures.
3. Rassemblez les chiffres de l'année : traitements, sous-traitants, demandes de droits et délais de réponse, violations, AIPD, formations, contrôles et réclamations CNIL.
4. Rédigez le rapport : faits marquants, actions menées, avis rendus et suivis ou non, risques, maturité, feuille de route, moyens demandés.
5. Demandez la contribution du client pour ce qui relève de lui (enjeux stratégiques, projets de l'année suivante) et faites relire les faits par le référent.
6. Présentez le rapport à la direction, faites valider la feuille de route de l'année suivante et notez les décisions dans un compte rendu.
7. Si un partenaire, un assureur ou un donneur d'ordre demande une attestation, ne délivrez que ce qui est vérifiable (désignation, audit réalisé, formations suivies), avec périmètre, réserves et date des constats. L'attestation décrit une situation à cette date ; elle ne garantit pas l'avenir et n'est pas une certification.
Questions à poser à la direction :
Quels projets de l'année à venir touchent aux données ?
Quelles recommandations de l'année n'ont pas été suivies, et pourquoi ?
Les moyens accordés (temps, budget, accès aux services) sont-ils suffisants pour la feuille de route proposée ?
À qui le rapport doit-il être diffusé, et avec quel niveau de confidentialité ?
Dans DPO SUITE : campagne annuelle, audit guidé, rapports et attestations
Rapport annuel CNIL : "Nouvelle campagne" demande l'année, les dates et un libellé ; l'option "Activer le mode audit RGPD guidé E0 → E13" est distincte.
La campagne compte six onglets et 37 points : Page de garde (1 à 5), L'essentiel (6 à 10), Organisation et conditions d'exercice (11 à 18), Actions de mise en conformité (19 à 30), Évaluation perspectives et besoins (31 à 36), Annexes (37). Chaque point indique un mode Auto, Semi ou Manuel et un statut.
La fenêtre d'un point présente, selon les cas, Source DPO SUITE, Astuce, Conseil, À vérifier et Complet quand, ainsi que "Demander la contribution du client" et un bouton de brouillon IA. En haut de campagne figurent "Synchroniser les données" et "Export PDF CNIL".
L'audit guidé parcourt 14 étapes, de E0 (cadrage et périmètre) à E13 (suivi des plans d'action), qualifiées Conforme, Point de vigilance, Non-conformité mineure, Non-conformité majeure ou Sans objet, et calcule un score sur 100.
Rapports DPO : "Créer un rapport" propose une création standard ou une création guidée avec IA, des types (Rapport Annuel, Bilan Semestriel, Rapport Trimestriel, Compte-Rendu Réunion, Rapport d'Audit, Rapport d'Incident, Rapport Personnalisé) et un export PDF, Word DOCX ou HTML.
Attestations et certificats : cinq types (engagement dans une démarche RGPD, réalisation d'un audit RGPD, réalisation de formations ou de sensibilisations, conformité RGPD, type personnalisé), portée, état des travaux, périmètre et réserves, validité, vérification par QR code et statuts Valide, Expire bientôt, Expirée, Inactive.
Avec le connecteur IA, list_annual_campaigns, get_annual_campaign et update_annual_point servent à suivre et compléter les points de la campagne ; list_annual_audits, get_annual_audit, propose_annual_audit_answers et locate_annual_audit_evidence aident à préparer l'audit et à retrouver les preuves ; start_dpo_annual_report, refresh_dpo_annual_report et update_dpo_report_chapter servent au rapport du DPO, et list_client_attestations retrouve les attestations émises. Exemple de demande : "Pour le client X, propose des réponses à l'audit annuel et indique pour chacune la pièce du Drive qui la justifie." Avant start_dpo_annual_report, l'assistant vous demande les dates de début et de fin. Les réponses proposées restent à valider, et le connecteur ne produit ni export PDF ni document officiel.
Les erreurs du débutant
Rédiger le rapport en une fois la semaine de la réunion, sans audit préalable ni preuves.
Envoyer le rapport par courriel sans le présenter, et sans trace des décisions prises.
Présenter le score comme un taux de conformité, ou passer sous silence les non-conformités majeures et les avis non suivis.
Recopier les chiffres à la main sans les rapprocher des fiches, ou les comparer à une année précédente qui n'a pas été saisie.
Délivrer une attestation de type Conformité RGPD sans périmètre ni réserves, ou la présenter comme une certification.
Avant de passer à la suite
À vérifier
21Votre première année, mois par mois : calendrier type et check-list finale
Ce que dit le texte : une obligation continue
Délais courts dès le premier jour : demandes de droits sous un mois, prolongeable de deux mois (art. 12.3) ; violation notifiée à la CNIL dans les 72 heures après en avoir pris connaissance, sauf risque improbable (art. 33), et personnes informées si le risque est élevé (art. 34).
Obligations de fond à construire : registre (art. 30), information (art. 12 à 14), contrats de sous-traitance (art. 28), sécurité (art. 32), AIPD (art. 35), durées de conservation (art. 5.1 e).
Obligation de durée : mesures réexaminées et actualisées (art. 24), responsabilité démontrable (art. 5.2).
Missions du DPO : informer et conseiller, contrôler (y compris la sensibilisation et la formation du personnel), coopérer avec la CNIL (art. 39), rendre compte au plus haut niveau de la direction (art. 38.3).
Le calendrier ci-dessous compte les mois à partir du début de la mission, et non de l'année civile : le mois 1 est celui qui suit la signature de la lettre de mission.
Ce que vous faites chez le client : le calendrier mois par mois
Mois 1, cadrer et parer à l'urgence : lettre de mission signée et rangée dans le Drive ; désignation du DPO vérifiée ou effectuée auprès de la CNIL, coordonnées publiées ; dossier client ouvert (contexte sans donnée personnelle, utilisateurs et profils, Drive) ; réunion de lancement ; déclaration d'indépendance ; procédure de violation et circuit d'alerte connus de la direction, de la DSI et du prestataire informatique ; procédure et canal des demandes de droits ; collecte des documents existants.
Mois 2, comprendre l'organisme : entretiens service par service ; premières fiches du registre pour les activités principales (ressources humaines, cœur de métier) ; liste des sous-traitants et des logiciels ; sélection des tâches récurrentes utiles ; premier point mensuel avec le référent.
Mois 3, achever l'état des lieux : registre complet en première version, validé par chaque service ; bases légales arrêtées par le client ; pré-qualification des AIPD ; recensement des sites et des cookies ; priorités d'information des personnes ; premier comité RGPD, qui présente l'état des lieux et le plan d'action priorisé.
Mois 4, informer et conserver : mentions d'information prioritaires relues, validées et diffusées ; durées de conservation proposées aux pilotes des services et validées ; contrats de sous-traitance manquants ou incomplets demandés.
Mois 5, sécuriser et sensibiliser : revue des mesures de sécurité et première revue des habilitations avec la DSI ; première campagne de sensibilisation ; FOCUS RGPD intégré au parcours d'arrivée des nouveaux salariés ; traçage dans Formations.
Mois 6, premier bilan d'étape : premier audit d'un processus ou d'un service ; revue des procédures ; comité RGPD du deuxième trimestre ; point sur le temps passé au regard du forfait.
Mois 7, traiter les risques élevés : AIPD nécessaires lancées avec les métiers ; avis du DPO sur les projets en cours ; dispenses d'AIPD motivées pour les autres traitements.
Mois 8, maîtriser la chaîne : audits ou questionnaires des principaux sous-traitants ; transferts hors Union européenne identifiés et encadrés ; avenants suivis.
Mois 9, tester : audit de terrain des locaux ; exercice de simulation de violation ; premières purges programmées et prouvées ; comité RGPD du troisième trimestre.
Mois 10, mesurer : revue intégrale du registre ; revue des fournisseurs ; ouverture de la campagne de rapport annuel et audit guidé E0 à E13.
Mois 11, rédiger : 37 points du rapport complétés ; contribution du client demandée ; indicateurs consolidés ; deuxième revue des habilitations ; feuille de route de l'année 2 préparée.
Mois 12, rendre compte : rapport présenté à la direction ; feuille de route validée ; déclaration d'indépendance renouvelée ; attestations éventuelles limitées à ce qui est vérifiable ; tâches de l'année 2 programmées ; dossier de preuves complété.
Dans DPO SUITE : inscrire l'année dans le dossier
La notice Mon dossier de A à Z décrit les quatre phases de la mission, le calendrier type sur 12 mois, les rythmes mensuel, trimestriel, semestriel et annuel, et la check-list du dossier parfait.
La Bibliothèque de tâches standards propose les modèles de chaque rythme ; les tâches récurrentes se consultent par année.
L'Espace DPO et son tableau de bord multi-clients donnent la vue du portefeuille et les alertes consolidées.
Le connecteur IA aide à suivre le portefeuille : get_dashboard_stats donne les indicateurs d'un client, list_todos ses tâches et list_missions les missions en cours. Exemple de demande : "Pour le client X, compare l'avancement du dossier au calendrier type (registre, sous-traitants, mentions, formations, AIPD) et liste ce qui est en retard au mois 6." L'analyse reste la vôtre : un indicateur aide à repérer, il ne prouve pas la conformité.
Les erreurs du débutant
Commencer par le registre et laisser la procédure de violation pour plus tard : le premier incident arrive souvent avant la fin de l'état des lieux.
Vouloir un registre parfait avant de passer aux autres obligations, au lieu d'une première version complète suivie de revues.
Ne pas fixer dès le mois 1 les dates des comités et de la présentation du rapport : elles glissent ensuite.
Découvrir au mois 12 qu'aucune preuve n'a été rangée, et reconstituer l'année de mémoire.
Sous-estimer le temps passé en début de mission et ne pas en parler au client.
La check-list finale de la première année
À vérifier
Avant de commencer l'année 2
À vérifier
Cette notice décrit le parcours complet d'un DPO pour obtenir un dossier client parfait dans DPO SUITE, de la création du dossier jusqu'au rapport annuel. Elle explique pour chaque étape pourquoi elle se fait, dans quel ordre, et renvoie à la notice qui en détaille l'écran.
Cette notice explique la fonction d'après sa description par l'éditeur. Il n'est pas illustré par des captures : les libellés exacts des écrans sont à vérifier dans l'application.
1Le parcours du dossier parfait
Les quatre temps de la mission
Cette notice suit le parcours complet d'un DPO dans DPO SUITE, de la création du dossier jusqu'au rapport annuel. Les chapitres 2 et 3 suivent les écrans de création du client, du contexte, des lettres de mission et des utilisateurs point par point ; le chapitre 4 explique l'ordre de cette mise en place. Pour chaque étape de la mission, la notice renvoie vers celle qui en détaille l'écran.
Phase 1, mise en place du dossier : créer le dossier, décrire l'organisation, renseigner la mission, les contacts, les services, les partenaires, les référentiels, les catégories de personnes et les modules.
Phase 2, la mission commence : réunion de lancement, registre, sous-traitants, information, conservation, sécurité, violations, droits, AIPD, formation, audits, preuves et bilan.
Phase 3, le rythme de la mission : un calendrier sur 12 mois et des rendez-vous mensuels, trimestriels, semestriels et annuels.
Phase 4, les réunions : préparer, mener et tracer chaque réunion RGPD, avec une banque de thèmes prêts à l'emploi.
Pourquoi l'ordre compte
La phase 1 se fait en une ou deux séances de travail, idéalement avant la réunion de lancement. Elle ne demande aucune donnée sur une personne en dehors des contacts professionnels de l'organisation.
2Création d'un client et contexte de l'organisation
Créer le client : identité et type de relation DPO
Depuis votre tableau de bord DPO (la liste de tous vos clients), cliquez sur le bouton Ajouter un client. La première fenêtre demande :
Nom de l'organisation (obligatoire) : la raison sociale ou le nom de la structure.
Numéro SIRET : les 14 chiffres, facultatif mais utile pour identifier précisément la structure.
Contact : adresse de messagerie, numéro de téléphone et adresse postale complète du siège.
Type de relation DPO : DPO externalisé, si vous êtes le DPO désigné pour cette seule organisation ; DPO mutualisé, si vous êtes DPO partagé entre plusieurs entités ou membres d'un même groupement.
Cliquez ensuite sur Ajouter le client. Le même bouton propose aussi Nouveau groupe mutualisé et Nouveau groupe intersites : ces entrées créent un espace qui réunit plusieurs dossiers (organismes distincts d'un groupement, ou sites d'une même organisation), chaque membre gardant son propre dossier.
Le bouton Ajouter un client et ses trois entrées : Ajouter un client, Nouveau groupe mutualisé et Nouveau groupe intersites.
À vérifier
Amorcer le contexte ou le compléter plus tard
Dès la création validée, une petite fenêtre propose de renseigner les premières clés : secteur d'activité, taille, description courte de l'activité en deux ou trois phrases, services internes, logiciels et sous-traitants principaux (séparés par des virgules). Vous pouvez enregistrer tout de suite ou cliquer sur Compléter plus tard ; le dossier client est créé dans les deux cas.
À vérifier
Ouvrir le contexte et suivre la barre de progression
Ouvrez le dossier du client, puis, dans le menu de gauche, Contexte de l'organisation. En haut de l'écran, une barre de progression indique le pourcentage de remplissage, calculé sur 8 critères majeurs. La page s'organise en 4 onglets (Informations de base, Mission DPO, Audit RGPD, Configuration modules), suivis de la gestion des utilisateurs en bas de page.
Dans le dossier du client : Contexte de l'organisation, Utilisateurs & invitations et Lettres de mission.
Nom et Secteur d'activité (obligatoires) : dès qu'ils sont remplis, le bouton Assistant IA devient actif.
Taille de l'organisation (obligatoire) : l'effectif global.
Nombre de bâtiments : le nombre de sites physiques gérés.
Site web de l'organisation : l'adresse du site public, utilisée par l'IA pour comprendre le métier de l'organisme.
Description de l'activité (obligatoire) : ce que fait l'organisme, pour qui, et ses spécificités.
Structure organisationnelle (obligatoire) : gouvernance, filiales, agences ou mode de fonctionnement interne.
Besoins spécifiques RGPD : vos points de vigilance (données de santé, volume important de personnes, projet informatique en cours).
L'onglet Informations de base : nom, secteur, taille, nombre de bâtiments, site web recommandé pour l'IA, description de l'activité, structure organisationnelle et besoins spécifiques RGPD.
Lorsque le secteur est un service de prévention et de santé au travail (SPST), des champs supplémentaires apparaissent : date d'agrément, échéance de renouvellement et niveau d'audit de certification.
Après avoir renseigné le nom et le secteur, cliquez sur Assistant IA. L'outil peut pré-rédiger la description et la structure en analysant le secteur et le site web. Vous relisez, corrigez puis validez.
Onglet Mission DPO : lettre de mission et désignation CNIL
Cet onglet formalise votre mandat de DPO :
Lettre de mission : la date de signature de la lettre de mission ou du contrat initial.
DPO désigné auprès de la CNIL : cochez la case si la désignation a été enregistrée auprès de la CNIL.
Date de prise de fonction.
Numéro de désignation CNIL : le numéro officiel figurant sur la confirmation de la CNIL.
Si la case n'est pas cochée, une alerte rappelle que la désignation officielle reste à faire.
L'onglet Mission DPO : date de la lettre de mission, case DPO désigné auprès de la CNIL, date de prise de fonction, numéro de désignation CNIL, puis Contacts de l'organisation.
Contacts et représentant légal du responsable de traitement
Dans Contacts de l'organisation, ajoutez les interlocuteurs clés : Nom, Fonction (direction, RH, DSI, référent RGPD), adresse de messagerie et téléphone, puis Ajouter ce contact. Cochez la case Responsable de traitement sur le contact habilité à représenter légalement l'organisme : c'est ce nom qui est repris sur le registre.
Onglet Audit RGPD : départements, services et activités
Cet onglet prépare l'ensemble des registres. Dans Départements et services internes, cochez les services existants ou ajoutez un service personnalisé : ils serviront à classer chaque traitement par service. Dans Services et activités, cochez les prestations métiers de l'organisme (accueil d'usagers, soins, conseil, vente) ou ajoutez-les.
Le bloc Départements et services internes : cases à cocher, service personnalisé et départements sélectionnés.Le bloc Services et activités : activités à cocher, service personnalisé et services sélectionnés.
À vérifier
Sous-traitants et logiciels : pré-alimenter les registres
Dans Sous-traitants et partenaires, ajoutez les prestataires informatiques ou métiers qui manipulent des données : chaque nom pré-alimente vos choix dans le registre des sous-traitants. Dans Logiciels et systèmes utilisés, ajoutez les logiciels du quotidien (messagerie, paie, outil métier, hébergement) : ils alimentent le registre des outils informatiques.
L'onglet Audit RGPD : ajout des sous-traitants et des logiciels, référentiel CNIL applicable, DSI interne, prestataire informatique, vidéosurveillance, DPO obligatoire et raison.
Référentiels CNIL, informatique, vidéosurveillance et DPO obligatoire
Le reste de l'onglet Audit RGPD complète le cadre :
Référentiel CNIL applicable : les référentiels et recommandations de la CNIL suivis par l'organisme, par exemple pour la gestion du personnel, la gestion commerciale, la santé ou les collectivités.
Organisation informatique : un responsable informatique interne (DSI) ou un prestataire externe, avec son nom.
Système de vidéosurveillance : Oui ou Non ; si Oui, les lieux couverts (entrée, parking, entrepôt).
DPO obligatoire : à cocher si la désignation est obligatoire, avec la raison.
La désignation d'un DPO est obligatoire (art. 37.1) lorsque le traitement est effectué par une autorité ou un organisme public ; lorsque les activités de base consistent en un suivi régulier et systématique à grande échelle des personnes ; lorsque les activités de base consistent en un traitement à grande échelle de catégories particulières de données (art. 9) ou de données relatives aux condamnations et infractions (art. 10).
Onglet Configuration modules : catégories de personnes
Dans Catégories de personnes concernées, activez ou personnalisez les publics concernés par les traitements : salariés, salariés suivis, usagers, personnes prises en charge, clients, candidats. Deux commandes aident à démarrer : Reprendre celles déjà utilisées dans le registre et Ajouter la liste de départ.
Le bloc Catégories de personnes concernées : Reprendre celles déjà utilisées dans le registre, Ajouter la liste de départ.
Onglet Configuration modules : interrupteurs des modules
Les interrupteurs permettent d'afficher ou de masquer chaque module selon la mission :
registre des traitements, cartographie des flux, registre des sous-traitants, co-responsables ;
demandes d'exercice de droits, registre de sécurité et violations ;
audits spécifiques (audits de terrain, IA Act, NIS 2, DORA, INS) ;
suivi des temps ou réunions.
La Configuration des modules RGPD : activez ou désactivez les sections disponibles pour cette organisation.
À vérifier
Enregistrer et lancer les suggestions de fiches registre
Cliquez sur Enregistrer les modifications en bas de page. Si le taux de remplissage est suffisant, le bouton Suggestions de fiches registre devient actif : il propose la liste des traitements types correspondant au métier du client, prêts à être créés.
Utilisateurs de l'organisation et vérification des droits
Sous les onglets, la section Utilisateurs de l'organisation permet d'inviter des collaborateurs du client : Ajouter un utilisateur (prénom, nom, adresse de messagerie), puis définir ses droits, soit avec un profil type (par exemple Référent en lecture seule ou Contributeur), soit module par module. La fonction Voir l'application comme cet utilisateur affiche, en mode simulation et en lecture, exactement ce qu'il voit, sans lui demander son mot de passe.
Rédiger la lettre : modèle, texte libre et champs automatiques
Dans Lettres de mission, cliquez sur Nouvelle lettre de mission. Partez d'un modèle prédéfini ou saisissez votre propre texte avec l'éditeur de mise en page (titres, gras, puces). Vous pouvez insérer des champs automatiques, par exemple nom du client, société, SIRET, montant HT et date du jour : ces balises sont remplacées par les données du client lors de la génération.
Indiquez le montant de la mission hors taxes, la périodicité de facturation (mensuelle, trimestrielle, annuelle) et la durée d'engagement (par exemple 12 mois). Pour le signataire, deux choix : pré-remplir vous-même ses coordonnées (nom, fonction, adresse de messagerie), ou cocher Laisser le client renseigner ses coordonnées lors de la signature.
Une fois la lettre enregistrée, l'application génère un lien de signature unique et sécurisé pour ce document. Copiez-le en un clic et envoyez-le par courriel au dirigeant ou représentant légal du client. En ouvrant le lien, le client accède à une page épurée : il relit la lettre complète, complète si besoin ses coordonnées (nom, prénom, fonction, SIRET), trace sa signature à la souris ou au doigt sur tablette ou mobile, puis clique sur Valider et signer.
Dès la signature validée, le document est verrouillé et ne peut plus être modifié. La date et l'heure exactes de signature sont enregistrées. Un PDF contenant le texte, les coordonnées et l'image de la signature est généré et reste téléchargeable depuis votre espace.
Dans Utilisateurs & invitations, cliquez sur Inviter un utilisateur (ou Ajouter un utilisateur). Renseignez prénom, nom, adresse de messagerie professionnelle et fonction (par exemple responsable RH, directeur administratif, référent RGPD), puis Créer l'invitation. Une fenêtre affiche le lien d'activation personnel : copiez-le pour le transmettre par votre messagerie, ou laissez partir le courriel automatique d'invitation. En cliquant sur le lien, l'utilisateur choisit son mot de passe et son compte est activé.
À vérifier
Régler les droits par profil type
Pour chaque utilisateur, appliquez en un clic un profil prédéfini, par exemple Consultation seule pour un auditeur interne, Contributeur métier pour un chef de service, Gestionnaire complet pour le référent RGPD. Vous pouvez aussi créer vos propres profils types, réutilisables d'un client à l'autre.
Exemple : le profil type Référent Informatique / DSI
Le référent informatique doit avoir la main sur le système d'information sans voir les données des personnes ni la gouvernance. Grille des droits recommandés (rubrique, niveau d'accès, raison) :
Logiciels, API et serveurs : Modification. Il inventorie les logiciels internes, les outils en ligne (SaaS) et les serveurs.
Sécurité et incidents : Modification. Il consigne les mesures techniques et déclare sans délai un incident de sécurité.
Sous-traitants et prestataires : Modification. Il renseigne les fiches des hébergeurs, infogérants et éditeurs de logiciels.
Infrastructure et locaux : Modification. Utile s'il gère les accès physiques, les serveurs et les caméras.
Registre des traitements : Lecture. Il vérifie les outils informatiques associés aux traitements, sans modifier la description réglementaire du traitement.
Demandes d'exercice de droits : Aucun accès. Il n'a pas à voir les dossiers nominatifs des salariés ou des usagers.
Audit RGPD et contexte : Lecture. Il a une vision du niveau de maturité global de l'organisme.
Gouvernance et lettres de mission : Aucun accès. Réservé à la direction et au DPO.
Pour le créer : dans la gestion des utilisateurs du client (ou en bas de la page Contexte de l'organisation), cliquez sur Créer un profil type. Indiquez le nom Référent Informatique / DSI, appliquez la grille ci-dessus en réglant chaque grande famille sur Modification, Lecture ou Aucun accès, puis cliquez sur Enregistrer le profil.
Pour l'utiliser : lors de l'invitation d'un responsable informatique, cliquez sur Appliquer un profil et choisissez Référent Informatique / DSI. Les droits sont paramétrés en une fois. Vérifiez ensuite l'affichage avec Voir l'application comme cet utilisateur.
Sur le même modèle, trois profils types couvrent la plupart des besoins. Les grilles ci-dessous sont des points de départ prudents, à ajuster rubrique par rubrique selon le client.
Direction : Lecture sur l'ensemble des rubriques utiles au pilotage (registre, sécurité et incidents, audits, plan d'action, rapports) ; droit de valider les décisions qui lui reviennent ; accès à la gouvernance et aux lettres de mission. Raison : la direction décide et répond de la conformité (art. 24), sans saisir elle-même les fiches.
Référent RH : Modification sur les traitements du service RH ; accès aux demandes de droits des salariés ; Aucun accès aux rubriques techniques et à la gouvernance. Raison : il pilote les traitements de gestion du personnel et répond aux demandes des salariés dans le délai d'un mois (art. 12.3).
Référent RGPD interne : Modification sur la plupart des rubriques (registre, sous-traitants, information, demandes de droits, incidents, plan d'action) ; Aucun accès à la gouvernance et aux lettres de mission. Raison : il relaie le DPO au quotidien, mais la gouvernance de la mission reste entre la direction et le DPO.
Régler les droits module par module et l'accès à l'IA
En dépliant la liste des modules (traitements, sous-traitants, demandes de droits, registre de sécurité), choisissez pour chacun : Aucun accès (le module n'apparaît pas dans son menu), Lecture seule (consultation sans modification ni suppression) ou Modification (saisie et mise à jour des fiches). Pour chaque module en Modification, vous pouvez activer ou désactiver l'accès aux assistants d'IA.
Sur la ligne d'un utilisateur invité, cliquez sur l'icône de l'œil Voir l'application comme cet utilisateur. L'application passe dans la vue exacte de ce contact : vous voyez uniquement les modules qu'il a le droit de voir, sans pouvoir toucher aux données réelles et sans connaître son mot de passe. Un bandeau en haut de l'écran rappelle que vous êtes en mode simulation ; Arrêter la consultation vous ramène à votre vue DPO.
Choisissez le mode de création adapté (saisie, import, proposition de l'IA), rattachez chaque fiche à son service pilote et faites valider le contenu par le service.
Mois 1 : phase 1 complète, réunion de lancement, vérification de la désignation, procédure de violation et procédure de demandes de droits prêtes, collecte des contrats et des mentions existants.
Mois 2 et 3 : registre service par service, complétude des fiches sous-traitants et logiciels, pré-qualification des AIPD, priorités d'information des personnes, sélection des tâches récurrentes.
Trimestre 2 (mois 4 à 6) : durées de conservation, première revue des habilitations avec la DSI, première campagne de sensibilisation, premier audit d'un processus ou d'un service, premier comité RGPD trimestriel.
Trimestre 3 (mois 7 à 9) : réalisation des AIPD nécessaires, questionnaires aux sous-traitants, audit de terrain des locaux, exercice de simulation de violation, premières purges programmées.
Trimestre 4 (mois 10 à 12) : revue intégrale du registre, revue des fournisseurs, déclaration d'indépendance du DPO, consolidation des indicateurs, rapport annuel, présentation à la direction et programme de l'année suivante.
Le rythme mensuel
Traitement des droits des personnes et vérification des délais de réponse.
Analyse des incidents ou violations et vérification du suivi post-incident.
Point mensuel avec le RSSI ou la DSI.
Suivi des nouveaux traitements avec les métiers et vérification des nouveaux prestataires.
Contrôle du registre des traitements et, le cas échéant, des bases marketing ou de prospection.
Veille réglementaire et sécurité, archivage des preuves de conformité.
Annuel : rapport annuel du DPO, consolidation des indicateurs, revue intégrale du registre, programme de conformité, audit global, réévaluation des AIPD arrivées à échéance, revue des fournisseurs, politique de conservation, déclaration d'indépendance du DPO.
Ponctuel : nouveau traitement, nouveau logiciel ou prestataire, violation de données, nouveau site ou application, changement d'organisation, contrôle de la CNIL.
Fixez un objectif en une phrase et le livrable attendu.
Rédigez un ordre du jour court, avec les points de décision identifiés.
Invitez les participants qui détiennent l'information ou le pouvoir de décider.
Préparez les pièces : extrait du registre, liste des sous-traitants, actions ouvertes.
Mener la réunion
Rappelez l'objectif et le temps disponible.
Notez pour chaque point la décision prise, son responsable et son échéance.
Signalez les points restés sans décision et qui doit trancher.
Concluez par la relecture des actions.
Tracer : compte rendu et plan d'action
Enregistrez la réunion dans Réunions & comptes-rendus (titre, date et heure, retranscription), vérifiez qu'elle apparaît dans la liste après rechargement, puis reportez les actions dans le plan d'action ou la liste des tâches. Une proposition issue d'une analyse automatique reste à relire et à valider.
Lancement de mission. Participants : direction, référent RGPD, DSI, RH. Objectif : présenter la mission et fixer les priorités. Livrable : compte rendu, calendrier, liste des interlocuteurs par service.
Comité RGPD trimestriel. Participants : direction, référents des services, DSI. Objectif : suivre l'avancement et arbitrer. Livrable : décisions datées et plan d'action mis à jour.
Préparation du bilan annuel. Participants : référent RGPD, pilotes des services. Objectif : collecter les indicateurs et les preuves de l'année. Livrable : liste des éléments du rapport et des pièces manquantes.
Présentation du rapport annuel à la direction. Participants : direction générale, instance de gouvernance. Objectif : rendre compte et faire valider les priorités. Livrable : rapport présenté et programme de l'année suivante validé.
Banque d'idées : revues de fond
Revue du registre par service. Participants : pilote du service, DPO. Objectif : valider les fiches du service. Livrable : fiches validées et écarts listés.
Revue des sous-traitants et des contrats. Participants : achats, service qui pilote le contrat, DSI. Objectif : vérifier contrats et garanties (art. 28). Livrable : liste des contrats à compléter ou avenants à demander.
Revue des habilitations avec la DSI. Participants : DSI ou prestataire informatique, RH. Objectif : supprimer les accès inutiles. Livrable : revue tracée et accès corrigés.
Revue des durées de conservation et des purges. Participants : pilotes des services, archiviste, DSI. Objectif : valider les durées et programmer les purges. Livrable : durées validées et opérations de suppression planifiées.
Gestion des courriels et du Drive. Participants : DSI, direction, référents. Objectif : fixer règles de classement, de partage et de purge. Livrable : règles écrites et arborescence du Drive arrêtée.
Banque d'idées : exercices et sensibilisation
Exercice de simulation de violation. Participants : direction, DSI, prestataire informatique, communication. Objectif : tester le circuit d'alerte et le délai de 72 heures (art. 33). Livrable : retour d'expérience et procédure corrigée.
Exercice des droits. Participants : accueil, RH, services en contact avec le public. Objectif : savoir reconnaître et transmettre une demande. Livrable : circuit de transmission validé et modèles de réponse connus.
Sensibilisation des managers. Participants : encadrement. Objectif : faire connaître les réflexes RGPD et le rôle du DPO. Livrable : support diffusé et liste de présence comme preuve.
Retour sur un contrôle CNIL d'un autre organisme ou une sanction récente. Participants : direction, référents, DSI. Objectif : vérifier si le même manquement existe chez le client. Livrable : points de contrôle et actions préventives.
Banque d'idées : projets et sujets émergents
Point AIPD avant un nouveau projet. Participants : chef de projet, métier, DSI. Objectif : pré-qualifier le projet et décider de l'AIPD. Livrable : pré-qualification documentée ou AIPD lancée.
Nouveaux outils et IA. Participants : DSI, métiers utilisateurs, direction. Objectif : recenser les outils et usages d'IA, encadrer les données saisies. Livrable : inventaire des outils et règles d'usage.
Vidéosurveillance et contrôle d'accès. Participants : services généraux, sécurité, prestataire. Objectif : vérifier finalité, zones filmées, durée et information. Livrable : fiches caméras et badges complétées, affichage vérifié.
Arrivée d'un nouveau prestataire ou d'un nouveau logiciel. Participants : achats, DSI, métier. Objectif : vérifier contrat, localisation et sécurité avant signature. Livrable : fiche sous-traitant et fiche logiciel créées, contrat conforme.
8Signaler un bug
À quoi sert le bouton
Le bouton rond de signalement de bug, accessible depuis les écrans de l'application.
Cliquez sur le bouton dès que vous constatez un comportement anormal : message d'erreur, enregistrement qui ne s'affiche pas, champ qui se vide, export incomplet.
Ce que la fenêtre remplit seule
La fenêtre Signaler un bug : Où êtes-vous, Que faisiez-vous, Que s'est-il passé, Sévérité, Votre commentaire et Informations techniques jointes automatiquement.
La fenêtre indique qu'elle a déjà rempli ce qu'elle a pu détecter. Vous ajoutez un commentaire, corrigez si besoin, puis envoyez.
Où êtes-vous : l'écran en cours, rempli automatiquement.
Que faisiez-vous : la dernière action détectée, rempli automatiquement.
Que s'est-il passé : l'erreur observée ; laissez vide si rien d'évident ne s'est affiché.
Sévérité : le niveau de gêne, par exemple Mineur pour une gêne légère.
Votre commentaire : champ obligatoire, à rédiger vous-même.
Informations techniques jointes automatiquement : un volet que vous pouvez déplier avant l'envoi.
Terminez par Envoyer le signalement, ou Annuler pour fermer sans envoyer.
Rédiger un commentaire précis sans donnée personnelle
Décrivez l'étape : "fiche de traitement, onglet Conservation, clic sur Sauvegarder".
Décrivez l'attendu et le constaté : "la durée devait s'enregistrer, le champ est vide après rechargement".
Recopiez le message d'erreur exact s'il y en a un.
Indiquez si le problème se reproduit à chaque essai.
Cette notice présente l’Espace DPO de DPO SUITE, c’est-à-dire tout ce qui se pilote à l’échelle de votre cabinet ou de votre mission, en dehors du dossier individuel d’un client : tableau de bord multi-clients, fiche organisation et contexte, gouvernance DPO, espaces de groupements et transposition d’audits. Les noms de fonctions cités viennent de la description fournie par l’éditeur ; les écrans n’ayant pas été observés pour cette notice, elle décrit ce que font les fonctions sans indiquer où cliquer.
Cette notice explique la fonction d'après sa description par l'éditeur. Il n'est pas illustré par des captures : les libellés exacts des écrans sont à vérifier dans l'application.
1Piloter son portefeuille avec le tableau de bord multi-clients
Lire la vue globale du portefeuille
Dans la description de l’éditeur, la vue globale du portefeuille s’affiche sous forme de liste dynamique ou de carte géographique interactive. Elle permet de localiser vos clients, de visualiser leur taille et leur niveau d’activité.
Liste dynamique : pour parcourir et comparer les organisations suivies.
Carte géographique interactive : pour situer les clients et repérer les regroupements territoriaux.
Taille et niveau d’activité : pour relativiser la situation d’un client, un petit organisme et un groupement multisite n’ayant ni le même volume de traitements ni les mêmes risques.
Interpréter le baromètre de conformité
Regardez d’abord le score moyen du parc, puis les clients situés aux extrêmes. Pour chacun, rapprochez le score de ce que vous savez du dossier : traitements décrits, audits menés, actions correctives en cours. Un écart important entre le score et votre perception du terrain signale le plus souvent des fiches à compléter ou à mettre à jour.
Traiter les alertes consolidées et basculer vers le dossier client
Dans la description de l’éditeur, les alertes consolidées couvrent quatre familles :
Délais légaux urgents : demandes d’exercice de droits arrivant bientôt à 30 jours. Le RGPD fixe un délai d’un mois, prolongeable de deux mois si nécessaire (art. 12.3).
Incidents et violations en cours, avec le compte à rebours légal des 72 heures pour une éventuelle notification à la CNIL (art. 33).
Tâches et revues périodiques en retard, par exemple des traitements à réévaluer ou des contrats de sous-traitance à renouveler.
Campagnes d’audits annuels ou spécialisés en attente de clôture.
Traitez d’abord les incidents et les demandes de droits, dont les délais sont fixés par le RGPD, puis les revues en retard, enfin les campagnes à clore. L’éditeur indique un accès direct qui fait basculer vers le dossier du client concerné ; vérifiez la situation réelle dans ce dossier avant d’agir.
Ce qu’il faut vérifier
À vérifier
2Décrire l’organisation dans sa fiche de contexte
Renseigner l’identité, le responsable de traitement et la typologie
Renseignez l’identité légale de l’organisme et les coordonnées du responsable de traitement, en distinguant la personne morale (association, collectivité, établissement) de la personne qui la représente.
Dans la description de l’éditeur, le profil d’activité et la typologie identifient le secteur (collectivité territoriale, établissement ou service de santé, entreprise privée, association, etc.) et adaptent automatiquement les référentiels applicables.
Suivre l’indicateur de complétude du contexte
Dans la description de l’éditeur, l’indicateur prend la forme d’une jauge fondée sur 8 critères clés, parmi lesquels les coordonnées administratives, la gouvernance, les effectifs et la désignation formelle. Complétez en priorité les critères manquants avant toute campagne d’audit.
Déclarer la cartographie interne et les référents
Dans la description de l’éditeur, la cartographie interne déclare les directions, pôles et services opérationnels de l’organisme. Ce découpage sert ensuite à rattacher chaque traitement de données ou chaque sous-traitant à son responsable métier.
Déclarez une organisation qui correspond à l’organigramme réel, puis inscrivez les référents internes avec leur fonction et leur périmètre, en vous limitant à des coordonnées professionnelles.
Ce qu’il faut vérifier
À vérifier
3Documenter la gouvernance DPO
Suivre la désignation officielle auprès de la CNIL
Dans la description de l’éditeur, la désignation officielle CNIL comprend l’enregistrement et le suivi des éléments suivants :
le numéro de désignation auprès de l’autorité ;
la date de prise d’effet ;
l’attestation officielle ;
la conservation des pièces justificatives.
Formaliser la déclaration d’indépendance (art. 38)
Dans la description de l’éditeur, la déclaration d’indépendance est une formalisation guidée qui couvre :
l’absence d’instruction sur l’exercice des missions du DPO ;
l’absence de conflit d’intérêts ;
les moyens matériels et organisationnels mis à disposition : accès aux équipes, aux outils, temps alloué ;
l’accès direct à la direction générale ;
la traçabilité annuelle de cette indépendance.
Désigner les co-DPO et les suppléants
Dans la description de l’éditeur, vous pouvez désigner un suppléant ou un co-DPO sur un ou plusieurs clients, en définissant précisément le périmètre de mission et les dates de début et de fin. La délégation est présentée comme sécurisée : le suppléant accède aux dossiers confiés sans contourner les règles de confidentialité.
Ce qu’il faut vérifier
À vérifier
4Piloter les groupements, les intersites et les incidents partagés
Utiliser l’espace commun de réseau et les indicateurs consolidés
Dans la description de l’éditeur, l’espace commun de réseau regroupe plusieurs entités distinctes, sœurs ou adhérentes, sous une même bannière. Les indicateurs consolidés donnent une vision agrégée de la maturité et des actions pour la direction du groupement, tout en conservant l’étanchéité stricte des dossiers de chaque membre.
Gérer un incident partagé : dossier commun et événements locaux
Dans la description de l’éditeur, lorsqu’un incident touche simultanément plusieurs établissements du groupe, un dossier d’incident commun est ouvert au niveau du groupement. Chaque établissement conserve son propre événement local. L’analyse des impacts, les mesures de remédiation et la communication de crise sont coordonnées au niveau du groupe.
Respecter le cloisonnement entre membres
Dans la description de l’éditeur, le cloisonnement est strict : un établissement ne peut jamais voir les données confidentielles ou les détails internes d’un autre établissement, et seule la matière commune de l’incident est partagée. Rédigez donc le dossier commun de façon à ne contenir que ces éléments communs.
Ce qu’il faut vérifier
À vérifier
5Transposer un audit sur plusieurs clients
Savoir ce qui est copié et ce qui ne l’est jamais
Dans la description de l’éditeur, la transposition duplique uniquement l’architecture de l’audit :
Copiés : les thèmes, les questions, les exigences, les barèmes et les points de contrôle.
Jamais copiés : les réponses, les notes, les constats, les pièces justificatives et les noms de personnes du client d’origine.
Chaque nouveau client démarre ainsi avec une grille vierge prête à l’emploi.
Choisir le modèle et les clients destinataires
Dans la description de l’éditeur, vous réalisez un audit de référence (audit de conformité, grille sectorielle, audit d’un outil métier, etc.) pour un premier client ou sur un modèle type, puis vous le transposez vers un ou plusieurs autres clients de votre portefeuille.
Vérifiez que chaque client destinataire relève bien du référentiel audité, au regard de sa typologie.
Fixez un calendrier commun pour que les résultats restent comparables.
Prévenez les référents de chaque organisme : ils rassembleront les réponses et déposeront leurs preuves dans le Drive de leur organisme.
S’appuyer sur l’anti-doublon et le suivi des versions
Dans la description de l’éditeur, l’outil s’assure que vous appliquez toujours la version la plus à jour de votre modèle et empêche les doublons accidentels si la transposition est relancée.
Ce qu’il faut vérifier
À vérifier
Notice utilisateur DPO SUITE
Traitements et données
Référence documentaire
DPO-SUITE-NOTICE-TRAITEMENTS-DONNEES
Version 1.2 - 17 octobre 2026
Cette notice vous guide dans les six écrans du menu Traitements &
données. Elle explique comment préparer les informations, renseigner les
fiches et contrôler le résultat de vos actions.
Commencez par sélectionner le bon dossier client. Utilisez ensuite le
sommaire pour rejoindre votre tâche. Les captures sont prises dans la
vue DPO du dossier CLIENT TEST, sans données personnelles réelles. Si
votre profil affiche moins de commandes, faites vérifier vos droits par
l’administrateur.
Les intitulés reproduisent l’interface du 11 octobre 2026, sauf les
rubriques 3 9 et 7, vérifiées et illustrées le 17 octobre 2026. La
présence d’un bouton dépend de vos droits, du dossier et de son contenu.
Les informations juridiques et les choix de qualification doivent être
revus par le DPO.
Documents de référence : Les justificatifs et
preuves restent dans le Drive du client. Dans DPO SUITE, utilisez les
références documentaires et les liens vers ces pièces. Vérifiez que
leurs lecteurs disposent des accès nécessaires.
Avant de valider : Une jauge de progression, un
indicateur ou une suggestion IA aide à repérer des éléments à compléter.
Il ne suffit pas, à lui seul, à valider un traitement.
Version 1.2 du 17 octobre 2026 - actualisation des rubriques 3 9 et 7
avec captures d’écran
1Accéder aux écrans et préparer les informations
Le menu réunit le registre principal, les activités réalisées comme
sous-traitant, la cartographie, les flux, les durées et les
destinataires. Ces rubriques décrivent des objets liés mais possèdent
leurs propres écrans.
Capture 1 Accès au registre depuis le menu Traitements & données
dans CLIENT TEST.
Préparez le nom et la description de l’activité, son service et son
référent, ses finalités, les personnes et données concernées, les
destinataires, les logiciels, les transferts, les durées, les mesures de
sécurité et les références documentaires.
Le bandeau « Contexte de l’organisation incomplet » propose Compléter
maintenant. L’interface indique que ce contexte améliore les suggestions
et les imports. Complétez-le avec les informations de votre organisation
avant de vous appuyer sur ces fonctions.
Les étoiles Ajouter aux favoris servent de raccourcis de navigation.
Le bouton Minimiser le menu libère de la place pour les formulaires. Ces
outils ne changent pas le contenu d’une fiche.
2Utiliser le registre des traitements
L’écran se nomme « Registre des activités de traitement ». La barre
d’actions donne accès à la création, à l’impression, aux exports et aux
outils. Les compteurs récapitulent le nombre de traitements et les
indicateurs affichés.
Retrouver une fiche
Objectif : Limiter la liste aux traitements
recherchés.
Prérequis : Le bon dossier client est ouvert.
Résultat à vérifier : La liste correspond au mot
recherché et au service sélectionné.
Vigilance : Le statut de fiche, les compteurs de
conformité, la complétude et la progression décrivent des indicateurs
distincts. Dans l’exemple, la liste affiche Brouillon et Non audité.
Vérifiez les informations de la fiche; un pourcentage ne vaut pas
validation.
Importer un document
Objectif : Préparer des brouillons à partir d’un
document existant.
Prérequis : Vous disposez d’un fichier autorisé à
être importé et avez vérifié le contexte organisationnel.
Résultat à vérifier : L’interface annonce la
création de traitements en brouillon à relire et valider. Le fichier et
les brouillons générés doivent être vérifiés après l’import.
Vigilance : L’ouverture de la fenêtre a été
vérifiée; l’analyse d’un fichier et la création des brouillons n’ont pas
été exécutées pour cette notice. Ce circuit d’import de registre ne sert
pas à déplacer les preuves hors du Drive client.
Objectif : Obtenir une sortie du registre pour la
relire ou la transmettre par le circuit autorisé.
Prérequis : Le bon dossier et le périmètre du
registre ont été contrôlés.
Résultat à vérifier : Un export CSV du traitement
fictif a été téléchargé et relu, avec une ligne correspondant à la fiche
enregistrée. Les autres formats visibles restent à contrôler dans votre
usage.
Vigilance : Contrôlez les colonnes de conservation
séparément : dans le CSV testé, Durée de conservation affiche « Non
définie » alors que Documents de conservation contient la ligne
documentaire et sa durée. Vérifiez le détail de la fiche avant
d’interpréter une colonne isolée.
Le menu Exporter propose également Export des fiches auditées.
Choisissez cette entrée pour ce périmètre spécifique et vérifiez la
sortie; ce parcours n’a pas été exécuté sur l’exemple non audité.
Capture 3 Formats et commandes d’export du registre.
Exporter un registre validé à une date
Objectif : Choisir une date de référence pour
l’export des versions validées.
Prérequis : Des traitements validés doivent exister
pour la date concernée.
Résultat à vérifier : La fenêtre indique que, pour
chaque traitement, la dernière version validée à la date choisie est
reprise.
Vigilance : Ce comportement est annoncé par la
fenêtre; le contenu historique exporté n’a pas été vérifié sur un
dossier contenant plusieurs versions.
Capture 4 Date de référence et choix Excel ou Imprimer.
Outils complémentaires
Objectif : Accéder aux commandes de contrôle du
registre.
Prérequis : Le registre et son contenu ont été
relus.
Résultat à vérifier : Le panneau de détection et le
contrôle du prérequis de deux fiches ont été observés. Une analyse
aboutie ou une fusion de traitements n’a pas été testée.
Vigilance : Historique des modifications affiche
actuellement « Historique des versions » puis « Fonctionnalité
disponible prochainement ». Aucun parcours de consultation détaillée
n’est disponible dans cette fenêtre.
Mettre à jour plusieurs traitements
Objectif : Préparer une modification par section sur
plusieurs fiches.
Prérequis : Les traitements concernés et les
changements ont été identifiés.
Résultat à vérifier : L’exemple renseigné affiche
une ligne sélectionnable et la commande Appliquer à la sélection après
sélection.
Vigilance : La sélection a été testée sans modifier
de champ ni cliquer sur Appliquer. Une modification collective reste à
vérifier sur un périmètre maîtrisé avant une opération étendue.
Sections affichées : Informations générales, Finalités et
description, Personnes concernées, Données traitées, Destinataires,
Transferts internationaux, Conservation, Sécurité, Exercice des droits,
Documentation, Suivi et statut. Habilitations & accès n’apparaît pas
parmi ces onze onglets.
Capture 5 Mise à jour en masse avec le traitement fictif et cases de
sélection.
Auditer une fiche
Objectif : Examiner les critères proposés avant de
conserver un résultat d’audit.
Prérequis : La fiche est renseignée et les pièces
utiles ont été revues par la personne chargée de l’audit.
Résultat à vérifier : Les observations et
validations doivent correspondre aux éléments vérifiés. L’ouverture de
l’audit de l’exemple affiche 85 % et un résultat global En attente.
Vigilance : Aucune validation ni sauvegarde d’audit
n’a été effectuée pour l’exemple. Les mentions calculées à partir des
champs ne remplacent pas une appréciation de conformité.
Critères affichés : Identification du traitement, Base légale,
Minimisation des données, Conservation, Destinataires, Transferts
internationaux, Droits des personnes, Sécurité, Analyse d’impact (AIPD)
et Sous-traitants. Dans l’exemple, Droits des personnes et
Sous-traitants demandent une validation manuelle.
Capture 6 Résultat global et début des critères dans le panneau
d’audit, sans validation de l’audit.
Utiliser les actions complémentaires
Objectif : Accéder aux notes, à l’historique et aux
opérations sur une fiche.
Prérequis : La bonne fiche est identifiée dans la
liste.
Résultat à vérifier : Le menu permet de choisir une
action distincte de l’ouverture ou de l’audit.
Vigilance : L’interface présente les notes comme
privées, visibles uniquement par leur auteur et utilisées comme contexte
supplémentaire pour l’IA. Leur sauvegarde, la duplication et la
suppression n’ont pas été testées; ne supposez pas de mécanisme de
récupération.
Capture 7 Menu Plus d’actions d’une fiche enregistrée.
Choisir un mode de création
Objectif : Accéder au parcours adapté à votre point
de départ.
Prérequis : Le contexte de l’organisation est
renseigné et les informations à créer sont préparées.
Résultat à vérifier : Le menu permet de rejoindre le
mode de création voulu.
Vigilance : Pour Suggestions de traitements et
Création en masse, seul l’avertissement initial a été ouvert. La
génération et la création multiple n’ont pas été exécutées; relisez les
propositions avant toute création ou validation.
3Renseigner une fiche de traitement
Dans Nouveau traitement, choisissez Créer une fiche vide. Le volet de
la fiche propose douze sections et une progression. Cliquez directement
sur le nom d’une section pour l’ouvrir; faites défiler son contenu
jusqu’au bas de l’écran.
Les marqueurs Requis, Obligatoire ou Facultatif sont ceux de
l’interface. Une section facultative peut contenir des informations
utiles à votre dossier. Le bouton Sauvegarder reste distinct de la
navigation entre sections.
Certains champs comportent un bouton Assistance DPO IA, notamment le
nom, la description et des justifications. Ces commandes sont distinctes
du Questionnaire IA Guidé. Elles sont visibles dans la fiche; leurs
générations et leur insertion dans les champs n’ont pas été testées.
Relisez toute proposition avant de la conserver.
Capture 8 Éditeur de traitement avec navigation par sections et
informations générales.
Informations générales
Objectif : Identifier précisément la fiche.
Prérequis : Le service porteur et une personne
référente sont connus.
Résultat à vérifier : Le nom, le service, la
description et le référent sont renseignés. La référence interne
apparaît dans un champ désactivé dans la fiche vide.
Vigilance : Ne confondez pas le recours à un système
d’IA dans le traitement avec l’assistance IA utilisée pour rédiger la
fiche.
Capture 9 Nom, service, description et informations de la personne
référente.
Finalités et base légale
Objectif : Expliquer pourquoi les données sont
traitées.
Prérequis : Les finalités réelles et la base retenue
ont été discutées avec le DPO.
Résultat à vérifier : La finalité sélectionnée, son
explication et la justification de la base légale sont cohérentes avec
l’activité.
Vigilance : Le choix d’une valeur dans la liste ne
remplace pas l’analyse de sa pertinence par le DPO.
Capture 10 Finalité principale restituée après sauvegarde et
réouverture du traitement fictif.
Personnes concernées
Objectif : Décrire les catégories de personnes dont
les données sont utilisées.
Prérequis : Les publics concernés sont
identifiés.
Résultat à vérifier : Chaque public concerné est
représenté sans ajouter de personnes nominatives.
Vigilance : Les catégories dépendent du dossier; ne
cochez pas une catégorie uniquement parce qu’elle existe.
La liste standard observée propose Salariés, Candidats, Clients,
Prospects, Fournisseurs, Patients, Salariés suivis, Enfants (- 16 ans),
Agents, Administrés, Prestataires, Membres, Bénéficiaires, Usagers,
Visiteurs, Adhérents et Élus.
Capture 11 Catégories de personnes et précisions par
sous-catégorie.
Données traitées
Objectif : Décrire les données utilisées et leurs
catégories.
Prérequis : Vous disposez d’un inventaire concret
des informations collectées.
Résultat à vérifier : Les noms de données et les
catégories donnent une description exploitable. L’interface indique que
les noms saisis sont proposés dans les autres traitements du client.
Vigilance : Saisissez des noms de données, pas leurs
valeurs réelles. Le classement affiché ne dispense pas le DPO de
qualifier les données.
Les choix couvrent notamment l’identité, la naissance, la famille,
les coordonnées, les informations bancaires, le patrimoine, la
fiscalité, la vie professionnelle, les revenus, les courriels, les
adresses IP, les connexions, la géolocalisation, les identifiants CAF,
les pièces d’identité et les photos ou vidéos.
Le second groupe affiche Santé, Numéro de Sécurité Sociale,
Appartenance Syndicale, Opinion politique ou religieuse, Origine raciale
ou ethnique et Vie sexuelle. Ces libellés sont ceux de
l’application.
Capture 12 Sélection des catégories de données personnelles
traitées.
Destinataires et logiciels
Objectif : Recenser les acteurs qui accèdent aux
données et les outils utilisés.
Prérequis : Les services, prestataires et logiciels
du traitement sont identifiés.
Résultat à vérifier : Les destinataires et les
logiciels choisis correspondent aux accès réels.
Vigilance : L’interface annonce que les
sous-traitants créés ici sont ajoutés au registre des sous-traitants en
statut « En attente ». Vérifiez cette présence après sauvegarde; cet
effet n’est pas démontré par une simple ouverture du formulaire.
Capture 13 Ajout de destinataires et consultation des logiciels
disponibles.
Transferts internationaux
Objectif : Décrire les transferts et les éléments de
leur examen.
Prérequis : Les pays, acteurs et garanties ont été
identifiés avec le DPO.
Résultat à vérifier : Le choix Oui affiche les
rubriques détaillées du transfert; elles doivent être complétées selon
la situation.
Vigilance : Les cases ne doivent être cochées que si
les actions correspondantes sont réellement établies. Ne sélectionnez
pas une garantie ou une dérogation par défaut.
Capture 14 Option Non sélectionnée dans la section Transferts
internationaux.
Champs à renseigner : Identification et base du
transfert
• Pays de destination; décision d’adéquation, garanties appropriées
ou dérogations spécifiques selon les choix affichés; notes
complémentaires.
Champs à renseigner : Analyse des risques et
mesures
• Évaluation de la législation locale; mesures techniques et
organisationnelles; mesures d’atténuation des risques.
• Les mesures techniques proposées incluent chiffrement,
anonymisation, pseudonymisation, clés détenues dans l’UE et
minimisation.
• Les mesures organisationnelles couvrent formations, procédures
internes, contrôle des accès, réponse aux incidents et évaluation
régulière.
• Les mesures supplémentaires comprennent des garanties techniques,
contractuelles et organisationnelles, leurs détails, leur justification
et l’évaluation de leur efficacité.
Champs à renseigner : Documentation et
information
• Contrats et clauses, analyse d’impact si applicable, mise à jour du
registre et évaluations continues; références des contrats, référence de
l’AIPD, entrées du registre, calendrier et documentation
complémentaire.
• Mention des transferts dans les notices, moyens de recours, gestion
du consentement si applicable, plan de communication en cas d’incident
et mécanisme de mise à jour des informations.
Conservation
Objectif : Documenter la durée et la fin de
conservation.
Prérequis : Les durées applicables et leur
justification sont disponibles.
Résultat à vérifier : La durée, sa justification et
les modalités de fin de conservation sont décrites.
Vigilance : La case « Pas de délais de conservation
» est une option affichée, pas une recommandation. Faites justifier ce
choix par le DPO. Décrire une purge dans la fiche ne prouve pas qu’une
purge automatique est exécutée.
Les lignes de documents servent à décrire les délais. Conservez
séparément les justificatifs dans le Drive client et reportez leurs
références ou liens dans la documentation de la fiche.
Capture 15 Exemple fictif de ligne documentaire, durée et
justification; la valeur illustrée ne constitue pas une
recommandation.
Mesures de sécurité
Objectif : Décrire les mesures effectivement
appliquées.
Prérequis : Les informations ont été confirmées avec
les responsables des outils et de la sécurité.
Résultat à vérifier : Les cases et les commentaires
reflètent des mesures réelles et vérifiables.
Vigilance : Ne cochez pas une mesure prévue mais non
déployée; indiquez séparément les actions restant à mener.
Capture 16 Mesures techniques, mesures organisationnelles et
commentaires de sécurité.
Exercice des droits
Objectif : Décrire la prise en charge des demandes
et le délai retenu.
Prérequis : La procédure, le contact et le délai
applicable ont été vérifiés avec le DPO.
Résultat à vérifier : Le contact, la procédure et le
délai correspondent à l’organisation réelle. Le 17 octobre 2026, le menu
a été consulté sans modifier ni enregistrer de choix. « 30 jours » était
la valeur préexistante de l’exemple, sans valeur par défaut
démontrée.
Repère juridique : L’article 12.3 du RGPD prévoit un
mois à compter de la réception, ce qui ne correspond pas
systématiquement à 30 jours. Ce délai peut être prolongé de deux mois
selon la complexité et le nombre de demandes, avec information motivée
dans le premier mois. « 2 mois (cas complexe) » ne résume pas ce
mécanisme ; « 72 heures (urgence) » n’est pas le délai général du RGPD.
Source
: RGPD, article 12.3 (CNIL).
Vigilance : La mention Facultatif concerne la saisie
; elle ne dispense pas de traiter les demandes. L’envoi et le suivi
relèvent des écrans dédiés.
Capture 17a Emplacement du champ Délais de réponse dans la fiche de
traitement.Capture 17b Les quatre choix affichés dans le menu Délais de
réponse.
Habilitations et accès
Objectif : Associer les rôles autorisés à consulter
les données.
Prérequis : La matrice d’habilitations de
l’organisation existe.
Résultat à vérifier : Les rôles associés reflètent
les accès attendus.
Vigilance : L’association descriptive à un
traitement ne démontre pas une modification des droits dans les
logiciels métiers.
Capture 18 État sans matrice d’habilitations et lien vers sa
création.
Documentation et liens Drive
Objectif : Relier les pièces utiles sans multiplier
les copies de preuves.
Prérequis : Les pièces sont enregistrées dans le
Drive du client avec les accès appropriés.
Résultat à vérifier : La fiche contient des
références et liens utilisables vers les pièces du client.
Vigilance : Le bouton « Télécharger des fichiers »
est présent, avec PDF, DOC et DOCX jusqu’à 10 MB. Le circuit retenu dans
cette notice conserve les preuves dans le Drive client; ce dépôt n’est
pas utilisé ni testé ici.
Capture 19 Documents liés et liens vers les pièces conservées dans le
Drive client.
Suivi et statut
Objectif : Identifier l’état de la fiche et sa
revue.
Prérequis : La personne qui valide et les
changements à tracer sont connus.
Résultat à vérifier : Le statut et les informations
de suivi correspondent à la revue effectuée.
Vigilance : « Validée » est un état de fiche. Il ne
remplace pas la vérification des choix et pièces justificatives.
Dans la fiche enregistrée, un bandeau distingue le brouillon et un
bouton Historique des validations est disponible. Dans la vue testée, le
statut En cours de la fiche est présenté comme Brouillon dans le
registre.
Cliquez sur Historique des validations pour consulter les versions
validées lorsqu’elles existent. La fenêtre annonce que chaque version
validée est conservée telle qu’à sa date de validation. Pour l’exemple
non validé, elle indique qu’aucune version n’a encore été validée; la
création d’une version validée n’a pas été testée.
Capture 20 Statut, dates et suivi interne de la fiche.
Sauvegarder et consulter un aperçu
Objectif : Contrôler la fiche puis conserver les
informations saisies.
Prérequis : La fiche a été relue et les champs
requis sont renseignés.
Résultat à vérifier : La fiche enregistrée apparaît
dans le registre et ses informations sont restituées à la réouverture.
Ce contrôle a été effectué sur l’exemple fictif pour les finalités, la
base légale, Direction et la conservation.
Vigilance : Distinguez l’enregistrement, la
validation et l’audit. Une fiche peut être enregistrée comme Brouillon
et rester Non auditée. Relisez la fiche avant toute validation.
Capture 21 Le registre contient le traitement fictif après
rechargement complet.
Questionnaire IA guidé
Objectif : Parcourir la fiche avec une question à la
fois.
Prérequis : Les informations du traitement sont
connues et peuvent être contrôlées par le rédacteur.
Résultat à vérifier : Le parcours vise à guider la
saisie champ par champ.
Vigilance : Lors de la vérification, l’ouverture a
déclenché une analyse du premier champ, puis une erreur technique.
Aucune réponse ni génération aboutie n’a été vérifiée. Le mode vocal n’a
pas été testé. Si l’assistance est indisponible, renseignez les sections
manuellement.
Capture 22 Accès au Questionnaire IA Guidé depuis l’éditeur de
fiche.
4Registre des activités en sous-traitance
Ouvrez Registre des activités sous-traitant. L’écran « Registre
Article 30.2 - Activités sous-traitant » sert à décrire les activités
réalisées pour le compte de vos clients.
La Vue registre (art. 30.2) affiche les compteurs Activités, Clients
concernés, Conformes et Score moyen. L’onglet Dossiers clients propose
une autre entrée par client.
Capture 23 Activité fictive enregistrée et toujours présente après
rechargement du registre.
Rechercher et démarrer une activité
Objectif : Retrouver une activité ou ouvrir sa
saisie.
Prérequis : Le bon dossier est ouvert et le service
fourni est connu.
Résultat à vérifier : Les sept onglets permettent de
préparer la fiche avant son enregistrement.
Vigilance : Le statut de conformité doit refléter
une revue réelle; la valeur initialement affichée est À vérifier.
Types proposés : Hébergement de données, Support applicatif N2/N3,
Infogérance Microsoft 365, Archivage sécurisé, Sauvegarde et PRA
externalisé, Maintenance infrastructure, Sécurité et supervision,
Services Cloud et Autre.
Associer les clients finaux
Objectif : Indiquer pour quels clients l’activité
est réalisée.
Prérequis : Les clients concernés et leurs
coordonnées professionnelles sont connus.
Résultat à vérifier : Les clients sélectionnés
correspondent au périmètre du service.
Vigilance : La fenêtre de création de client a été
ouverte; son enregistrement n’a pas été testé. N’insérez que les
informations nécessaires.
Décrire les données et leur circulation
Objectif : Documenter les données, les
sous-traitants de rang 2 et les lieux de traitement.
Prérequis : Le fonctionnement du service et les
prestataires sont connus.
Résultat à vérifier : Le périmètre de données et les
acteurs de la chaîne de traitement sont décrits.
Vigilance : Une liste en cours de chargement ne
prouve pas qu’aucun sous-traitant n’existe. Attendez son chargement
avant de poursuivre.
Données proposées : identité, coordonnées, connexion, localisation,
santé, finances, RH, contrats, navigation, données techniques et Autre.
Personnes proposées : clients, prospects, employés, candidats,
fournisseurs, partenaires, patients, usagers et Autre.
Capture 24 Début de l’onglet Données et catégories de données.
Renseigner sécurité et fin de contrat
Objectif : Décrire les mesures du service et le sort
des données.
Prérequis : Les dispositions de sécurité et les
instructions contractuelles sont disponibles.
Résultat à vérifier : Les mesures, certifications et
règles de fin de contrat peuvent être rapprochées des pièces
justificatives.
Vigilance : La présence d’une certification dans la
liste ne démontre pas qu’elle couvre ce service. Vérifiez son périmètre
et sa validité.
Mesures proposées : chiffrement au repos/en transit, contrôle par
rôles, authentification multifacteurs, journalisation, surveillance,
continuité et reprise d’activité, sauvegardes, tests d’intrusion,
gestion des vulnérabilités, formation, politiques de gestion des
incidents et des accès, Autre.
Libellés proposés sous Certifications de sécurité : ISO 27001, ISO
27701, HDS, SOC 2 Type II, CISPE, SecNumCloud, Certification PASSI, PCI
DSS et Autre.
Capture 25 Champs de conservation et de destruction.
Enregistrer et contrôler le résultat
Objectif : S’assurer que l’activité existe
réellement dans le registre.
Prérequis : Les onglets ont été relus et les champs
requis complétés.
Résultat à vérifier : La création et la modification
de l’activité fictive ont été vérifiées. Après enregistrement,
rechargement et réouverture, le nom, le type, les descriptions et la
note interne modifiée ont été restitués.
Vigilance : Contrôlez toujours la fin du chargement
et le résultat de l’enregistrement. La corbeille est visible dans la
colonne Actions, mais la suppression n’a pas été testée.
Capture 26 Informations générales de l’activité restituées après
modification et réouverture.
Préparer un dossier client
Objectif : Organiser le suivi par client donneur
d’ordre et prestation.
Prérequis : Le client, la prestation et le rôle des
acteurs sont identifiés.
Résultat à vérifier : L’interface présente un
dossier par client donneur d’ordre et prestation; la Vue registre reste
la liste des activités.
Vigilance : Le formulaire a été ouvert sans
création. Dupliquer un autre dossier était désactivé dans le dossier
test. La qualification du rôle doit être examinée avant validation.
Capture 27 Formulaire de préparation d’un dossier client, sans
enregistrement.
5Cartographie des données
La Cartographie interactive des données propose une vue des liens
autour des personnes et des catégories de données, ainsi qu’un
simulateur de demandes d’accès. Son utilité dépend des informations
renseignées dans le dossier.
Afficher et parcourir la cartographie
Objectif : Lire les liens représentés dans la
cartographie.
Prérequis : Les traitements et leurs données ont été
renseignés.
Résultat à vérifier : Le schéma doit refléter les
informations présentes dans le dossier.
Vigilance : La vue de l’exemple présente Clients (1
registre). Une catégorie dessinée permet de repérer des traitements
documentés; elle ne prouve pas l’extraction de données depuis les
logiciels métiers.
Capture 28 Catégorie Clients représentée après l’enregistrement du
traitement fictif.
Ouvrir le détail d’une catégorie
Objectif : Retrouver les traitements associés à une
catégorie de personnes.
Prérequis : La cartographie présente au moins une
catégorie.
Résultat à vérifier : Le détail Clients de l’exemple
présente le traitement fictif, sa finalité, son statut Brouillon, sa
base légale et la catégorie « identite ».
Vigilance : L’ouverture du détail a été vérifiée. Le
parcours Guide demandes d’accès n’a pas été exécuté.
Capture 29 Détail de la catégorie Clients et traitement associé.
Utiliser le simulateur de demande
Objectif : Préparer une recherche par demandeur,
public et catégories de données.
Prérequis : Le traitement de la demande est autorisé
et les informations de recherche sont disponibles.
Résultat à vérifier : Le simulateur recherche à
partir des critères saisis; examinez les résultats avant de les
utiliser.
Vigilance : L’écran se présente comme un simulateur.
Son ouverture ne signifie ni envoi d’une réponse, ni extraction
effective, ni rectification ou effacement dans un logiciel métier. La
recherche n’a pas été exécutée pour cette notice.
Les groupes affichés couvrent identification personnelle,
coordonnées, informations bancaires, patrimoine, situation fiscale et
professionnelle, données techniques, identifiants administratifs, médias
et données sensibles.
Capture 30 Formulaire du simulateur de demande d’accès.
6Décrire et contrôler les flux de données
Un flux décrit qui transmet quelles données, à qui et par quel moyen.
L’écran affiche les niveaux Alerte, À vérifier et Maîtrisé, puis cinq
onglets pour consulter les échanges et les points de contrôle.
Capture 31 Liste des flux, filtres et accès aux vues
complémentaires.
Déclarer un flux
Objectif : Décrire un échange concret de
données.
Prérequis : Le traitement, l’émetteur, le
destinataire et le moyen de transmission sont connus.
Résultat à vérifier : La reprise des données dans le
formulaire a été vérifiée après sélection du traitement. Le flux n’a pas
été enregistré; sa présence dans la liste et sa persistance restent à
contrôler.
Vigilance : Les valeurs « Inconnu » appellent une
vérification. L’activation d’un transfert sans garantie a fait
apparaître une alerte dans le formulaire; ne changez pas les réponses
uniquement pour obtenir un indicateur favorable.
Capture 32 Haut du formulaire Nouveau flux avec émetteur,
destinataire et données.
Rechercher et lire les vues de flux
Objectif : Retrouver un échange et comprendre ses
dépendances.
Prérequis : Des flux ont été enregistrés.
Résultat à vérifier : Les vues et résultats
correspondent aux flux déclarés et aux critères choisis.
Vigilance : Dans un dossier sans flux déclaré, les
vues signalent l’absence de flux. Elles ne prouvent pas l’absence
d’échanges réels. Le format du bouton Exporter et son fichier n’ont pas
été testés.
Examiner les contrôles de cohérence
Objectif : Repérer les liens et références
manquants.
Prérequis : Les registres liés sont renseignés.
Résultat à vérifier : Les points signalés sont
expliqués ou corrigés dans les registres concernés.
Vigilance : Le formulaire Ignorer avec motif a été
ouvert sans enregistrement. Documentez la raison avant de mettre un
point de côté. Un écran « Tout est cohérent » sur un dossier vide ne
valide pas la complétude du dossier.
Capture 33 Point Traitements sans logiciel et commande Ignorer avec
motif.
Préparer le plan de transfert
Objectif : Suivre les échanges de données de santé
signalés comme non sécurisés.
Prérequis : Des flux concernés sont recensés et leur
analyse a été confirmée.
Résultat à vérifier : L’interface indique qu’un flux
sort du plan lorsqu’il passe à un moyen sécurisé.
Vigilance : Le plan était vide lors de l’inspection;
la saisie d’une action et la sortie d’un flux du plan n’ont pas été
testées.
Consulter les propositions ALIX
Objectif : Accéder à l’assistance proposée pour
identifier des flux.
Prérequis : Les informations du dossier sont
suffisamment renseignées.
Résultat à vérifier : Les propositions, lorsqu’elles
sont générées, doivent être revues avant d’en faire des éléments du
registre.
Vigilance : Le bouton a été observé, mais aucune
génération ALIX n’a été exécutée. Les étapes internes et le résultat ne
sont donc pas décrits comme vérifiés.
7Délais de conservation
Le Registre des délais de conservation rassemble les règles par
traitement et par document. Les onglets Registre des délais et
Référentiels sources permettent de décrire les durées, leurs sources,
les exemplaires concernés et le sort final prévu. Les justificatifs et
preuves restent dans le Drive du client ; leurs références sont
renseignées dans DPO SUITE.
Périmètre vérifié : Cette section décrit l’interface
vérifiée le 17 octobre 2026 dans CLIENT TEST, sur une fiche fictive
existante. Les formulaires ont été parcourus sans créer, modifier ni
enregistrer de ligne. Les résultats d’ajout, d’export, d’extraction et
de génération IA restent à contrôler lors de leur utilisation.
Capture 34 Registre des délais dans CLIENT TEST et document fictif
existant.
Consulter les délais du registre
Objectif : Repérer les durées documentées, les
lignes incomplètes et le traitement à compléter.
Prérequis : Le bon dossier client est ouvert et les
traitements concernés existent dans le registre.
Résultat à vérifier : La liste et les compteurs
permettent de repérer ce qui reste à préciser, en cohérence avec les
fiches de traitement.
Vigilance : Un crayon et une corbeille sont visibles
sur les lignes. Vérifiez le traitement et le document ciblés avant toute
modification ou suppression, puis contrôlez le résultat. Le registre
documente la conservation ; sa consultation ne démontre aucune purge
automatique.
Préparer un référentiel source
Objectif : Fournir un texte de référence aux
propositions de règles de conservation.
Prérequis : Le texte applicable, son origine et sa
version sont identifiés. Vous êtes autorisé à importer son contenu.
Résultat à vérifier : Le référentiel enregistré doit
comporter des règles relues et une source précise, retrouvable dans le
Drive client.
Vigilance : L’ouverture et les options ont été
vérifiées. Aucun import, aucune extraction ni aucun enregistrement n’ont
été exécutés pour cette notice.
Capture 35 Ajout d’un référentiel et étapes de préparation des
règles.
Ajouter un délai dans la vue consolidée
Objectif : Associer au bon document une phase de
conservation, un type de durée et un déclencheur explicites.
Prérequis : Le traitement est identifié. Préparez la
règle retenue ou les points qui restent à déterminer, ainsi que les
sources permettant de les justifier.
Durée fixe : Renseignez Durée, Unité et Point de
départ. L’unité affichée par défaut est Années : contrôlez-la avant de
valider. Le point de départ doit désigner un événement identifiable.
Durée de la relation + délai : Renseignez Délai
après la relation, Unité et Point de départ. Précisez la relation
concernée et l’événement qui marque sa fin. L’exemple affiché de durée
du contrat puis trois ans illustre la saisie ; il ne vaut pas règle
applicable à votre dossier.
Jusqu’à un événement : Renseignez Événement qui met
fin à la conservation. Décrivez cet événement de façon à pouvoir
reconnaître sa réalisation.
À déterminer : L’interface indique « La durée doit
encore être fixée » et propose Point de départ. Renseignez ce qui est
établi, puis faites déterminer et justifier la durée avant de considérer
la règle comme complète.
Résultat à vérifier : Le nom du document, la phase,
le type de durée, l’unité éventuelle et l’événement déclencheur
décrivent une règle compréhensible. Une durée encore inconnue reste
explicitement à déterminer.
Vigilance : Aucune durée ni phase ne doit être
déduite d’un exemple d’écran. Faites revoir les choix applicables et
leurs justifications par le DPO. Le parcours a été contrôlé sans
enregistrer de nouvelle ligne.
Étape 1 Durée
Capture 36a Phase, type de durée, durée, unité et point de
départ.
Choisir la phase de
conservation
Capture 36b Les quatre phases proposées dans le formulaire.
Choisir le type de durée
Capture 36c Les quatre types de durée proposés dans le
formulaire.
Justifier et localiser les données
Objectif : Distinguer le fondement du traitement de
la source de la durée, puis repérer l’exemplaire de référence et ses
copies.
Prérequis : La fiche de traitement, les références
justificatives et les lieux de conservation réels sont connus.
La base de licéité explique le fondement du traitement. La source de
la durée explique pourquoi cette règle de conservation est retenue. La
présence de la première ne justifie pas, à elle seule, la durée
inscrite.
Résultat à vérifier : La source de la durée est
retrouvable. L’exemplaire de référence et les copies recensées
correspondent aux lieux et supports réellement utilisés, avec une règle
de fin de conservation cohérente.
Vigilance : Cet écran documente les lieux et les
supports. Ajouter une copie ne crée pas un fichier. Cocher une
suppression commune ne prouve pas qu’un effacement automatique est
configuré ou exécuté. Conservez les éléments de vérification dans le
Drive client.
Capture 36d Étape 2 Bases et source de la durée.Capture 36e Étape 3 Où est la donnée et accès à l’ajout de
copies.
Définir le sort final et contrôler l’ajout
Objectif : Décrire ce qui doit arriver aux données à
l’échéance, tracer la validation obtenue et vérifier la ligne après son
ajout.
Prérequis : Le responsable de la donnée et les
modalités de fin de conservation sont identifiés. Les décisions et
preuves disponibles peuvent être référencées.
Résultat à vérifier : La ligne ajoutée correspond au
document visé et restitue les informations attendues. Le sort final, sa
justification et la validation déclarée peuvent être rapprochés de leurs
preuves.
Vigilance : Les boutons d’ajout et de validation
n’ont pas été activés pour cette notice. Leur résultat reste à vérifier
dans votre usage. Aucune notification, signature, validation automatique
ni exécution du sort final n’a été établie par ce contrôle de
l’interface.
Étape 4 Sort final
Capture 36f Sort final, preuve, justification et validation par le
responsable de la donnée.
8Annuaire des destinataires
L’Annuaire des destinataires consolide les destinataires utilisés
dans le registre du client. Chaque entrée indique le nombre de
traitements dans lesquels elle apparaît. L’écran expose aussi des
fonctions de détection et de fusion des doublons.
Capture 37 Direction apparaît dans l’annuaire et est associé à un
traitement.
Rechercher un destinataire
Objectif : Voir quels destinataires sont présents
dans le registre.
Prérequis : Les destinataires sont renseignés dans
les fiches de traitement.
Résultat à vérifier : La liste vous permet de
repérer les noms utilisés et leur fréquence dans les traitements.
Vigilance : Aucun bouton de création autonome de
destinataire n’est présent dans la vue inspectée. Une liste vide peut
provenir de fiches encore absentes ou non renseignées.
Examiner les doublons
Objectif : Repérer les dénominations qui pourraient
désigner un même destinataire.
Prérequis : La liste contient des destinataires et
vous connaissez leur identité exacte.
Résultat à vérifier : Les éventuels rapprochements
doivent réduire les doublons sans confondre des entités distinctes.
Vigilance : L’interface annonce une fusion sur
l’ensemble des traitements. Dans l’exemple contenant un seul
destinataire, le bouton IA reste désactivé. La détection et la fusion
n’ont pas été exécutées.
9Contrôler son travail et résoudre les blocages
Avant de terminer une session, vérifiez le bon dossier, la sauvegarde
effective, la cohérence des liens entre objets et l’accès aux documents
de référence.
• Rouvrez toute fiche modifiée et relisez au moins les champs
changés.
• Vérifiez les destinataires, logiciels et rôles liés au
traitement.
• Comparez les durées et les flux à leurs vues consolidées.
• Contrôlez les références et liens Drive avec les accès des
utilisateurs concernés.
• Ouvrez chaque export avant de le partager.
Situation
Action conseillée
Une liste est vide
Retirez les filtres et la recherche. Vérifiez le client, puis
l’existence des données sources.
Un bouton est désactivé
Vérifiez les champs requis, les sélections et la présence de
données. Ne déduisez pas une erreur si un prérequis manque.
La fiche ne réapparaît pas après sauvegarde
Vérifiez le message de résultat et les filtres. Si une erreur
d’accès est affichée, faites vérifier vos droits.
Une rubrique affiche Chargement
Attendez la fin du chargement. Une vue transitoire ne prouve pas une
absence de données.
Un lien Drive ne s’ouvre pas
Vérifiez l’adresse, la version du document et les droits de lecture
auprès du propriétaire.
Historique des modifications annoncé prochainement
Cette fenêtre ne propose pas encore de consultation détaillée.
L’Historique des validations d’une fiche est une commande distincte.
Conservez votre propre traçabilité de revue selon vos procédures.
Une suggestion IA est incorrecte
Corrigez-la à partir des informations établies. Faites valider les
qualifications par le DPO.
Une anomalie persiste
Notez le dossier, l’écran, l’heure, l’action et le message affiché.
Le bouton Signaler un bug est visible dans l’application. Évitez d’y
joindre des données personnelles inutiles.
Cette notice décrit la prise en main des commandes. Les tests
d’import, de génération IA, de fusion et d’actions en masse peuvent
modifier plusieurs éléments. Préparez leur périmètre et relisez les
résultats avant de poursuivre.
10Comprendre le Parcours de la donnée
Ce chapitre explique la fonction d'après sa description par l'éditeur. Il n'est pas illustré par des captures : les libellés exacts des écrans sont à vérifier dans l'application.
Parcours de la donnée et flux : deux vues différentes
Selon l'éditeur, les flux de données (chapitre 6) décrivent les canaux de communication vers l'extérieur : messagerie sécurisée, API, échange avec un prestataire. Le Parcours de la donnée décrit la vie physique et numérique de la donnée au sein même de l'organisme : d'où elle vient, dans quels logiciels et chez quels sous-traitants elle est traitée, où se trouve l'exemplaire de référence et où se trouvent les copies.
L'exemplaire de référence gouverne la durée
L'exemplaire de référence est l'endroit officiel où la donnée fait foi, par exemple le dossier de santé au travail informatisé ou le logiciel de gestion des ressources humaines. Selon l'éditeur, c'est cet exemplaire qui gouverne la durée de conservation.
Cartographier les copies secondaires
Les copies circulent inévitablement dans les services. L'éditeur cite notamment les sauvegardes informatiques, les exports Excel de travail, les dossiers papier imprimés, les boîtes de messagerie professionnelles, les clés USB et les postes locaux des agents. Leur saisie se fait dans l'étape Où est la donnée (rubrique 7.4).
Interrogez le référent opérationnel sur les exports et extractions faits régulièrement.
Demandez au responsable informatique la durée de rétention des sauvegardes.
Pensez aux clés USB, aux postes nomades et aux boîtes de messagerie, souvent oubliés.
Alertes de sur-conservation et preuves manquantes
Selon l'éditeur, dès qu'une copie est conservée plus longtemps que l'exemplaire de référence, une alerte orange ou rouge de sur-conservation apparaît sur la fiche du traitement. Le Parcours de la donnée met aussi en évidence, pour chaque copie déclarée, l'absence de justificatif : procédure de purge non formalisée ou attestation de destruction manquante.
Ce qu'il faut vérifier
À vérifier
11Documents, données applicatives et validation métier
Ce chapitre explique la fonction d'après sa description par l'éditeur. Il n'est pas illustré par des captures : les libellés exacts des écrans sont à vérifier dans l'application.
Documents ou données applicatives
DPO SUITE distingue deux réalités. Pour un document ou un dossier (contrat signé, bulletin de paie), la conservation porte sur un fichier ou une pièce physique, avec un exemplaire de référence et des copies. Pour une donnée applicative (compte client inactif dans un CRM, profil utilisateur, historique de connexion), la conservation s'exécute par des mécanismes applicatifs.
Désactivation du compte : l'accès est coupé et l'enregistrement n'est plus utilisé.
Purge automatique en base de données : les enregistrements arrivés à échéance sont supprimés.
Anonymisation de la ligne : l'enregistrement est conservé sans identifier la personne, sans toucher au reste de la base.
Choisir un sort final réaliste
Le sort final est ce qui advient de la donnée à l'issue de sa conservation. L'éditeur en décrit le sens :
Destruction sécurisée : broyage du papier ou effacement numérique irréversible.
Anonymisation définitive : les données ne permettent plus d'identifier personne et peuvent servir à des statistiques.
Versement aux archives publiques : pour les organismes soumis aux règles des archives publiques.
Restitution : remise des données à la personne ou au client, par exemple à la fin d'une prestation réalisée comme sous-traitant (art. 28).
Réutiliser une même fiche sur plusieurs traitements
Selon l'éditeur, une même fiche de document ou de donnée applicative peut être liée à plusieurs traitements sans être recréée.
La validation par le responsable métier
Selon l'éditeur, la fiche de conservation est soumise au responsable opérationnel de la donnée, identifié par son nom et sa fonction, qui valide formellement les règles de purge. Si le responsable change ou si les durées sont modifiées, la validation tombe automatiquement et la fiche repasse à l'état "À valider". La saisie de ce champ est décrite à la rubrique 7.5.
Ce qu'il faut vérifier
À vérifier
12Compléments sur la fiche de traitement
Ce chapitre explique la fonction d'après sa description par l'éditeur. Il n'est pas illustré par des captures : les libellés exacts des écrans sont à vérifier dans l'application.
Données de l'article 9 et de l'article 10
L'éditeur indique que les données sensibles de l'article 9 (santé, biométrie, appartenance syndicale, opinions politiques ou philosophiques) font l'objet d'un signalement visuel dans la fiche. Il distingue aussi les données relatives aux infractions et condamnations pénales relevant de l'article 10.
Encadrer un transfert hors Union européenne
Pour chaque pays de destination, l'éditeur prévoit l'indication de l'encadrement du transfert : décision d'adéquation de la Commission européenne, clauses contractuelles types (CCT) ou règles d'entreprise contraignantes (BCR).
Adéquation : vérifiez que la décision couvre bien le pays et, le cas échéant, le destinataire concerné.
CCT : référencez le contrat signé dans le Drive du client.
BCR : vérifiez qu'elles ont été approuvées et qu'elles couvrent l'entité destinataire.
Modifier un traitement validé et garder l'historique
Selon l'éditeur, le DPO peut ajuster un traitement déjà validé (corriger une sous-finalité, ajouter un destinataire ou un sous-traitant) sans que la fiche repasse en brouillon : elle reste en vigueur. Chaque modification conserve une trace de ce qui a changé, par qui et à quelle date, et l'état du registre à une date passée doit pouvoir être retrouvé.
Importer un registre avec correspondance des colonnes
L'éditeur décrit un import de registre existant au format Excel ou CSV, avec une interface qui fait correspondre chaque colonne du fichier aux champs de DPO SUITE, sans reformater le tableau à la main.
Avant l'import, relisez le fichier source et retirez les colonnes inutiles ou les valeurs de données réelles.
Associez chaque colonne au champ dont le sens est le même, pas seulement le nom.
Après l'import, relisez les brouillons créés avant toute validation.
Ce qu'il faut vérifier
À vérifier
Notice utilisateur DPO SUITE
Parties prenantes
Référence DPO-SUITE-NOTICE-PARTIES-PRENANTES
Version 2026.10.17.1
Mise à jour du 17 octobre 2026
Cette notice explique comment identifier, renseigner et suivre les
partenaires dans les trois rubriques du menu Parties prenantes :
Sous-traitants, Co-responsables de traitement et Responsables de
traitement autonomes.
Commencez par sélectionner le bon dossier client et qualifier le rôle
de l’organisme pour le traitement concerné. Utilisez ensuite le sommaire
pour rejoindre votre tâche. Les procédures associent les actions dans
l’outil, le résultat à contrôler et les points de vigilance.
Documents de référence : Les justificatifs restent
dans le Drive du client. Renseignez dans DPO SUITE les références et les
liens utiles, puis vérifiez que les personnes habilitées peuvent ouvrir
les pièces. Conservez la version du document, sa date et le périmètre
qu’il couvre.
Avant de valider : Un statut, une note, une couleur
ou une suggestion automatisée ne suffit pas à établir la conformité d’un
partenaire. Les qualifications, les engagements et les décisions de
validation doivent être examinés avec le DPO.
Version 2026.10.17.1 du 17 octobre 2026. Actualisation ciblée sur les
sous-traitants ultérieurs. Les essais antérieurs du 12 octobre 2026
restent décrits dans les procédures correspondantes.
Avant diffusion : Co-responsables : blocage
rencontré lors des tests dans CLIENT TEST, non reproduit par
l’utilisateur ; cause non établie. La création et sa persistance restent
à revérifier dans une session où la sauvegarde aboutit. La fenêtre
Nouvel envoi s’ouvre de façon stable dans la rubrique Mailings envoyés ;
son enregistrement n’a pas été testé. Les parcours et leurs limites sont
distingués dans les procédures.
1Accéder aux parties prenantes
Le menu Parties prenantes rassemble trois registres de partenaires.
Sélectionnez la rubrique après avoir vérifié le rôle de l’organisme pour
le traitement concerné.
Résultat à vérifier : Le bon client et le bon
registre sont affichés. La mention Aucun sous-traitant et le compteur 0
illustrent un registre vide dans CLIENT TEST.
Vigilance : La vue du dossier et les droits du
compte peuvent modifier les commandes disponibles. Si une rubrique
manque, faites vérifier vos droits et la visibilité du menu avant de
conclure qu’elle n’existe pas.
Capture 1 Menu Parties prenantes et registre des sous-traitants dans
CLIENT TEST.
2Choisir la rubrique et préparer les preuves
La qualification dépend des activités et des décisions réelles. Un
même organisme peut avoir plusieurs rôles selon les opérations. Décrivez
le périmètre et faites examiner le raisonnement par le DPO avant de
choisir la rubrique.
Rubrique
Situation à documenter
Sous-traitants
L’organisme traite des données pour le compte du responsable du
traitement, selon ses instructions. Article 28 du RGPD.
Co-responsables de traitement
Les organismes déterminent ensemble les finalités et les moyens
essentiels d’un même traitement. Article 26 du RGPD.
Responsables de traitement autonomes
L’organisme décide de ses propres finalités et moyens pour le
traitement considéré. Décrivez les échanges et les responsabilités de
chaque organisme.
Un contrat commercial, un logiciel partagé ou un échange de données
ne suffit pas à trancher le rôle. En cas de doute, conservez les faits
et les points à résoudre. La qualification ne se déduit pas
automatiquement de la catégorie choisie dans DPO SUITE.
• L’identité exacte de l’entité contractante et ses coordonnées
professionnelles.
• La prestation ou la relation, les traitements concernés et les
données effectivement utilisées.
• Le contrat ou accord applicable, ses annexes et les décisions du
DPO.
• Les éléments de sécurité, les lieux de traitement et les conditions
des échanges à documenter.
• Les liens vers les pièces dans le Drive client et les éléments à
obtenir lorsqu’une preuve manque.
Méthode : Pour chaque pièce, notez un intitulé
précis, une date ou version, le périmètre et le lien. Gardez une
question ouverte lorsque l’information n’est pas connue. Un champ vide
ou une valeur par défaut ne vaut pas réponse négative.
3Renseigner un sous traitant
Le formulaire Nouveau sous-traitant comporte six onglets :
Identification, Prestation, Données, Criticité, Documents et Autres. Les
astérisques signalent les champs présentés comme obligatoires; relisez
l’ensemble de la fiche avant sa création.
Ouvrir une nouvelle fiche
Objectif : Préparer une fiche dans le bon
dossier.
Prérequis : Le rôle de sous-traitant et le périmètre
de la prestation ont été examinés.
Résultat à vérifier : Le formulaire est ouvert et
les onglets correspondent aux informations à renseigner.
Vigilance : Les captures de création présentent des
champs vides. Une fiche fictive a ensuite été enregistrée pour vérifier
la persistance et les fonctions de modification. Relisez toujours les
éventuels messages de validation.
Capture 2 Création d’un sous-traitant et accès aux six onglets.
Renseigner l’identification et les contacts
Objectif : Identifier l’entité et les personnes à
contacter pour les sujets de protection des données.
Prérequis : Vous disposez de sources fiables et à
jour sur l’organisme.
Résultat à vérifier : La fiche désigne l’entité
attendue et un contact vérifié.
Vigilance : Rechercher dans l’annuaire et le champ
Rechercher dans l’annuaire (SIRET ou nom) proposent une aide à
l’identification. Vérifiez toujours le résultat avant de le réutiliser.
Pays de traitement doit décrire la prestation réellement concernée; le
pays du siège peut être différent.
Préremplir depuis des pages web
Objectif : Utiliser l’aide de préremplissage
proposée dans Identification.
Prérequis : Les pages officielles du prestataire ont
été identifiées et peuvent être utilisées dans ce contexte.
Résultat à vérifier : Les éléments proposés
correspondent aux sources et les informations absentes restent
identifiées comme telles.
Vigilance : L’interface annonce l’extraction et le
préremplissage; aucune analyse n’a été exécutée pour cette notice. Une
page publique ne prouve pas, à elle seule, les garanties contractuelles
ou la conformité de votre usage.
Capture 3 Pages sources et commande Analyser avec l’IA.
Décrire la prestation et les traitements liés
Objectif : Relier le partenaire à la prestation et
aux traitements du registre principal.
Prérequis : Les traitements concernés sont
identifiés dans le dossier.
Résultat à vérifier : La prestation est
compréhensible et les traitements liés correspondent à son
périmètre.
Vigilance : Ne reliez pas tous les traitements par
facilité. Distinguez le prestataire contractuel de la chaîne de
sous-traitance et faites confirmer tout cas de niveau ultérieur.
Capture 4 Prestation et traitements liés du registre principal.
Décrire les données et les personnes
Objectif : Documenter les catégories réellement
traitées dans la prestation.
Prérequis : Le contenu et les accès de la prestation
ont été confirmés par le métier et les documents.
Catégories de données affichées : Données d’identification, Données
RH, Données de santé, Données sensibles et Données de connexion.
Résultat à vérifier : Les cases et les détails
décrivent la prestation, en cohérence avec les traitements liés.
Vigilance : Les libellés Employés, Salariés et
Salariés suivis sont distincts à l’écran. Ne déduisez pas leurs contours
sans préciser le contexte. Le libellé Enfants (- 16 ans) ne couvre pas à
lui seul toutes les situations concernant des mineurs.
Capture 5 Catégories de personnes concernées et champ de
précision.
Apprécier la criticité
Objectif : Consigner un niveau de criticité et son
raisonnement.
Prérequis : Les données, les personnes et les
opérations de la prestation sont décrites.
Résultat à vérifier : Le niveau retenu est
accompagné d’une justification cohérente avec la prestation.
Vigilance : La valeur affichée par défaut n’est pas
une évaluation. Faites revoir le niveau lorsqu’un changement de données,
d’accès, de pays ou de prestation modifie le risque.
Capture 6 Les quatre niveaux de criticité proposés.
Référencer les documents
Objectif : Suivre la disponibilité des pièces
nécessaires à l’examen du partenaire.
Prérequis : Les pièces sont conservées dans le Drive
client et leur applicabilité a été examinée.
Familles affichées : Contrat ou accord de sous-traitance; Analyse
juridique du transfert; Évaluation de sécurité / Plan de remédiation;
DPIA / Analyse de risque; Engagement de confidentialité.
Copie fournie affiche aussi Localisation / Référence et Examiné par
le DPO. Aucun téléversement n’a été réalisé. Choisissez Non applicable
seulement après avoir examiné et documenté la raison de cette
inapplicabilité; ce statut ne doit pas masquer une pièce manquante.
Résultat à vérifier : Chaque statut correspond à une
situation vérifiée et les pièces utiles sont retrouvables.
Vigilance : Manquant est affiché par défaut. La
présence d’un document ne suffit pas à établir son adéquation, sa
signature ou sa validité. L’intitulé DPIA / Analyse de risque ne
signifie pas que chaque prestation impose automatiquement une AIPD.
Capture 7 Référence fournie, Localisation / Référence et case Examiné
par le DPO.
Compléter puis créer la fiche
Objectif : Relire la saisie avant de soumettre le
formulaire.
Prérequis : Les informations et les pièces ont été
contrôlées dans les cinq premiers onglets.
Résultat à vérifier : La fiche est retrouvable dans
le bon dossier et contient les informations attendues.
Vigilance : Créer soumet une fiche à l’outil; cette
action ne vaut pas validation juridique de la relation. La création
fictive a été retrouvée après rechargement, avec le statut Actif et la
mention Non audité.
Capture 8 Notes complémentaires dans l’onglet Autres.
Retrouver et modifier un sous traitant
Objectif : Mettre à jour une fiche existante et
vérifier les valeurs enregistrées.
Prérequis : La fiche et les changements attendus ont
été identifiés.
Résultat à vérifier : La création du prestataire
fictif et la modification de Notes complémentaires ont été retrouvées
après rechargement et réouverture.
Vigilance : La fiche de démonstration apparaît dans
Sous-traitants RGPD qualifiés, avec le statut Actif et la mention Non
audité. Ces trois informations ne décrivent pas le même contrôle et ne
valent pas une conformité acquise.
Capture 9 Notes complémentaires modifiées et retrouvées dans la fiche
fictive.
Examiner les compléments de documentation
Objectif : Repérer les suivis supplémentaires
proposés dans une fiche enregistrée.
Prérequis : La fiche existe et les responsables de
ses différents contrôles sont connus.
Résultat à vérifier : Vous identifiez les flux,
l’intervention du RSSI et le suivi du questionnaire à compléter dans le
dossier.
Vigilance : L’exemple affiche Flux (0), aucun RSSI
désigné et Aucun questionnaire envoyé. La déclaration d’un flux, la
désignation d’un RSSI et l’envoi du questionnaire n’ont pas été
exécutés. Avant un envoi, vérifiez le destinataire, le contenu et
l’autorisation de solliciter le partenaire.
Consulter les mailings envoyés
Une fiche enregistrée présente désormais huit onglets, dont
Sous-traitants ultérieurs et Mailings envoyés. L’onglet Mailings envoyés
affiche le nombre d’envois, le nombre d’envois avec des points à revoir,
un export Excel et Ajouter un envoi. Dans l’exemple vide, Excel est
désactivé et Aucun envoi enregistré pour le moment est affiché.
Deux accès à distinguer : Le retest de l’ouverture a
été réalisé dans la rubrique dédiée Mailings envoyés du dossier client,
distincte de l’onglet intégré à la fiche sous-traitant. Le parcours
depuis cet onglet n’a pas été revérifié lors du retest.
Préparer une trace : Dans la rubrique Mailings
envoyés, cliquez sur Ajouter un envoi. La fenêtre porte le titre Nouvel
envoi. Les champs visibles permettent de préparer la trace suivante
:
Résultat observé le 12 octobre 2026 : La fenêtre
Nouvel envoi est restée ouverte lors de deux observations successives,
puis a été fermée volontairement avec Annuler. Aucun champ n’a été
renseigné; aucun enregistrement ni envoi n’a été effectué. Le compteur
final était de 0 envoi(s).
Limite du test : L’ouverture du formulaire est
vérifiée dans la rubrique dédiée. La sauvegarde, la réouverture d’une
trace et l’export Excel restent à contrôler avant de considérer le
parcours complet comme validé.
Capture 10 Fenêtre Nouvel envoi stable dans la rubrique Mailings
envoyés. Le bas du formulaire nécessite un défilement.
Suivre les sous traitants ultérieurs
Objectif : Recenser les prestataires de rang 2
rattachés à un sous-traitant et renseigner le préavis contractuel
applicable à ce suivi.
Prérequis : La fiche du sous-traitant principal
existe. La liste des prestataires qu’il mobilise et les conditions
contractuelles correspondantes ont été examinées.
Ouvrir le nouvel onglet
Le nouvel onglet est accessible dans une fiche déjà créée. Le
formulaire Nouveau sous-traitant conserve ses six onglets ; enregistrez
d’abord la fiche principale, puis rouvrez-la avec Modifier.
Le formulaire de modification comporte désormais huit onglets :
Identification, Prestation, Données, Criticité, Documents,
Sous-traitants ultérieurs, Autres et Mailings envoyés.
Capture 11 Onglet Sous-traitants ultérieurs dans CLIENT TEST,
sélection depuis le registre et préavis contractuel. Vue du 17 octobre
2026.
Choisir un prestataire déjà
recensé
La zone Ajouter un sous-traitant ultérieur (choisi dans le registre)
propose un sélecteur et le bouton Ajouter. Vérifiez l’identité du
prestataire et son rôle pour la prestation avant de préparer son
rattachement.
Dans le dossier de démonstration inspecté, le registre ne comporte
qu’une fiche : le sélecteur affiche Aucun prestataire disponible et le
bouton Ajouter est désactivé. Aucun sous-traitant ultérieur recensé est
affiché sous la zone de saisie.
Lorsque le prestataire recherché n’est pas proposé, vérifiez d’abord
le registre pour éviter un doublon. La commande Absent de la liste ?
Créer un nouveau prestataire est disponible dans ce même onglet.
Créer un prestataire
absent du registre
L’interface indique qu’une fiche est créée dans le registre des
sous-traitants du client et pourra être complétée ensuite. Après une
création aboutie, contrôlez la nouvelle fiche et son rattachement au
sous-traitant principal, puis complétez ses informations et sa
documentation dans le registre.
Capture 12 Formulaire Nouveau prestataire avec Nom du prestataire,
Pays, Service rendu et Créer et ajouter, avant toute saisie. Vue du 17
octobre 2026.
Renseigner le préavis
contractuel
Le champ Préavis contractuel (jours) permet de renseigner une durée
en jours. La valeur affichée dans le dossier inspecté est 30. Renseignez
la durée prévue par le contrat applicable après l’avoir vérifiée ; cette
valeur affichée ne permet pas de conclure à un délai convenu.
Conservez dans le Drive client la liste des prestataires et la clause
ou le document qui établit le préavis. Référencez les pièces utiles dans
la fiche du sous-traitant selon la procédure documentaire de cette
notice.
Contrôler la fiche et
les rattachements
Avant de terminer, vérifiez le dossier, le sous-traitant principal,
l’identité de chaque prestataire ultérieur et la durée de préavis. Après
toute sauvegarde, rechargez la fiche et contrôlez les données et les
liens conservés.
Vigilance : Le champ Type de sous-traitance de
l’onglet Prestation décrit le niveau de la fiche. Le nouvel onglet
Sous-traitants ultérieurs recense les prestataires rattachés à cette
fiche. Examinez les deux informations ensemble pour décrire la chaîne de
sous-traitance sans confondre les entités.
Limite de la vérification du 17 octobre 2026 :
L’ouverture du nouvel onglet et du formulaire Nouveau prestataire a été
contrôlée sans modifier les données du dossier. Aucun prestataire,
rattachement ni changement de préavis n’a été enregistré. Les actions
sur une relation déjà créée, la persistance des changements et l’effet
du préavis n’ont pas été testés.
4Utiliser les commandes du registre des sous traitants
Le registre propose des commandes de création assistée, de mise à
jour collective et d’export. Avant une action collective, vérifiez le
dossier, le nombre de fiches et le périmètre du changement.
Capture 13 Commandes du registre des sous-traitants avec le menu
latéral minimisé.
Créer depuis une conversation de réunion
Objectif : Préparer des fiches à partir d’un texte
déjà disponible.
Prérequis : Le contenu peut être utilisé dans DPO
SUITE et se limite aux informations nécessaires.
Résultat à vérifier : Chaque organisme retenu
correspond à une relation réelle et à un rôle vérifié.
Vigilance : Le bouton est désactivé lorsque la zone
est vide. Son libellé annonce une création : ne l’utilisez pas comme un
simple aperçu. L’analyse, les résultats et leur enregistrement n’ont pas
été exécutés pour cette notice.
Créer plusieurs fiches avec l’IA
Objectif : Ouvrir la création assistée depuis le
registre.
Prérequis : Le texte source a été préparé et les
partenaires existants ont été repérés.
Résultat à vérifier : Les fiches correspondent aux
organismes et prestations attendus, sans doublon ni qualification
supposée.
Vigilance : Le bouton Analyser avec l’IA est
désactivé sur la zone vide. Les étapes qui suivent l’analyse n’ont pas
été observées; ne présumez pas qu’un écran supplémentaire de validation
précède toute création.
Capture 14 Fenêtre de création en masse par IA avant saisie du
texte.
Ouvrir la mise à jour en masse
Objectif : Accéder à la vue de mise à jour des
points essentiels des sous-traitants.
Prérequis : Le changement et les organismes
concernés sont précisément définis.
Résultat à vérifier : La vue affiche le périmètre
attendu pour la section choisie.
Vigilance : La sélection d’une ligne fictive a été
vérifiée sans appliquer de changement. Dans Utilisation, les champs
Prestations / Service rendu et Finalité du traitement sont éditables.
Contrôlez une mise à jour sur un périmètre maîtrisé avant de
l’étendre.
Capture 15 Mise à jour en masse avec une fiche fictive, les onglets
et les champs éditables.
Exporter le registre
Objectif : Choisir le format de sortie adapté au
besoin.
Prérequis : Le contenu du registre et les
destinataires éventuels ont été contrôlés.
Résultat à vérifier : Le fichier est lisible et
correspond au registre attendu.
Vigilance : Les formats du menu ont été vérifiés;
aucun fichier exporté n’a pu être contrôlé pour cette notice. PDF est
présenté comme un document non modifiable, mais ce format ne constitue
pas à lui seul une protection contre toute altération.
Capture 16 Formats proposés dans le menu Exporter.
Synchronisation et rechargement
Sync DPO porte l’aide Mettre à jour le registre DPO officiel. Cette
commande n’a pas été déclenchée pour la notice. Avant de l’utiliser,
faites confirmer le périmètre et la destination attendus, puis contrôlez
le registre résultant. Son libellé ne permet pas de conclure à une
transmission à la CNIL.
Forcer le rechargement est proposé au-dessus du registre. Il peut
être utilisé pour recharger l’affichage lorsque celui-ci paraît décalé.
Contrôlez ensuite le client, le compteur et les fiches; ne répétez pas
une création simplement parce qu’un affichage tarde à changer.
Debug Info est une commande de diagnostic visible dans cette vue.
Réservez les informations techniques à l’assistance habilitée et évitez
de transmettre des captures contenant des données de clients à un
destinataire non autorisé.
Préparer un audit du sous traitant
Objectif : Choisir le périmètre de l’audit à
lancer.
Prérequis : Les objectifs de l’audit, les personnes
chargées de le mener et les pièces à examiner sont définis.
Résultat à vérifier : Les types sélectionnés
correspondent aux contrôles réellement prévus.
Vigilance : Lancer l’audit (0 type) est désactivé
sans sélection. La fenêtre de choix a été inspectée; aucun audit n’a été
lancé ni validé. Le choix Audit technique ne constitue pas une
autorisation d’effectuer des tests sur les systèmes d’un tiers.
Capture 17 Les six types proposés lors de la préparation d’un
audit.
Préparer une fiche logiciel depuis le sous traitant
Objectif : Examiner les informations qui seront
reprises dans une nouvelle fiche logiciel.
Prérequis : Le logiciel est identifié et la création
d’une fiche supplémentaire est justifiée.
Résultat à vérifier : La fenêtre annonce la création
d’une nouvelle fiche logiciel, avec ou sans affiliation selon le
choix.
Vigilance : La fenêtre indique que le sous-traitant
reste inchangé. La création n’a pas été exécutée. Dans l’exemple, la
valeur proposée comme Éditeur reprend le texte du champ Utilisation;
contrôlez cette correspondance et corrigez la fiche logiciel si
nécessaire.
Capture 18 Préparation de la conversion avec choix de l’affiliation
et données annoncées.
Autres actions sur une fiche
Les commandes suivantes sont visibles dans la colonne Actions. Passez
la souris sur une icône pour identifier son libellé avant de
l’utiliser.
Commande
Utilisation et contrôle
Exporter la fiche PDF complète
Exporter une seule fiche, puis ouvrir le fichier pour vérifier
l’identité, le périmètre et le contenu avant partage.
Valider l’audit
Réserver cette action à l’issue de l’examen prévu. Contrôler les
critères, les preuves, les réserves et les droits du validateur. Cette
action n’a pas été déclenchée.
Générer un courrier de demande d’informations
Préparer une demande au partenaire, puis relire le texte, le
destinataire et les informations demandées. La génération ne doit pas
être assimilée à un envoi effectué. Ce parcours n’a pas été
déclenché.
Supprimer
Vérifier la fiche visée, ses liens et les conséquences sur le
dossier avant toute confirmation. La suppression et sa réversibilité
n’ont pas été testées.
Exporter le registre complet est également présent au-dessus de la
liste renseignée. Contrôlez toujours le contenu du fichier obtenu; ne
déduisez pas le périmètre d’un export du seul compteur affiché.
5Renseigner un co responsable de traitement
La rubrique Co-responsables de traitement concerne un traitement dont
les finalités et les moyens essentiels sont déterminés conjointement. Le
formulaire distingue l’identité du partenaire, ses contacts, les
finalités partagées, l’accord, le risque et le statut.
Capture 19 Registre Co-responsables resté vide après les deux
tentatives et rechargements du 12 octobre 2026.
Identifier l’organisme et le contact
Objectif : Créer une description précise du
partenaire concerné.
Prérequis : La co-responsabilité a été examinée pour
le traitement et les entités concernés.
Résultat à vérifier : Le formulaire identifie le bon
organisme et le point de contact prévu pour les questions RGPD.
Vigilance : Nom de l’organisation porte un
astérisque. Les valeurs d’exemple affichées dans les champs servent
d’aide à la saisie; elles ne constituent pas des informations sur le
partenaire.
Capture 20 Informations générales du formulaire Ajouter un
co-responsable.
Décrire les finalités et l’accord
Objectif : Documenter le périmètre de la
co-responsabilité et référencer l’accord applicable.
Prérequis : Les finalités communes et la répartition
des obligations ont été examinées.
Résultat à vérifier : Les finalités sont explicites
et le lien correspond à l’accord applicable.
Vigilance : La case et le lien ne démontrent pas, à
eux seuls, que l’accord répartit correctement les obligations. L’examen
doit aussi couvrir l’information et l’exercice des droits.
Capture 21 Finalités partagées et accord de co-responsabilité dans le
formulaire.
Repère juridique : L’article 26 prévoit une
répartition transparente des obligations. Les grandes lignes de l’accord
sont accessibles aux personnes concernées; celles-ci peuvent exercer
leurs droits auprès de chacun des responsables.
Examiner le risque puis créer
Objectif : Relire le niveau de risque et le statut
avant d’enregistrer.
Prérequis : L’identité, les finalités et la
documentation ont été contrôlées.
Résultat à vérifier : Après une création réussie, la
fiche doit être retrouvée après rechargement, puis rouverte pour
contrôler les valeurs. Ce résultat n’a pas été obtenu lors du
retest.
Vigilance : Moyen et Actif sont des valeurs de
l’outil. Elles n’établissent ni la conformité de l’accord ni une
validation par le DPO.
Limite du test : Blocage rencontré lors des tests
dans CLIENT TEST, non reproduit par l’utilisateur ; cause non établie.
Le 12 octobre 2026, entre 12 h 47 et 12 h 50 UTC, deux tentatives de
création du partenaire fictif ont échoué. Le registre était vide avant
le test et après chaque rechargement ; aucun doublon n’a été observé.
Les champs facultatifs, dont Site web, étaient vides. La réouverture, la
modification et la persistance d’une fiche créée restent donc non
vérifiées.
Message affiché : La fiche n'a pas pu être
enregistrée : Could not find the 'website_url' column of
'joint_controllers_registry' in the schema cache
Conservez le message et l’heure pour l’assistance. Vérifiez la liste
avant toute nouvelle tentative. Ne remplissez pas un champ facultatif
avec une valeur inventée pour contourner le blocage. Lors d’un nouvel
essai, vérifiez successivement la création, le rechargement, la
réouverture et la conservation d’une modification.
6Renseigner un responsable de traitement autonome
Cette rubrique permet de décrire une entité qui traite les données
pour ses propres finalités. La justification de cette qualification doit
porter sur les opérations concernées. Le type de partenaire est un
classement pratique; il ne remplace pas l’analyse de son rôle.
Identifier l’organisme et le contact
Objectif : Ouvrir et renseigner les informations
générales du partenaire.
Prérequis : L’autonomie du responsable pour le
traitement considéré a été examinée.
Résultat à vérifier : Le formulaire identifie
l’entité concernée et son point de contact RGPD.
Vigilance : Nom de l’organisation est signalé comme
obligatoire. Ne recopiez pas les exemples de saisie comme s’il
s’agissait des coordonnées de votre partenaire.
Capture 22 Informations générales du formulaire Ajouter un
responsable autonome.
Justifier le rôle et décrire les données partagées
Objectif : Expliquer pourquoi le partenaire est
considéré comme responsable autonome.
Prérequis : Les finalités, les décisions et les
échanges de données ont été analysés.
Résultat à vérifier : La raison permet de comprendre
le rôle retenu et le champ des échanges.
Vigilance : Raison de la qualification porte un
astérisque. La justification de démonstration sert à illustrer le champ;
dans un dossier réel, remplacez-la par des faits et des références
examinés avec le DPO.
Capture 23 Type de responsable, justification et données partagées
dans une fiche fictive.
Examiner la localisation et le risque
Objectif : Documenter la situation hors UE et le
risque affiché par la fiche.
Prérequis : La localisation de l’organisme et les
conditions des échanges sont connues.
Résultat à vérifier : La localisation, le mécanisme
indiqué et le niveau de risque sont cohérents avec le dossier.
Vigilance : La case décrit la situation de
l’organisme. L’analyse des accès, des lieux de traitement et des
transferts doit aussi être réalisée avec le DPO. Un mécanisme saisi dans
un champ ne constitue pas, à lui seul, une autorisation de
transfert.
Créer et retrouver la fiche
Objectif : Enregistrer la fiche puis vérifier sa
présence dans le registre.
Prérequis : Les champs obligatoires et les
informations du dossier sont relus.
Résultat à vérifier : Une fiche fictive a été créée
dans CLIENT TEST et retrouvée après rechargement. La liste affiche son
nom, son type, l’indication Hors UE et le risque.
Vigilance : La présence de la fiche démontre son
enregistrement dans l’outil. Elle ne vaut pas validation de la
qualification ni des échanges.
Capture 24 Fiche fictive enregistrée dans la liste des responsables
autonomes.
Modifier une fiche existante
Objectif : Mettre à jour une information et vérifier
sa conservation.
Prérequis : La bonne fiche et les changements
attendus ont été identifiés.
Résultat à vérifier : La modification du champ
Catégories de données partagées de l’exemple fictif a été retrouvée
après rechargement et réouverture.
Vigilance : Sur la liste inspectée, l’action crayon
est la commande disponible par ligne. Aucun bouton de suppression ou
d’export n’y est visible; ne transposez pas les commandes du registre
Sous-traitants.
Capture 25 Modification pédagogique conservée dans Catégories de
données partagées.
7Contrôler et maintenir les fiches
Contrôler avant de terminer
• Le nom du client et la rubrique correspondent au dossier
traité.
• L’entité, la prestation ou la relation sont identifiées sans
doublon.
• La qualification est justifiée pour les opérations concernées et
les incertitudes sont visibles.
• Les traitements liés et les catégories de données correspondent au
périmètre réel.
• Les niveaux de criticité ou de risque sont examinés; les valeurs
par défaut ont été relues.
• Les statuts documentaires reflètent les pièces disponibles et leur
examen.
• Les références documentaires pointent vers les bonnes versions dans
le Drive client, avec les accès nécessaires.
• Après création ou modification, les valeurs ont été retrouvées dans
la fiche rechargée.
Conserver la trace des décisions
Pour chaque décision importante, conservez le sujet, la date, les
éléments examinés, la conclusion, les réserves et la personne ayant
procédé à l’examen. Rattachez cette trace au dossier documentaire du
client et renseignez la référence dans les champs adaptés.
Réexaminez la fiche lorsque la prestation, l’entité, les données, les
finalités, les accès, les localisations, la chaîne de sous-traitance ou
les documents changent. Mettez à jour les informations concernées et
contrôlez les liens avec le registre des traitements.
Résoudre les blocages courants
Situation
Contrôle utile
Rubrique ou commande absente
Vérifiez le dossier, la vue du compte, ses droits et la visibilité
du menu avec l’administrateur.
Le registre paraît vide
Vérifiez le client, les filtres disponibles et la recherche.
Rechargez la vue avant de créer une nouvelle fiche.
Champ obligatoire signalé
Relisez les astérisques et le message affiché. Complétez
l’information réelle; ne renseignez pas une valeur inventée pour passer
le contrôle.
Création ou mise à jour en erreur
Conservez le message et l’heure. Revenez à la liste et vérifiez
l’absence ou la présence de la fiche avant une nouvelle tentative.
Transmettez à l’assistance habilitée les éléments nécessaires.
Lien documentaire inaccessible
Vérifiez la bonne version du document et les accès du lecteur.
Faites corriger les droits dans le Drive client par la personne
habilitée.
Résultat IA incertain
Comparez aux sources, corrigez la fiche et laissez les inconnues
explicites. Faites examiner les décisions de qualification et de
risque.
8Sources et repères
Les intitulés et captures correspondent à la vue DPO de CLIENT TEST
inspectée le 12 octobre 2026, avec un retest des co-responsables et de
la rubrique dédiée Mailings envoyés entre 12 h 47 et 12 h 50 UTC. Les
exemples sont fictifs et les coordonnées visibles dans les champs vides
sont les exemples de saisie de l’application. Les droits et le contenu
du dossier peuvent modifier les actions disponibles.
Complément du 17 octobre 2026 : Le nouvel onglet Sous-traitants
ultérieurs a été inspecté dans CLIENT TEST, en lecture seule. Les
parcours et captures antérieurs du 12 octobre 2026 sont conservés ; la
section 3 12 précise les commandes nouvellement observées et les
contrôles restant à effectuer.
Repères juridiques
Le sous-traitant doit être encadré par un contrat ou un acte
juridique couvrant le traitement concerné. L’article 28 prévoit
notamment les instructions, la confidentialité, la sécurité, la
sous-traitance ultérieure, l’assistance, la fin de prestation et les
informations permettant les contrôles. Les clauses et les preuves
doivent être adaptées à la prestation.
La qualification se détermine à partir des faits et des
responsabilités exercées. Elle peut différer selon les opérations
effectuées par un même organisme.
Sources consultées le 12 octobre 2026. Ces repères servent à
comprendre la saisie; les décisions applicables au dossier doivent être
examinées avec le DPO.
Lexique utile
Terme
Sens dans la notice
DPO
Délégué à la protection des données. Il accompagne l’analyse et le
suivi; la responsabilité des décisions demeure celle des acteurs
concernés.
Preuve ou pièce
Document identifié, daté ou versionné, dont le périmètre et l’accès
permettent un examen utile.
Statut documentaire
État renseigné dans l’outil sur la disponibilité ou l’applicabilité
d’une pièce.
Criticité ou niveau de risque
Appréciation à justifier à partir du contexte; la valeur affichée
par défaut ne suffit pas.
Validation dans l’outil
Action ou statut logiciel à distinguer de l’examen juridique et
documentaire de la relation.
9Suivre la chaîne de sous-traitance ultérieure et ses changements
Ce chapitre explique la fonction d'après sa description par l'éditeur. Il n'est pas illustré par des captures : les libellés exacts des écrans sont à vérifier dans l'application.
Comprendre ce que l'article 28 impose sur la chaîne
Selon l'article 28.2, un sous-traitant ne peut recruter un autre sous-traitant sans l'autorisation écrite préalable, spécifique ou générale, du responsable du traitement. En cas d'autorisation générale, il doit informer le responsable de tout changement envisagé (ajout ou remplacement), afin que celui-ci puisse émettre des objections.
Selon l'article 28.4, le sous-traitant initial impose à son propre sous-traitant les mêmes obligations de protection des données, par contrat. Il reste pleinement responsable devant le responsable du traitement si son sous-traitant manque à ses obligations.
La saisie de la chaîne (onglet Sous-traitants ultérieurs, rattachement d'un prestataire, création d'un prestataire absent du registre, champ Préavis contractuel (jours)) est décrite dans la section 3.12 Suivre les sous traitants ultérieurs. Cette section ne la reprend pas.
Traiter les alertes sur les changements non validés
Selon la description de l'éditeur, DPO SUITE signale par une alerte un changement dans la chaîne de rang 2 qui n'a pas été validé. La notice ne décrit pas encore l'écran de ces alertes ni leur lien avec le préavis renseigné en section 3.12 : l'effet du préavis n'a pas été testé. Cette alerte invite à examiner le changement, elle ne tranche pas à votre place.
Identifiez le changement : ajout, remplacement, changement de pays ou de prestation.
Vérifiez qu'il a été notifié par le prestataire et comparez la date de notification au préavis contractuel vérifié dans la clause du contrat.
Examinez avec le DPO l'impact sur les données, la localisation et la sécurité, puis consignez la décision (acceptation, réserve ou objection) avec sa date.
Mettez à jour la criticité de la fiche et les traitements liés si le risque évolue.
Ce qu'il faut vérifier
À vérifier
10Utiliser l'annuaire partagé et contrôler contrat, garanties et localisation
Ce chapitre explique la fonction d'après sa description par l'éditeur. Il n'est pas illustré par des captures : les libellés exacts des écrans sont à vérifier dans l'application.
Pré-remplir une fiche depuis l'annuaire partagé
DPO SUITE propose un annuaire partagé de prestataires déjà connus, qui sert à pré-remplir les fiches. La notice décrit la commande Rechercher dans l'annuaire de l'onglet Identification ; cette section explique comment exploiter le résultat.
Reprenez de l'annuaire ce qui décrit l'organisme lui-même : raison sociale, identifiant, coordonnées, site web.
Complétez ensuite ce qui est propre à votre client : prestation achetée, traitements liés, données, personnes concernées, criticité.
Comparez l'identité proposée avec le contrat signé par votre client : un groupe peut contracter par plusieurs filiales.
Contrôler l'existence du contrat et de ses garanties
Lorsque vous rattachez un sous-traitant à un traitement, DPO SUITE contrôle l'existence du contrat de sous-traitance et de ses garanties. Ce contrôle s'appuie sur ce qui est renseigné dans la fiche.
Vérifiez que le contrat ou l'accord de sous-traitance couvre bien la prestation et les traitements liés, et non un autre service du même prestataire.
Contrôlez la présence des clauses de l'article 28.3 : instructions documentées, confidentialité, sécurité (art. 32), sous-traitance ultérieure, assistance pour les droits et les violations, sort des données en fin de prestation, informations permettant les audits.
Relevez les garanties de sécurité annoncées (certifications, mesures techniques) et la pièce qui les établit.
Documenter la localisation des données
La fiche détaillée du prestataire porte la localisation des données. Elle doit décrire où les données de la prestation sont stockées et depuis où elles sont accessibles, y compris pour le support et la maintenance.
Distinguez le pays du siège, le pays d'hébergement et les pays d'où des équipes peuvent accéder aux données.
Pour tout traitement ou accès hors UE, identifiez l'outil d'encadrement prévu au chapitre V (décision d'adéquation, clauses contractuelles types, règles d'entreprise contraignantes) et sa référence.
Rapprochez la localisation de celle des sous-traitants ultérieurs : l'hébergement réel est souvent chez un sous-traitant de rang 2.
Ce qu'il faut vérifier
À vérifier
Cette notice vous accompagne dans la documentation des outils
numériques du client. Elle suit les cinq entrées du menu : Registre des
logiciels, Registre des API, Sites internet, Shadow IT - Outils à
régulariser et Registre des systèmes d’IA.
Commencez par vérifier le dossier client, puis rejoignez votre tâche
dans le sommaire. Pour chaque parcours documenté, la notice explique les
champs, les actions et le résultat à contrôler.
Documents de référence : Les pièces justificatives
restent dans le Drive du client. Conservez leurs références, leur date,
leur version et leur périmètre. Cette notice ne présente pas DPO SUITE
comme un espace de stockage de ces justificatifs.
Point de vigilance : Une fiche enregistrée, un
indicateur ou un statut ne démontre pas à lui seul la conformité du
logiciel ou du service. Faites examiner les informations et les
décisions par les personnes compétentes.
État de cette édition : Édition du 12 octobre 2026
après inspection des cinq rubriques.
Les créations et modifications documentées des logiciels, API, outils
Shadow IT et systèmes d’IA ont été contrôlées dans CLIENT TEST. Sites
internet : blocage rencontré lors des tests dans CLIENT TEST, non
reproduit par l’utilisateur ; cause non établie. La sauvegarde testée a
échoué, avec une URL persistante dans l’annuaire. Le chapitre concerné
précise les champs inspectés et les parcours non testables pendant cet
essai. Aucun résultat de conformité réel n’est validé par ces
essais.
Observé signifie que le champ ou la commande a été vu. Testé signifie
que l’action et son résultat ont été contrôlés. Non testé indique
qu’aucun résultat complet n’est établi. Les mentions correspondantes
accompagnent les procédures.
Les exemples portant EXEMPLE NOTICE sont fictifs et ne contiennent
aucune donnée réelle.
1Accéder aux cinq rubriques
Capture 1 Les cinq entrées du menu Logiciels & services
numériques.
La recherche « Rechercher un écran » concerne la navigation du menu.
La recherche propre à un registre concerne ses fiches. Vérifiez dans
quelle zone vous saisissez votre recherche.
En cas de difficulté : Si une rubrique ou une fiche
ne se charge pas, vérifiez la connexion et le dossier avant de conclure
à une absence de données. Un écran vide accompagné d’une erreur
n’établit pas que les fiches ont été supprimées.
2Lire le Registre des logiciels
Le registre se présente comme un « Inventaire des outils numériques
traitant des données personnelles ». La page rassemble la liste des
logiciels et une section distincte Applications mobiles.
Capture 2 Partie gauche de la ligne créée : logiciel, hébergement,
localisation et sous-traitant.
Élément
Ce qu’il faut renseigner ou vérifier
Logiciel
Nom de la fiche.
Hébergement
Mode et type d’hébergement affichés.
Localisation
Localisation renseignée, ou « Non renseigné » dans l’exemple.
Sous-traitant
Partenaire associé, ou « Aucun » dans l’exemple.
Finalité
Usage décrit dans la fiche.
Statut
La fiche de démonstration apparaît « Actif ». Ce statut ne vaut pas
validation de conformité.
Actions
Crayon de modification et corbeille visibles. La suppression n’a pas
été testée.
Aucun autre filtre, commande d’export ou menu d’actions n’a été
observé dans cette vue. La recherche et la modification ont été testées
; la corbeille n’a pas été activée.
3Créer une fiche logiciel
Renseigner les informations générales
Cliquez sur Ajouter un logiciel. Le formulaire Nouveau logiciel
contient cinq sections, sans onglets. Faites défiler la page pour toutes
les parcourir. Deux champs sont marqués d’un astérisque : Nom du
logiciel et Finalité du logiciel.
Capture 3 Partie gauche des informations générales avec le nom, la
version et le responsable interne.
Nom du logiciel * : Utilisez un nom stable et
reconnaissable. Exemple testé : EXEMPLE NOTICE - Logiciel fictif.
Éditeur / Fournisseur : Indiquez l’organisme qui
fournit le produit. Ne le confondez pas automatiquement avec l’hébergeur
ou le prestataire de support.
Version : Précisez la version utilisée lorsque cette
information est connue. La valeur NOTICE-1.1 a servi à vérifier la
modification persistante.
Responsable interne : Renseignez la personne ou la
fonction qui suit le logiciel pour le client.
Service responsable : Précisez le service de
rattachement, par exemple informatique ou ressources humaines selon la
situation réelle.
Finalité du logiciel * : Décrivez ce que le logiciel
permet de faire dans l’organisation. Exemple testé : « Démonstration
fictive de gestion d’inscriptions pour la notice. Aucune donnée réelle.
»
Les autres champs ont pu rester vides dans le test. Cela ne signifie
pas qu’ils sont inutiles pour documenter le logiciel réel. Recueillez
les informations manquantes avant de considérer la fiche comme
complète.
Choisir le mode et le type d’hébergement
Le mode d’hébergement décrit la manière générale de disposer du
logiciel. Le type d’hébergement précise l’infrastructure. Ce sont deux
champs distincts : vérifiez leur cohérence avec la documentation
technique du fournisseur.
Capture 4 Les quatre choix du champ Mode d’hébergement.
Élément
Ce qu’il faut renseigner ou vérifier
SaaS (Software as a Service)
Logiciel fourni comme service. Confirmez les conditions réelles avec
le fournisseur.
On-premise
Logiciel exploité sur une infrastructure locale ou propre à
l’organisation selon son architecture.
Cloud privé
Environnement cloud privé selon la configuration documentée.
Hybride
Combinaison de plusieurs modes ; décrivez le périmètre
concerné.
Le champ Type d’hébergement propose : Cloud public (AWS, Azure, GCP),
Cloud privé, Serveurs dédiés, Infrastructure partagée, Serveurs
internes, Hébergement hybride, Infrastructure as a Service (IaaS) et
Platform as a Service (PaaS). Ces options ont été lues dans la liste. La
capture suivante n’en montre que la partie visible.
Capture 5 Partie visible de la liste Type d’hébergement.
Dans le cas fictif testé, le mode On-premise et le type Serveurs
internes ont été enregistrés. Ce choix sert uniquement à illustrer le
parcours.
Décrire la localisation et les sous traitants
Lieu d’hébergement : Précisez la localisation connue
de l’infrastructure. Évitez les indications vagues lorsqu’un site ou une
zone est documenté.
Pays d’hébergement : Renseignez le ou les pays
concernés sur la base de documents à jour. Ne déduisez pas le pays
d’hébergement du siège de l’éditeur.
Sous-traitant principal : Ouvrez la liste « Choisir
un sous-traitant… » et recherchez une fiche existante correspondant à la
prestation. L’exemple EXEMPLE NOTICE - Prestataire fictif a été proposé
pendant l’inspection ; son association n’a pas été enregistrée dans le
test.
Capture 6 Le choix d’un sous-traitant existant et le champ
Sous-traitants additionnels.
Sous-traitants additionnels : Décrivez les autres
intervenants impliqués dans l’hébergement, en précisant leur rôle et le
périmètre connu.
Commande non testée : Le bouton + situé à droite du
sélecteur est visible. Son parcours n’a pas été inspecté ; cette édition
ne lui attribue pas de résultat particulier.
Conservez les contrats et les documents de localisation dans le Drive
du client. La sélection d’une fiche partenaire ne démontre pas, à elle
seule, que les garanties du prestataire ont été examinées.
Dans l’exemple enregistré, la liste indique « Non renseigné » pour la
localisation et « Aucun » pour le sous-traitant. Il s’agit de données de
démonstration volontairement incomplètes, pas d’un modèle de fiche
validée.
Documenter le support et l’assistance
Cette section décrit comment obtenir une assistance pour le logiciel.
Préparez les coordonnées utiles et les engagements contractuels. Ne
recopiez pas de mot de passe, de code d’accès ni de secret
technique.
Prestataire de support : Indiquez l’organisme qui
assure le support. Il peut être différent de l’éditeur.
Contact support : Précisez le contact ou le point
d’entrée prévu pour demander de l’aide.
Téléphone support : Renseignez le numéro
professionnel dédié au support, s’il est disponible.
Email support : Renseignez l’adresse professionnelle
destinée aux demandes de support.
Disponibilité support : Décrivez les jours et
horaires couverts. Exemple pédagogique : lundi à vendredi, de 9 h à 18
h, selon le contrat.
Langue du support : Indiquez les langues
effectivement prises en charge.
Délai moyen de résolution : Précisez la durée
documentée et son contexte. Distinguez un délai constaté d’un engagement
contractuel.
Engagements contractuels (SLA) : Résumez les
engagements pertinents, leurs conditions et leurs éventuelles
différences selon la gravité de l’incident. Référencez le contrat
conservé dans le Drive du client.
Capture 7 Délai moyen de résolution et zone Engagements contractuels
(SLA).
Les champs ont été observés. Aucun envoi de demande de support ni
contrôle automatique des engagements n’a été testé.
Décrire la sécurité et les accès
Mesures de sécurité : Décrivez les mesures
réellement connues : chiffrement, authentification, contrôle des accès
ou autres mesures documentées. Précisez leur périmètre plutôt que
d’utiliser une formule générale.
Profils d’accès utilisateurs : Décrivez les rôles
disponibles et ce qu’ils permettent, par exemple administrateur,
utilisateur ou lecture seule. N’inscrivez pas les identifiants ni les
mots de passe des comptes.
Capture 8 Section Sécurité et contrôle d’accès, avec le commutateur
Journalisation des accès.
Journalisation des accès : Le commutateur est
désactivé dans le formulaire observé. Ne le renseignez qu’après avoir
vérifié la situation du logiciel concerné.
Limite du test : Cette interface sert à documenter
les mesures. Aucun test ne montre que modifier le commutateur active ou
désactive les journaux dans le logiciel externe. Les commutateurs n’ont
pas été modifiés pendant l’essai.
Faites vérifier par le responsable technique les mesures décrites et
les preuves correspondantes. Une description saisie ne remplace pas la
vérification de la configuration réelle.
Décrire la conservation des données
Durée de conservation : Indiquez la durée retenue et
les données ou la finalité auxquelles elle s’applique. Si plusieurs
durées existent, explicitez leur périmètre dans la documentation de
référence.
Archivage automatique : Le commutateur est désactivé
dans le formulaire observé. Vérifiez le mécanisme réel d’archivage avant
de renseigner cette information.
Capture 9 Durée de conservation, Archivage automatique et bouton
Sauvegarder.
Limite du test : Aucune activation d’un archivage
dans un logiciel externe n’a été testée. La durée saisie ne démontre pas
qu’une suppression ou un archivage a effectivement lieu.
Avant d’enregistrer, relisez les cinq sections : Informations
générales ; Hébergement et localisation ; Support et assistance
technique ; Sécurité et contrôle d’accès ; Conservation et protection
des données.
Retour se trouve en haut du formulaire. Annuler et Sauvegarder sont
visibles en bas. En cas de saisie importante, vérifiez les effets d’une
sortie avant de quitter ; aucune récupération automatique d’une saisie
abandonnée n’est établie.
Sauvegarder et contrôler la création
Capture 10 Confirmation affichée après la création du logiciel
fictif.
Cas pratique testé : création de EXEMPLE NOTICE - Logiciel fictif,
avec la finalité de démonstration, le mode On-premise et le type
Serveurs internes. La fiche a ensuite été retrouvée après rechargement
et rouverte. Aucun logiciel externe n’a été installé ou connecté.
Validation observée : Si le navigateur affiche «
Veuillez renseigner ce champ. », revenez au champ signalé et vérifiez sa
valeur avant de sauvegarder à nouveau. Une validation sur le nom a été
observée pendant une réouverture dont le chargement n’était pas
terminé.
Un message de succès doit être complété par une relecture des
valeurs. En cas d’erreur ou de doute, ne répétez pas les créations sans
rechercher d’abord si la fiche existe déjà.
4Retrouver et modifier un logiciel
Capture 11 Version NOTICE-1.1 relue dans la fiche après sauvegarde,
rechargement et réouverture.
Cas pratique : Résultat testé : la version
NOTICE-1.1 a persisté. Une première tentative trop précoce avait
rencontré un champ encore vide ; le chargement terminé, la modification
a pu être enregistrée.
La corbeille de la liste n’a pas été activée. Les conditions de
confirmation, de suppression et de récupération ne sont pas documentées
dans cette édition. N’utilisez pas cette commande pour simplement
quitter une fiche.
5Examiner les liens autour de la fiche
Incidents liés : À la réouverture, le bloc affiche «
Incidents liés (0) » et « Aucun incident lié » dans le cas testé. Le
commutateur « Voir les liens écartés » est visible ; son effet n’a pas
été testé.
Capture 12 Bloc Incidents liés affiché au-dessus du formulaire de
modification.
Flux : Le bloc indique « Flux (0) » et « Aucun
échange de données déclaré pour cette fiche. » La commande Déclarer un
flux ouvre l’écran Flux de données.
Capture 13 Écran Flux de données atteint depuis Déclarer un flux.
Aucun flux n’a été créé.
Ce passage vers un autre écran ne prouve pas qu’un flux est créé ni
lié automatiquement. La création et la persistance d’un flux ne font pas
partie du test de cette notice.
Avis du RSSI : Le dossier de test affiche « Aucun
RSSI désigné pour cette structure : réglez-le dans Risques &
sécurité → RSSI. » Aucun RSSI ni paramètre n’a été modifié. Faites
vérifier le responsable désigné avant d’attendre un avis dans ce
bloc.
6Décrire une application mobile
La section Applications mobiles est visible sous la liste et sous le
formulaire logiciel. Son texte annonce le suivi de la version, des
autorisations demandées au téléphone et des outils tiers intégrés
(SDK).
Capture 14 Champs de gauche du formulaire Applications mobiles.
Application * : Nom de l’application ; c’est le
champ marqué obligatoire dans l’interface observée.
Version : Version de l’application à laquelle la
description se rapporte.
Date de publication : Date de publication
correspondant à cette version, à sélectionner ou saisir dans le champ de
date.
État du parcours : Le formulaire et les listes ont
été ouverts, puis la saisie a été annulée sans enregistrement. La
création, la modification et la persistance d’une application mobile ne
sont pas testées.
Compléter les informations mobiles
Autorisations (localisation, contacts…) : Décrivez
les autorisations effectivement demandées par l’application. Le champ
sert à les documenter ; aucune permission du téléphone n’a été modifiée
pendant l’inspection.
Outils tiers intégrés (SDK) : Listez les composants
tiers connus et leur usage. Un SDK est un ensemble de composants utilisé
par les développeurs pour intégrer une fonction dans l’application.
Écran de consentement : Décrivez ou référencez
l’écran concerné selon les informations disponibles. Aucune fonction de
capture ou de dépôt de pièce n’a été observée dans ce champ.
Traitement concerné : Sélectionnez un traitement
existant lorsque le lien est pertinent. La liste observée propose Aucun
et EXEMPLE NOTICE - Gestion des demandes fictives ; les choix dépendent
du dossier.
Dernière revue : Indiquez la date à laquelle ces
informations ont été vérifiées.
Plateforme : Choisissez iOS et Android, iOS, Android
ou Web. iOS et Android est affiché par défaut dans le formulaire
observé.
Capture 15 Liste Traitement concerné dans le dossier de
démonstration.
Annuler et Enregistrer sont présents en bas du formulaire. Seule
l’annulation après consultation a été effectuée. Aucun message de succès
ni résultat après Enregistrer n’est établi dans cette édition.
7Utiliser le Registre des API
Le registre est présenté comme une cartographie des interfaces
techniques et des flux de données entre applications. Une API permet à
des applications d’échanger ou de demander des informations. Sa fiche
décrit l’interface ; elle ne la connecte pas et ne l’exécute pas.
La liste comprend les colonnes Nom, Type, Direction, Applications,
Sensibilité, Transfert UE, DPA, Statut et Actions. Le menu Actions
propose Modifier et Supprimer. Aucun export ni filtre avancé n’a été
observé. Supprimer n’a pas été activé.
Capture 16 Fiche API fictive rouverte après rechargement, avec la
version NOTICE-1.1.
La création, la modification et la persistance ont été testées avec
succès après reconnexion. L’adresse ne change pas nécessairement avec le
choix de ce registre ; après un rechargement, l’écran peut revenir à Vue
d’ensemble. Reprenez alors le parcours par le menu.
Renseigner les caractéristiques générales
La fenêtre Nouvelle API comporte cinq onglets : Général,
Applications, Données, Juridique et Sécurité. Nom de l’API est le seul
champ marqué d’un astérisque. Créer est désactivé tant qu’il est vide ;
les autres champs n’ont pas tous été renseignés dans l’essai réussi.
Nom de l’API * : Utilisez un nom permettant de
retrouver l’échange. Exemple testé : EXEMPLE NOTICE - API fictive.
Description : Expliquez le rôle et la fonction de
l’interface. Précisez ce qui est échangé et dans quel but, sans inscrire
de secret technique.
Type d’API : Choix observés : REST, SOAP, GraphQL,
Webhook, Batch / Fichier, gRPC ou Autre. Faites confirmer le type par le
responsable technique.
Direction du flux : Choisissez Entrant - Données
reçues, Sortant - Données envoyées ou Bidirectionnel - Échange mutuel
selon le périmètre décrit.
Statut : Les valeurs proposées sont Brouillon,
Actif, Déprécié et Désactivé. Brouillon est la valeur initiale. Un
statut documentaire n’active ni ne désactive l’API externe.
Version : Indiquez la version de l’interface. La
valeur NOTICE-1.1 a été utilisée pour contrôler la modification.
URL de l’endpoint : Renseignez l’adresse technique
du point d’accès lorsqu’elle est connue. Ne saisissez pas d’URL
contenant un mot de passe ou un jeton. Le champ est resté vide dans le
test.
Exemple testé : REST, Entrant - Données reçues, Brouillon. La
description précise le caractère fictif de la documentation. Aucun appel
réseau, secret ou service externe n’a été créé.
Relier les applications et le prestataire
Dans Applications, identifiez les outils qui participent à l’échange
et l’éventuel prestataire associé. Vérifiez le sens réel de l’échange
avant de choisir la source et la cible.
Capture 17 Champs de l’onglet Applications.
Application source : Sélectionnez Aucune ou un
logiciel existant. EXEMPLE NOTICE - Logiciel fictif a été proposé et
choisi comme source pendant l’essai.
Application cible : Sélectionnez le logiciel
destinataire lorsqu’il est répertorié. Les choix observés incluent
Aucune et le logiciel du registre.
Service externe (si non dans registre) : Décrivez le
service qui n’est pas représenté par une fiche logiciel, lorsque ce
champ est pertinent.
URL du service externe : Renseignez son adresse
utile, sans secret dans l’URL. Aucun service n’a été contacté pendant le
test.
Sous-traitant associé : La liste propose Aucun ou un
sous-traitant existant. EXEMPLE NOTICE - Prestataire fictif a été
proposé. Le lien ne remplace pas l’examen de ses engagements.
Décrire les données et les personnes
Capture 18 Catégories de données, personnes concernées et sensibilité
dans Données.
Catégories de données personnelles : Sélectionnez
les catégories réellement concernées parmi identification, contact,
financier, RH, santé, localisation, connexion, comportemental et
biométrique.
Personnes concernées : Les choix observés sont
salariés, clients, prospects, candidats, fournisseurs, partenaires,
visiteurs et mineurs. Il s’agit de catégories ; n’inscrivez pas de
données réelles de personnes pour illustrer la fiche.
Sensibilité des données : La liste propose Faible,
Moyen, Élevé et Critique. Faites justifier le niveau retenu ; la valeur
Faible du test est fictive.
Finalité du transfert : Décrivez pourquoi cet
échange existe. Reliez l’explication au besoin métier et au traitement
concerné, sans confondre finalité et moyen technique.
Aucune donnée réelle, catégorie sensible ou personne réelle n’a été
renseignée pendant le parcours de démonstration.
Documenter les éléments juridiques
Base légale : Champ de texte destiné à la base
retenue pour le traitement. Faites vérifier le raisonnement et conservez
sa justification dans le Drive du client.
Transfert de données hors UE : Cocher la case fait
apparaître Garanties de transfert. L’ouverture conditionnelle a été
observée, puis la case a été décochée avant création.
Garanties de transfert : Décrivez les garanties
applicables et leurs références après vérification. Les exemples d’aide
affichés sont « SCCs, BCRs, décision d’adéquation… ». Ils ne constituent
pas une conclusion juridique pour votre situation.
DPA (Data Processing Agreement) en place : La case
sert à documenter l’existence d’un accord. Vérifiez le document et son
périmètre avant de la renseigner. Aucun accord n’a été signé pendant le
test.
Capture 19 Garanties de transfert apparaît lorsque Transfert de
données hors UE est coché.
Ces cases ne déclenchent ni un transfert de données ni la signature
d’un contrat. Les deux sont restées décochées dans l’exemple
enregistré.
Décrire la sécurité de l’interface
Capture 20 Champs et cases de l’onglet Sécurité avant
modification.
Méthode d’authentification : Choix observés : Clé
API, OAuth 2.0, JWT, Basic Auth, mTLS / Certificat et Aucune.
Sélectionnez la méthode documentée sans transmettre de clé ni
d’identifiant secret.
Rotation des clés (jours) : Champ numérique pour la
périodicité renseignée. Vérifiez l’engagement et la pratique réels avec
le responsable technique.
Chiffrement en transit (TLS/HTTPS) : Case cochée par
défaut dans l’interface observée. Ce défaut ne démontre pas que le
chiffrement est effectivement configuré.
Filtrage IP (whitelist) : Case décochée à
l’ouverture. Décrit la limitation d’accès à des adresses autorisées ;
aucune règle réseau n’a été modifiée.
Journalisation des appels : Case cochée par défaut.
Vérifiez ce qui est journalisé, où et pendant combien de temps dans la
documentation technique.
Le test a enregistré OAuth 2.0 comme information déclarative
uniquement. Aucun accès persistant, clé, certificat ou configuration
réelle de sécurité n’a été créé ou modifié.
Créer puis modifier une API
Capture 21 Version modifiée et commande Mettre à jour dans la fiche
API.
Annuler et la croix ferment la fenêtre. Les transitions peuvent
demander un temps de chargement : vérifiez le titre Nouvelle API ou
Modifier l’API et le nom de la fiche avant d’agir. Ne créez pas une
seconde fiche pour contourner une ouverture transitoire.
La suppression n’a pas été testée. Aucun export du registre API n’a
été observé dans cette inspection.
8Documenter un site internet
Sites internet ouvre « Conformité RGPD - Sites Internet ». Le bouton
Ajouter un site conduit à une fiche Nouveau site internet, organisée en
sept onglets : Général, Technologies, Audits, Conformité, Formulaires,
Sécurité et Conclusion. Retour à la liste et Sauvegarder sont dans
l’en-tête.
Limite du test : Blocage rencontré lors des tests
dans CLIENT TEST, non reproduit par l’utilisateur ; cause non établie.
La sauvegarde testée a échoué avec « Erreur - Impossible de sauvegarder
les informations ». Après rechargement, aucune fiche de site n’était
configurée, mais l’URL fictive apparaissait dans la bannière de
l’annuaire client. Un effet partiel a donc été observé ; contrôlez la
fiche et l’annuaire avant toute nouvelle tentative.
Capture 22 L’URL fictive reste visible dans la bannière de l’annuaire
après l’échec de sauvegarde.
Le test portait sur le nom EXEMPLE NOTICE - Site fictif et l’URL
https://exemple-notice.invalid. Après rechargement, l’écran affiche «
Aucun site internet configuré » et « Site de l’annuaire client :
https://exemple-notice.invalid - pas encore audité. » La commande
Auditer ce site apparaît, mais n’a pas été activée.
Les pages suivantes décrivent les champs observés, y compris les
éléments de brouillon. Elles ne constituent pas la preuve d’une fiche
enregistrée. Aucun filtre ni export n’a été observé dans l’état
vide.
Renseigner les informations générales
Nom du site web * : Nom permettant d’identifier le
site pour le client.
URL principale * : Adresse principale du site. Les
deux astérisques sont les obligations visibles ; ils ne garantissent pas
que toute la validation du serveur est satisfaite.
Propriétaire du site (Responsable de traitement) :
Identifiez l’organisme ou la personne responsable conformément à la
situation réelle.
Délégué à la Protection des Données (DPO) : Indiquez
le DPO concerné par le dossier lorsqu’il est désigné.
Capture 23 Nom du site et propriétaire dans les Informations de
base.
Type de site : Choisissez le type principal parmi
les six valeurs ci-dessous. L’écran annonce que ce choix adapte les
questions d’audit ; cet effet n’a pas été testé après
enregistrement.
Élément
Ce qu’il faut renseigner ou vérifier
Site vitrine / institutionnel
Présentation, blog, site corporate, association ou
collectivité.
Application métier web
Portail métier, espace pro, portail famille, intranet ou
extranet.
SaaS pour les clients
Plateforme en ligne avec comptes et gestion d’abonnements.
Landing page / mini-site
Campagne, événement ou formulaire dédié.
Portail support client
Espace client, FAQ, centre d’aide ou support.
Autre
Type ne correspondant pas aux propositions précédentes.
Identifier les responsables et les adresses
Mode de développement : Choisissez Développement
interne, Prestataire externe ou Plateforme / No-code. Prestataire
externe a été sélectionné sans apparition immédiate d’un nouveau champ ;
aucune sauvegarde de ce choix n’est établie.
Responsable métier : Renseignez Nom, Email et
Téléphone de l’interlocuteur métier autorisé.
Responsable technique : Renseignez Nom / Société,
Email et Téléphone de l’interlocuteur technique autorisé.
Capture 24 Noms du responsable métier et du responsable
technique.
URLs additionnelles : Le champ propose une adresse
de sous-domaine en exemple et une commande Ajouter. L’état initial
indique Aucune URL additionnelle ajoutée. L’ajout n’a pas été testé.
Vérifiez les coordonnées et le périmètre de chaque adresse avant de
compléter une fiche réelle. Aucun contact réel n’a été renseigné pendant
l’essai.
Comprendre les onglets dépendant de la sauvegarde
Trois onglets demandent qu’une fiche de site ait été enregistrée. La
sauvegarde en échec n’a pas permis de poursuivre leurs parcours.
Technologies : L’écran affiche : « Sauvegardez
d’abord les informations générales du site pour pouvoir ajouter des
technologies. » Les champs et actions ultérieurs ne sont pas
inspectés.
Audits : L’écran affiche : « Enregistrez d’abord le
site pour accéder à l’historique des audits. » Aucun historique ni
lancement d’audit de site n’a pu être vérifié.
Formulaires : La section « 4. Formulaires présents
sur le site » affiche Ajouter un formulaire désactivé et demande de
sauvegarder le site internet d’abord. L’ajout et la modification d’un
formulaire ne sont pas testés.
Il ne faut pas conclure que ces fonctions sont absentes : leur accès
dépend d’une étape qui n’a pas abouti dans le test. La réouverture et la
modification d’une fiche de site restent également non vérifiées.
La sous-section Configuration de la mesure d’audience est présente
séparément sous les écrans. Son formulaire a pu être consulté sans
enregistrer une configuration ; il est décrit en fin de chapitre.
Examiner les mentions et les politiques
L’onglet Conformité rassemble les observations sur les informations
du site. Les rubriques visibles débutent en état Non évalué. N’utilisez
pas Conforme pour signifier uniquement qu’un lien a été renseigné.
1. Mentions légales : Renseignez Lien direct vers
les mentions légales, puis Notes et observations. Statut de conformité
propose Conforme ou Non conforme.
2. Politique de confidentialité : Renseignez Lien
direct vers la politique de confidentialité, Notes et observations et
Statut de conformité, avec Conforme ou Non conforme.
3. Politique de gestion des cookies : Renseignez
Lien direct vers la politique de cookies et Notes et observations. Deux
appréciations sont distinctes : Statut de conformité RGPD et Conforme
aux exigences CNIL, chacune avec Conforme ou Non conforme.
Capture 25 Mentions légales : lien, notes et choix du statut.
Analyse non testée : Les boutons Analyse IA sont
visibles à côté des liens. Ils n’ont pas été activés. Aucun résultat
d’analyse, consommation, durée ou fiabilité ne peut être établi à partir
de cette inspection. Faites examiner les documents et gardez les preuves
dans le Drive du client.
Décrire les cookies et la newsletter
Liste détaillée des cookies : Ajouter un cookie
ouvre une zone Cookie #1 dans le brouillon. Nom du cookie identifie le
traceur ; Type est un texte libre avec les exemples Technique,
Analytique, Publicitaire ; Finalité explique son usage ; Durée de
conservation et Description complètent la fiche. Les champs ont été
laissés vides, puis le brouillon abandonné au rechargement.
Capture 26 Partie gauche de Cookie #1 : nom, finalité et
description.
5. Newsletter et emailing : La question « Formulaire
spécifique newsletter/emailing présent ? » propose Oui ou Non. Oui
révèle Lien vers le formulaire newsletter, Mode d’obtention du
consentement (opt-in obligatoire) et « Possibilité de se désinscrire
aisément ? », avec Oui ou Non.
Le libellé « opt-in obligatoire » est celui de l’interface. La
situation et les règles applicables doivent être examinées pour le
traitement réel. Aucun abonnement, consentement ou envoi de message n’a
été créé pendant le test.
6. Exercice des droits RGPD : Renseignez Adresse
mail/contact dédiée et Formulaire de demande des droits (si existant).
Vérifiez que ces canaux correspondent bien aux moyens prévus par le
client.
Décrire la sécurité et les transferts
Informations sur l’hébergeur : Identifiez
l’hébergeur et les coordonnées utiles dans « 7. Sécurité et hébergement
des données ».
Localisation des données : Précisez les pays
concernés sur la base de la documentation actuelle.
Mesures de sécurité en place : Décrivez les mesures
réelles, avec leur périmètre : le champ propose notamment certificat
SSL, chiffrement, authentification et sauvegardes.
Capture 27 Champs de Sécurité et hébergement des données.
8. Transferts internationaux : Ajouter un
prestataire ouvre Prestataire #1, avec Nom du prestataire, Pays,
Finalité et Base légale. Le champ Base légale globale utilisée pour les
transferts complète cette section. Aucun transfert ni élément sauvegardé
n’a été testé.
Actions complémentaires : Deux dates sont visibles :
Date de la dernière mise à jour du registre RGPD lié au site et Dernière
analyse d’impact sur la protection des données (AIPD) effectuée. Elles
doivent correspondre à des travaux réels, avec leurs références.
Lire la conclusion avec prudence
Conclusion contient Conclusion du rapport, l’état Évaluation en
cours, un « Score de conformité automatique », Conformité globale du
site et Actions correctives à prévoir.
Capture 28 Choix de conformité globale et zone Actions correctives à
prévoir dans le brouillon.
Conformité globale du site : Conforme et Non
conforme sont proposés. Aucune appréciation réelle n’a été validée
pendant l’inspection.
Actions correctives à prévoir : Décrivez les actions
à mener, leur priorité, le responsable et le résultat attendu lorsque
ces éléments ont été décidés.
Résumé des vérifications : Le récapitulatif reprend
Mentions légales, Politique confidentialité, Politique cookies,
Newsletter, Contact droits RGPD et Sécurité hébergement.
Score à interpréter : Le brouillon partiellement
rempli affichait 20 %. Ce nombre est un affichage de démonstration et ne
constitue pas une évaluation du site fictif, encore moins une
certification de conformité. Les observations de l’outil doivent être
rapprochées des vérifications et des preuves réelles.
Dans le test réalisé dans CLIENT TEST, la sauvegarde a échoué avec
persistance partielle de l’URL. Ce blocage n’a pas été reproduit par
l’utilisateur et sa cause n’est pas établie. Aucun rapport final de
site, scan externe ou audit n’a été produit lors de cet essai.
Documenter la mesure d’audience
Dans Configuration de la mesure d’audience, Ajouter ouvre un
formulaire intégré. Il a été consulté puis annulé. Enregistrer, la
persistance et la modification ne sont pas testés.
Capture 29 Site et Adresses IP masquées au début du formulaire de
mesure d’audience.
Site * : Identifiez le site concerné par la
configuration.
Outil (Matomo, Google Analytics…) : Indiquez l’outil
réellement utilisé. Les noms entre parenthèses sont des exemples du
libellé.
Adresses IP masquées : Choix : À vérifier, Oui ou
Non. Faites confirmer la configuration effective avant de choisir.
Durée de conservation : Précisez la durée appliquée
aux données de mesure d’audience.
Lieu d’hébergement des données : Indiquez la
localisation documentée de ces données.
Vérifié le : Champ de date prérempli à la date du
jour pendant l’observation. N’en déduisez pas qu’une vérification a
réellement eu lieu.
Remarques : Notez le contexte, les vérifications et
les références utiles.
Sans consentement possible : Choix : À vérifier, Oui
ou « Non, consentement requis ». Une réponse nécessite un examen de la
configuration et du contexte ; l’intitulé de l’outil ne suffit pas.
Annuler et Enregistrer sont les commandes visibles. Le test a utilisé
Annuler et n’a pas changé un paramètre de l’outil statistique
externe.
9Recenser les outils Shadow IT
Le Registre Shadow IT est présenté comme un outil d’identification,
de traçabilité et de régularisation des outils non validés. L’entrée de
menu est « Shadow IT - Outils à régulariser ».
Capture 30 Nom et service utilisateur de l’outil fictif après
modification et rechargement.
La liste affiche Nom de l’outil et son type, Service utilisateur,
Finalité d’usage, Niveau de risque, Statut, Date de détection et
Actions. Modifier a été testé. Régulariser et Supprimer sont visibles
mais n’ont pas été activés ; aucune conversion vers un autre registre
n’est vérifiée.
L’aide « Qu’est-ce que le Shadow IT ? » présente un chemin déclarer,
évaluer, décider puis convertir vers les registres officiels. La case Ne
plus afficher ce message n’a pas été cochée. Le texte de l’aide ne
remplace pas une appréciation juridique ou une preuve de conversion
réalisée.
La date affichée dans la ligne fictive est le 11/10/2026, alors que
l’essai a eu lieu le 12/10/2026. La cause n’a pas été déterminée ;
contrôlez la date de votre propre dossier sans déduire un mécanisme à
partir de cet exemple.
Identifier l’outil et son usage
Dans Identification, section Identification de l’outil, renseignez
les éléments suivants. Nom de l’application est marqué obligatoire.
Nom de l’application * : Nom reconnaissable de
l’outil. Exemple testé : EXEMPLE NOTICE - Outil Shadow IT fictif.
Type d’outil : SaaS, Logiciel local, App mobile,
Extension navigateur ou Automatisation.
Mode d’accès : Compte perso, Compte pro ou SSO. Ce
champ décrit le mode d’accès ; il ne crée pas de compte.
Découvert par : Audit proxy, Carte bancaire,
Entretien métier ou Signalement utilisateur. Le choix décrit la source
du signalement ; il ne lance aucune de ces investigations.
Service / équipe utilisatrice : Service qui utilise
l’outil. La valeur EXEMPLE NOTICE - Équipe fictive a été enregistrée
lors du test de modification.
Capture 31 Partie gauche de l’identification : nom, URL et origine de
découverte.
Décrire les données et les usages
Finalité d’usage * : Dans Données, décrivez l’usage
concret. Exemple testé : Démonstration fictive de prise de notes pour la
notice, sans donnée personnelle réelle.
Cet outil traite des données personnelles :
Renseignez la case d’après les usages réels, y compris les informations
saisies ou importées.
Données sensibles (santé, origine, etc.) : Vérifiez
la nature des données avant de renseigner la case. Le produit affiche
une alerte sur une possible AIPD ; ce message ne suffit pas à établir à
lui seul l’obligation ou l’absence d’obligation.
Volume de personnes concernées : Choix : < 100
personnes, 100 - 1000 personnes ou > 1000 personnes.
Origine des données : Choix : Saisie manuelle,
Import ou API. Ce champ décrit l’origine ; aucun import ni appel API n’a
été exécuté.
Capture 32 Cases relatives aux données et volume de personnes
concernées.
Les cases n’ont pas servi à déclarer de données personnelles réelles
ni de catégories sensibles dans l’essai. Faites examiner le besoin
d’AIPD avec le DPO, en tenant compte du traitement réel et de son
contexte.
Examiner les éléments juridiques
L’onglet Juridique rassemble des réponses déclaratives et deux liens
documentaires. Les choix proposés doivent être rapprochés des contrats,
des usages et des faits ; ils ne produisent pas un accord ni une
conclusion automatique.
Sous-traitant au sens RGPD ? : Oui, Non ou À
confirmer. Faites examiner le rôle réel avant de trancher.
DPA (art. 28) signé ? : Oui, Non ou En cours.
Vérifiez la version et le périmètre du document.
Localisation des serveurs : Union Européenne,
États-Unis, Autre pays ou Inconnu.
Transferts hors UE encadrés ? : Oui, Non ou Inconnu.
Documentez la justification de la réponse.
Base légale du traitement : Mission publique,
Contrat, Intérêt légitime ou Consentement. La liste est celle de
l’interface ; ne choisissez pas arbitrairement une valeur faute d’avoir
qualifié la situation.
Possibilité d’effacement des données ? : Oui ou Non.
Vérifiez la possibilité réelle et ses conditions.
Lien vers le DPA : Référence ou lien autorisé vers
le document conservé dans le Drive du client.
Lien vers la politique de confidentialité : Adresse
du document pertinent et à jour. Aucun lien externe n’a été ouvert
pendant le test.
Capture 33 Partie gauche de l’onglet Juridique et lien vers le
DPA.
Vérifier les informations de sécurité
MFA disponible ? : Oui ou Non. MFA désigne une
authentification utilisant plusieurs facteurs. Vérifiez sa disponibilité
et sa mise en œuvre réelle ; le champ ne l’active pas.
Comptes partagés ? : Oui ou Non, selon les pratiques
constatées.
Export des données possible ? : Oui ou Non. Il
s’agit d’une caractéristique de l’outil décrit, pas d’un bouton d’export
du registre.
Suppression des comptes à départ salarié :
Automatique, Manuel ou Impossible, selon le mécanisme réel et le
processus du client.
Chiffrement du stockage : Oui, Non ou Inconnu.
Appuyez la réponse sur une preuve ou une confirmation technique.
Capture 34 Partie gauche de Sécurité : MFA, export des données et
chiffrement.
Les champs ont été observés et laissés vides dans le cas fictif.
Aucune configuration de sécurité ni permission d’un service n’a été
modifiée.
Définir le statut et documenter la décision
Niveau de risque : Faible, Moyen, Élevé ou Critique.
Moyen est la valeur initiale observée ; ce défaut n’est pas une
évaluation du risque réel.
Statut de l’outil : Shadow IT, En régularisation,
Validé ou Interdit. Shadow IT est affiché par défaut.
Décision : À régulariser, À supprimer, À remplacer
ou Accepté temporairement. Le choix doit refléter une décision autorisée
et justifiée, pas la remplacer.
Date de revue prochaine : Date de la prochaine
revue. L’interface affiche « Rappel automatique dans 6 mois ».
L’exécution, la destination et la réception de ce rappel n’ont pas été
vérifiées.
Notes de régularisation : Décrivez les actions, les
responsables, les preuves attendues et les points restant à décider.
Capture 35 Partie gauche de Statut et Décision avec la zone Notes de
régularisation.
Documents et preuves : L’onglet Documents contient
Notes internes DPO/DSI, destiné au suivi justificatif et à l’historique
des actions. Aucun bouton d’import de fichier n’y a été observé.
Conservez les preuves dans le Drive du client et renseignez les
références utiles dans les notes.
Enregistrer et contrôler la persistance
Exemple testé : Logiciel local, Compte perso, Signalement
utilisateur, risque Moyen, statut Shadow IT et décision À régulariser.
Le service a ensuite été modifié en EXEMPLE NOTICE - Équipe fictive et
relu après rechargement.
Capture 36 Le service utilisateur EXEMPLE NOTICE - Équipe fictive est
conservé après rechargement.
Régulariser et Supprimer n’ont pas été activés. Le test n’établit ni
une conversion dans un registre officiel, ni une suppression, ni une
décision réelle d’autorisation d’utiliser l’outil.
10Utiliser le Registre des systèmes d’IA
Se repérer et choisir une action
Dans Logiciels & services numériques, choisissez Registre des
systèmes d’IA. La page porte le titre IA Act. Elle distingue le système,
c’est-à-dire l’outil recensé, et ses usages : une finalité et un
contexte d’utilisation rattachés à cet outil. Qualifiez chaque usage
séparément.
Capture 37 Onglets du module, ajout d’un système et carte du système
fictif avec son usage.
Les quatre onglets : Registre des systèmes et usages
; Littératie IA ; Audits ; Surveillance et bilan. Les indicateurs
supérieurs sont Systèmes, Usages actifs, À qualifier, Haut risque et
Interdits. Ils reflètent l’état renseigné, pas une certification.
Ajouter un système : Ouvre la fiche Nouveau système
d’IA. Dans la carte d’un système, Ajouter un usage ouvre une fiche
distincte.
Importer depuis un registre existant : La liste
observée proposait les trois exemples déjà présents dans les rubriques
Logiciels, Informatique parallèle et API. L’ouverture de la liste a été
contrôlée, mais aucun import n’a été exécuté : ni les champs repris ni
une éventuelle synchronisation ne sont établis.
Modifier et Archiver : Les icônes crayon et archive
figurent à droite du système. Modifier a été testé. Archiver et
l’interrupteur Afficher les archivés ont seulement été observés ; aucun
résultat d’archivage ou de restauration n’est documenté.
Ouvrir un usage et sa fiche PDF : Cliquez sur la
ligne de l’usage pour rouvrir Fiche usage. L’icône Fiche PDF, décrite
comme Fiche de classification (PDF), a été vue, sans génération testée.
Exporter le registre est documenté en fin de chapitre.
Périmètre et preuves : Les essais ont utilisé
uniquement des exemples fictifs dans CLIENT TEST, sans modèle connecté
ni appel externe. Conservez les justificatifs dans le Drive du client et
reportez des références précises dans les champs de description ou de
justification appropriés. Aucun stockage de pièces justificatives dans
ce module n’est établi.
Créer et modifier un système
Cliquez sur Ajouter un système. Le formulaire comporte six champs ;
seul Nom porte un astérisque dans la vue observée.
Capture 38 Nouveau système d’IA : identité, nature, modèle,
hébergement et description.
Nom * : Choisissez un nom identifiable. Exemple
testé : EXEMPLE NOTICE - Système IA fictif.
Fournisseur : Indiquez le fournisseur du système
selon votre documentation ; ne déduisez pas son identité du seul nom du
modèle.
Nature : Six choix : Logiciel installé ; Service en
ligne ; Fonction intégrée à un logiciel existant ; Appel par interface
de programmation ; Modèle déployé en interne ; Agent autonome. Service
en ligne était proposé à l’ouverture ; Logiciel installé a été
enregistré dans le test.
Modèle sous-jacent : Précisez le modèle utilisé
lorsqu’il est connu. Laissez à compléter ce qui n’est pas vérifié,
plutôt que d’inventer une version.
Hébergement : Décrivez l’hébergement connu ;
l’exemple de saisie affiché est « UE, hors UE… ». Ce champ est un texte
libre, pas une preuve de localisation.
Description : Précisez le périmètre, les fonctions
et les références documentaires utiles. Exemple enregistré : « Exemple
documentaire fictif. Aucun modèle connecté et aucune donnée réelle.
Version de notice 1.1. »
Enregistrer et contrôler : Terminez par Enregistrer,
puis contrôlez la carte créée. Pour modifier, utilisez le crayon,
corrigez les champs, enregistrez, rechargez et rouvrez la fiche. Annuler
et la croix de fermeture sont également visibles. La création, la
réouverture et la persistance de la description modifiée ont été
vérifiées ; Fournisseur, Modèle sous-jacent et Hébergement sont restés
vides.
Décrire un usage
Dans la carte du système concerné, cliquez sur Ajouter un usage. Les
quatre onglets Description, Rôle, Classification et Liens appartiennent
à cette même fiche. Commencez par Description ; un système peut être
documenté sans que son usage soit déjà qualifié.
Capture 39 Description d’un nouvel usage : données, autonomie, statut
et supervision humaine.
Finalité de l’usage * : Décrivez l’objectif concret.
Exemple testé : EXEMPLE NOTICE - Classement de documents fictifs. Évitez
une simple répétition du nom du système.
Service utilisateur : Identifiez le service qui
emploie le système pour cet usage.
Personnes concernées : Décrivez les catégories de
personnes concernées ; ne collez pas une liste nominative dans un
exemple de notice.
Données en entrée / Données en sortie : Décrivez
séparément ce qui est fourni au système et ce qu’il produit, par exemple
documents inventés en entrée et catégories proposées en sortie. Ces
exemples de contenu n’ont pas été saisis pendant le test.
Degré d’autonomie : Choix observés : Aide à la
décision ; Décision validée par un humain ; Décision autonome. Aide à la
décision a été retenu dans l’exemple.
Statut : Choix observés : Identifié ; En
qualification ; Qualifié ; En service ; Suspendu ; Usage terminé.
Identifié était proposé et a été conservé. Ne changez le statut qu’en
fonction de la situation documentée.
Supervision humaine : Expliquez qui contrôle les
résultats, comment et avec quel pouvoir d’arrêt, conformément à l’aide
du champ. Le seul choix d’un degré d’autonomie ne décrit pas ce
contrôle.
Renseignez ensuite Rôle, Classification et Liens, puis utilisez
Enregistrer. Annuler et la croix sont visibles. La réouverture de
l’usage fictif a retrouvé la finalité, Aide à la décision et Identifié ;
sa présence a aussi été vérifiée après rechargement.
Examiner le rôle et les liens
Dans Rôle, quatre interrupteurs documentent la situation de la
structure. Répondez selon les faits et la documentation contractuelle et
technique ; l’absence de réponse préparée ne doit pas être assimilée à
une qualification validée.
Capture 40 Les quatre questions du rôle ; tous les interrupteurs sont
désactivés dans cet exemple.
Développement : « La structure a-t-elle développé ou
fait développer le système ? »
Nom ou marque : « Le système est-il mis sur le
marché ou en service sous le nom ou la marque de la structure ? »
Modification : « La structure a-t-elle modifié
substantiellement le système ou sa destination ? »
Utilisation : « La structure utilise-t-elle le
système sous sa propre autorité dans le cadre de son activité ? »
L’écran présente Rôle retenu. Avec les quatre interrupteurs laissés
désactivés, il indiquait « à déterminer ». Aucun autre résultat ni règle
de combinaison n’a été testé : ne déduisez pas du formulaire une
conclusion juridique automatique.
Rattacher les éléments utiles : Dans Liens, reliez
l’usage aux autres éléments du dossier lorsque cette association est
justifiée.
Traitements liés (registre des traitements) : La
liste comporte des cases à cocher. Le traitement fictif existant était
proposé ; aucune case n’a été sélectionnée pendant le test.
Sous-traitants liés : Même principe de sélection
parmi les fiches proposées. Le prestataire fictif était visible, sans
liaison enregistrée.
Une analyse d’impact (AIPD) est nécessaire pour cet usage
: Interrupteur observé et laissé désactivé. Le fait de
l’activer n’a pas été testé et aucune création automatique d’AIPD n’est
établie. Documentez séparément l’analyse et ses preuves dans le Drive du
client.
Examiner les pratiques et domaines proposés
L’onglet Classification présente trois groupes de cases à cocher. Les
libellés ci-dessous décrivent les choix de l’interface inspectée ; ils
ne remplacent pas l’examen du cas réel. Faites défiler le formulaire
jusqu’à la justification. Aucune de ces cases n’a été cochée pendant le
test.
Capture 41 Début du groupe Pratiques interdites dans l’onglet
Classification.
Options du premier groupe : 1. Pratiques interdites
: huit cases observées
• Techniques subliminales ou manipulatrices altérant
substantiellement le comportement.
• Exploitation des vulnérabilités liées à l’âge, au handicap ou à la
situation sociale.
• Notation sociale conduisant à un traitement préjudiciable.
• Prédiction du risque d’infraction fondée uniquement sur le
profilage.
• Constitution de bases de reconnaissance faciale par moissonnage non
ciblé.
• Reconnaissance des émotions sur le lieu de travail ou dans
l’enseignement (hors motif médical ou de sécurité).
• Catégorisation biométrique déduisant des données sensibles.
• Identification biométrique à distance en temps réel dans l’espace
public à des fins répressives.
Options du deuxième groupe : 2. Domaines à haut
risque : neuf cases observées
• Biométrie (identification à distance, catégorisation,
reconnaissance des émotions).
• Composant de sécurité d’infrastructures critiques.
• Éducation et formation (admission, évaluation, surveillance
d’examens).
• Emploi et gestion du personnel (recrutement, tri de CV, promotion,
évaluation, licenciement).
• Accès aux services essentiels (prestations sociales, solvabilité,
assurance vie/santé, urgences).
• Répression.
• Migration, asile et contrôle aux frontières.
• Administration de la justice et processus démocratiques.
• Composant de sécurité d’un produit couvert par l’annexe I (dispositif
médical, machine, jouet…).
Vérifiez chaque situation avec les personnes compétentes. Ne cochez
pas une catégorie pour obtenir un résultat souhaité ; conservez la trace
des faits examinés et des décisions dans le dossier documentaire du
client.
Justifier et vérifier la classification enregistrée
Options du troisième groupe : 3. Obligations de
transparence : cinq cases observées
• Interagit directement avec des personnes (agent conversationnel,
assistant).
• Génère ou manipule du texte, des images, du son ou de la vidéo.
• Produit des hypertrucages (deepfakes).
• Reconnaissance des émotions ou catégorisation biométrique
autorisée.
• Publie des textes d’information du public sur des questions d’intérêt
général.
Capture 42 Résultat affiché avant enregistrement, justification
obligatoire et référence du formulaire.
Résultat : L’aperçu affichait Risque minimal lorsque
toutes les cases étaient décochées. Après enregistrement, la ligne de
l’usage et le fichier exporté indiquaient pourtant À qualifier, avec le
statut Identifié. La cause de cette différence n’est pas établie ;
contrôlez toujours le résultat enregistré.
Justification de la classification * : Décrivez les
faits examinés, le périmètre et les raisons de la conclusion. Mentionnez
les références des preuves conservées dans le Drive du client, avec leur
date et leur version. Ne remplacez pas cette analyse par « conforme » ou
par une copie de l’indicateur.
Référentiel : Le formulaire et l’export affichaient
RIA-2024/1689-2026/1744-v1. Cette référence est reproduite comme valeur
observée, sans validation de son contenu ou de son actualité
juridique.
Exemple enregistré : « EXEMPLE NOTICE : scénario
entièrement fictif de classement de documents inventés, sans personnes
réelles ni décision opérationnelle. Qualification illustrative
uniquement. » Cette justification a été retrouvée dans l’export. Elle
illustre la saisie, sans conclure sur un usage réel.
L’icône Fiche PDF est destinée, selon son aide, à la fiche de
classification. Son fonctionnement, son contenu et son téléchargement
n’ont pas été testés. Un export, une fiche ou un indicateur ne
démontrent pas à eux seuls la conformité.
Documenter les populations et leur formation
Ouvrez Littératie IA, puis Ajouter une population. Le module présente
ce suivi comme le recensement des personnes qui utilisent ou supervisent
des systèmes d’IA et de leur formation. Le formulaire Population exposée
a été inspecté puis annulé : aucune population n’a été créée.
Capture 43 Formulaire Population exposée, avant toute saisie ou
création.
Population * : Nommez un groupe identifiable, par
exemple un service utilisateur. Le champ propose l’exemple « Service RH
».
Effectif / Personnes formées : Indiquez l’effectif
concerné et le nombre de personnes formées. Vérifiez leur cohérence et
la période à laquelle ces chiffres correspondent.
Formation : Renseignez un intitulé qui permet de
retrouver l’action de formation et son contenu.
Date : Saisissez la date ; un sélecteur de date est
visible. Le format présenté est jj/mm/aaaa.
Attestation de formation recueillie : Cochez
seulement si la collecte est effective. La case ne prouve pas à elle
seule que le document est disponible ; conservez l’attestation dans le
Drive du client.
Notes : Précisez le périmètre, les compléments
utiles ou la référence des pièces. Évitez d’y recopier des informations
personnelles inutiles.
Les commandes Enregistrer, Annuler et la croix de fermeture sont
visibles. Seule l’annulation après inspection a été réalisée. La
validation des nombres, la création, la modification, la suppression et
l’effet sur les indicateurs de formation n’ont pas été testés.
Démarrer et suivre un audit
Dans Audits, cliquez sur Nouvel audit. L’écran indique que le
questionnaire peut être global ou porter sur un usage précis, et que les
questions s’adaptent au niveau de risque. Seul le périmètre de l’usage
fictif, resté À qualifier, a été testé.
Capture 44 Nouvel audit : titre, périmètre et commande Démarrer.
Titre : Donnez un intitulé reconnaissable ; Audit IA
Act 2026 était proposé. L’essai a utilisé EXEMPLE NOTICE - Audit IA
fictif.
Périmètre : La liste proposait Périmètre global
(toute l’organisation) et l’usage nommé sous son système. Vérifiez le
périmètre avant de cliquer sur Démarrer. Annuler et la croix sont aussi
visibles.
Enregistrement : Le questionnaire affiche «
Enregistré automatiquement ». L’audit créé était encore présent après
rechargement avec le statut En cours. Aucune réponse n’a été
sélectionnée : la persistance des réponses n’a donc pas été
vérifiée.
Indicateurs : La fiche affiche Note globale,
Avancement et une barre de progression. Dans l’exemple : note « - » et
avancement 0 / 13. Le calcul d’une note, les pondérations et l’effet de
Non applicable ne sont pas documentés par le test.
Réponses : Chaque question propose Oui, Partiel, Non
et Non applicable. Choisissez en fonction des preuves disponibles. Le
questionnaire observé est détaillé à la page suivante ; sa référence
affichée est Référentiel d’audit IA Act - version 1 (2026).
Retour aux audits : Revient à la liste. La ligne
retrouvée après rechargement comprend le titre, le système et l’usage du
périmètre, la date 12/10/2026, la note « - » et En cours.
Clôturer et figer : Commande visible mais non
activée. Avant toute utilisation, relisez les réponses, le périmètre et
les justificatifs. Les éventuelles confirmations, les conséquences
exactes du gel et la possibilité de réouverture ne sont pas établies ;
ne supposez pas que cette action est réversible.
Limite du test : Aucun audit n’a été clôturé, aucun
score de conformité réel n’a été obtenu. La présence d’un questionnaire
ou de son enregistrement ne vaut pas validation de la situation du
client.
Lire le questionnaire d’audit observé
Les treize questions ci-dessous sont celles de l’audit fictif
inspecté. Elles sont regroupées en quatre rubriques. Le périmètre global
et les questionnaires éventuellement proposés pour d’autres
classifications n’ont pas été parcourus.
Capture 45 Exemple de question et des quatre réponses possibles :
Oui, Partiel, Non, Non applicable.
Rubrique 1 : Gouvernance - 4 questions
Rubrique 2 : Qualification et classification - 3
questions
Rubrique 3 : Maîtrise de l’IA (littératie) - 3
questions
Rubrique 4 : Articulation avec la protection des
données - 3 questions
Préparer des réponses étayées : Préparez dans le
Drive du client les références qui soutiennent chaque réponse :
désignation du référent, politique d’usage, registre daté, justification
de classification, preuves de formation, contrats ou règles de
conservation selon la question. Vérifiez que leur périmètre correspond à
l’audit. Aucun champ de dépôt ou de commentaire par question n’a été
établi dans le questionnaire inspecté.
Une réponse négative ou partielle signale un point à examiner ; elle
ne décrit pas automatiquement une action corrective créée dans un autre
module. Aucune création automatique de tâche n’a été testée. Conservez
les décisions et le suivi dans les outils prévus par le client.
Surveiller, préparer le bilan et exporter
Surveillance et bilan indique que les alertes sont recalculées à
chaque ouverture à partir du registre, des formations et des audits.
Dans l’exemple, quatre alertes ont été observées :
• Haute : aucune formation à la maîtrise de l’IA enregistrée alors
que des usages sont recensés.
• Moyenne : usage non classé.
• Moyenne : rôle non qualifié.
• Moyenne : aucun audit IA Act clôturé.
Capture 46 En-tête de surveillance et alerte d’absence de formation
dans le cas fictif.
Traiter une alerte : Les boutons Corriger sont
présents pour l’usage non classé et le rôle non qualifié. Ils n’ont pas
été activés : leur destination et leur effet ne sont pas confirmés.
Retournez à la fiche concernée pour vérifier les informations, puis
rouvrez Surveillance et bilan pour contrôler les alertes.
Chapitre pour le bilan annuel : Une zone de texte
modifiable et le bouton Copier sont proposés. Le texte rassemble les
effectifs de systèmes et d’usages, la répartition des risques, la
formation, les audits et les points de vigilance. La modification et la
copie n’ont pas été testées.
Contrôle indispensable : Le texte observé annonçait
« 1 usage(s) en service », alors que la fiche portait le statut
Identifié. Relisez le bilan par rapport aux fiches et corrigez les
formulations avant de le réutiliser. La persistance d’une retouche du
texte n’est pas établie.
Exporter le registre : Cliquez sur Exporter le
registre et vérifiez le fichier téléchargé. Le téléchargement XLSX a
abouti ; le fichier registre-ia-act-2026-10-12.xlsx a ensuite été ouvert
en lecture seule.
Feuille Registre IA : 14 colonnes : Système ;
Fournisseur ; Nature ; Finalité de l’usage ; Service ; Personnes
concernées ; Rôle ; Classification ; Justification ; Traitements liés ;
Sous-traitants liés ; Statut ; Date de classification ; Version du
référentiel. L’export vérifié contient une ligne fictive, À qualifier et
Identifié ; plusieurs champs restent Non renseigné.
Feuille Littératie : 6 colonnes : Population ;
Effectif ; Formation ; Date ; Formés ; Attestation. Elle ne contenait
que les en-têtes, ce qui correspond à l’absence de population créée.
Portée du fichier : L’export contrôlé ne contient
aucune feuille d’audit. Il n’est pas établi comme une sauvegarde
exhaustive : les champs du formulaire, les preuves du Drive et les
résultats d’audit ne doivent pas être supposés tous inclus. Datez les
exports et conservez-les avec les références utiles dans le Drive du
client, en appliquant les règles d’accès du dossier.
Avant de communiquer un bilan, vérifiez le client, le périmètre, les
informations manquantes, le rôle, la classification enregistrée, la
justification, les liens, la formation et l’état des audits. Un
enregistrement réussi et un téléchargement réussi prouvent ces
opérations, pas la conformité du système.
11Contrôler et maintenir les registres
Bilan des parcours vérifiés
Élément
Ce qu’il faut renseigner ou vérifier
Logiciels
Création, recherche, rechargement, réouverture, modification de
version et persistance réussis. Applications mobiles observées sans
enregistrement.
API
Cinq onglets inspectés. Création et modification de version
persistantes après rechargement. Aucun appel externe, secret ou export
testé.
Sites internet
Sept onglets observés. Blocage rencontré lors des tests dans CLIENT
TEST, non reproduit par l’utilisateur ; cause non établie. Échec de
sauvegarde de la fiche mais URL persistante dans l’annuaire.
Technologies, Audits et Formulaires non testables pendant cet essai.
Mesure d’audience non enregistrée.
Shadow IT
Six onglets inspectés. Création, recherche, modification et
persistance réussies. Régulariser et Supprimer non activés.
Systèmes d’IA
Système et usage créés et relus, modification de système
persistante. Audit fictif En cours, 0 réponse sur 13, sans clôture.
Export XLSX vérifié.
Aucune publication, suppression, modification de droits, connexion de
modèle ou analyse externe de site n’a été réalisée. Les essais se sont
limités au dossier CLIENT TEST et à des exemples fictifs.
Garder une trace exploitable
Pour chaque revue, consignez le périmètre contrôlé, la date, les
personnes consultées, les pièces utilisées, les décisions et les points
à revoir. Les références doivent permettre de retrouver les preuves dans
le Drive du client sans exposer de secret ni de données inutiles.
Un champ documentaire ne configure pas nécessairement le service
décrit. Cette distinction est particulièrement importante pour la
journalisation, le chiffrement, le MFA, les transferts, les
consentements, les rappels et les statuts.
Si une erreur apparaît, vérifiez les effets réellement observés avant
de recommencer. Dans Sites internet, une information est restée dans
l’annuaire malgré l’échec. En cas de perte de session, un registre vide
accompagné d’une erreur ne prouve pas une suppression.
Captures et observations réalisées le 12 octobre 2026 dans CLIENT
TEST. Les écrans peuvent varier selon le dossier, les droits et les
mises à jour. Les libellés et choix rapportés sont ceux observés ; les
éléments non testés sont identifiés dans chaque chapitre.
Repères de vocabulaire
Élément
Ce qu’il faut renseigner ou vérifier
API
Interface technique entre applications.
Endpoint
Adresse du point d’accès technique d’une API.
DPA
Accord relatif au traitement des données, à rapprocher du contrat et
de son périmètre.
SLA
Engagements de niveau de service, par exemple disponibilité et
délais de support.
SDK
Composants intégrés dans une application par ses développeurs.
MFA
Authentification à plusieurs facteurs.
SSO
Accès utilisant une authentification centralisée.
RSSI
Responsable de la sécurité des systèmes d’information.
AIPD
Analyse d’impact relative à la protection des données.
Littératie IA
Maîtrise et compréhension de l’IA par les personnes concernées,
selon leurs usages.
12Relier les logiciels aux traitements et aux sous-traitants
Ce chapitre explique la fonction d'après sa description par l'éditeur. Il n'est pas illustré par des captures : les libellés exacts des écrans sont à vérifier dans l'application.
Savoir quelle donnée transite dans quelle application
Selon la description de l'éditeur, la fiche de traitement permet d'associer directement les outils utilisés, par exemple un logiciel de paie, une messagerie professionnelle ou un serveur de fichiers. La vue Parcours de la donnée de la fiche de traitement reprend ces liens pour montrer d'où vient la donnée, dans quels logiciels et chez quels sous-traitants elle circule, où se trouve l'exemplaire de référence et où se trouvent les copies.
Le traitement décrit l'activité : finalité, base légale, personnes et données concernées.
Le lien entre les deux indique quelles données personnelles passent par cet outil.
Retrouver les traitements touchés par un incident ou un changement d'outil
La fiche logiciel affiche un bloc Incidents liés, et un incident peut être rattaché aux traitements, sous-traitants ou logiciels concernés sans modifier leurs fiches d'origine. Lorsque les logiciels sont reliés aux traitements, partir de l'outil touché permet de remonter aux activités concernées, aux catégories de données et aux personnes.
Incident sur un logiciel : identifier les traitements qui l'utilisent et les données exposées.
Changement d'éditeur ou d'hébergeur : repérer les traitements dont la fiche, la localisation ou les transferts doivent être revus.
Arrêt d'un outil : vérifier ce que deviennent l'exemplaire de référence et les copies des données qu'il contenait.
Rattacher le bon sous-traitant et les mesures de sécurité
Le sous-traitant se rattache à la fois au logiciel (champ Sous-traitant principal de la fiche logiciel, Sous-traitant associé d'une API) et au traitement. La fiche de traitement présente aussi une synthèse des mesures techniques et organisationnelles qui le protègent : contrôle des accès, chiffrement, sauvegardes, journalisation, sensibilisation.
Ce qu'il faut vérifier
À vérifier
13Régulariser un outil Shadow IT : du signalement à la décision
Ce chapitre explique la fonction d'après sa description par l'éditeur. Il n'est pas illustré par des captures : les libellés exacts des écrans sont à vérifier dans l'application.
Signaler l'outil découvert
Le signalement consigne ce qui a été constaté dans un service : le nom de l'outil, l'usage observé et les données qui y sont déposées. Les cas les plus fréquents sont un service de transfert de fichiers gratuit, une messagerie personnelle utilisée pour échanger avec des collègues, un assistant d'IA grand public utilisé avec un compte personnel ou un stockage en ligne personnel.
Nommer l'outil et le service qui l'utilise.
Décrire l'usage réel, sans le minimiser ni l'exagérer.
Indiquer les données déposées : catégories, présence éventuelle de données sensibles, volume de personnes concernées.
Préciser comment l'outil a été découvert (champ Découvert par).
Évaluer le danger
L'évaluation recherche les risques critiques : données confidentielles ou sensibles déposées sur des serveurs hors de l'Union européenne, absence de contrat de sous-traitance, absence de sauvegarde, comptes personnels ou partagés, impossibilité de supprimer les comptes au départ d'un salarié. Les onglets Données et Sécurité du registre, ainsi que celui consacré au rôle du prestataire, au DPA et à la localisation, servent à documenter ces points, et le Niveau de risque à en rendre compte.
Choisir l'une des trois issues
Intégrer l'outil : il est jugé utile et peut être encadré. Il rejoint le Registre des logiciels, avec un contrat de sous-traitance conforme à l'article 28 et le rattachement aux traitements concernés.
Remplacer l'outil : une solution interne ou déjà validée répond au même besoin. Les équipes y sont orientées et les données présentes dans l'ancien outil sont récupérées ou supprimées.
Interdire l'outil : il présente un risque trop élevé. L'interdiction s'accompagne d'un blocage technique lorsqu'il est possible et d'une note de rappel diffusée aux équipes.
Selon la description de l'éditeur, un outil validé peut basculer dans le Registre des logiciels. La notice n'a pas testé cette conversion : vérifiez la fiche obtenue dans le registre officiel.
Ce qu'il faut vérifier
À vérifier
14Documenter un flux API de bout en bout
Ce chapitre explique la fonction d'après sa description par l'éditeur. Il n'est pas illustré par des captures : les libellés exacts des écrans sont à vérifier dans l'application.
Identifier l'émetteur, le récepteur et le sens
Une API relie une application émettrice à une application réceptrice. Dans la fiche, l'onglet Applications sert à désigner la source et la cible, et le champ Direction du flux indique si les données sont reçues, envoyées ou échangées dans les deux sens.
Décrire le chiffrement, l'authentification et la journalisation
Chiffrement en transit (HTTPS, TLS) : les données ne doivent pas circuler en clair.
Méthode d'authentification (jeton OAuth, clé d'API, certificat) : seules les applications autorisées doivent pouvoir appeler l'interface.
Journalisation des appels : chaque échange doit laisser une trace permettant de savoir qui a demandé quoi et quand.
Rattacher l'API au traitement
Selon la description de l'éditeur, chaque API se rattache au traitement de données correspondant. Le champ Finalité du transfert de l'onglet Données explique pourquoi l'échange existe, et le champ Base légale indique la base retenue.
Ce qu'il faut vérifier
À vérifier
15Vérifier la conformité visible d'un site ou d'une application
Ce chapitre explique la fonction d'après sa description par l'éditeur. Il n'est pas illustré par des captures : les libellés exacts des écrans sont à vérifier dans l'application.
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Aucune case de consentement n'est pré-cochée.
Une information courte figure sous chaque formulaire (contact, recrutement, inscription) : finalité, destinataire, durée, droits, avec un lien vers la politique de confidentialité.
Seules les données nécessaires sont demandées.
Utiliser le rapport d'audit
Selon la description de l'éditeur, le module produit un rapport d'audit de site avec des préconisations de mise en conformité destinées aux développeurs web. La notice n'a pas pu tester sa génération : la conclusion, le score et les Actions correctives à prévoir de l'onglet Conclusion en sont la base observée.
Ce qu'il faut vérifier
À vérifier
Cette notice vous accompagne dans la documentation des locaux, de
l’infrastructure technique, de la vidéosurveillance et des dispositifs
de contrôle d’accès. Elle suit les quatre entrées du menu Locaux &
infrastructures.
Commencez par vérifier le dossier client, puis rejoignez votre tâche
dans le sommaire. Les procédures expliquent les champs observés, les
actions à effectuer et les résultats à contrôler.
Documents de référence : les pièces justificatives restent dans le
Drive du client. Conservez les références, la date, la version, le
responsable et le périmètre de chaque document. Les fiches DPO SUITE
décrivent et relient les informations utiles.
Point de vigilance : une fiche enregistrée, un score, une couleur ou
un statut ne démontre pas à lui seul la conformité. Faites examiner les
appréciations et les décisions par les personnes compétentes.
Édition du 12 octobre 2026. Les quatre créations documentaires ont
été suivies d’un rechargement, d’une réouverture, d’une modification
puis d’un contrôle de persistance dans CLIENT TEST. Les exemples EXEMPLE
NOTICE sont fictifs et ne contiennent aucune donnée réelle.
Aucun dispositif réel, caméra, badge, personne, compte, droit ou
réseau n’a été modifié. Les champs de conservation, de surveillance ou
de révocation décrivent la situation déclarée ; aucune intégration
technique n’a été démontrée.
Observé signifie que le champ ou la commande a été vu. Testé signifie
que l’action et son résultat ont été contrôlés. Non testé signifie
qu’aucun résultat complet n’a été vérifié. Non testable décrit un
parcours qui n’a pas pu être poursuivi dans les conditions de l’essai.
Les limites sont précisées dans chaque chapitre.
Les résultats sont limités à la session CLIENT TEST inspectée. Une
difficulté rencontrée dans cette session ne permet pas d’en attribuer la
cause au produit, au navigateur ou à la méthode sans vérification.
1Accéder aux quatre rubriques
Capture 1 Les quatre entrées du menu Locaux &
infrastructures.
La recherche Rechercher un écran concerne la navigation. Elle est
distincte des champs de recherche propres aux registres. Si une liste
paraît vide, vérifiez d’abord le client, les filtres, la recherche et la
fin du chargement.
Parcours conseillé : documentez d’abord les locaux, puis les
composants et les dispositifs qui s’y rattachent. Dans Badges &
contrôle d’accès, le local rattaché est obligatoire. Dans Infrastructure
technique, distinguez les composants de l’onglet Infrastructure des
fiches du registre historique Serveurs.
Avant de renseigner un dossier réel, préparez l’inventaire et les
pièces à jour dans le Drive du client. Utilisez uniquement les
informations nécessaires et ne recopiez pas de mots de passe, clés
d’API, codes d’accès ou autres secrets dans les descriptions.
2Locaux et sites
Le registre « Locaux et sites » permet de décrire les lieux dans
lesquels des données sont traitées, leurs responsables, leurs mesures de
sécurité et les éléments d’évaluation du DPO. Ce chapitre explique la
création d’une fiche, son questionnaire, sa mise à jour et les vues
complémentaires. Le renseignement du registre constitue une
documentation : il ne vérifie pas à lui seul la sécurité d’un bâtiment
ou d’un équipement et n’établit pas automatiquement sa conformité.
Les illustrations proviennent du dossier CLIENT TEST, observé le 12
octobre 2026. La fiche « EXEMPLE NOTICE - Local fictif », ensuite
renommée « EXEMPLE NOTICE - Local fictif v1.1 », utilise une adresse
explicitement fictive. Elle ne décrit aucun lieu réel, aucune personne
ni aucun traitement associé. Les indications « 0 % » et « Non conforme »
visibles dans cet exemple sont des valeurs laissées par défaut, sans
évaluation réelle.
Accéder au registre et lire la liste
Capture 2 Vue liste après enregistrement de la modification du nom.
La ligne permet de repérer les colonnes et les icônes crayon et
poubelle.
Lorsque le registre est vide, l’écran affiche « Aucun local » et «
Commencez par référencer vos locaux. ». Le bouton « Ajouter un local »
est alors proposé dans la zone vide et en haut du registre.
Local : Nom de la fiche, accompagné des compteurs de
caméras et de badges ou accès déclarés. Le test affichait « 0 caméra(s)
· 0 badge(s)/accès ». Ces compteurs portent sur les éléments déclarés
dans le registre ; ils ne prouvent pas l’absence de matériels sur
place.
Type : Catégorie choisie dans la fiche. La valeur «
Bureau » apparaît sous la forme « bureau » dans la ligne test.
Adresse : Adresse enregistrée pour identifier le
site.
Score : Repère visuel de l’évaluation enregistrée.
Ouvrez l’onglet « Conformité » pour lire et renseigner précisément le
score.
Statut : Statut de conformité enregistré. L’exemple
affiche « Non conforme » sans qu’une évaluation réelle ait été
réalisée.
Actions : Crayon pour modifier ; poubelle pour la
suppression. Le crayon a été utilisé. La suppression, son éventuelle
confirmation et ses conséquences n’ont pas été testées.
Le groupe « Non renseignée » apparaît au-dessus de l’exemple. Les
preuves ne permettent pas de déterminer précisément le critère de ce
regroupement : ne le confondez pas avec le nom ou le statut du
local.
Le champ « Rechercher un local... » permet de saisir une recherche.
Saisissez un terme identifiable et attendez la fin du chargement avant
de lire la liste. Le terme « EXEMPLE NOTICE » a été saisi pendant la
vérification, mais la capture est prise sur « Chargement... » : le
résultat filtré final n’a pas été vérifié.
Créer et renseigner un local
Capture 3 Informations du local avant le premier enregistrement :
nom, adresse manuelle, type Bureau et cases public et données sensibles.
Les coordonnées et les champs situés plus bas sont décrits dans le
texte.
Nom du local * : Saisissez un nom permettant de
reconnaître le lieu dans le registre, par exemple le nom du site ou du
bâtiment. Le test a utilisé « EXEMPLE NOTICE - Local fictif ».
Adresse * (avec autocomplétion) : Utilisez la
recherche « Rechercher une adresse... » ou renseignez l’adresse
manuellement dans le champ prévu. La saisie manuelle a été vérifiée avec
« Adresse fictive pour documentation - aucun lieu réel ». La sélection
d’une suggestion et son effet sur les coordonnées n’ont pas été
testés.
Type de site : Sélectionnez la catégorie adaptée.
Les options observées sont : « Siège social », « Annexe », «
Établissement public », « Ecole / Groupe scolaire », « Dépôt », « Salle
d’archives », « Agence », « Succursale », « Bureau », « Centre », «
Entrepôt », « Magasin », « Data center » et « Autre ». « Sélectionner un
type » est l’invite initiale.
Ce local est accessible au public : Cochez
uniquement si l’accueil du public correspond à la situation réelle du
site. La case est restée décochée dans l’exemple. Aucun éventuel champ
conditionnel après activation n’a été vérifié.
Données sensibles traitées sur ce site : Renseignez
cette indication selon la nature des données effectivement traitées. La
case est restée décochée dans l’exemple. Ne recopiez pas cette valeur
par défaut sans vérifier la situation du client.
Géolocalisation (optionnel) : Les champs « Latitude
» et « Longitude » permettent de renseigner les coordonnées du site. Ils
sont facultatifs et ont été laissés vides pour l’adresse fictive. Ne
saisissez pas de coordonnées approximatives pour obtenir
artificiellement un point sur la carte.
Nom du responsable : Indiquez la personne identifiée
comme responsable du site, si cette information est disponible. Ce champ
appartient au bloc « Responsable du site (optionnel) ».
Fonction : Précisez la fonction du responsable du
site, afin que le rôle soit compréhensible au-delà de son seul nom.
Contact (email ou téléphone) : Renseignez un contact
professionnel utile et vérifié. Aucun contact réel n’a été utilisé dans
l’exemple.
Traitements effectués sur ce site : Le sélecteur «
Ajouter un traitement lié » est proposé pour associer les traitements
réalisés dans le local. L’état vide indique « Aucun traitement associé
pour le moment ». L’association et son enregistrement n’ont pas été
testés ; vérifiez les traitements effectivement proposés dans le dossier
client avant de les sélectionner.
Les onglets peuvent afficher des repères de progression : un cercle,
une coche pour « Informations » ou un pourcentage pour « Questionnaire
». Une coche de saisie ou un pourcentage de questionnaire n’est pas une
validation de conformité.
Localiser un site
Fonction observée, sans test de positionnement : la carte de cette
fiche utilise Mapbox ; son déplacement, les commandes de zoom et
d’orientation, le déplacement du marqueur et la persistance de nouvelles
coordonnées n’ont pas été vérifiés. Aucun géocodage d’adresse fictive
n’a été lancé.
Compléter les trente six questions
L’onglet « Questionnaire » regroupe 36 questions réparties en six
thèmes. Chaque question propose « Oui », « Non » ou « N/A » et une zone
« Commentaire (optionnel) ». Les compteurs par thème affichent le nombre
de réponses par rapport au nombre de questions ; ils étaient tous à zéro
dans l’exemple. Aucun questionnaire rempli et enregistré n’a été
testé.
Capture 4 Extrait du questionnaire : trois premiers thèmes, compteurs
de réponses et repère Critique de la première question. Les six thèmes
et les 36 questions sont détaillés dans le texte.
Sécurité physique (8 questions). Objet affiché : « Contrôle d’accès
et protection des locaux ».
Gestion des documents papier (6 questions). Objet affiché : «
Protection et destruction des documents ».
Postes de travail (6 questions). Objet affiché : « Sécurité des
ordinateurs et écrans ».
Serveurs et équipements (6 questions). Objet affiché : « Protection
des infrastructures IT ».
Continuité d’activité (5 questions). Objet affiché : « Plans de
sauvegarde et reprise ».
Prestataires et sous-traitants (5 questions). Objet affiché : «
Gestion des accès tiers ».
Les libellés ci-dessus sont ceux du questionnaire observé. Répondre «
Oui » documente une déclaration ou un constat ; cette réponse ne
configure pas un contrôle d’accès, un chiffrement, un système de
sauvegarde ou un équipement de sécurité. Les contrôles techniques et la
pertinence des mesures restent à vérifier séparément.
Définir la conformité du local
L’onglet « Conformité » porte le titre « Évaluation de conformité DPO
» et précise : « Définissez manuellement le score et le statut de
conformité de ce local ». Cette évaluation relève donc d’une saisie du
DPO. Elle ne doit pas être confondue avec le pourcentage d’avancement du
questionnaire.
Capture 5 Extrait de l’onglet Conformité : l’interface précise que le
score et le statut sont définis manuellement par le DPO. Les champs de
l’évaluation sont détaillés dans le texte.
Score de conformité : Curseur de 0 à 100 %, avec
repères 0 %, 50 % et 100 %. Positionnez-le selon l’évaluation retenue et
sa méthode, après examen des éléments disponibles.
Statut de conformité : Deux choix ont été observés
dans la fiche : « Conforme » et « Non conforme ». Le filtre « En cours »
existe sur la carte mais n’apparaît pas parmi ces deux choix de la
fiche.
Commentaire du DPO : Exposez les éléments qui
justifient le score et le statut, les limites de l’analyse, la date de
revue et les références des preuves. Pour un exemple fictif, indiquez
clairement qu’aucune évaluation réelle n’a été réalisée.
Dans le parcours vérifié, le questionnaire est resté sans réponse, le
score à 0 % et le statut « Non conforme ». Le commentaire DPO mentionne
la fiction et l’absence d’évaluation réelle. Le réglage d’un autre score
ou statut et sa persistance n’ont pas été testés.
Enregistrer puis modifier une fiche
Résultat testé : le local fictif a été créé, retrouvé après
rechargement et rouvert par le crayon. Son nom a ensuite été remplacé
par « EXEMPLE NOTICE - Local fictif v1.1 » ; cette modification a été
enregistrée et retrouvée dans la liste après contrôle. Ce test valide ce
parcours sur la fiche d’exemple, sans établir la persistance de tous les
autres champs possibles.
« Annuler » et « ← Retour » sont présents pour quitter la fiche.
L’existence d’une alerte en cas de modifications non enregistrées n’a
pas été vérifiée. Enregistrez les changements à conserver avant de
quitter le formulaire.
Consulter les caméras et les dispositifs associés
Après création et réouverture du local, les onglets « Vidéo et badges
» et « Audits de terrain » apparaissent en complément des onglets de
création.
Capture 6 Onglet Vidéo et badges d’un local enregistré. Les deux
listes sont vides et les commandes d’ajout sont visibles.
Le test affiche « Aucune caméra déclarée pour ce local. » et « Aucun
badge ni contrôle d’accès déclaré pour ce local. ». Les commandes
d’ajout depuis cet onglet n’ont pas été utilisées : leur formulaire et
leur résultat ne sont pas déduits de la seule présence du bouton.
Consultez les chapitres dédiés à la vidéosurveillance et aux badges pour
les parcours qui y sont documentés. Une déclaration de dispositif ne
correspond pas à une installation ou à une configuration technique du
matériel.
Consulter les audits de terrain
Programmer un audit : L’interface précise : « Chaque
échéance crée une tâche dans votre liste. » Il s’agit du fonctionnement
annoncé à l’écran ; aucune programmation, création d’échéance ou tâche
résultante n’a été testée.
Nouvel audit : Le bouton était désactivé dans la
première capture de cet onglet, puis affiché actif dans une capture
ultérieure. Aucune création d’audit n’a été effectuée et la condition de
disponibilité n’est pas établie.
États vides : Les messages observés sont « Aucun
audit programmé. » et « Aucun audit pour ce local. ». Ils décrivent le
contenu du dossier test, pas l’existence ou l’absence d’un audit réalisé
hors de DPO SUITE.
Avant toute programmation réelle, déterminez avec le client le
responsable, le périmètre et l’échéance. La présente vérification ne
permet pas de détailler les champs du formulaire de programmation, la
récurrence ou les notifications. Conservez le rapport et les
justificatifs de l’audit dans le Drive du client, puis référencez-les
dans la documentation du site.
Préparer un import par copier coller
Fonction observée, sans création de locaux par import. Ce parcours
permet de préparer une liste d’adresses ; aucun résultat d’import ni
traitement des doublons n’a été vérifié.
La boîte a été ouverte puis fermée sans import. Les règles de
validation d’adresse, les messages d’erreur, le nom attribué aux fiches,
le nombre effectivement créé et le géocodage éventuel ne sont pas
établis par ce test.
Préparer un import CSV
Fonction observée, sans fichier chargé. La fenêtre « Import CSV -
Locaux » propose une zone de dépôt et « Télécharger un modèle CSV ». La
limite affichée est « Fichier CSV (MAX. 20MB) ».
Capture 7 Fenêtre de préparation d’un import CSV. La zone de dépôt,
la limite de 20 MB et la commande de téléchargement du modèle sont
visibles ; aucun fichier n’a été importé.
Aucun appariement de colonnes, aperçu, contrôle de doublons, journal
d’erreur, enregistrement ou mécanisme d’annulation d’import ne peut être
garanti à partir de cette observation. Conservez le fichier source et le
compte rendu du contrôle dans le Drive du client.
Préparer la mise à jour de plusieurs locaux
« Mise à jour en masse » ouvre une page dédiée à la modification de
plusieurs locaux par section. Les cinq sections, les cases de sélection
et les champs de ligne ont été observés sans être modifiés. Le mécanisme
d’enregistrement, son éventuelle automaticité et la persistance d’une
modification en masse n’ont pas été testés.
Capture 8 Mise à jour en masse, section Responsable du site :
sections disponibles, recherche, cases de sélection et champs de chaque
ligne. Aucune modification en masse n’a été enregistrée pendant le
test.
Responsable du site : Colonnes « Nom du responsable
», « Fonction » et « Contact » modifiables sur chaque ligne, en plus de
l’identification du local et de son adresse.
Localisation : La section annonce « Géocodage des
adresses pour affichage sur la carte » et présente un champ « Adresse »
sur la ligne. Aucun géocodage ni résultat de localisation n’a été
testé.
Type de site : Sélecteur de catégorie par local. «
Bureau » était affiché pour la fiche test. Le menu complet de cette vue
n’a pas été déployé ; la liste exhaustive des types documentée plus haut
provient de la fiche individuelle.
Public accueilli : Interrupteur « Accueil du public
» et cases « Catégories de personnes ». Le test affichait « Non ».
Catégories observées, avec leur orthographe à l’écran : « Clients », «
Fournisseurs », « Visiteurs », « Prestataires », « Candidats », « Nos
Salariés / Agents », « Des Salaries / Agents », « Patient / Suivi », «
Eleves Mineurs », « Eleves Majeurs ».
Données sensibles : Interrupteur « Données sensibles
» et zone « Exemples de données sensibles ». Décrivez seulement la
nature des données utile à la documentation, sans y copier des dossiers
individuels. Le test affichait « Non » et une zone vide.
Consulter la carte des sites et caméras
Capture 9 Filtres de la vue carte : types de données Locaux et
Caméras, statuts Conforme, Non conforme et En cours, puis Réinitialiser
les filtres. Les compteurs à zéro ne prouvent pas que le registre est
vide.
La commande « Géocoder les adresses manquantes » est visible, mais
n’a pas été déclenchée. Aucun résultat de géocodage, position de
marqueur ou détail obtenu par clic sur un marqueur n’a été vérifié. La
carte globale affiche les mentions Leaflet et OpenStreetMap, alors que
la carte de l’onglet « Localisation » de la fiche affiche Mapbox.
Attention à l’interprétation d’une carte vide : l’écran test
indiquait « Locaux (0) », « Caméras (0) », « Total locaux 0 », « Total
caméras 0 » et « Sites géolocalisés 0 », avec « Aucune donnée à afficher
». Pourtant, une fiche sans coordonnées existait bien en « Vue liste ».
Un compteur à zéro sur la carte ne prouve donc pas que le registre est
vide. Contrôlez la liste, l’adresse, les coordonnées et les filtres
avant de conclure.
Conserver les justificatifs et suivre les contrôles
Organisation recommandée : conservez les justificatifs dans le Drive
du client, dans un dossier clairement identifié pour le site. Cette
consigne de classement documentaire ne signifie pas qu’un dépôt de
fichiers ou une synchronisation Drive a été testé dans « Locaux et sites
». Aucun champ de pièce jointe propre à cette fiche n’a été observé.
Le registre peut consigner les mesures déclarées et les conclusions
du DPO. Il ne remplace ni la visite du site, ni la vérification des
dispositifs, ni l’examen des preuves. Les fonctionnalités d’ajout de
caméra ou de contrôle d’accès documentent des objets dans DPO SUITE ;
elles ne démontrent pas une commande technique des équipements
physiques.
Comprendre le périmètre vérifié
Testé avec résultat constaté : Création manuelle du
local fictif ; notification de succès ; présence après rechargement ;
réouverture par le crayon ; modification du nom en « EXEMPLE NOTICE -
Local fictif v1.1 » ; enregistrement et persistance de ce nom.
Observé sans validation complète du résultat :
Champs et options de la fiche ; carte de localisation ; 36 questions et
commentaires ; curseur et statut manuels de conformité ; onglets Vidéo
et badges et Audits de terrain ; préparation des imports ; cinq sections
de mise à jour en masse ; carte globale et filtres. La saisie d’une
recherche a été observée pendant le chargement.
Non testé : Suppression ; sélection d’une suggestion
d’adresse ; association de traitements ; modification de coordonnées et
géocodage ; enregistrement de réponses au questionnaire ; changement de
score ou de statut ; ajout de caméra ou de dispositif depuis la fiche ;
programmation et réalisation d’audits ; imports effectifs ; mise à jour
en masse et ses règles d’enregistrement ; résultat final de recherche ;
contrôle technique d’un lieu ou d’un équipement.
Les captures documentent une version et un dossier de test à une date
donnée. Si un libellé, une commande ou un état diffère dans le dossier
du client, vérifiez le comportement de cet écran avant de poursuivre une
modification importante. Aucune valeur de l’exemple fictif ne doit être
réutilisée comme conclusion d’audit pour un client réel.
3Infrastructure technique
Infrastructure technique sert à décrire les équipements, services et
connexions qui participent au système d’information du client. Une fiche
permet de réunir leur identification, leur localisation, leurs
responsables et les informations utiles au suivi RGPD. Les informations
saisies restent déclaratives : l’enregistrement d’un composant ou d’une
mesure ne configure aucun équipement et ne démontre pas, à lui seul, sa
conformité.
Ce chapitre distingue le registre de composants, accessible par
Infrastructure et Nouveau composant, du registre historique accessible
par Serveurs et Serveur (ancien). Les écrans ont été examinés dans
CLIENT TEST le 12 octobre 2026. La création et la modification d’un
composant fictif ont été vérifiées après rechargement ; les fonctions
seulement observées et celles non testées sont signalées dans les
procédures.
Ouvrir le registre et retrouver un composant
Capture 10 Vue Infrastructure après rechargement : un composant est
recensé dans la catégorie Serveur local / VM. Le tableau de détail se
poursuit plus bas dans la page.
L’écran comporte six onglets : Infrastructure, Serveurs, Dashboard,
Carte, Prédictions et Cartographie. Les commandes Import CSV, Exporter,
Serveur (ancien) et Nouveau composant sont placées en haut de la
page.
Total Composants : nombre d’équipements recensés
dans le registre de composants.
Hors UE : nombre de composants déclarés comme
hébergés hors UE.
Risques élevés : nombre présenté comme composants
critiques.
Conformité : score moyen affiché. Sa valeur ne
constitue pas une attestation de conformité ni le résultat d’un audit
technique.
Vue par catégorie : regroupement des composants par
type d’équipement, avec leur nombre.
Tableau des composants : colonnes Nom, Localisation,
Statut, Conformité, Risque et Actions. Les actions sont représentées par
un crayon et une poubelle. Le crayon a été utilisé pour la modification
; la suppression n’a pas été testée.
Dans un registre vide, l’écran affiche Aucun composant
d’infrastructure et propose Ajouter mon premier composant. Le champ de
recherche et les regroupements ont été observés ; le comportement d’un
filtre sur un inventaire comportant plusieurs fiches n’a pas été
testé.
Choisir le type du nouveau composant
Capture 11 Choix des quatorze catégories dans Nouveau composant. Les
onglets de saisie sont accessibles plus bas dans la fenêtre.
Quatorze catégories sont proposées. Les intitulés et exemples
ci-dessous sont ceux de l’interface. Choisir une catégorie crée une
description dans le registre ; cela n’installe ni ne connecte le
matériel ou le service concerné.
Switchs réseau, baies de brassage, patch panels, racks
Postes utilisateurs
PC fixes, portables, appareils mobiles
Imprimantes / Multifonctions
Imprimantes, scanners, multifonctions réseau
Accès Internet / Opérateur
Connexions Internet, lignes opérateurs
Serveur SaaS / Cloud
Services cloud, SaaS, Microsoft 365, etc.
Applications locales
Logiciels installés localement
Sauvegardes
Systèmes de sauvegarde, PRA, PCA
Interop / Connexions SaaS
API, connecteurs, flux de données
Vidéosurveillance / Caméras
Systèmes de vidéosurveillance
IoT / Équipements connectés
Objets connectés, badgeuses, alarmes
Autre équipement
Autres types d’équipements non catégorisés
Renseigner les informations générales
Dans Général, donnez au composant un nom qui permettra de le
retrouver et d’éviter les doublons. L’astérisque identifie le champ
présenté comme obligatoire.
Nom * : nom du composant. Exemple documentaire
utilisé pour le test : EXEMPLE NOTICE - Composant fictif.
Description / Valeur : texte libre pour décrire le
rôle et les caractéristiques utiles de l’équipement ou du service.
Évitez d’y placer des mots de passe, des clés d’accès ou des données
personnelles inutiles.
Statut : liste proposant Actif, Inactif, En
maintenance et Décommissionné. Actif était la valeur affichée lors de la
création observée. Ce statut qualifie la fiche du registre et ne
constitue pas une commande d’arrêt, de maintenance ou de suppression de
l’équipement.
Fournisseur / Propriétaire : nom du fournisseur ou
du propriétaire, par exemple l’hébergeur ou le fabricant. Ce champ est
une saisie textuelle dans le formulaire observé.
Propriétaire interne : service ou personne
responsable en interne, par exemple DSI ou Service IT, selon les
exemples de l’écran.
Pour poursuivre, ouvrez les autres onglets sans cliquer sur Créer à
chaque changement d’onglet. La validation de la fiche intervient à la
fin de la saisie.
Décrire la localisation et rattacher un local
L’onglet Localisation décrit le lieu d’installation ou d’hébergement.
Vérifiez les informations auprès du responsable technique ou du
fournisseur avant de les déclarer.
Localisation / Hébergement : désignation du site, du
centre d’hébergement ou du bureau concerné.
Adresse complète : adresse du site d’hébergement ou
d’installation.
Pays : liste de sélection, avec France affichée
initialement.
Hébergement hors UE : case accompagnée de
l’explication Les données sont hébergées en dehors de l’Union
Européenne. Vérifiez explicitement cette déclaration ; le test n’a pas
établi de synchronisation automatique entre le pays et cette case.
Le menu Pays observé propose : France, Allemagne, Belgique, Italie,
Espagne, Portugal, Pays-Bas, Luxembourg, Irlande, Autriche, Suède,
Finlande, Danemark, Pologne, République Tchèque, Hongrie, Roumanie,
Bulgarie, Grèce, Slovaquie, Croatie, Slovénie, Estonie, Lettonie,
Lituanie, Chypre, Malte, États-Unis, Royaume-Uni, Suisse, Canada et
Autre.
Le local fictif EXEMPLE NOTICE - Local fictif v1.1 était proposé dans
la liste et une sélection de ce local est visible en édition. Le dossier
de test ne permet pas d’attester la persistance de ce rattachement après
enregistrement et rechargement. Contrôlez-le en rouvrant la fiche
lorsque vous l’utilisez.
Documenter les informations RGPD et les justificatifs
L’onglet RGPD rassemble les informations déclarées sur l’utilisation
du composant. Les cases ne remplacent ni le contrôle du contrat ni la
tenue des autres registres.
Données traitées : zone de texte pour les types de
données personnelles traitées par cet équipement. Décrivez les
catégories utiles, sans copier des données réelles de personnes.
Finalité : objectif et utilisation de l’équipement.
Les exemples visibles sont Active Directory, Applicatif métier et
Sauvegarde.
Sous-traitant déclaré : case indiquant que le
fournisseur est inscrit au registre des sous-traitants. Vérifiez cette
inscription avant de cocher ; aucun mécanisme de création automatique
d’un sous-traitant n’a été démontré.
DPA / Contrat de sous-traitance signé : case
indiquant qu’un Data Processing Agreement est en place. Ne la cochez
qu’après vérification du document pertinent ; la case ne signe pas un
contrat.
Dans Observations, le champ Observations (sécurité, RGPD, technique)
permet de consigner les éléments relatifs au chiffrement, aux
sauvegardes, au maintien en condition opérationnelle, au suivi RGPD et
aux aspects techniques. Précisez, lorsque cela aide le suivi, la source,
la date de vérification, le responsable et les points restant à
compléter.
Conservez les justificatifs dans le Drive du client : contrats et
DPA, documentation d’architecture, procédures de sauvegarde, comptes
rendus d’audit et attestations pertinentes. Reportez leur référence ou
leur lien dans Observations pour faciliter les vérifications, en
respectant les droits d’accès au dossier. Aucun champ de dépôt de pièce
jointe n’a été observé dans le formulaire de composant. La saisie d’une
référence ne démontre pas le téléversement ou la consultation du
justificatif par DPO SUITE.
Créer puis modifier une fiche
Capture 12 Fenêtre Modifier le composant : description version 1.1 et
statut Inactif saisis avant validation par Mettre à jour.
Test réalisé : le composant fictif de type Serveur local / VM a été
créé avec la description Fiche documentaire fictive pour la notice. Il
était présent après rechargement. Sa description a ensuite été remplacée
par Fiche documentaire fictive pour la notice - version 1.1. et son
Statut par Inactif. Ces deux valeurs étaient visibles dans la liste
après Mettre à jour, puis après un nouveau rechargement. Il s’agissait
exclusivement d’une fiche documentaire ; aucun équipement, réseau,
compte ou fournisseur réel n’a été connecté.
Le formulaire de modification examiné affiche les cinq onglets, sans
le panneau de choix du type visible à la création. La possibilité de
changer la catégorie d’une fiche existante n’a pas été établie. La
poubelle de la liste est visible, mais sa confirmation éventuelle, son
effet et les possibilités de restauration n’ont pas été testés.
Incident d’interface rencontré : après utilisation de la touche Échap
dans le menu Pays, la fenêtre s’est fermée et les commandes d’ajout ne
rouvraient plus le formulaire. Un rechargement a rétabli l’ouverture. Si
ce comportement survient, préservez d’abord votre saisie non
enregistrée, rechargez, puis vérifiez la liste avant de recommencer pour
éviter un doublon. Aucun échec de sauvegarde n’a été constaté dans le
test réalisé.
Décrire les liens entre composants
Les liens entre composants se renseignent après la création de la
fiche. Ils servent à représenter une relation ou une dépendance
documentaire. Ils ne mettent pas en place une connexion réseau, une
sauvegarde ou un contrôle de sécurité.
Capture 13 Liens & Local en édition : local fictif sélectionné et
ligne de lien à compléter. Aucun lien n’est encore sauvegardé dans cet
exemple.
Types de lien observés : Connecté à ; Sauvegarde de ; Sécurisé par ;
Synchronisé avec ; Hébergé sur ; Gère ; Accède à ; Dépend de. Choisissez
la formulation qui décrit la relation depuis le composant en cours vers
le composant lié.
Périmètre de vérification : l’ajout d’une ligne et l’ouverture du
menu Type de lien ont été observés. La ligne restée sans composant lié a
été abandonnée. Aucun lien entre composants n’a été enregistré ; les
validations de saisie, la persistance des liens et leur affichage sous
forme de relations dans le graphe restent à vérifier.
Lire la cartographie des composants
Capture 14 Cartographie du registre de composants : la fiche fictive
apparaît seule et le compteur indique zéro lien.
L’exemple observé affiche 1 composant et 0 liens, avec le nœud
EXEMPLE NOTICE - Composant fictif. La commande Zoom In était désactivée
à l’échelle capturée. Les contrôles du graphe ont été repérés, mais leur
comportement détaillé, le déplacement des nœuds et la sauvegarde d’une
disposition n’ont pas été testés.
Utiliser le registre historique des serveurs
L’onglet Serveurs et le bouton Serveur (ancien) constituent un
parcours distinct. Après la création d’un composant de catégorie Serveur
local / VM dans Infrastructure, Serveurs affichait toujours Total
serveurs : 0. Aucune reprise automatique de cette fiche dans l’ancien
registre n’a été constatée. Déterminez le registre utilisé par votre
organisation avant toute nouvelle saisie pour limiter les doublons.
Capture 15 Nouveau serveur ouvert depuis Serveur (ancien) : six
onglets distincts du formulaire de composant. Le score et les risques
affichés ne proviennent pas d’un test de sécurité du serveur.
Dans Serveurs, les indicateurs affichés sont Total serveurs, Hors UE,
Risque élevé et Score moyen. Le champ de recherche propose de rechercher
un serveur par nom, pays ou hébergeur. Aucun serveur enregistré. Créez
votre premier serveur pour commencer. était le message du registre vide.
Les actions sur une ligne de serveur existant n’ont donc pas été
examinées.
Onglet Général - Informations générales
Nom du serveur * : nom requis affiché par le
formulaire.
Description : description du serveur et de son
utilisation.
Type de serveur * : menu dont la valeur affichée
était Serveur virtuel (VM). Le menu n’a pas été déplié : ses autres
options ne sont pas vérifiées.
Environnement : menu affichant Production ; autres
options non vérifiées.
Statut : menu affichant Actif ; autres options non
vérifiées dans ce formulaire historique.
Système d’exploitation : champ de saisie du système
utilisé.
URL d’accès : adresse d’accès à documenter. Ne
joignez pas d’identifiant secret ou de mot de passe à cette URL.
Onglet Localisation - Localisation et hébergement
Mode d’hébergement : menu affichant Cloud public ;
autres options non vérifiées.
Pays * : champ de texte affichant France, distinct
de la liste de pays du formulaire de composant.
Hébergeur / Fournisseur : nom de l’organisme
concerné.
Nom du data center : désignation du centre
d’hébergement.
Adresse du data center : zone de texte pour son
adresse.
Géré par un sous-traitant externe : case dans
Gestion par un tiers. Les éventuels champs conditionnels après
activation n’ont pas été explorés.
Onglet Traitements - Traitements et applications hébergées
Traitements de données : sélecteur Ajouter un
traitement lié pour les traitements dont les données sont hébergées sur
le serveur. Le formulaire affichait Aucun traitement lié. Le contenu du
menu et l’enregistrement d’une association n’ont pas été testés.
Logiciels / Applications : sélecteur Sélectionner
des logiciels… pour les applications hébergées ou fonctionnant sur le
serveur. Les choix disponibles n’ont pas été dépliés.
Catégories de données hébergées : cases proposées :
Identification personnelle, Coordonnées, Données bancaires, Données de
santé, Données sensibles, Données judiciaires, Données de connexion,
Données de localisation et Autres.
Onglet Sécurité - Mesures de sécurité (Article 32 RGPD)
Chiffrement au repos : case relative au chiffrement
des disques de stockage.
Chiffrement en transit : case relative au
chiffrement des communications, avec TLS/SSL cité à l’écran.
Détails du chiffrement : zone de texte pour préciser
les dispositifs réellement mis en œuvre.
Méthode de contrôle d’accès : texte décrivant
comment l’accès au serveur est contrôlé et sécurisé.
Journalisation des accès : case relative à la
traçabilité des accès.
Détection d’intrusion (IDS/IPS) : case relative à un
système de détection ou de prévention des intrusions.
Pare-feu activé : case relative à la protection par
pare-feu réseau.
Sauvegardes activées : case indiquant l’existence
d’un système de sauvegarde.
Plan de reprise d’activité (DRP) : case relative à
une procédure documentée en cas de sinistre.
PRA/PCA documenté : case relative à un plan de
reprise ou de continuité d’activité formalisé.
Politique de gestion des correctifs : case relative
à un processus de mise à jour et de correctifs défini.
Dernier audit de sécurité : champ de date avec
sélecteur.
Prochain audit prévu : champ de date avec
sélecteur.
Ces cases déclarent des mesures existantes. Les cocher n’active pas
le chiffrement, un pare-feu, les sauvegardes ou une politique de
correctifs. Pour chacune, appuyez la déclaration sur une preuve
conservée dans le Drive du client et sur une vérification adaptée au
périmètre du serveur.
Onglet Certifications - Certifications et conformité
Dates d’expiration des certifications : l’écran
invite à sélectionner des certifications pour gérer leurs dates
d’expiration. Aucun choix n’ayant été activé, les champs conditionnels
correspondants et leurs alertes éventuelles n’ont pas été testés.
Score de conformité : l’interface annonce un calcul
automatique à partir des mesures de sécurité renseignées et des
certifications. La formule de calcul et sa validation n’ont pas été
contrôlées. Le score ne certifie ni le serveur ni l’organisation.
Vérifiez le titulaire, le périmètre et la validité des attestations
avant de sélectionner une certification. Les indications explicatives de
l’écran ne suffisent pas à établir son applicabilité à votre
situation.
Onglet Responsables - Responsables et documentation
Responsable technique : champs Nom du responsable,
Email et Téléphone.
Autres contacts : champs Contact DPO et Responsable
sécurité (RSSI).
Lien vers la documentation technique : lien vers la
documentation d’architecture ou de configuration. Utilisez une référence
de document accessible aux personnes autorisées dans le Drive du
client.
Lien vers la politique de sécurité : lien vers la
version pertinente de la politique de sécurité, avec des droits d’accès
adaptés.
Notes et commentaires : zone pour tout élément
important concernant le serveur, notamment les réserves, points
manquants et dates de vérification.
Consulter le Dashboard la Carte et les Prédictions
Dashboard présente des statistiques sur les serveurs : Total
serveurs, Score moyen, Hors UE, nombre avec DPA et Risques critiques.
Les zones de synthèse sont Répartition par type, Répartition par
environnement, Top 5 pays et Certifications. Dans l’exemple, elles
portent sur un registre de serveurs vide et ne reprennent pas le
composant fictif créé dans Infrastructure.
Capture 16 Carte : la configuration Mapbox est requise. Le champ est
vide et son texte grisé est un exemple de format ; aucun token n’a été
renseigné.
Carte affiche Carte géographique des serveurs. Dans l’environnement
examiné, l’écran s’arrête à Configuration requise et demande un Token
public Mapbox. Il présente un lien mapbox.com et précise que le token
sera utilisé uniquement pour cette session. Aucun token n’a été
recherché ou saisi ; l’affichage de la carte, la précision des positions
et les interactions géographiques n’ont pas été testés. Faites valider
cette configuration par la personne autorisée avant de poursuivre.
L’absence de carte dans cet état ne prouve pas l’absence de
serveurs.
Prédictions affichait Aucun risque prévu et un message annonçant
l’absence de problème prévu dans les 90 prochains jours. Il s’agit du
message de l’interface dans le contexte observé, avec un registre
historique vide. Aucun contrôle technique de l’infrastructure, scan,
intégration de supervision ou mécanisme prédictif n’a été démontré. Ce
message ne dispense pas du suivi des vulnérabilités, des audits et des
échéances réelles.
Préparer un import ou un export de serveurs
Attention au périmètre : les commandes Import CSV et Exporter sont
présentes dans l’en-tête commun, mais leurs fenêtres sont intitulées
Import en masse de serveurs et Exporter les serveurs. Elles concernent
le registre Serveurs observé. Aucun import ou export du registre de
composants n’a été démontré.
Capture 17 Exporter les serveurs : trois formats actifs, rapport
détaillé désactivé et zéro serveur sélectionné. Aucun export n’a été
lancé.
Import CSV - procédure proposée par l’interface, sans import
exécuté
Export - options observées, sans fichier généré
Excel (.xlsx) : option présentée comme Format
tableur avec toutes les données, sélectionnée à l’ouverture.
PDF - Liste : option présentée comme Document PDF
avec résumé et liste.
JSON : option présentée comme Format données brutes
pour import. La possibilité de réimporter ce JSON dans cet écran n’a pas
été démontrée ; l’import observé demande un CSV.
Rapport détaillé (PDF) : option présentée comme
Rapport complet avec recommandations, désactivée dans l’état observé. Sa
condition d’activation n’a pas été vérifiée.
Contrôler la qualité et connaître les limites de vérification
État de vérification
Périmètre
Testé avec persistance
Création du composant fictif Serveur local / VM ; réouverture ;
modification de sa description et du statut Inactif ; contrôle de la
liste après enregistrement et rechargement.
Observé sans validation complète
Champs et options des composants ; sélection d’un local visible en
édition ; formulaire de lien ; six onglets du serveur historique ;
statistiques ; demande Mapbox ; message Prédictions ; graphe avec un
composant ; fenêtres Import CSV et Exporter.
Non testé
Suppression ; sauvegarde des liens et du rattachement au local ;
création et modification d’un serveur historique ; menus historiques non
dépliés ; champs conditionnels ; import et export effectifs ; activation
Mapbox ; intégrations et commandes d’équipements.
La notice décrit les écrans et les essais réalisés sur des données
fictives. Elle ne démontre aucune découverte automatique du parc,
connexion à un fournisseur, commande de dispositif ni conformité
automatique. Actualisez les fiches et leurs preuves lorsque
l’infrastructure, les contrats ou les responsabilités évoluent.
4Documenter la vidéosurveillance
Vidéosurveillance ouvre le Registre des Caméras. Ce chapitre décrit
les fiches documentaires et leurs informations. Aucun dispositif, flux
vidéo, image ou personne filmée n’a été utilisé pendant les essais.
Lire le registre et retrouver une caméra
Capture 18 Fiche documentaire fictive après modification et
rechargement : statut À vérifier et zone Autre.
La Carte des caméras annonçait « 0 caméra localisée » alors que la
fiche fictive figurait dessous. Un décompte de caméras localisées ne
doit donc pas être confondu avec le nombre total de fiches du registre.
Aucune géolocalisation n’a été testée.
Le nom du local est présenté comme une commande. Son effet n’a pas
été établi dans ce parcours. Modifier a été testé. Une icône en forme
d’étincelles sans libellé et une corbeille sont visibles ; elles n’ont
pas été activées.
Identifier la caméra et son périmètre
Capture 19 Informations de base relues lors de la modification de la
fiche fictive.
Nom de la caméra * : Choisissez un intitulé qui
permet de distinguer le dispositif dans l’inventaire. Le test utilise
EXEMPLE NOTICE - Caméra fictive, puis ajoute v1.1 au nom.
Local associé : Choisissez la fiche de local
correspondante. Aucun local était proposé à l’ouverture. L’exemple a été
associé au local fictif déjà créé.
Type de zone * : Les options observées sont Voie
publique, Espace de travail, Commerce, Établissement scolaire, Immeuble
d’habitation, Parking, Entrepôt et Autre. Choisissez selon la zone
réellement concernée.
Finalité de la vidéosurveillance * : Décrivez
l’objectif concret du dispositif et son périmètre. Le test indique : «
Scénario documentaire fictif : aucun dispositif, aucune image et aucune
personne filmée. »
Examiner les indications liées au type de zone
Le formulaire affiche un encart intitulé Règles CNIL pour le type de
zone sélectionné. Relisez cet encart après avoir choisi la zone ; ne
déduisez pas son contenu du seul ordre des captures ou des options.
Capture 20 Encart affiché pour Autre dans le cas fictif.
Pour Autre, l’encart observé affiche « Durée de conservation max: 30
jours ». Pour Espace de travail, il affiche notamment des pratiques
interdites liées à la surveillance permanente des postes, à
l’enregistrement sonore et au filmage des toilettes ou vestiaires. Pour
Voie publique, il affiche aussi une demande d’autorisation préfectorale.
Ces mentions sont rapportées comme des indications de l’application.
Faites vérifier les règles applicables, la proportionnalité, les
zones réellement filmées et les informations aux personnes avant de
conclure. L’encart ne vaut ni avis juridique individualisé ni
autorisation de mise en service. Cette notice ne valide pas le contenu
juridique de chaque suggestion.
La valeur 30 jours était également présente par défaut dans le champ
de conservation de l’exemple. Ne conservez pas cette valeur par
automatisme : documentez la durée décidée pour le dispositif et ses
justificatifs dans le Drive du client.
Renseigner les fonctions et les éléments de conformité
Après les informations de base, faites défiler le formulaire
jusqu’aux sections Fonctionnalités avancées puis Conformité CNIL. Les
champs ont été observés ; tous les interrupteurs sont restés désactivés
dans la fiche fictive enregistrée.
Reconnaissance faciale : Décrivez si cette fonction
existe dans le dispositif réel. Ne l’activez pas dans une fiche par
simple hypothèse.
Employés filmés : Indiquez si le périmètre réel
concerne les employés. Rapprochez la déclaration des zones couvertes et
de l’information délivrée.
Public filmé : Documentez la présence de public dans
le périmètre filmé.
Durée de conservation (jours) : Saisissez la durée
documentée en jours. La valeur de démonstration était 30 ; aucune
configuration d’effacement sur un enregistreur n’a été réalisée.
Autorisation préfectorale obtenue : Déclarez l’état
effectivement établi lorsque cette autorisation est pertinente.
Conservez la décision et ses références dans le Drive du client.
Panneau d’information affiché : Renseignez l’état
constaté. Conservez la version et les éléments de contrôle de
l’information dans le Drive du client.
Prestataire de service (optionnel) : Renseignez le
prestataire concerné si applicable. Il s’agit ici d’un champ textuel
observé ; une sélection liée au registre des sous-traitants n’a pas été
établie.
Ces saisies documentent la situation. Elles ne prouvent aucune
activation de reconnaissance faciale, aucun changement de caméra, aucun
accès à des images ni aucun réglage de conservation. Vérifiez les
mesures réelles avec les responsables habilités.
Enregistrer, modifier et contrôler la persistance
Testé : création documentaire, rechargement, réouverture,
modification du nom, sauvegarde et persistance, ainsi que recherche.
L’état À vérifier affiché sur la fiche fictive n’est pas une conclusion
sur une caméra réelle.
Si le résultat attendu n’apparaît pas, contrôlez le dossier, la
recherche et le filtre avant de recommencer. Consignez le message exact,
l’heure et les effets observés ; ne créez pas immédiatement un
doublon.
Déclaration d’absence, import et export
Déclaration d’absence de caméras : La case « Cette
organisation ne dispose pas de caméras de vidéosurveillance » est
proposée. Le texte indique que la déclaration sera datée et conservée
dans l’historique. Elle n’a pas été cochée. Vérifiez la situation réelle
et le périmètre de l’organisation avant toute déclaration.
Importer CSV : Ouvre Import CSV - Caméras. La
fenêtre indique un fichier CSV de 20 MB maximum et propose Télécharger
un modèle CSV. Aucun fichier n’a été importé ; la validation des
colonnes, les doublons et le résultat d’un import ne sont pas
établis.
Exporter en PDF : Le bouton est visible dans le
registre. Il n’a pas été lancé pendant l’essai : le contenu et la portée
du PDF ne sont pas vérifiés.
Avant un import, préparez un fichier conforme au modèle, contrôlez
les noms et les locaux puis testez sur un périmètre maîtrisé. Avant de
réutiliser un export, ouvrez-le et vérifiez le client, la date, les
fiches incluses et les informations manquantes. Les preuves
d’autorisation, de configuration et d’information restent dans le Drive
du client.
Non testé : déclaration d’absence, import effectif, export PDF,
action de l’icône en forme d’étincelles, suppression, géolocalisation et
contrôle d’un matériel. Aucun échec de sauvegarde n’a été observé pour
la fiche documentaire de cet essai.
5Documenter les badges et le contrôle d’accès
Badges & contrôle d’accès ouvre le Registre des Badges &
Accès. Il décrit les dispositifs de contrôle d’accès physique et leurs
procédures. Le scénario testé ne contient aucun numéro de badge, aucune
personne et aucun matériel réel.
Lire la liste et utiliser les filtres
Capture 21 Liste après rechargement : fiche fictive renommée et
indicateurs documentaires.
Filtre local : Tous les locaux, Sans local et les
locaux disponibles. Le local fictif v1.1 était proposé dans le test.
Filtre type : Tous les types, puis Badge RFID / NFC,
Clé physique, Code / Digicode, Biométrie, Alarme / Télésurveillance,
Logiciel de contrôle d’accès et Système de vidéosurveillance.
Filtre statut : Tous les statuts, Conforme,
Partiellement conforme et Non conforme.
Attention au lien du local : dans ce registre, cliquer sur le nom du
local a filtré la liste par ce local. Ce clic n’a pas ouvert sa fiche.
Pour consulter ou modifier le local lui-même, rejoignez Locaux et
sites.
Créer un dispositif et choisir son rattachement
Local rattaché * : Choisissez un local existant du
bon client. Préparez d’abord la fiche dans Locaux et sites si
nécessaire.
Nom du dispositif * : Donnez un nom stable qui
permet de retrouver l’accès. Exemple testé : EXEMPLE NOTICE - Accès
fictif sans dispositif réel.
Type d’accès * : Choisissez parmi Badge RFID / NFC,
Clé physique, Code / Digicode, Biométrie, Alarme / Télésurveillance,
Logiciel de contrôle d’accès et Système de vidéosurveillance. Le test a
conservé Badge RFID / NFC.
Zone sensible : Déclarez si le dispositif contrôle
une zone sensible. L’aide cite notamment serveurs, archives et données
médicales. Faites confirmer le périmètre réel ; cette case ne crée ni
zone ni droit d’accès.
Les six rubriques sont Informations générales, Sous-traitance &
Logiciels, Journalisation, Processus de délivrance, Processus de
restitution et Sécurité et risques. Annuler et Créer sont proposés en
création ; la modification utilise Mettre à jour.
Relier les prestataires et les outils
Capture 22 Partie gauche du formulaire. Sous-traitance &
Logiciels : quatre sélecteurs de rattachement observés.
Prestataire gestion badge / alarme : Sélecteur
présenté comme un lien vers le registre des sous-traitants. Choisissez
la fiche correspondant au rôle réel.
Application utilisée : Lien vers le registre des
logiciels. Vérifiez que la fiche décrit bien l’application
concernée.
Serveur hébergeant les logs : Lien vers le registre
des serveurs. Ne supposez pas qu’un composant de l’onglet Infrastructure
est automatiquement une fiche du registre historique Serveurs.
Sous-traitant de télésurveillance : Identifiez le
partenaire correspondant à cette activité si applicable.
Contrat RGPD article 28 existant ? : Choix Oui, Non
ou À vérifier. Appuyez la réponse sur le contrat et son périmètre,
conservés dans le Drive du client.
Les sélecteurs ont été observés ; aucun tiers, application ou serveur
n’a été choisi dans la fiche fictive. La persistance et les effets d’un
rattachement de ce type n’ont donc pas été testés. Un lien documentaire
n’établit pas une connexion technique au prestataire ou à
l’application.
Décrire la journalisation
Capture 23 Partie gauche du formulaire. Journalisation : le champ de
durée apparaît lorsque Journal des accès conservé est activé dans le
formulaire.
Journal des accès conservé : Indiquez si des accès
sont réellement enregistrés et conservés. L’activation de cet
interrupteur fait apparaître la durée.
Durée de conservation des logs : Options observées :
3 mois, 6 mois, 1 an et N/A. Vérifiez la durée documentée et son
adéquation au périmètre ; la sélection ne configure aucun journal réel
dans le test.
Responsable de contrôle des accès : Renseignez le
nom et la fonction, conformément à l’aide affichée. Évitez les données
personnelles inutiles.
Politique d’audit périodique : Choisissez Oui, Non
ou N/A selon le processus établi et les preuves disponibles.
Pendant l’inspection, Journal des accès conservé a été temporairement
activé pour examiner le champ conditionnel. Le score affiché est passé
de 0 % à 20 %, toujours Non conforme. L’interrupteur a été remis à faux
avant création. Aucun journal n’a été créé, collecté ou configuré.
Conservez dans le Drive du client la politique de journalisation, la
durée validée, les responsabilités et les références de contrôle. La
présence d’un indicateur dans le registre ne remplace pas ces
vérifications.
Décrire le processus de délivrance
Capture 24 Partie gauche du formulaire. Processus de délivrance :
responsable, procédure, registre des porteurs et validation.
Qui attribue le badge / code ? : Indiquez le service
ou la fonction chargée de l’attribution. L’aide propose Service RH ou
Service Sécurité.
Procédure formalisée : Déclarez si une procédure
écrite de délivrance existe. Conservez sa référence, sa version et sa
date dans le Drive du client.
Registre des porteurs tenu : Indiquez si un registre
des personnes détenant un accès est maintenu. Cette case ne démontre pas
qu’un registre existe ou qu’il est à jour.
Validation du responsable hiérarchique : Déclarez si
l’accord du manager est requis avant attribution. Vérifiez les étapes
réelles et la trace de validation.
Les trois interrupteurs étaient désactivés dans le scénario fictif.
Aucun badge, code, compte, porteur ou droit réel n’a été créé. Ne
saisissez aucun code secret ou identifiant de badge réel dans un exemple
pédagogique.
Décrire la restitution et la désactivation
Capture 25 Partie gauche du formulaire. Processus de restitution :
déclarations relatives au départ et au suivi des accès.
Procédure de restitution documentée : Options Oui,
Non et N/A. Appuyez le choix sur une procédure identifiable.
Restitution obligatoire en fin de contrat : Indiquez
si le badge doit être restitué au départ du collaborateur.
Suppression automatique des droits : Décrivez si un
mécanisme réel révoque automatiquement les droits lors du départ. La
case ne déclenche pas une révocation établie par ce test.
Délai de désactivation après départ : Options
Immédiat, 24 heures et 72 heures. Immédiat était affiché à l’ouverture ;
vérifiez la procédure réelle avant de conserver ce choix.
Registre des restitutions : Déclarez si un registre
des restitutions est tenu et rapprochez la déclaration de ses
preuves.
Ces champs décrivent la procédure. Aucun départ réel, aucune
suppression de droits, aucune désactivation de compte ni aucune
intégration de contrôle d’accès n’ont été testés. Une valeur « Immédiat
» enregistrée ne démontre pas l’exécution immédiate d’une
révocation.
Décrire la sécurité et les risques
Capture 26 Partie gauche du formulaire. Sécurité et risques :
caractère nominatif, partage, horaires et criticité.
Badge nominatif : Déclarez si le badge est attribué
à une personne identifiée.
Badge non nominatif : Déclarez si le badge est
générique. Relisez la cohérence de cette réponse avec le caractère
nominatif ; aucun contrôle d’exclusion entre les deux cases n’a été
testé.
Badge partagé : Choix Oui, Non ou Interdit.
Distinguez la pratique constatée et la règle applicable, puis expliquez
tout écart dans la documentation du client.
Possibilité d’accès hors horaires : Décrivez si le
dispositif permet un accès hors des horaires normaux.
Niveau critique si perte : Faible, Moyen ou Élevé.
Le champ décrit l’impact si le dispositif est perdu ou volé ; faites
valider l’appréciation selon le périmètre réel.
Le score et le statut affichés sont des résultats de l’outil fondés
sur les réponses saisies. La fiche volontairement incomplète affiche 0 %
et Non conforme. Il ne s’agit pas d’une conclusion sur un dispositif
réel, et modifier une réponse pour faire monter le score ne constitue
pas une action de mise en conformité.
Sauvegarder, modifier et vérifier
Testé : création documentaire, recharge, réouverture au crayon,
modification du nom, sauvegarde et persistance. La recherche et le
filtrage par clic sur le local ont également été vérifiés. Aucun
interrupteur n’a été laissé actif à la sauvegarde de l’exemple.
Non testé : suppression, changement de type après création, liens
avec des tiers ou outils, attribution ou retrait de droits et
intégrations matérielles. Les essais ne démontrent aucune action sur un
contrôle d’accès réel.
Exporter et contrôler le fichier obtenu
Le registre propose Exporter. Dans la session CLIENT TEST, un clic
sur ce bouton n’a pas produit de téléchargement ou de dialogue confirmé.
Le panneau des téléchargements ne montrait que l’ancien export d’un
autre registre. Aucun message d’erreur n’a été constaté et la cause
n’est pas établie.
Statut de l’essai : export non confirmé dans cette session, sans
conclusion générale sur le produit. Aucun fichier d’export Badges n’a
été validé. Ne présentez pas ce bouton comme une sauvegarde exhaustive
du dossier ni comme un export des preuves conservées dans le Drive du
client.
6Contrôler et maintenir les informations
Bilan des parcours vérifiés
Rubrique
Résultat et portée
Locaux et sites
Création, rechargement, réouverture, modification et persistance
d’un local fictif. Import, collage et édition en masse inspectés sans
opération collective.
Infrastructure technique
Création et modification persistantes d’un composant fictif.
Registre historique Serveurs inspecté séparément ; aucun serveur
historique créé. Carte Mapbox non configurée.
Vidéosurveillance
Création, modification et persistance de la fiche fictive,
recherche. Aucun appareil, flux ou image. Import inspecté, export PDF
non lancé.
Badges & contrôle d’accès
Création, modification et persistance de la fiche fictive. Recherche
et clic sur le local filtrant la liste vérifiés. Export non confirmé
dans la session, cause non établie. Aucun droit réel modifié.
Une opération documentaire réussie prouve la sauvegarde contrôlée,
pas la mise en œuvre d’une mesure technique. Les détails et les limites
propres à chaque fonction figurent dans les chapitres
correspondants.
Garder des preuves exploitables
Documents du Drive client : Classez les pièces selon
leur objet et le périmètre couvert. Notez les références utiles dans les
champs prévus, sans supposer que DPO SUITE contient automatiquement les
pièces.
Trace de revue : Conservez la date, les personnes
consultées, les valeurs vérifiées, les décisions et les suites
attendues.
Incident de saisie : Gardez le message exact,
l’heure, le dossier et les effets constatés. Vérifiez la présence ou
l’absence de la fiche avant de retenter une création.
Export : Vérifiez le fichier effectivement obtenu et
son contenu. Le téléchargement d’un fichier ne démontre ni
l’exhaustivité des données ni l’inclusion des justificatifs.
Captures et observations réalisées le 12 octobre 2026 dans CLIENT
TEST. Les écrans peuvent évoluer selon le dossier, les droits et les
mises à jour. Les commandes décrites sont celles inspectées pour cette
édition.
7Mener un audit de terrain
Ce chapitre explique la fonction d'après sa description par l'éditeur. Il n'est pas illustré par des captures : les libellés exacts des écrans sont à vérifier dans l'application.
Pourquoi aller sur place et comment préparer la visite
L'audit de terrain complète le questionnaire de 36 questions et l'évaluation du DPO de chaque local. Il ne les remplace pas : il vient confirmer, nuancer ou contredire les réponses enregistrées.
Ouvrez la fiche du local et relisez les informations, le responsable du site et les traitements associés.
Relevez les réponses du questionnaire, en particulier les questions marquées Critique, les réponses N/A et les réponses sans commentaire.
Consultez l'onglet Vidéo et badges pour lister les caméras et les dispositifs déclarés pour ce local.
Dans Infrastructure technique, repérez les composants rattachés au local (serveurs, NAS, équipements réseau, sauvegardes).
Dans l'onglet Audits de terrain, vérifiez les audits déjà programmés ou réalisés pour le site. L'interface indique que chaque échéance programmée crée une tâche dans votre liste.
Désignez l'auditeur (DPO, responsable de la sécurité ou agent désigné) et convenez avec le client du responsable présent, du périmètre, de la date et des pièces accessibles.
Ouvrir la grille sur place et progresser pièce par pièce
L'auditeur ouvre la grille d'inspection sur son téléphone ou sa tablette grâce à un lien sécurisé unique et horodaté. Aucun compte ni mot de passe n'est nécessaire pour y accéder.
La grille propose une progression méthodique pièce par pièce, autour de quatre familles de contrôle.
Contrôle des accès physiques : fermeture des portes, badgeuses, sas d'accueil, registre des visiteurs, clés laissées sur les serrures.
Sécurité des postes de travail : verrouillage automatique des écrans en l'absence de l'agent, mots de passe affichés sur des post-it, sessions laissées ouvertes.
Gestion des archives et du papier : armoires fermées à clé, bacs de destruction sécurisée, dossiers sensibles laissés sur les imprimantes partagées.
Locaux serveurs et baies de brassage : climatisation, détection incendie, accès restreint au personnel habilité.
Prendre des photos probantes et consigner les constats
Depuis le téléphone, l'auditeur photographie le constat (par exemple une armoire d'archives ouverte ou un digicode hors service). Les photos sont envoyées dans un espace de stockage chiffré et rattachées au point de contrôle précis.
Pour chaque point, notez le lieu précis, la personne rencontrée et ce qui a été observé, en distinguant le constat de la déclaration recueillie oralement.
Relevez les éléments qui ne se photographient pas : version du panneau d'information vidéo, durée de conservation des images indiquée par le responsable, existence du registre des porteurs de badges.
Conservez le rapport d'audit et les justificatifs complémentaires dans le Drive du client, avec un nom lisible, une date et une version.
Reportez la référence du rapport dans le commentaire de la question concernée ou dans le Commentaire du DPO de l'onglet Conformité du local.
Valider l'audit et transformer les écarts en actions
Dès que l'audit de terrain est validé, chaque point en échec bascule automatiquement dans le plan d'action général de l'organisme (To-Do RGPD), avec une priorité et un responsable désigné pour corriger la faille.
Relisez chaque point en échec et la photo associée avant la validation.
Après validation, ouvrez le plan d'action et contrôlez la priorité et le responsable de chaque action, puis ajustez-les si nécessaire avec le client.
Corrigez les réponses du questionnaire du local qui ne correspondent pas au constat et expliquez la correction dans le commentaire.
Revoyez le score et le statut dans l'onglet Conformité au vu des constats, et justifiez-les dans le Commentaire du DPO.
Mettez à jour les fiches de caméras, de dispositifs ou de composants lorsque la visite révèle un élément absent ou mal décrit.
Programmez une visite de suivi pour vérifier que les actions ont été réalisées.
Modifier une réponse pour faire monter un score n'est pas une mise en conformité : seule la mesure effectivement mise en place, puis vérifiée, justifie une nouvelle évaluation.
Ce qu'il faut vérifier
À vérifier
Cette notice explique les six rubriques du menu Gestion de la
sécurité : Registre de sécurité, RSSI, Revue des habilitations, Mesures
de sécurité, Habilitations et Veille sur les violations de données. Elle
vous aide à retrouver les écrans, comprendre les champs et contrôler les
résultats des opérations documentaires.
Commencez par vérifier le dossier client, puis rejoignez votre tâche
dans le sommaire. Les tableaux reproduisent les champs et les options
observés. Les illustrations sont issues de CLIENT TEST et les exemples
EXEMPLE NOTICE sont fictifs.
Les pièces justificatives restent dans le Drive du client. Conservez
les références, dates, versions, responsables et périmètres utiles. Ne
saisissez pas de mots de passe, clés d’API, jetons ou autres secrets
dans les descriptions.
Une fiche enregistrée, un score, une couleur, un état de santé ou un
statut ne démontre pas à lui seul la conformité ni l’efficacité d’une
mesure. Faites examiner les appréciations et les décisions par les
personnes compétentes.
Une vérification documentaire fictive a été enregistrée et retrouvée
après rechargement. La création d’une mesure de sécurité n’a pas été
confirmée dans cette session. Les autres parcours ont été observés sans
validation susceptible de modifier des droits, des destinataires ou des
automatismes.
Observé signifie qu’un écran, un champ ou une commande a été vu.
Testé signifie que l’action et son résultat ont été contrôlés. Non testé
signifie qu’aucun résultat complet n’a été vérifié. Les limites sont
précisées dans chaque chapitre.
Édition du 12 octobre 2026. Aucun accès réel, compte, rôle,
configuration de sécurité, scan, synchronisation ou envoi de
notification n’a été modifié ou déclenché dans les essais
documentés.
1Accéder aux six rubriques
Capture 1 Le menu Gestion de la sécurité et ses six entrées. Les
rubriques au-dessus appartiennent à d’autres menus.
La recherche Rechercher un écran concerne la navigation. Elle ne
remplace pas la recherche d’un registre. Si une liste paraît vide,
vérifiez d’abord le client, le chargement et les éventuels filtres.
Pour le Registre de sécurité, privilégiez ce chemin de menu : pendant
l’inspection, le Registre Unifié Sécurité était affiché alors que le
paramètre de l’adresse conservait une rubrique précédente. Une adresse
copiée dans cet état n’est pas un raccourci vérifié vers le
registre.
2Registre de sécurité
Le Registre de sécurité rassemble les événements de sécurité et
propose un suivi distinct des incidents survenus chez un prestataire. Ce
chapitre explique comment lire le tableau de bord, préparer les
renseignements d’un événement et repérer les choix d’export. Les écrans
ont été observés le 12 octobre 2026 dans CLIENT TEST, dont le registre
était vide. Aucune création ni notification n’a été testée.
Accéder au registre et lire les indicateurs
Dans le dossier du client, ouvrez le Module RGPD, puis suivez le menu
Risques & sécurité, Gestion de la sécurité, Registre de sécurité. Le
titre affiché dans la zone de travail est « Registre Unifié Sécurité ».
Utilisez ce chemin de menu pour retrouver la rubrique.
La partie supérieure présente quatre indicateurs : Total événements,
En cours, Clos et Violations. Une seconde zone répartit les événements
entre Incidents, Violations, CNIL, Plaintes et Signalements. Dans le
dossier observé, tous les compteurs étaient à zéro et la liste indiquait
« Aucun événement enregistré ». Ces valeurs illustrent l’état du dossier
de démonstration.
Les commandes Rechercher un événement…, Filtres, Exporter, Enquête
avec Claire et Nouvel événement se trouvent au-dessus de la liste. Le
bouton Export incidents et liens et l’interrupteur Liens et incidents
communs apparaissent dans l’en-tête. L’interrupteur était activé et a
été laissé dans cet état ; ses effets n’ont pas été vérifiés.
Repérer un événement avec la recherche et les filtres
Le champ Rechercher un événement… permet de saisir un terme de
recherche. Le bouton Filtres ouvre un panneau comportant une liste de
statuts et des cases de type d’événement. Le registre étant vide pendant
l’observation, le résultat d’une recherche ou d’une combinaison de
filtres sur des événements existants n’a pas été vérifié.
Les statuts ci-dessous correspondent à la liste du panneau Filtres.
Le formulaire de nouvel événement affichait le statut Ouvert ; sa propre
liste de statuts n’a pas été ouverte dans le parcours documenté.
Capture 2 Panneau Filtres : critère de statut et sept types
d’événement.
Champ ou commande
Options ou sens
Consigne et limite
Statut
Tous les statuts ; Ouvert ; En analyse ; Correction en cours ; Clos
; Clos - Actions en cours.
La valeur observée avant sélection était Tous les statuts.
Les sept types sont proposés sous forme de cases à cocher. Le
résultat du filtrage n’a pas été testé sur une liste renseignée.
Préparer les informations du nouvel événement
Le bouton Nouvel événement ouvre un formulaire organisé en deux
parties : Identification de l’événement et Description de l’événement.
Les libellés Date de détection, Types d’événement et Résumé des faits
portent un astérisque. Les contrôles à la validation n’ont pas été
testés.
La Référence interne reçoit un numéro de dossier ou de courrier.
L’aide précise que la correspondance avec la personne reste dans
l’établissement. Pour préparer une fiche, réunissez d’abord les faits,
la date de détection et la référence utilisée localement ; décrivez
ensuite les circonstances et le système concerné dans les champs
prévus.
Le formulaire se termine par Annuler et Créer l’événement.
L’ouverture du formulaire et son annulation ont été vérifiées. La
commande Créer l’événement n’a pas été utilisée : cette notice ne valide
donc ni la création, ni la conservation des données, ni les éventuelles
informations ou notifications déclenchées.
Capture 3 Détail du formulaire : date de détection, détecteur et
statut initial.Capture 4 Détail du formulaire : référence interne, aide de saisie et
rôle du détecteur.
Champ ou commande
Options ou sens
Consigne et limite
Date de détection *
Date de détection de l’événement.
La date affichée lors de l’observation était le 12/10/2026.
Référence interne
Numéro de dossier ou de courrier ; exemple proposé : « dossier
2026-118 ».
Conservez dans votre établissement la correspondance entre cette
référence et la personne, conformément à l’aide affichée.
Détecteur
Champ de texte proposant « Nom de la personne ».
Aucun nom n’a été saisi dans le parcours documenté.
Rôle du détecteur
Salarié ; Manager ; RSSI ; DPO ; Prestataire ; Médecin du travail ;
Application ; Outil de surveillance ; Utilisateur externe ; CNIL ;
Autre.
La liste a été observée dans le formulaire ; aucune fiche n’a été
enregistrée.
Statut
Ouvert était affiché à l’ouverture du formulaire.
La liste complète de ce champ n’a pas été vérifiée. Les options du
filtre de liste sont documentées séparément.
Les types sont présentés sous forme de cases à cocher. Les règles de
validation n’ont pas été testées.
Décrire les faits et identifier la source
La section Description de l’événement distingue le Résumé des faits
du Contexte détaillé. Elle prévoit également le Système concerné, la
Source de détection et le Volume de données (estimation). Le texte
indicatif de ce dernier champ demande un nombre d’enregistrements.
La case Violation de données a été cochée dans un formulaire non
enregistré afin d’observer son comportement. Aucun champ supplémentaire
n’est apparu dans l’écran examiné. Cette observation ne permet pas de
décrire d’éventuelles étapes ultérieures de qualification, de
notification ou de traitement d’une violation.
Capture 5 Description de l’événement : résumé, contexte, système et
volume estimé.
Champ ou commande
Options ou sens
Consigne et limite
Résumé des faits *
Description courte de l’événement.
Le libellé porte un astérisque.
Contexte détaillé
Contexte et circonstances de l’événement.
Utilisez cette zone pour compléter le résumé des faits.
Le champ est numérique ; ses bornes et contrôles n’ont pas été
testés.
Préparer le suivi d’un incident chez un prestataire
Sous la liste principale, la zone Incidents chez un prestataire
dispose de son propre bouton Ajouter. Elle sert à renseigner un
événement annoncé par un prestataire, par exemple une fuite ou une
panne, et ses conséquences pour le client courant. L’interface annonce
aussi une possibilité de report vers d’autres clients utilisant ce
prestataire. Ce report n’a pas été testé.
Le formulaire comporte un champ Prestataire marqué d’un astérisque,
un lien de sélection vers une Fiche sous-traitant et des champs
consacrés aux faits, aux conséquences, à l’information du client et aux
actions décidées. La date Client informé le est un champ de saisie
visible ; son existence ne prouve pas qu’un message est envoyé au
client.
Annuler et Enregistrer sont proposés au bas du formulaire.
L’observation s’est arrêtée avant tout enregistrement. Aucun incident de
prestataire n’a été créé, aucun report interclients n’a été effectué et
aucun effet de notification n’a été établi.
Capture 6 Incident chez un prestataire : identification, date,
conséquences et actions.Capture 7 Incident chez un prestataire : fiche liée, faits,
information du client et commandes de fin de formulaire.
Champ ou commande
Options ou sens
Consigne et limite
Prestataire *
Champ de texte identifiant le prestataire.
Seul ce libellé porte un astérisque dans le formulaire observé.
Fiche sous-traitant
Liste de sélection ; Aucun était affiché.
Les fiches éventuellement proposées dans cette liste n’ont pas été
examinées.
Date de l’incident
Date de l’événement chez le prestataire.
Le format visible est jj/mm/aaaa.
Ce qui s’est passé
Description des faits.
Renseignez les faits utiles au suivi de cet incident.
Conséquences pour ce client
Conséquences de l’événement pour le client courant.
Distinguez ces conséquences des faits généraux concernant le
prestataire.
Client informé le
Date d’information du client.
Le format visible est jj/mm/aaaa. Aucun envoi d’information n’a été
testé.
Actions décidées
Actions prévues à la suite de l’incident.
Le champ est une zone de texte.
Statut
À analyser ; En cours ; Clos.
À analyser était affiché initialement.
Consulter les possibilités d’export
Le bouton Exporter ouvre la fenêtre Exporter le registre de sécurité.
Elle demande de choisir un type de registre et un format. Chaque type
était accompagné du compteur « 0 élément » dans CLIENT TEST. Les
libellés et descriptions reproduits ci-dessous sont ceux de cette
fenêtre.
Registre complet des incidents et Excel (.xlsx) étaient sélectionnés
à l’ouverture. La fenêtre comporte Annuler, Exporter et une commande de
fermeture. Elle a été consultée puis annulée ; aucun fichier n’a été
généré. Le contenu, la mise en page et la conformité d’un export
effectif restent donc à vérifier lors d’un usage réel.
Export incidents et liens est une autre commande visible dans
l’en-tête du registre. Elle n’a pas été activée. Le parcours Enquête
avec Claire n’a pas été ouvert non plus ; ces deux commandes ne sont pas
détaillées au-delà de leur présence dans l’interface.
Champ ou commande
Options ou sens
Consigne et limite
Registre complet des incidents
Tous les événements de sécurité.
Type de registre sélectionné à l’ouverture.
Violations Art. 33.5 RGPD
Violations confirmées et notifiées.
Description affichée dans la fenêtre ; la sélection effective des
données n’a pas été testée.
Saisines CNIL et Plaintes
Contentieux et réclamations.
Aucun export de ce type n’a été produit.
Actions correctives
Mesures et plans d’action.
Aucun export de ce type n’a été produit.
Format d’export
Excel (.xlsx) ; PDF ; JSON.
Les trois formats sont proposés ; leur génération n’a pas été
testée.
Portée des parcours vérifiés
Les parcours vérifiés couvrent l’ouverture du registre, des filtres,
du formulaire de nouvel événement, des listes de rôle et de source, du
formulaire prestataire et de ses statuts, ainsi que de la fenêtre
d’export. Les formulaires ont été quittés sans enregistrement.
La création, la modification d’une fiche existante, la conservation
après sauvegarde, la suppression, les notifications, l’enquête, les
exports de fichiers et le report vers d’autres clients n’ont pas été
testés. Aucun objet existant ni aucun accès n’a été modifié. L’absence
de test de ces fonctions ne constitue pas un constat de défaut.
3RSSI
La rubrique RSSI affiche l’écran Échanges avec le RSSI. Elle permet
de consulter les personnes désignées et les paramètres d’avis, de délai
et de validation associés à dix sujets de sécurité. Le parcours décrit
ici est une observation de l’écran dans CLIENT TEST, le 12 octobre 2026.
Aucune identité, absence, règle de validation, permission ou destination
d’information n’a été modifiée.
Accéder aux paramètres et lire l’alerte
Dans le dossier du client, ouvrez le Module RGPD, puis Risques &
sécurité, Gestion de la sécurité, RSSI. L’écran est organisé en deux
blocs : RSSI et suppléant, puis Sujets confiés.
Dans le dossier observé, les champs RSSI désigné et Suppléant
affichaient Aucun. L’alerte indiquait exactement : « Aucun RSSI désigné
: les avis obligatoires deviennent une simple information au DPO. »
Cette indication est importante pour comprendre le circuit annoncé par
l’application avant de traiter un nouvel incident.
L’alerte décrit le comportement prévu par l’interface. Aucun
événement n’a été créé pour vérifier l’émission, le canal, le
destinataire effectif ou le délai d’une notification. Il ne faut donc
pas déduire de cet écran qu’un message a été envoyé.
Lire la désignation du RSSI et de son suppléant
Le bloc RSSI et suppléant précise que les personnes sont choisies
parmi les utilisateurs de la structure. Il propose deux sélections
distinctes pour le RSSI désigné et le Suppléant, une Nature et deux
dates pour une période d’absence du RSSI.
La liste Nature a été ouverte pour relever ses trois choix, puis
refermée sans changer la valeur. Les listes de personnes n’ont donné
lieu à aucune sélection et aucune identité n’est reproduite dans cette
notice. La valeur Interne était affichée et les dates d’absence étaient
vides. Le remplacement effectif pendant une absence n’a pas été
testé.
Capture 8 Désignation du RSSI et du suppléant, avec les dates
d’absence laissées vides.
Champ ou commande
Options ou sens
Consigne et limite
RSSI désigné
Choix parmi les utilisateurs de la structure.
Aucun était affiché ; aucune personne n’a été sélectionnée.
Suppléant
Choix parmi les utilisateurs de la structure.
Aucun était affiché ; aucune personne n’a été sélectionnée.
Nature
Interne ; Mutualisé (groupement) ; Prestataire externe.
Interne était affiché. La liste a été consultée sans modifier ce
choix.
Absence du RSSI : du / au
Dates de début et de fin d’absence.
Les deux champs étaient vides. Les règles de remplacement et les
contrôles de dates n’ont pas été testés.
Comprendre les paramètres des sujets confiés
Le tableau Sujets confiés associe à chaque sujet un Avis du RSSI, un
Délai (jours ouvrés) et un Valideur final. Les mêmes commandes se
répètent sur chaque ligne. L’Avis du RSSI propose Obligatoire,
Facultatif ou Information ; le Valideur final propose DPO ou RSSI.
Les dix sujets affichés sont : Nouvel incident, Violation de données,
Nouveau logiciel, Nouveau sous-traitant, Flux en alerte, Section
sécurité d’un traitement, Mesures d’une AIPD, Questions sécurité d’un
audit, Critères HAS de sécurité et Revue des habilitations.
Dans CLIENT TEST, chacune des dix lignes présentait Information, un
délai de 5 jours ouvrés et DPO comme valideur final. Il s’agit de l’état
observé dans ce dossier, et non d’un paramétrage recommandé ni d’une
valeur générale garantie pour les autres clients.
La liste du Valideur final a été ouverte uniquement pour vérifier les
choix disponibles, puis refermée sans sélection nouvelle. Aucune règle
d’avis, aucun délai et aucun valideur n’ont été changés. Les effets d’un
avis obligatoire, les relances éventuelles et les règles de calcul des
échéances n’ont pas été testés.
Capture 9 Partie inférieure des sujets confiés : choix de l’avis du
RSSI, ici réglé sur Information.
Champ ou commande
Options ou sens
Consigne et limite
Avis du RSSI
Obligatoire ; Facultatif ; Information.
Information était sélectionné pour les dix sujets. Le fonctionnement
des trois modalités n’a pas été testé.
Délai (jours ouvrés)
Champ numérique propre à chaque sujet.
La valeur observée était 5 pour les dix lignes. Les bornes et le
calcul de l’échéance n’ont pas été vérifiés.
Valideur final
DPO ; RSSI.
DPO était affiché pour les dix sujets. Aucun circuit de validation
n’a été exécuté.
Examiner les commandes sans changer le paramétrage
Le bouton Appliquer le paramétrage recommandé se trouve au-dessus du
tableau. Le bouton Enregistrer apparaît en bas de page. Leur présence a
été vérifiée, mais aucun des deux n’a été utilisé. Les valeurs
qu’appliquerait le paramétrage recommandé et le résultat d’un
enregistrement ne sont donc pas établis.
Ces réglages portent sur la désignation des personnes et le circuit
d’avis et de validation. Avant toute modification réelle, faites valider
les personnes, les sujets et les règles attendues dans votre
organisation. L’observation décrite ici n’accorde ni ne retire aucun
droit et ne change aucun destinataire.
Pour consulter la configuration existante, suivez le parcours
ci-dessous. Une consultation de l’écran ne nécessite pas de modifier une
sélection ou de déclencher un enregistrement.
4Revue des habilitations
Cette rubrique propose de revoir le besoin de conserver les comptes.
L’écran indique que le RSSI ou le DPO peut mener cette revue et
recommande une vérification annuelle. La périodicité affichée ne
dispense pas d’adapter les contrôles au contexte de l’organisation.
Accéder à la revue
Le dossier CLIENT TEST ne présentait aucune revue existante dans
l’écran inspecté. Le bouton Lancer une revue était la seule action
propre à cette rubrique.
Capture 10 Écran d’accueil de la revue. Le bouton lance une opération
; il ne constitue pas une simple prévisualisation démontrée.
Préparer la revue avant de la lancer
Identifiez le responsable de la revue, les comptes concernés, les
personnes habilitées à décider et les traces attendues. Rapprochez le
besoin d’accès de la situation réelle des personnes, puis faites traiter
les décisions selon les procédures de votre organisation.
Le bouton Lancer une revue n’a pas été activé dans la session
documentée. Ses effets sur les notifications, les étapes suivantes, les
validations et les droits ne sont donc pas établis. Cette notice ne
décrit aucun parcours de clôture, de révocation ou d’attribution comme
vérifié.
Avant d’utiliser cette commande dans un dossier réel ou de test,
faites confirmer son périmètre et ses effets par la personne compétente.
Une revue documentaire et la suppression technique d’un accès sont deux
opérations dont les résultats doivent être vérifiés séparément.
Périmètre observé
Observé : l’écran d’accueil, son texte et le bouton Lancer une revue.
Non testé : lancement, notifications, validation, clôture, modification
des accès et persistance. Aucun compte, rôle ou droit n’a été modifié.
Cette limite de vérification ne démontre ni un défaut ni une absence de
fonctionnalité.
5Mesures de sécurité
La page distingue deux objets : les vérifications des mesures de
sécurité, en haut, et les mesures techniques et organisationnelles, en
bas. Une mesure décrit ce qui est prévu ou mis en œuvre ; une
vérification documente un contrôle et son résultat. Ne confondez pas
l’enregistrement d’une fiche avec l’exécution du contrôle.
Choisir le bon formulaire
Dans Gestion de la sécurité, sélectionnez Mesures de sécurité. Le
bouton Ajouter du bloc supérieur ouvre une vérification. Le bouton
Ajouter une mesure du bloc inférieur ouvre une mesure technique ou
organisationnelle.
L’état initial affichait Rien d’enregistré pour l’instant pour les
vérifications et Aucune mesure de sécurité dans le bloc inférieur. Ces
messages décrivent les données affichées dans le dossier ; ils ne
prouvent pas l’absence de mesures dans l’organisation.
Renseigner une mesure technique ou organisationnelle
Capture 11 Détail du formulaire de mesure avant l’essai : type, titre
et description fictive. Les autres champs sont décrits dans le
tableau.
Champ ou commande
Options ou sens
Consigne et limite
Type de mesure *
Préventive ; Corrective ; Détective
Choisissez la nature correspondant à la mesure documentée.
Préventive était la valeur initiale.
Choisissez la catégorie adaptée ; la valeur initiale était
Chiffrement.
Titre de la mesure *
Texte
Donnez un intitulé stable et précis.
Description
Texte détaillé
Décrivez le périmètre, la mise en œuvre et les limites utiles.
Date de mise en œuvre
Date et heure dans le formulaire affiché
Renseignez une date vérifiée ; n’utilisez pas une date prévue comme
preuve d’exécution.
Responsable
Texte
Identifiez le responsable pertinent sans donnée superflue.
Statut
Planifiée ; En cours ; Terminée ; Échouée
Planifiée était affiché par défaut. Faites correspondre le statut à
la situation démontrable.
Évaluation de l’efficacité
Texte
Décrivez l’appréciation et les preuves disponibles. Une déclaration
ne remplace pas un contrôle.
Comprendre le résultat de l’essai de création
L’essai a utilisé le titre EXEMPLE NOTICE - Mesure documentaire
fictive, le type Préventive, la catégorie Procédure et le statut
Planifiée. La description indiquait explicitement qu’aucune mesure
technique, aucun compte et aucun droit n’étaient modifiés.
Après le clic sur Créer la mesure, le formulaire s’est fermé mais le
bloc inférieur affichait encore Aucune mesure de sécurité. Le même état
a été constaté après rechargement. Aucun message d’erreur n’a été
observé. La création est donc non confirmée dans cette session.
La cause n’est pas établie et ce résultat ne doit pas être présenté
comme un défaut général du produit. Il peut ne pas se reproduire dans
une autre session. Aucune seconde tentative n’a été faite ; la
modification et la persistance d’une mesure créée n’ont pas pu être
vérifiées.
Si vous rencontrez un résultat similaire, contrôlez le dossier,
l’état de chargement et la liste avant de recommencer. Conservez le
message éventuel, l’heure, les valeurs utiles et le résultat observé
pour demander une vérification, sans multiplier les créations.
Renseigner une vérification
Capture 12 Partie gauche du formulaire de vérification : mesure,
date, preuve et résultat. Les champs de droite sont détaillés dans le
tableau.
Champ ou commande
Options ou sens
Consigne et limite
Mesure vérifiée *
Texte
Identifiez précisément la mesure ou le contrôle concerné.
Comment (test, revue, audit…)
Texte
Expliquez la méthode et le périmètre.
Vérifiée le
Date
Indiquez la date du contrôle effectivement réalisé.
Responsable
Texte
Identifiez la personne ou fonction responsable.
Preuve (rapport, capture, ticket…)
Texte
Notez une référence exploitable vers le justificatif conservé dans
le Drive du client. Aucun dépôt de fichier n’a été vérifié ici.
Prochaine vérification
Date
Renseignez l’échéance convenue. L’effet de ce champ sur un rappel ou
une notification n’a pas été testé.
Résultat
Prévue ; Conforme ; Partiellement conforme ; Non conforme
Prévue était la valeur initiale. Justifiez toute conclusion à partir
du contrôle réel.
Enregistrer et contrôler la persistance de la vérification
L’essai a créé EXEMPLE NOTICE - Vérification documentaire fictive. Le
champ Comment précisait : Exemple de saisie uniquement. Aucun test de
sécurité exécuté. Le résultat est resté Prévue ; les dates, le
responsable et la preuve sont restés vides.
L’enregistrement puis la persistance après rechargement ont été
vérifiés. La carte affichait la mesure, le commentaire, les champs Non
renseigné et le résultat Prévue. Cette réussite prouve la conservation
de cette saisie documentaire, pas l’efficacité d’une mesure de
sécurité.
Capture 13 Détail de la vérification retrouvée après rechargement. Le
titre et le commentaire fictifs sont conservés.
Relire les commandes disponibles et les limites
Après création de la vérification, Excel, Ajouter, le menu du
résultat et Archiver étaient visibles. Aucun export ni archivage n’a été
effectué ; le résultat est resté Prévue. Aucun bouton de modification
textuelle n’était visible dans l’écran inspecté, et la réouverture ou
l’édition du texte n’a pas été testée.
Ne supposez pas qu’Archiver supprime définitivement une fiche ni
qu’Excel inclut tous les justificatifs : leurs effets n’ont pas été
vérifiés. Si un export est obtenu dans votre session, ouvrez le fichier
et contrôlez ses colonnes, son périmètre et son contenu.
Bilan : création et persistance d’une vérification fictive réussies ;
création d’une mesure non confirmée ; aucune configuration de sécurité,
aucun droit, compte, destinataire ou test technique réel modifié.
6Habilitations
L’entrée Habilitations ouvre la Matrice des habilitations logiques.
Elle présente les rôles ou profils, les niveaux de classification et les
exigences associées. L’inspection a porté sur les écrans et les options
; aucune habilitation ni règle de sécurité n’a été enregistrée.
Lire la matrice et vérifier les prérequis
Depuis Gestion de la sécurité, ouvrez Habilitations. Contrôlez le
contexte client avant toute intervention : cette entrée ouvre une page
distincte dont le titre est Matrice des habilitations logiques.
La recherche propose Rôle, code, département… Les compteurs
Habilitations, Actives et MFA étaient à zéro. Exporter et Créer la
première habilitation étaient désactivés.
Le message affiché indiquait qu’aucun niveau de classification
n’était défini pour l’organisation et invitait à les créer depuis
Classification des données avant d’ajouter des habilitations. La
recherche sur une liste renseignée et l’export n’ont donc pas été
vérifiés.
Comprendre la proposition d’initialisation
À l’ouverture, une fenêtre Initialiser le Catalogue de Classification
RGPD proposait quatre niveaux de classification, quinze catégories de
données, des règles d’alertes automatiques, des plans d’action et des
analyses de risques préremplies. Le texte précisait que cette base
devait être adaptée à l’organisation.
Cette proposition a été annulée. Aucun catalogue n’a été créé. Ne
l’utilisez pas comme une simple étape de navigation : l’initialisation
annonce la création de plusieurs ensembles de données et de règles.
Faites examiner le périmètre et les conséquences avant de
l’autoriser.
Les références réglementaires et normatives affichées dans
l’interface ne démontrent pas à elles seules une conformité de la
matrice ou des accès réels.
Examiner le formulaire de nouvelle habilitation
Le bouton Nouvelle habilitation a permis d’ouvrir le formulaire, même
lorsque Créer la première habilitation était désactivé. Cela ne prouve
pas qu’une création serait possible sans niveau de classification. Le
formulaire a été consulté puis fermé avec Annuler, sans saisie ni
modification.
Capture 14 Formulaire Nouvelle habilitation observé sans saisie.
Journalisation et Actif sont activés à l’ouverture ; cela ne prouve
aucun accès effectif.
Champ ou commande
Options ou sens
Consigne et limite
Rôle / Profil *
Texte
Identifiez le rôle concerné, par exemple une fonction
professionnelle.
Code interne
Texte
Utilisez la référence interne prévue pour le rôle.
Département / Service
Texte
Précisez le service auquel le rôle se rattache.
Niveau de classification *
Sélecteur
Aucun niveau n’était disponible dans la session inspectée. Vérifiez
le catalogue autorisé.
Lecture était affiché par défaut. Justifiez le niveau réellement
nécessaire.
Justification (finalité et proportionnalité) *
Texte
Expliquez pourquoi ce rôle a besoin de cet accès à ce niveau de
données.
Valide du et Valide jusqu’au
Dates
Définissez la période autorisée selon la décision prise ; aucun
effet automatique sur les droits n’a été vérifié.
MFA requis
Interrupteur initialement désactivé
Décrit une exigence d’authentification multifacteur ; aucune
application technique n’a été démontrée.
Approbation
Interrupteur initialement désactivé
Faites confirmer la procédure et ses acteurs avant toute
modification.
Journalisation
Interrupteur initialement activé
Ne concluez pas que des journaux réels sont créés ou collectés.
Actif
Interrupteur initialement activé
L’effet sur des accès réels n’a pas été établi.
Contrôler le périmètre avant toute validation
Annuler et Enregistrer sont proposés en bas du formulaire. Aucun
enregistrement, aucune attribution, révocation ou modification de droit
n’a été testé. L’intégration éventuelle avec des systèmes externes n’a
pas été démontrée.
Avant toute validation autorisée, vérifiez le rôle, le niveau de
classification, le type d’accès, la justification, les dates et les
exigences avec les responsables compétents. Distinguez la formalisation
documentaire de la mise en œuvre et du contrôle technique des
permissions.
Bilan observé : matrice, avertissement de prérequis, formulaire,
valeurs initiales et types d’accès. Non testé : initialisation,
création, persistance, export et effets sur les droits. Aucun défaut
applicatif n’est déduit de cette observation limitée.
7Veille sur les violations de données
L’écran Veille sur les violations de données rassemble les
indicateurs de veille, les notifications, les incidents associés aux
entités et les commandes de recherche, d’export et d’automatisation. Ce
chapitre explique comment lire ces vues et reconnaître les actions
proposées. Les exemples proviennent du dossier CLIENT TEST, observé le
12 octobre 2026. Les valeurs sont celles de cette observation et ne
constituent pas un état permanent du service.
Accéder à la veille et choisir une vue
Dans le Module RGPD du client, ouvrez Risques & sécurité, puis
Gestion de la sécurité et Veille sur les violations de données. La page
porte le titre Veille violation et présente la mention Surveillance
automatique des violations de données. Vérifiez le nom du client en haut
de l’écran avant de consulter les résultats.
La barre d’onglets donne accès à Vue complète, Analytics,
Notifications, Santé, Mes incidents, Tous, SIRET, Export et Auto. Sync
et Admin sont également visibles avec un cadenas. Les vues décrites
ci-dessous ont été consultées sans déclencher de scan, de
synchronisation, de recherche SIRET ni d’envoi de notification. Les
réglages sont restés inchangés.
Lire la Vue complète
Vue complète affiche une Vue d’ensemble complète de la veille. Les
cartes distinguent les incidents, les alertes, les SIRET surveillés et
l’activité des scans. Des indicateurs complémentaires présentent la
durée moyenne de résolution, le taux de résolution et la tendance
hebdomadaire.
Dans CLIENT TEST, les huit compteurs étaient à 0, le temps de
résolution moyen à 0 jours, le taux de résolution à 0 % et la tendance
hebdomadaire à Stable. L’absence d’éléments affichés dans cette vue doit
être interprétée dans le contexte de ce dossier et de cette
observation.
Capture 15 Vue complète dans CLIENT TEST : les cartes Incidents
totaux, Incidents critiques, Alertes totales et Alertes non lues
affichent 0.
Champ ou commande
Options ou sens
Consigne et limite
Incidents totaux
Nombre présenté comme total des incidents ; 0 lors de
l’observation
Un petit indicateur de 0 % était également visible, sans définition
précisée dans cette vue.
Incidents critiques
Compteur des incidents critiques ; 0 observé
Le détail des critères de criticité n’a pas été consulté.
Incidents résolus et En cours
Deux compteurs de suivi ; 0 et 0 observés
Les commandes de traitement ou de changement de statut ne sont pas
documentées ici.
Alertes totales et Alertes non lues
Deux compteurs d’alertes ; 0 et 0 observés
Consultez Notifications pour lire le contenu disponible dans le
centre de notifications.
SIRET surveillés
Nombre de SIRET présenté comme surveillé ; 0 observé
La gestion d’une liste de SIRET surveillés n’a pas été
explorée.
Scans cette semaine
Compteur hebdomadaire ; 0 observé
Ce compteur ne permet pas, à lui seul, de vérifier l’exécution d’un
scan.
Temps de résolution moyen
Temps moyen entre détection et résolution ; 0 jours observé
Lisez la valeur avec le volume d’incidents correspondant.
Taux de résolution
Incidents résolus sur le total ; 0 % observé
Le détail du calcul n’a pas été testé.
Tendance hebdomadaire
Évolution des incidents cette semaine ; Stable observé
La méthode de calcul de la tendance n’est pas précisée dans la vue
observée.
Consulter les indicateurs Analytics
Analytics présente trois indicateurs en haut de page et quatre
sous-onglets : Vue d’ensemble, Graphiques, Performance et Tendances.
Lors de l’observation, les cartes supérieures affichaient 20 Incidents
Totaux, 0 Alertes Actives et 7 Alertes Critiques, avec la mention
Tendance en baisse.
Attention à la comparaison entre les écrans : Analytics affichait 20
incidents alors que Vue complète en affichait 0. Cette différence a été
observée, mais sa cause et les périmètres de données respectifs ne sont
pas établis. Ne présentez pas les 20 incidents comme des incidents
avérés de CLIENT TEST et ne concluez pas à un défaut de synchronisation
sur cette seule base.
Dans le sous-onglet Vue d’ensemble, les cartes Alertes Totales, En
Attente et Notifications Envoyées affichaient 0. La carte 30 Derniers
Jours indiquait 4 nouveaux incidents. La rubrique Taux de Traitement des
Alertes présentait la progression des notifications envoyées avec la
valeur 0 / 0. Ces compteurs ne prouvent pas qu’un envoi a été réalisé
durant la consultation.
La rubrique Incidents Récents est annoncée comme la liste des cinq
derniers incidents détectés. Le relevé présente des dates et des niveaux
low, medium et high. Les fiches détaillées n’ont pas été ouvertes ; leur
contenu et leurs actions ne sont donc pas décrits.
Capture 16 Analytics affiche 20 Incidents Totaux et 0 Alertes
Actives. Le périmètre de ces valeurs n’est pas établi par rapport aux
compteurs de Vue complète.
Champ ou commande
Options ou sens
Consigne et limite
Incidents Totaux
20, avec le sous-titre Violations détectées
Le rattachement exact de ce total au dossier n’est pas établi.
Alertes Actives
0, avec le sous-titre Entités surveillées
Conservez le libellé affiché ; la relation entre cette valeur et les
entités n’a pas été vérifiée.
Alertes Critiques
7, avec la mention Tendance en baisse
Le périmètre et le calcul de tendance ne sont pas établis.
Alertes Totales
0, avec le sous-titre Entités surveillées
Indicateur du sous-onglet Vue d’ensemble.
En Attente
0 notification à envoyer
Aucune notification n’a été déclenchée.
Notifications Envoyées
0 ; taux affiché de 0 %
Aucun test d’envoi ni de réception n’a été effectué.
30 Derniers Jours
4 nouveaux incidents
Cette valeur appartient à Analytics ; ne l’assimilez pas au contenu
de Mes incidents.
Taux de Traitement des Alertes
Barre de progression des notifications envoyées ; 0 / 0
Le comportement de la progression avec des données n’a pas été
testé.
Repérer les sous vues Graphiques Performance et Tendances
Les sous-onglets d’Analytics permettent de passer d’une synthèse à
d’autres présentations. Les éléments disponibles ne montrent toutefois
pas un résultat final stabilisé pour chacun d’eux. Ils permettent de
repérer les vues et les messages de chargement, sans décrire des
analyses absentes des observations.
Une courbe intitulée Évolution des incidents (30 derniers jours) est
visible dans la zone Graphiques sur une capture de transition. La courbe
est partielle et les relevés successifs ne correspondent pas tous au
même état d’affichage. Elle ne permet pas de reconstituer une série
complète ou d’attribuer des valeurs au sous-onglet Performance.
Champ ou commande
Options ou sens
Consigne et limite
Vue d’ensemble
Synthèse des alertes, notifications et incidents récents
Les indicateurs observés sont décrits dans la section
précédente.
Graphiques
Zone graphique ; un chargement puis une courbe partielle sur 30
jours sont visibles
La série complète, les autres graphiques éventuels et leurs
interactions ne sont pas établis.
Performance
Titre Métriques de performance et message Chargement… dans le
relevé
Aucune métrique chargée n’est établie. Ce message ne constitue pas,
à lui seul, une erreur technique confirmée.
Tendances
Titre Analyse des tendances et message Analyse en cours…
Aucun résultat final d’analyse n’est documenté.
Lire le centre de notifications
L’onglet Notifications ouvre le Centre de notifications. Il comporte
un compteur de notifications non lues et un bouton Non lues. Dans CLIENT
TEST, l’écran indiquait 0 non lue et Aucune notification.
Le bouton Non lues est visible, mais son effet n’a pas été testé sur
une liste contenant des notifications. Aucun envoi ni marquage de
lecture n’a été effectué. Une vue vide ne permet pas de décrire les
commandes qui apparaîtraient sur une notification individuelle.
Champ ou commande
Options ou sens
Consigne et limite
Compteur de notifications non lues
0 non lue lors de l’observation
Consultez le contenu de la liste lorsque des notifications sont
présentes.
Non lues
Bouton du centre de notifications
Le comportement du bouton et les éventuelles actions sur une
notification ne sont pas établis.
Aucune notification
État vide du centre
Aucun contenu de notification n’était disponible dans cette
vue.
Consulter la Santé du système
L’onglet Santé affiche un État du système et une liste de services de
veille. Chaque ligne présente un libellé, une information de statut, un
état et une heure. L’état global observé était Attention. Les
indicateurs se sont affichés à l’ouverture de la vue ; le bouton
Vérifier n’a pas été utilisé.
La ligne Synchronisation RansomFeed affichait Attention et 0
incidents cette semaine. Les autres lignes étaient indiquées
Opérationnel. Ces mentions décrivent l’état présenté par l’interface au
moment de la consultation ; aucun scan ni aucune synchronisation n’a été
demandé pour les contrôler. L’état Attention ne suffit pas à établir une
panne ni sa cause.
Champ ou commande
Options ou sens
Consigne et limite
État du système
Attention
État global présenté lors de l’observation.
Connexion base de données
Connexion établie ; Opérationnel
Statut affiché à 10:46:06.
Synchronisation RansomFeed
0 incidents cette semaine ; Attention
Statut affiché à 10:46:07 ; aucune synchronisation déclenchée.
Incidents de sécurité
20 incidents enregistrés ; Opérationnel
Statut affiché à 10:46:07 ; périmètre de ces 20 incidents non
établi.
Système d’alertes
Système actif ; Opérationnel
Statut affiché à 10:46:07 ; aucun test d’envoi effectué.
Surveillance SIRET
Surveillance active ; Opérationnel
Statut affiché à 10:46:07 ; aucune recherche ni configuration
testée.
Vérifier
Commande proposée dans l’en-tête de la vue
Bouton non utilisé ; son exécution et son résultat ne sont pas
documentés.
Consulter les incidents concernant les entités
L’onglet Mes incidents présente la rubrique Incidents vous
concernant. Dans CLIENT TEST, elle affichait Aucune violation détectée
concernant vos sociétés et Aucun incident détecté pour vos entités.
Utilisez cette vue pour lire les résultats que l’interface présente
comme concernant les entités. L’état vide observé ne décrit ni une fiche
d’incident ni un parcours de traitement. Il ne permet pas non plus de
rattacher au client les 20 incidents mentionnés dans Analytics ou
Santé.
Préparer une vérification par SIRET
L’onglet SIRET ouvre le Vérificateur SIRET, présenté comme un outil
de recherche des incidents de sécurité associés à un SIRET spécifique.
Le formulaire demande un SIRET français à 14 chiffres et propose un nom
d’entité facultatif. L’aide précise que ce nom permet d’améliorer la
précision du rapprochement sémantique.
L’avertissement Veille prudente indique que les correspondances
reposent sur des algorithmes d’analyse automatique. Les informations
doivent toujours être confirmées auprès du prestataire concerné. Un
rapprochement automatique ne doit donc pas être présenté comme une
confirmation à lui seul.
Lors de l’observation, les champs étaient vides et Vérifier le SIRET
était désactivé. Aucun numéro ni nom n’a été saisi et aucune recherche
n’a été lancée. Les règles de validation, les messages d’erreur et la
présentation des résultats ne sont pas établis.
Capture 17 Formulaire Rechercher par SIRET : le numéro à 14 chiffres
et le nom facultatif sont laissés vides. Les textes grisés sont des
exemples de saisie.
Champ ou commande
Options ou sens
Consigne et limite
SIRET (14 chiffres)
Champ de saisie d’un SIRET français
Le texte Ex: 12345678901234 est un exemple de format affiché, pas
une donnée du dossier.
Nom de l’entité (optionnel)
Champ facultatif ; exemple affiché Ex: Entreprise SARL
L’interface indique que le nom aide au rapprochement sémantique.
Aucun nom n’a été saisi.
Vérifier le SIRET
Commande de vérification ; désactivée lorsque les champs observés
étaient vides
Aucune recherche exécutée ; la condition exacte d’activation du
bouton n’a pas été testée.
Veille prudente
Avertissement relatif aux correspondances automatiques
Confirmez les informations auprès du prestataire concerné avant de
vous appuyer sur un rapprochement.
Choisir les paramètres d’un export
L’onglet Export présente Export de rapports. Deux listes permettent
de choisir le format et la période avant la commande Télécharger le
rapport. Les valeurs affichées à l’ouverture étaient CSV (Excel) et 30
derniers jours.
L’interface présente le CSV comme un fichier ouvrable avec Excel et
le JSON comme un format adapté à l’intégration avec d’autres systèmes.
Elle précise que les données sont exportées selon la période
sélectionnée. Les menus ont été ouverts pour relever toutes les options,
sans lancer de téléchargement.
Aucun fichier n’a été généré ou examiné. Le nom du fichier, ses
colonnes ou sa structure, les données incluses et le périmètre exact de
l’export ne sont pas vérifiés. L’option Toutes les données ne suffit pas
à établir si l’export est limité au client ou couvre un autre
périmètre.
Capture 18 Export de rapports avec les valeurs observées CSV (Excel)
et 30 derniers jours. Le bouton Télécharger le rapport est visible ;
aucun téléchargement n’a été effectué.
Champ ou commande
Options ou sens
Consigne et limite
Format d’export
CSV (Excel) ; JSON (Développeurs)
Les deux options ont été observées. Aucun contenu de fichier n’a été
contrôlé.
Période
7 derniers jours ; 30 derniers jours ; 90 derniers jours ; Toutes
les données
30 derniers jours était sélectionné. Le périmètre exact de Toutes
les données reste à vérifier.
Télécharger le rapport
Bouton de téléchargement proposé par l’écran
Non utilisé ; aucun fichier produit, ouvert ou validé.
Repérer les réglages automatiques
L’onglet Auto regroupe Scans automatiques et Notifications
automatiques. Le premier bloc propose des scans périodiques de
RansomFeed ainsi qu’un scan de test immédiat. Le second propose l’envoi
automatique d’alertes par email lors de nouveaux incidents.
Les deux interrupteurs étaient en position non cochée. Ils ont été
laissés intacts, le scan de test n’a pas été lancé et Enregistrer les
paramètres n’a pas été utilisé. Aucun envoi d’email, changement de
réglage ou test de persistance n’a été effectué.
La vue observée ne permet pas de décrire une fréquence configurable,
une liste de destinataires, un contenu d’email ou un résultat de scan.
La présence des commandes ne constitue pas une validation de ces
mécanismes. Avant une activation réelle, le périmètre et les effets
attendus doivent être clarifiés dans le contexte d’utilisation.
Champ ou commande
Options ou sens
Consigne et limite
Activer les scans automatiques
Interrupteur associé à Effectuer des scans réguliers de
RansomFeed
Non coché lors de l’observation ; aucune modification
effectuée.
Lancer un scan de test maintenant
Commande de scan de test immédiat
Non déclenchée ; aucun résultat ni effet de scan vérifié.
Activer les notifications automatiques
Interrupteur associé à l’envoi d’emails lors de nouveaux
incidents
Non coché lors de l’observation ; aucun envoi ni destinataire
testé.
Enregistrer les paramètres
Commande de sauvegarde proposée par la vue
Non utilisée ; aucune confirmation de sauvegarde ni persistance
vérifiée.
Connaître les limites des parcours observés
Tous, Sync et Admin sont visibles dans la barre d’onglets, mais n’ont
pas été explorés. Les deux derniers portent un cadenas. Leur contenu,
leurs conditions d’accès et leurs effets ne sont pas établis ; aucun
parcours d’administration ou de synchronisation n’est donc présenté dans
ce chapitre.
Les opérations effectivement observées se limitent à la navigation
dans les vues décrites et à l’ouverture des listes d’export. La création
de données, le traitement des incidents détaillés, les scans, la
synchronisation, les recherches SIRET, les changements de paramètres,
leur persistance, les notifications et les fichiers exportés n’ont pas
été testés. Les états de chargement relevés dans Analytics ne suffisent
pas à conclure à une erreur technique.
Champ ou commande
Options ou sens
Consigne et limite
Tous
Onglet visible
Non exploré ; contenu et périmètre non établis.
Sync
Onglet visible avec cadenas
Non exploré ; aucune synchronisation exécutée.
Admin
Onglet visible avec cadenas
Non exploré ; aucun réglage d’administration consulté ou
modifié.
8Contrôler et maintenir les informations
Une notice décrit les parcours et les contrôles observés. Les
décisions de sécurité, la qualité des données et la conservation des
preuves restent à organiser avec les responsables du client.
Relire le dossier et les preuves
Bilan des parcours documentés
Champ ou commande
Options ou sens
Consigne et limite
Registre de sécurité
Écrans, champs, options et annulation observés
Pas de création, notification, report interclients, enquête ou
export effectif.
RSSI
Désignation et paramètres observés
Aucun RSSI, suppléant, destinataire ou circuit de validation
modifié.
Revue des habilitations
Accueil observé
Lancement et effets sur les accès ou notifications non testés.
Mesures de sécurité
Vérification fictive créée et persistante après recharge
Création de la mesure technique ou organisationnelle non confirmée
dans cette session.
Habilitations
Matrice et formulaire observés
Aucune initialisation, création ou modification de permissions.
Veille sur les violations
Vues et options consultées
Aucun scan, recherche SIRET, synchronisation, envoi, réglage ou
export effectif.
Décrire une difficulté sans supposer sa cause
Notez la rubrique, le client, l’heure, les valeurs utiles, le message
exact et le résultat observé. Distinguez ce qui a été cliqué, ce qui est
apparu et ce qui a persisté après rechargement. Vérifiez la présence
d’une fiche avant de retenter sa création.
Les constats de cette édition concernent la session CLIENT TEST du 12
octobre 2026. Une difficulté ou une différence d’indicateurs ne permet
pas d’en attribuer la cause au produit, au navigateur, aux droits ou à
la méthode sans vérification. Le même comportement peut ne pas se
reproduire dans votre session.
Les écrans peuvent évoluer avec les droits, les dossiers et les mises
à jour. Les commandes non explorées et leurs effets ne doivent pas être
déduits de leur seul intitulé.
9Traiter une violation de données, de la détection à la notification
Ce chapitre explique la fonction d'après sa description par l'éditeur. Il n'est pas illustré par des captures : les libellés exacts des écrans sont à vérifier dans l'application.
Créer la fiche tout de suite, avec trois informations
Selon la description de l'éditeur, la création d'un événement est volontairement réduite à l'essentiel pour être faite en une trentaine de secondes. Dans le Registre de sécurité, vous ne renseignez que trois informations :
la date et l'heure de détection, qui marquent le point de départ réglementaire du compte à rebours ;
le résumé des faits et le contexte, c'est-à-dire ce que l'on sait à cet instant ;
le type d'événement, en cochant Violation de données.
Dès l'enregistrement, l'éditeur indique que la plateforme ouvre une cellule d'enquête et de crise organisée en 5 onglets dédiés. Le reste du dossier se complète ensuite, au fil de l'enquête.
À vérifier
Décider de notifier la CNIL et suivre le délai de 72 heures
Selon la description de l'éditeur, l'onglet Déclarations et liens affiche, pour la notification à la CNIL, un compte à rebours de 72 heures avec la date et l'heure limites, calculées à partir de la date de détection. Une case permet d'acter la décision formelle : la notification est requise, ou l'absence de risque pour les personnes justifie de ne pas notifier. Une fois la notification faite sur le téléservice de la CNIL, vous saisissez sa date effective et le numéro de dossier délivré.
À vérifier
Signaler l'incident au CERT Santé lorsque des données de santé sont touchées
Selon la description de l'éditeur, dès que la case Données de santé concernées est cochée, le volet CERT Santé devient obligatoire. Vous devez alors enregistrer la date et le numéro de signalement au CERT Santé, ou renseigner un motif formel de non-déclaration pour lever le blocage.
À vérifier
Suivre les trois jalons NIS 2 si l'entité est concernée
Selon la description de l'éditeur, lorsque l'organisme est une entité essentielle ou importante au sens de la directive NIS 2 (directive (UE) 2022/2555), l'application calcule automatiquement trois jalons : alerte précoce à 24 heures, notification d'incident à 72 heures et rapport final d'incident à un mois.
À vérifier
Décider d'informer les personnes concernées
Selon la description de l'éditeur, la décision de communiquer aux personnes concernées propose trois choix : Oui, Non, ou Non décidé (le temps des analyses). Dès qu'une décision est prise (Oui ou Non), un motif rédigé est exigé. Si la communication a lieu, vous saisissez le moyen utilisé (courrier individuel, courriel sécurisé, affichage public sur le site web) et le nombre de personnes averties.
À vérifier
Relier l'incident à vos registres et aux autres organismes concernés
Selon la description de l'éditeur, l'incident se relie au reste du dossier de conformité, sans altérer les fiches d'origine :
au ou aux traitements touchés, ce qui permet de retrouver aussitôt les catégories de données et les durées de conservation prévues ;
au logiciel ou à l'infrastructure en cause (serveur, messagerie, poste de travail) ;
au sous-traitant impliqué ou au site physique concerné.
Toujours selon l'éditeur, si l'incident provient d'un sous-traitant, DPO SUITE recherche les autres clients du portefeuille qui utilisent ce même prestataire et propose de créer un incident miroir chez chacun d'eux. Pour un groupement ou un réseau intersites, l'incident peut être versé au dossier partagé du groupe pour piloter la crise collectivement, tout en préservant le secret des données locales.
À vérifier
Planifier les actions correctives immédiates et différées
Selon la description de l'éditeur, le plan d'actions correctives distingue les mesures d'urgence (isolement d'un serveur, réinitialisation de mots de passe, révocation d'accès) des mesures différées. Chaque mesure reçoit un responsable et une date d'échéance, avec un suivi de l'avancement jusqu'à la clôture.
À vérifier
Tenir le journal chronologique du DPO
Selon la description de l'éditeur, le journal chronologique du DPO est un espace de notes horodatées où consigner chaque échange, appel téléphonique ou décision pendant la gestion de crise.
À vérifier
Le réflexe en cas d'alerte
À vérifier
10Comprendre la veille sur les fuites et les sous-traitants
Ce chapitre explique la fonction d'après sa description par l'éditeur. Il n'est pas illustré par des captures : les libellés exacts des écrans sont à vérifier dans l'application.
Ce que la veille surveille
Selon la description de l'éditeur, la veille interroge en continu des flux de cybercriminalité, dont RansomFeed et les plateformes sur lesquelles les groupes de rançongiciels revendiquent leurs attaques. Elle recherche si le numéro SIRET ou la raison sociale du client apparaît sur un site de fuite de données (data leak site).
La surveillance de la chaîne de sous-traitants
Selon la description de l'éditeur, la veille ne se limite pas au client : elle croise automatiquement la liste de ses sous-traitants informatiques. Si l'hébergeur ou l'éditeur d'un logiciel utilisé par le client est victime d'une attaque, une alerte prévient le DPO, parfois avant que le prestataire n'ait communiqué officiellement.
La qualité de cette surveillance dépend donc directement de la tenue du registre des sous-traitants et de la cartographie des logiciels du client.
D'une alerte de veille à un événement de sécurité
Une alerte de veille n'est pas une violation constatée. Elle déclenche une vérification auprès du prestataire concerné : l'attaque est-elle confirmée, quels systèmes sont touchés, les données du client sont-elles concernées ? Si des données du client sont touchées, ouvrez un événement dans le Registre de sécurité et suivez le parcours décrit dans le complément sur le traitement d'une violation de données.
Notez la date de l'alerte et la date de chaque échange avec le prestataire.
Conservez la réponse du prestataire, qu'elle confirme ou écarte l'atteinte aux données du client.
Si l'atteinte est confirmée, la date de détection de l'événement correspond au moment où l'organisme en a eu connaissance de façon suffisamment certaine.
Si l'incident touche un prestataire commun à plusieurs clients, examinez la proposition d'incident miroir décrite dans le complément sur les violations.
Lire les résultats de la veille avec prudence
Lors de l'observation du 12 octobre 2026 dans CLIENT TEST, la notice a relevé des chiffres différents d'une vue à l'autre : 0 incident dans Vue complète, 20 dans Analytics et dans Santé, et aucun dans Mes incidents. L'onglet Santé affichait aussi l'état Attention pour la ligne Synchronisation RansomFeed. La cause de ces écarts n'est pas établie.
Ce qu'il faut vérifier
À vérifier
Cette notice explique les deux entrées du menu Droits & demandes
: Demandes de droits et Questions au DPO. Elle vous guide dans la
consultation des listes, la préparation des renseignements, le repérage
des options et la lecture des réglages visibles.
Commencez par vérifier le dossier client, puis rejoignez votre tâche
dans le sommaire. Les tableaux reprennent les champs et choix observés ;
les captures sont issues de CLIENT TEST, le 12 octobre 2026.
Les listes étaient vides. Les formulaires ont été ouverts, parcourus
puis annulés ; les listes sont restées vides après rechargement. Aucune
demande ni question n’a été créée, aucune réponse envoyée et aucun
paramètre modifié. Ce contrôle ne constitue pas un test de sauvegarde ou
de persistance d’une fiche.
Les rappels des demandes étaient activés, notamment à la réception.
Aucune création de test n’a été réalisée dans ce contexte. Pour les
questions, les effets d’une création sur les notifications n’étaient pas
établis.
Observé signifie qu’un écran, un champ ou une commande a été vu.
Testé signifie que l’action et son résultat ont été contrôlés. Non testé
signifie qu’aucun résultat complet n’a été vérifié. Les limites figurent
dans les chapitres et dans le bilan final.
Une échéance affichée, un statut, un rappel ou le titre « Conformité
Maximale » ne démontre pas à lui seul la conformité. Faites valider le
régime applicable, les décisions et les durées de conservation par les
personnes compétentes. Les références juridiques reproduites ici
décrivent les textes affichés par l’application.
Conservez les pièces justificatives dans le Drive du client selon
l’organisation retenue et relevez leurs références, dates, versions et
responsables. Ne saisissez que les informations nécessaires au dossier ;
aucun dépôt de pièce n’a été vérifié dans les parcours décrits.
1Accéder aux deux rubriques
Menu de repérage Les deux entrées du groupe Droits &
demandes.
Demandes de droits propose la saisie d’une demande reçue, des
paramètres de rappel et une bibliothèque de formulaires. Questions au
DPO est présenté comme le registre des questions posées au DPO par les
collaborateurs. Une catégorie « Droits des personnes » existe dans les
questions ; aucun transfert ni lien automatique entre les deux registres
n’a été démontré.
La recherche « Rechercher un écran » du menu sert à la navigation.
Elle est distincte du champ « Numéro, nom ou courriel… » de la liste des
demandes. Aucun champ de recherche propre à la liste des questions n’a
été observé.
Les liens Aperçu portail et Administrer portail sont visibles dans
l’en-tête du client. Ils n’ont pas été ouverts dans ce parcours ; la
publication, les accès et la collecte depuis un portail ne sont donc pas
décrits comme vérifiés.
2Demandes de droits
La rubrique présente les demandes et leurs échéances, avec un
formulaire de saisie, une fenêtre Rappels et un écran Formulaires. Le
parcours vérifié couvre l’ouverture de ces écrans et leurs options, sans
enregistrement ni envoi. Le calcul final annoncé lors de la sauvegarde
reste à vérifier sur un dossier autorisé.
Lire la liste et choisir les filtres
Capture 1 Détail de la liste : ordre annoncé, périmètre, filtre de
statut et champ de recherche.
Quatre compteurs sont affichés : Total, À traiter, Échéance sous 7
jours et En retard. Ils étaient tous à 0. Le titre de la liste annonce «
Échéance la plus proche en premier ». La liste vide ne permet pas de
vérifier ce classement sur plusieurs demandes.
Champ ou commande
Utilisation et limites
Toutes / Mes demandes
Commandes de périmètre visibles. Le filtrage par attribution n’a pas
été vérifié sur des demandes existantes.
Statut
À traiter ; Tous les statuts ; Reçue ; Identité à vérifier ;
Recevable ; En cours ; Prolongée ; Répondue ; Close ; Irrecevable ;
Transférée.
Numéro, nom ou courriel…
Champ de recherche de la liste. La pertinence des résultats n’a pas
pu être vérifiée dans le registre vide.
Saisir une demande reçue
Commande de l’en-tête qui ouvre Nouvelle demande de droits. Le
message de liste vide propose aussi Saisir une demande.
Rappels / Formulaires
Accès aux paramètres et aux modèles détaillés dans les sections
suivantes.
Le message « Aucune demande à afficher avec ces filtres » décrit le
résultat de la vue courante. Les statuts proposés par le filtre ne
démontrent ni l’ordre d’un workflow ni les transitions autorisées.
Ouvrir le formulaire et préparer les dates
Champ ou commande
Utilisation et limites
Type de délai de réponse *
Trois choix observés : 8 jours (données de santé), 1 mois calendaire
(RGPD), Date manuelle.
Date de réception
12/10/2026 dans le formulaire ouvert pendant l’inspection. Vérifiez
la date de réception réelle du dossier.
Date limite de réponse
Aperçu non modifiable pour les deux types calculés ; saisie proposée
avec Date manuelle.
Motif de la date exceptionnelle *
Champ affiché avec Date manuelle. Le contrôle de son caractère
obligatoire à l’enregistrement n’a pas été testé.
Objectif interne
L’aide précise qu’il doit rester antérieur ou égal à l’échéance
légale. Le contrôle de cette contrainte n’a pas été testé.
Date de demande d’info complémentaire
Date à renseigner si des informations supplémentaires ont été
demandées ; aucun effet sur le délai n’a été vérifié.
Date de clôture effective
Champ désactivé, annoncé comme rempli automatiquement lors du
passage à « Complétée ». Cette transition n’a pas été testée.
Capture 2 Détail du bloc Dates Clés avec le type initial « 1 mois
calendaire (RGPD) ». Les champs de suivi sont vides.
Le libellé « Complétée » apparaît dans l’aide de clôture, alors que
le filtre de liste propose notamment « Répondue » et « Close ». La
correspondance entre ces libellés n’a pas été établie ; ne les
considérez pas comme des synonymes sur la seule base de ces écrans.
Comprendre les aperçus de délai
Choix observé
Résultat à l’écran avant enregistrement
1 mois calendaire (RGPD)
Choix initial observé. Avec une réception au 12/10/2026, l’aperçu
affichait le 12/11/2026 et l’aide « un mois calendaire après la
réception ».
8 jours (données de santé)
Après sélection, la date affichée est passée au 20/10/2026.
L’interface indique réception + 8 jours et « Première réponse possible :
48 heures après la réception ».
Date manuelle
Après sélection, l’écran a proposé une date limite à saisir et le
Motif de la date exceptionnelle. Aucune date ni justification n’a été
saisie.
Le changement d’option et les aperçus ont été contrôlés dans un
formulaire non enregistré. L’application annonce un calcul et un
contrôle du délai final lors de l’enregistrement ; pour le mode santé,
elle annonce aussi un contrôle du délai minimal lors de la réponse.
Aucun de ces contrôles de sauvegarde ou de réponse n’a été exécuté.
Ces valeurs décrivent le comportement affiché pour la date de
l’essai. Elles ne valident pas tous les cas de calendrier, les
prolongations, les demandes incomplètes ou le régime juridique d’une
demande réelle. Faites confirmer ce régime avant de vous appuyer sur une
échéance calculée.
Décrire les droits et les traitements concernés
Capture 3 Les six droits proposés, le champ de droit personnalisé et
l’indication de sélection multiple. Accès était coché.
Champ ou commande
Utilisation et limites
Sélectionner un référent
La valeur affichée était Aucun référent assigné ; une alerte
invitait à assigner un référent pour faciliter le suivi. Aucun référent
n’a été choisi et la liste des personnes n’est pas détaillée.
Droits exercés
Cases Accès, Rectification, Effacement, Portabilité, Limitation et
Opposition. L’aide indique qu’une même demande peut regrouper plusieurs
droits. Accès était coché à l’ouverture.
Ajouter un droit personnalisé pour ce client…
Champ accompagné de Ajouter, désactivé quand le champ est vide.
Aucun droit personnalisé n’a été ajouté.
Détails de la demande
Zone de texte pour décrire précisément la demande.
Après sélection de Autres, l’écran indiquait Aucun traitement
disponible pour cette catégorie de personne. Aucun traitement n’a été
associé.
Le texte « Droit d’accès (Art. 15 RGPD) » était affiché avec Accès.
Les références associées aux autres droits n’ont pas été relevées. La
sélection multiple annoncée ne constitue pas un test de traitement
complet de plusieurs droits.
Identifier la demande et le canal de réception
Capture 4 Début des Informations du demandeur. Nom complet et Email
portent un astérisque ; aucun nom ni email n’a été saisi.
Champ ou commande
Utilisation et limites
Référence interne
Numéro de dossier ou de courrier, avec l’exemple « courrier 2026-041
». L’aide précise que la correspondance avec la personne reste dans
l’établissement.
Nom complet * / Email *
Nom et prénom, puis adresse email. Les deux libellés portent un
astérisque. La validation d’un formulaire incomplet n’a pas été
testée.
Téléphone / Adresse
Champs de coordonnées complémentaires.
Vérification d’identité
En attente ; Demandée ; Reçue ; Vérifiée. En attente était affiché.
Ce choix documente un état ; aucun contrôle d’identité réel n’a été
effectué.
Comment avez-vous reçu cette demande ? *
Email ; Courrier postal ; Formulaire web ; Téléphone ; Guichet / En
personne. Email était sélectionné.
Format de réponse préféré
Email ; Courrier postal ; Portail sécurisé ; En personne. Email
était sélectionné.
Raison d’urgence (optionnel)
Zone de texte permettant de préciser une urgence. Aucun traitement
accéléré automatique n’a été vérifié.
Le canal de réception décrit l’arrivée de la demande ; le format de
réponse préféré décrit le mode souhaité pour la réponse. La présence de
ces choix ne démontre pas qu’un email, un courrier ou une remise via
portail est envoyé par l’application. Aucun bouton de réponse ni dépôt
de pièce n’a été observé dans ce formulaire avant création.
Préparer les informations de décision et de suivi
Le bloc intitulé « Conformité Maximale » rassemble les départements,
une qualification de demande répétitive, une date de notification de
prolongation et les renseignements de décision. Son intitulé n’est pas
une garantie de conformité.
Champ ou commande
Utilisation et limites
Département(s) détenant les données
Direction Générale ; Ressources Humaines ; Marketing ; Commercial ;
Informatique / IT ; Finance / Comptabilité ; Service Client ; Juridique
; Production ; Logistique. Aucun n’a été sélectionné.
Demande répétitive / excessive
Case visible, avec une aide évoquant une demande similaire récente,
de moins de 12 mois. La case n’a pas été cochée ; ce texte ne remplace
pas l’examen du cas.
Date de notification de prolongation
Champ de date. L’aide évoque 2 mois supplémentaires en cas de
complexité et cite l’article 12.3 RGPD. Aucun allongement ni
notification n’a été testé.
Motif du refus (si applicable)
Demande manifestement infondée ; Demande excessive (répétitive) ;
Identité non vérifiée ; Hors champ d’application RGPD ; Autre motif
légal.
Détails de la décision
Zone de texte ; l’aide évoque transmission partielle, masquage de
tiers et exclusions. Il s’agit d’un champ descriptif, pas d’une preuve
de masquage automatique.
Date de suppression prévue des justificatifs
Date de suivi. L’aide affiche « Conservation pour preuve :
généralement 5 ans après clôture ». La durée applicable et une
éventuelle suppression automatique n’ont pas été vérifiées.
Capture 5 Détail des champs Décision et Réponse et de la date de
suppression prévue. Aucun enregistrement n’a été réalisé.
Avant toute décision réelle, vérifiez les éléments de preuve, les
destinataires et les conséquences avec le responsable compétent. Un
motif de refus disponible dans une liste n’en établit pas
l’applicabilité. Une date de prolongation renseignée ne prouve pas
qu’une information a été envoyée.
Relire puis quitter la consultation
Enregistrer est visible au bas du formulaire, mais n’a pas été
utilisé. La sauvegarde, la génération d’un numéro, les notifications, la
réouverture, la modification et la persistance d’une demande ne sont pas
établies par cette notice. Aucun message d’erreur n’a été observé
pendant le parcours de consultation.
Lors d’une future saisie autorisée, contrôlez le résultat de
l’enregistrement, retrouvez la fiche et vérifiez ses valeurs après
rechargement avant de poursuivre. Ces contrôles constituent des points à
confirmer, pas des résultats acquis de l’essai.
Consulter les paramètres de rappel
Capture 6 Détail des paramètres : les sept rappels et les trois
groupes de destinataires sont activés. Valeurs de suivi : 3 jours et 12
mois.
Champ ou commande
Utilisation et limites
Quand rappeler
À la réception ; Chaque jour à partir de J-6 ; À mi-délai ; 7 jours
avant l’échéance ; 2 jours avant l’échéance ; Le jour de l’échéance ;
Chaque jour de retard. Les sept interrupteurs étaient activés.
Qui prévenir
Référent de la demande ; DPO ; Suppléants et co-DPO. Les trois
interrupteurs étaient activés. Aucune identité de destinataire effectif
n’a été contrôlée.
Alerte si une étape n’est pas prise en charge après (jours)
Valeur affichée : 3. Aucun déclenchement d’alerte n’a été
vérifié.
Anonymiser après la clôture (mois)
Valeur affichée : 12. Aucun dossier clos ni opération
d’anonymisation n’a été testé.
L’aide annonce des rappels chaque matin dans la cloche ALIX, une
seule fois chacun et sans information personnelle. Elle mentionne aussi
des alertes pour une étape sans prise en charge, un courrier refusé, une
preuve manquante ou non déposée, ou une réponse non prête à deux jours
de l’échéance. Après la durée choisie, elle annonce le remplacement des
coordonnées par la référence et la conservation du journal des
preuves.
Ce sont des comportements annoncés dans l’interface. Aucun rappel
effectif, courrier, journal de preuve, contrôle de réponse ni
anonymisation n’a été vérifié. Les paramètres ont été laissés intacts.
L’existence des rappels activés, notamment à réception, a conduit à ne
pas créer de demande de test.
Lire les régimes rappelés dans les paramètres
La fenêtre Rappels contient une zone intitulée « Délais (fixés par
les textes) ». Les quatre lignes ci-dessous sont des indications de
l’application, à distinguer des trois choix du formulaire de nouvelle
demande.
Libellé affiché
Indication affichée
Droits RGPD
1 mois (prolongeable de 2 mois).
Dossier médical (< 5 ans)
8 jours, après 48 h de réflexion.
Dossier médical (> 5 ans)
2 mois.
Documents administratifs
1 mois (silence vaut refus).
Les deux écrans n’emploient pas la même liste de libellés. Aucun
mécanisme de correspondance ou de sélection automatique entre ces
régimes et le formulaire n’a été établi. Ne déduisez pas de ce
récapitulatif que tous ces cas ont été testés ou que leur qualification
est automatique.
Repérer les formulaires et les modèles
Capture 7 Extrait des modèles DPO SUITE. Aucun modèle n’a été utilisé
et aucun formulaire n’a été créé.
Modèle visible
Catégorie et régime affichés
Demande d’accès
Demande du public · Droits RGPD
Accès au dossier médical
Demande du public · Dossier médical (< 5 ans)
Rectification
Demande du public · Droits RGPD
Effacement
Demande du public · Droits RGPD
Opposition
Demande du public · Droits RGPD
Portabilité
Demande du public · Droits RGPD
Signalement d’incident par un salarié
Fiche interne · Droits RGPD
Réclamation
Demande du public · Droits RGPD
Déclaration courte de traitement
Fiche interne · Droits RGPD
Nouveau formulaire vierge et Utiliser ce modèle n’ont pas été
activés. Les champs d’un formulaire, sa personnalisation, sa
publication, son lien public, ses destinataires et la réception d’une
soumission ne sont pas établis. Les titres des modèles ne suffisent pas
à décrire ces parcours.
3Questions au DPO
La page se présente comme le « Registre des questions posées au DPO
par les collaborateurs ». L’inspection a porté sur la liste, ses
filtres, le formulaire Nouvelle question au DPO et ses choix de
catégorie et de priorité. Aucun enregistrement existant n’était
disponible pour examiner une réponse ou une fiche détaillée.
Lire les compteurs et filtrer les questions
Capture 8 Détail de Questions au DPO : les compteurs En attente et En
cours sont à zéro ; les deux filtres sont visibles.
Champ ou commande
Utilisation et limites
Compteurs
En attente ; En cours ; Répondu ; Total. Les quatre étaient à
0.
Filtre de statut
Tous les statuts ; En attente ; En cours ; Répondu ; Archivé.
Filtre de catégorie
Toutes les catégories, puis les neuf catégories détaillées
ci-dessous.
État vide
Aucune question enregistrée. Le bouton Créer la première question
est proposé.
Nouvelle question
Commande de l’en-tête ouvrant le formulaire. Aucun champ de
recherche propre à cette liste n’a été observé.
Préparer une nouvelle question
Capture 9 Formulaire complet avant saisie : Question est obligatoire
et Créer la question est désactivé lorsque le formulaire est vide.
Champ ou commande
Utilisation et limites
Question *
Zone longue avec l’aide Décrivez la question posée… ; seul libellé
de ce formulaire marqué d’un astérisque.
Posée par
Champ avec l’indication Nom ou fonction. Aucune identité n’a été
saisie.
Date
12/10/2026 à l’ouverture pendant l’inspection.
Contexte
Champ proposant comme exemples Réunion de service, email, …
Catégorie
Choisir… à l’ouverture. Neuf options observées, détaillées dans la
section suivante.
Priorité
Normale à l’ouverture ; choix Basse, Normale et Haute. Aucun effet
sur un délai ou une notification n’a été démontré.
Annuler / Créer la question / fermeture
Annuler a été utilisé. Créer la question était désactivé avec le
formulaire vide. La croix de fermeture est visible.
Les règles de validation au-delà de l’état vide n’ont pas été
testées. Aucun mode garantissant une création sans notification n’était
visible ; la création a été évitée sans conclure qu’elle déclenche
nécessairement une notification.
Choisir une catégorie et une priorité
Les neuf catégories suivantes sont présentes à la fois dans le
formulaire et dans le filtre de la liste. Le filtre ajoute Toutes les
catégories ; cette option globale n’appartient pas au formulaire.
Catégories observées
RH & Salariés
IT & Sécurité
Marketing & Communication
Juridique & Contractuel
Sous-traitance
Droits des personnes
Vidéosurveillance
Transferts internationaux
Autre
La priorité propose Basse, Normale et Haute. Normale était affiché
par défaut. L’ouverture de la liste des priorités a été vérifiée ;
aucune question n’a été enregistrée pour comparer le tri, la prise en
charge ou les rappels associés.
Le choix Droits des personnes permet de qualifier le thème d’une
question dans ce registre. Aucun rattachement à une demande de droits, à
un traitement, à une action ou à une autre fiche n’a été observé dans le
formulaire inspecté.
Contrôler la sortie et connaître les limites
Le formulaire a été annulé puis la page rechargée. Le message Aucune
question enregistrée et les compteurs à zéro étaient toujours affichés.
Ce résultat vérifie le retour à la liste vide après annulation ; il ne
démontre aucune persistance de création.
Aucune réponse, modification de statut, pièce justificative,
réouverture, suppression, archivage ou action après création n’a été
testée. Le statut Archivé dans le filtre ne suffit pas à établir la
présence ni les effets d’un bouton d’archivage sur une fiche.
Aucun message d’erreur n’a été observé pendant ce parcours. Cela ne
valide pas les actions qui n’ont pas été réalisées et ne constitue pas
une garantie de fonctionnement général.
4Contrôler les résultats et conserver les preuves
Une notice décrit les écrans et opérations observés. La qualité des
données, l’analyse du régime applicable, la décision sur une demande et
la communication avec la personne concernée restent à organiser dans le
dossier réel.
Points de contrôle avant une utilisation réelle
Bilan des parcours documentés
État de vérification
Périmètre
Testé
Navigation vers les deux rubriques ; ouverture des menus et
formulaires ; changement de type de délai et lecture des aperçus ;
sélection de Autres et lecture du message de traitements ; annulation et
retour aux listes vides après rechargement.
Observé
Compteurs et filtres ; champs et options des formulaires ; commandes
de sauvegarde ; valeurs et aides des rappels ; neuf modèles de
formulaires ; catégories et priorités des questions.
Non testé
Création et persistance ; modification d’une fiche existante ;
workflow et transitions ; réponses ou notifications effectives ;
prolongation ; refus ; clôture ; transfert ; dépôt de pièces ; journal
de preuves ; anonymisation ; export ; création ou publication de
formulaire.
Constat de session
Aucune demande ni question créée, aucune réponse envoyée, aucun
paramètre modifié. Aucun message d’erreur observé pendant les parcours
de consultation.
Les intitulés de statut, les aides et les commandes ne doivent pas
être transformés en fonctions testées. L’absence d’un essai n’est pas un
constat de défaut. Les écrans peuvent évoluer selon les droits, les
dossiers et les mises à jour.
Décrire une difficulté sans supposer sa cause
Si une difficulté survient, relevez le client, la rubrique, l’heure,
la commande utilisée, le message exact et le résultat visible.
Distinguez l’état avant validation, le résultat après action et les
informations retrouvées après rechargement. Vérifiez qu’une fiche
n’existe pas déjà avant de relancer une création.
Les observations de cette édition sont limitées à CLIENT TEST, le 12
octobre 2026. Un résultat différent ou une difficulté ultérieure ne
permet pas d’en attribuer la cause au produit, au navigateur, aux droits
ou à la méthode sans vérification.
Repères de navigation vérifiés pour CLIENT TEST : Demandes de droits
et Questions au DPO dans le groupe Droits & demandes. Les adresses
directes figurent ci-dessous ; elles nécessitent l’accès au dossier et
ne doivent pas être utilisées comme liens publics.
5Traiter une demande sans conserver de données inutiles
Ce chapitre explique la fonction d'après sa description par l'éditeur. Il n'est pas illustré par des captures : les libellés exacts des écrans sont à vérifier dans l'application.
Le mode confidentiel "zéro donnée personnelle"
Selon l'éditeur, dans ce mode, DPO SUITE n'enregistre dans sa base aucun nom, aucun prénom, aucune coordonnée ni aucune pièce d'identité du demandeur. Le dossier est identifié par un numéro anonyme (par exemple D-2026-042), le type de droit exercé et les dates d'échéance.
La pièce d'identité et les justificatifs restent dans le Drive sécurisé de l'établissement. DPO SUITE n'en garde qu'un lien de référence, que seules les personnes habilitées peuvent consulter.
Désignez la demande par son numéro anonyme dans les échanges internes et les rappels.
Rédigez les détails de la demande et de la décision de façon factuelle, sans y recopier de nom, de coordonnée ni le contenu des pièces.
Vérifiez que le lien vers le Drive n'est ouvert qu'aux personnes habilitées pour ce dossier.
Tenir le délai d'un mois et préparer une prolongation
Le RGPD fixe un délai d'un mois, prolongeable de deux mois, à compter de la réception de la demande (art. 12.3). La prolongation est possible compte tenu de la complexité et du nombre de demandes. La personne doit être informée de la prolongation et de ses motifs dans le mois qui suit la réception.
Selon l'éditeur, l'activation de la prolongation recalcule immédiatement le compte à rebours et prépare le courrier qui informe la personne du report et de ses motifs, à envoyer avant la fin du premier mois.
Saisissez la date réelle de réception de la demande.
Décidez de la prolongation avant la fin du premier mois et consignez son motif précis.
Relisez et envoyez le courrier de report, puis conservez la preuve de son envoi dans le dossier du client.
La double validation : préparateur et valideur distincts
Selon l'éditeur, la personne qui prépare la réponse et réunit les pièces ne peut pas valider elle-même l'envoi. Une seconde personne habilitée, par exemple le DPO, relit et approuve formellement le projet de courrier.
Désignez à l'avance, pour chaque client, qui prépare et qui valide, avec un suppléant pour chaque rôle.
Le valideur vérifie le destinataire, les droits traités, les pièces jointes, le masquage éventuel des tiers et la mention des voies de recours.
En cas de refus, il vérifie que le motif est fondé et clairement expliqué à la personne.
Le journal chronologique des étapes
Selon l'éditeur, chaque étape de la demande est inscrite dans un journal chronologique : réception, vérification d'identité, prolongation, refus motivé, validation et envoi effectif. Des modèles de courriers et d'accusés de réception sont également annoncés.
Enregistrez chaque étape au moment où elle a lieu, avec sa date réelle.
Distinguez la préparation d'un courrier de son envoi effectif.
Adaptez chaque modèle de courrier au cas réel avant de le soumettre à validation.
Ce qu'il faut vérifier
À vérifier
6Recevoir les demandes par un formulaire public
Ce chapitre explique la fonction d'après sa description par l'éditeur. Il n'est pas illustré par des captures : les libellés exacts des écrans sont à vérifier dans l'application.
Pourquoi proposer un canal identifié
Une demande peut arriver par courriel, courrier, téléphone ou au guichet. Un formulaire dédié offre une voie supplémentaire, simple à trouver et structurée.
Ce qu'il faut publier et vérifier avant la mise en ligne
La notice indique que la création, la publication, le lien public, les destinataires et la réception d'une soumission n'ont pas été vérifiés, et que les liens Aperçu portail et Administrer portail n'ont pas été ouverts. Les points ci-dessous décrivent ce qu'il faut préparer, sans préjuger des écrans.
Le responsable de traitement concerné et la manière de contacter le DPO.
Les droits que la personne peut exercer et le délai de réponse annoncé.
Les seules informations demandées qui sont nécessaires pour traiter la demande et identifier la personne.
Les modalités de vérification de l'identité, appliquées seulement en cas de doute raisonnable.
Les destinataires internes des demandes reçues et leur suppléance en cas d'absence.
Articuler le formulaire avec l'information des personnes
Les mentions d'information prévues aux articles 13 et 14 doivent indiquer l'existence des droits et la façon de les exercer. Le formulaire public peut être la voie d'exercice indiquée dans ces mentions.
Mettez à jour les mentions d'information et la politique de confidentialité avec le lien vers le formulaire.
Ajoutez au formulaire une information courte sur le traitement des données collectées pour la demande.
Vérifiez que le traitement "gestion des demandes d'exercice de droits" figure au registre des activités de traitement (art. 30).
Ce qu'il faut vérifier
À vérifier
7De la question à l'avis formel du DPO
Ce chapitre explique la fonction d'après sa description par l'éditeur. Il n'est pas illustré par des captures : les libellés exacts des écrans sont à vérifier dans l'application.
Déposer une question précise depuis une direction
Un chef de projet ou un directeur pose une question précise sur un projet ou un usage envisagé. L'éditeur cite par exemple : "Peut-on installer une pointeuse biométrique ?" ou "Peut-on réutiliser le fichier des adhérents pour une enquête ?".
Formulez une seule question par fiche, sur un projet ou un usage identifié.
Décrivez le contexte utile (finalité, personnes concernées, outil envisagé, calendrier) sans y reporter de données personnelles inutiles.
Indiquez la fonction de la personne qui pose la question dans le champ Posée par.
Instruire la question et rédiger un avis motivé
Selon l'éditeur, le DPO instruit la question puis rédige un avis du DPO comportant des préconisations et les conditions dans lesquelles le projet peut être mis en œuvre.
Rassemblez les faits nécessaires auprès de la direction avant de vous prononcer.
Rattachez l'analyse aux traitements concernés du registre et signalez si une AIPD doit être envisagée (art. 35).
Rédigez des préconisations précises, avec les conditions à remplir et, si possible, la personne chargée de les mettre en œuvre.
Faire signer l'avis par lien sécurisé
Selon l'éditeur, le DPO et le demandeur peuvent signer électroniquement l'avis grâce à un lien sécurisé unique, sans avoir à créer de compte. Avant la signature, la page indique que celle-ci prouve seulement que la direction a reçu l'avis du DPO, et qu'elle ne vaut ni accord ni transfert de responsabilité (art. 24). Le bouton de signature s'intitule "Je reconnais avoir reçu cet avis".
Vérifiez l'identité et la fonction du signataire côté direction avant d'envoyer le lien.
Relisez la version finale de l'avis avant de la soumettre à signature.
Si le signataire demande ce que signifie sa signature, rappelez qu'il reconnaît avoir reçu l'avis, sans l'approuver.
Relancez le demandeur si l'avis reste non signé, et consignez cette relance.
La réception d'un avis du DPO côté projet est décrite dans la notice Actions & suivi (section 8.1).
Archiver l'avis et rendre compte
Selon l'éditeur, l'avis signé est archivé dans le registre des questions au DPO. Dans la fiche de la question, une mention courte, placée près de la liste des signataires, rappelle que la signature vaut reconnaissance de réception de l'avis, et non accord ni transfert de responsabilité.
Consignez la décision prise par la direction après l'avis et sa date, distinctement de la signature de réception.
Reportez les préconisations retenues dans le plan d'action du client.
Signalez dans votre bilan annuel les avis dont les préconisations n'ont pas été suivies.
Ce qu'il faut vérifier
À vérifier
Catalogue des données, classification, matrice et analyse des
risques, analyses d’impact relatives à la protection des
données.
Cette notice vous guide dans les cinq entrées de Risques &
sécurité. Elle décrit les champs, les options, les parcours et les
résultats vérifiés dans CLIENT TEST le 12 octobre 2026. Les exemples
sont fictifs et servent uniquement à expliquer les manipulations.
Le parcours complet vérifié comprend la création d’une classification
documentaire, sa présence dans le catalogue après rechargement, la
création d’une AIPD guidée en brouillon, l’ajout d’un scénario et d’une
action, puis la modification d’une finalité retrouvée après réouverture.
Aucune AIPD n’a été validée et aucun état de conformité n’a été
décidé.
Commencez par vérifier le client. Utilisez ensuite le sommaire pour
rejoindre votre tâche. Les captures sont des détails des écrans
réellement parcourus ; les tableaux retranscrivent les libellés et les
options pour faciliter la lecture.
Comment lire les résultats
Observé : le champ, la commande ou l’état était visible. Testé : une
action et son résultat ont été contrôlés. Non testé : aucun résultat
complet n’a été vérifié. Un bouton visible ne démontre pas que son
export, sa notification ou sa validation a abouti.
Les scores, badges et pourcentages décrivent les valeurs affichées
par l’application. Ils ne prouvent ni la conformité d’un traitement, ni
la qualité juridique d’une AIPD, ni l’efficacité d’une mesure de
sécurité. Les choix et conclusions restent à examiner avec le DPO et les
responsables compétents.
Les commandes d’IA, l’initialisation avec alertes automatiques, les
imports effectifs, la validation finale et les démarches CNIL n’ont pas
été exécutés. Les essais d’export n’ont fourni aucun fichier récupéré et
vérifié. Les limites ponctuelles sont décrites sans supposer leur cause
ni les généraliser à d’autres utilisateurs.
Édition du 12 octobre 2026 • Périmètre CLIENT TEST • Document Word
modifiable
1Accéder aux rubriques et comprendre leurs liens
Entrée du menu
Usage vérifié
Synthèse de la classification
Créer une classification et consulter la vue d’ensemble, les onglets
de suivi et les commandes documentaires.
Catalogue des données
Retrouver les données classifiées du client. La fiche fictive créée
dans la synthèse y a été retrouvée.
Matrice des risques
Consulter des indicateurs synthétiques liés aux données classifiées.
Aucun formulaire de cotation n’était visible.
Analyse de risques avancée
Lire les dimensions de score, les graphiques, la comparaison
sectorielle et les recommandations affichées.
Analyses d’impact - AIPD
Distinguer les AIPD importées, les brouillons guidés et le bloc au
format CNIL.
Deux liens ont été vérifiés : la classification créée dans la
synthèse apparaît au catalogue ; la sélection d’un traitement du
registre préremplit certains champs de l’AIPD guidée. Aucune
transmission automatique d’un scénario AIPD vers la matrice, d’une
action AIPD vers le plan de remédiation de la synthèse, ou d’une
classification vers une AIPD n’a été démontrée.
La saisie d’une mesure ou d’une habilitation dans un document ne
constitue pas son application technique. De même, un badge Public dans
le catalogue ne signifie pas qu’un fichier a été rendu public ou que ses
permissions ont été modifiées.
2Créer une classification documentaire
Champ ou commande
Choix et utilisation
Nom de la donnée
Texte libre ; exemple indicatif de l’écran : « Ex: Données clients
». Utilisez une désignation de catégorie ou de jeu de données, sans
recopier les données personnelles elles-mêmes.
Faible ; Moyen ; Élevé. Les critères détaillés de choix ne sont pas
exposés dans ce formulaire.
Créer
Création testée avec les trois champs renseignés. Les règles de
validation d’un formulaire incomplet n’ont pas été testées.
Capture 1 Formulaire renseigné pour le jeu documentaire fictif, avant
création.
Exemple effectivement saisi : « EXEMPLE NOTICE - Jeu documentaire
fictif sans donnees reelles », type Données personnelles, sensibilité
Faible. Ce choix de démonstration n’est pas une règle de classement à
reproduire pour toutes les données personnelles.
3Vérifier la création dans le catalogue
Après Créer, le formulaire s’est fermé, mais le tableau de bord
affichait encore zéro. Un message ponctuel était visible : « Erreur -
Cannot read properties of null (reading 'reset') ». Le rechargement a
ensuite montré une donnée classifiée et une donnée validée manuellement
; le catalogue a confirmé l’existence de la fiche. La cause du message
n’a pas été établie.
Capture 2 Détail du catalogue : le jeu fictif est retrouvé avec le
badge Public.
Résultat observé
Interprétation à conserver
Faible à la création puis Public au catalogue
Correspondance observée sur cet exemple seulement. Aucune règle
exhaustive de conversion entre tous les niveaux n’a été vérifiée.
1 validée manuellement et journal validated
Ces libellés sont apparus après la création. Aucun contrôle distinct
de validation n’a été exécuté dans cette manipulation.
Pas de commande d’édition trouvée
La modification de la classification n’a pas pu être testée à partir
des contrôles visibles de la synthèse et de cette fiche du
catalogue.
Le catalogue présente les données classifiées pour ce client « dont
DMST si elle a été créée ». La notice ne décrit pas la création d’une
DMST. Aucun champ de recherche ni bouton de création n’était visible
dans le catalogue observé ; la création documentée passe par la
synthèse.
Si vous rencontrez une difficulté, notez le contexte, l’heure et le
message exact. Vérifiez d’abord les données retrouvées. Ce résultat de
CLIENT TEST ne permet pas de conclure à un défaut général de création ou
d’en attribuer la cause.
4Lire la synthèse de la classification
Indicateur
Lecture dans le parcours
Données classifiées
Passe de 0 à 1 après rechargement ; détail « 1 validées manuellement
».
Risques critiques
0 ; détail « 0 non traités ».
Actions résolues
0 sur 0 identifiées.
Score de risque moyen
0.0 ; l’écran annonce une échelle de 1 à 25. Aucune formule ni
pondération n’est exposée.
Capture 3 Après rechargement, le premier compteur indique une donnée
classifiée.
Onglet
Contenu et limites observés
Vue d’ensemble
Distribution des classifications : sensibilité faible, moyenne,
élevée. Carte de chaleur : Critique, Élevé, Moyen, Faible. Aucun risque
présent dans cette vue au moment du contrôle.
Risques
Titre Analyse détaillée des risques ; texte « Matrice des risques
détaillée - À implémenter ». Ce panneau est distinct de l’entrée Matrice
des risques du menu latéral.
Plan d’action
Après chargement : Actions de remédiation récentes ; « Aucune action
de remédiation détectée ».
Conformité
Titre État de conformité ; texte « Indicateurs de conformité - À
implémenter ».
Documents et Monitoring
Commandes de génération et d’export, puis sous-onglets de suivi
détaillés dans les chapitres suivants.
Les deux mentions « À implémenter » sont des textes réellement
affichés dans les onglets Risques et Conformité de cette synthèse. Elles
ne décrivent pas les autres écrans portant des noms proches et ne
permettent pas d’annoncer une date de disponibilité.
Première ouverture et initialisation proposée
Lorsque le catalogue était vide, une fenêtre proposait Initialiser le
Catalogue de Classification RGPD. Elle annonçait quatre niveaux, quinze
catégories, des règles d’alertes automatiques, des plans d’action et des
analyses préremplies. Elle a été annulée. Aucune initialisation, alerte
ni règle technique n’a été activée dans ce test.
Les quatre niveaux annoncés par cette fenêtre et les trois choix du
formulaire de création sont deux affichages distincts. Leur articulation
n’a pas été testée. Si vous envisagez l’initialisation, faites d’abord
examiner son périmètre et les effets annoncés pour votre
organisation.
5Consulter le monitoring et le journal
Sous onglet
Commandes et contenu
Conformité
Score de Conformité, Données Classifiées, Validées, Risques Élevés
et Alertes Actives. Avant création, 0 %, 0 sur 0, 0 validée et aucune
alerte active étaient affichés ; le badge +5.2 % ne fournit pas de
méthode de calcul.
Alertes
Compteur d’alertes et vues Actives / Résolues. Aucune alerte active
ni résolue n’était présente dans les états contrôlés.
Audit
Recherche, Exporter, filtre Toutes les actions / Créations /
Validations / Modifications / Suppressions. Le filtrage sur un ensemble
de plusieurs entrées et l’export du journal n’ont pas été testés.
Analytics
Distribution par Niveau, par Catégorie, Statut de Validation et
Performance IA. Après création : Public 1 (100 %), personal 1 (100 %),
Validé 1 (100 %), confiance moyenne de classification 0 %.
Capture 4 Détail de la distribution par niveau dans Analytics après
création.
Le journal a enregistré une entrée « validated » portant la catégorie
« personal » et le nom du jeu fictif. L’heure affichée dans
l’application était le 12/10/2026 à 16:56. Aucun fuseau de l’horodatage
n’a été vérifié. Le libellé technique de l’événement ne démontre pas
qu’une revue indépendante a été effectuée.
Utilisez ces vues pour repérer les objets et les événements à
examiner. L’absence d’alerte ne démontre pas l’absence de risque. Aucun
déclenchement, routage, destinataire, accusé de réception ou résolution
d’alerte n’a été vérifié.
La valeur de confiance IA n’a pas été reliée à une exécution d’IA
dans ce parcours. La présence de la zone Performance IA ne constitue pas
la preuve qu’une classification automatisée a été utilisée.
6Repérer les documents et les exports
L’onglet Documents distingue Génération de Documents et Exports
Excel. Les intitulés ci-dessous décrivent les commandes et leurs aides
visibles ; aucun document de cette zone n’a été généré pendant
l’inspection.
Commande Générer
Description affichée
Politique de Classification
Document officiel définissant les niveaux et règles de
classification.
Matrice de Risques
Analyse des risques par donnée et traitement.
Matrice d’Habilitations
Autorisations d’accès par rôle et niveau de classification.
Rapport de Conformité
État de la conformité et recommandations.
Plan de Remédiation
Actions prioritaires pour améliorer la classification.
Capture 5 Détail des trois commandes de la zone Exports Excel.
Exports Excel propose Catalogue de Classification, Matrice de Risques
et Matrice d’Habilitations. Le format annoncé est Excel ; le contenu,
les feuilles, les colonnes et l’ouverture d’un fichier n’ont pas été
vérifiés.
Exporter depuis le haut de la synthèse
La commande Exporter en haut de Classification & Risques a été
activée. L’application a affiché « Export en cours » et « Vos données
sont en cours d’export. ». Aucun téléchargement n’a été récupéré et
vérifié pendant le contrôle. La notification indique une demande en
cours, pas un fichier livré.
L’absence de fichier reçu dans ces essais ne permet pas d’en
déterminer la cause ni de conclure que les exports échoueront dans un
autre contexte. N’indiquez pas qu’un document a été exporté tant que son
existence et son contenu n’ont pas été contrôlés.
7Lire la matrice des risques
Ouvrez Risques & sécurité, puis Évaluation des risques et Matrice
des risques. La page se présente comme une « Vue synthétique des risques
liés aux données classifiées ». Elle affichait des indicateurs, sans
grille de saisie probabilité × gravité ni commande de création ou de
modification visible.
Capture 6 Détail des indicateurs de la matrice après
rechargement.
Public : 1 (100 %) ; personal : 1 (100 %) ; Validé : 1 (100 %).
Performance IA
Confiance Moyenne de Classification : 0 %. Aucune exécution IA de
classification n’a été effectuée dans le test.
Ces valeurs ont été retrouvées après rechargement. La donnée fictive
avait été saisie avec Faible puis affichée Public, alors que le compteur
Risques Élevés indiquait 1. L’origine de cette coexistence n’a pas été
établie : ne la transformez ni en règle de calcul ni en diagnostic de
défaut général.
Le score de cette page ne doit pas être assimilé au score de scénario
de l’AIPD, au score global sur 100 de l’analyse avancée ou au score
moyen annoncé sur 25 dans la synthèse. Aucun calcul commun ou lien de
propagation entre ces indicateurs n’a été démontré.
8Lire l’analyse de risques avancée
Capture 7 Détail du score global et des dimensions après
Actualiser.
Élément
Valeurs et portée observées
Score global
70/100. L’indication initiale « +4% vs mois dernier » devient Stable
après Actualiser.
Graphique du score visible. Aucune extraction de séries ni
vérification historique n’a été réalisée.
Heatmap par site
0 vulnérabilité et Faible ; le nom du site était vide dans l’état
observé. Légende : Critique, Élevée, Moyenne, Faible.
Aucune pondération, formule de score ou source détaillée de chaque
dimension n’était exposée dans les écrans parcourus. Les valeurs à 100 %
ne démontrent pas qu’une revue exhaustive de sécurité, de conformité ou
d’incidents a été réalisée.
9Examiner les recommandations et la comparaison
La comparaison sectorielle était intitulée Services. Avant
Actualiser, elle affichait Votre Score 0, Moyenne Secteur 73, Percentile
0 % et Insuffisant, soit 73 points sous la moyenne. Après Actualiser,
les valeurs affichées étaient 70, 73, 96 % et À améliorer, soit 3 points
sous la moyenne.
Ces deux états décrivent les observations successives. La méthode
statistique, l’échantillon sectoriel, le percentile et l’origine du
changement n’ont pas été vérifiés. Ne recalculez ni ne corrigez ces
valeurs par supposition.
Ouvrir une recommandation
Champ de la recommandation
Contenu observé
Constat
Un traitement annoncé non encore validé, présenté comme un risque de
non-conformité.
Impact attendu
Amélioration significative du score de conformité annoncée : +15-20
%. Aucun gain n’a été mesuré.
Effort estimé
Moyen, 2-3 semaines. Cette estimation n’est pas un engagement de
réalisation.
Basé sur
Analyse des traitements ; Taux de validation actuel.
Plus de détails
Commande activée, sans nouveau panneau ni contenu constaté dans la
capture.
Mettre en œuvre
Visible, non activé. Aucun effet sur le traitement ou sa validation
n’a été testé.
L’encart Intelligence Artificielle indique que les recommandations
sont générées à partir de l’historique de conformité, des incidents et
des pratiques sectorielles. La notice rapporte cette aide ; elle ne
valide pas l’algorithme ni les sources et n’atteste aucun appel externe
volontaire dans le test.
Exporter a été activé avec une attente de téléchargement de dix
secondes. Aucun fichier n’a été reçu et aucun message d’erreur n’était
visible dans l’état capturé. L’export demeure non confirmé.
10Choisir le bon parcours AIPD
Ouvrez Analyses d’impact - AIPD. Trois blocs différents sont
présents. Le choix dépend du document que vous détenez et du travail que
vous souhaitez effectuer ; les parcours ne sont pas interchangeables sur
la seule base de leur nom.
Bloc
Usage affiché et commandes
AIPD importées
Importer une AIPD réalisée en externe, au format PDF ou Word, et
suivre ses versions successives. Commandes Importer une AIPD et, si
vide, Importer votre première AIPD.
AIPD guidées assistant IA
Documenter pas à pas avec Nouvelle AIPD guidée. Cette commande crée
immédiatement un brouillon ; elle n’ouvre pas seulement une
démonstration sans enregistrement.
AIPD au format CNIL
Import ou export d’un fichier du logiciel PIA et mention de la
consultation préalable. Commandes Importer et Voir les archives dans
l’état observé.
Capture 8 Détail des AIPD guidées : titre et progression de 50 % du
brouillon fictif.
Avant le test, un brouillon « Nouvelle AIPD » daté du 21/09/2026
était présent, à 0 % et Non évalué. Il n’a pas été ouvert ni modifié. Le
nouveau brouillon est nommé « EXEMPLE NOTICE - AIPD documentaire fictive
», distinct de cet objet antérieur.
Format CNIL et archives
Importer du bloc CNIL a été activé sans sélectionner de fichier.
Aucun écran applicatif supplémentaire n’a été constaté ; Échap a permis
de quitter la sélection. Aucun import, export, contrôle de compatibilité
ou envoi à la CNIL n’a été effectué.
Voir les archives affiche « AIPD archivées : elles restent
consultables et peuvent être restaurées. ». La liste était vide ; Voir
les AIPD actives permet de revenir. L’archivage et la restauration d’une
fiche n’ont pas été testés. La mention de consultation préalable ne
prouve aucune transmission à une autorité.
11Préparer un import PDF ou Word
Champ
Options et précautions
Traitement concerné *
Liste du registre. Le traitement fictif EXEMPLE NOTICE - Gestion des
demandes fictives était disponible.
Date de l’AIPD *
12/10/2026 dans l’essai. À remplacer par la date pertinente du
document réel.
Nom du DPO *
Prérempli après chargement avec le nom du compte. Vérifiez la
personne réellement concernée.
État de conformité *
Conforme ; Conforme sous condition ; Non conforme. La présélection
Conforme ne vaut pas examen du fichier.
Sous-traitants concernés
Ajouter un sous-traitant… . Le prestataire fictif était proposé.
L’aide annonce que, sans sélection, ceux du traitement lié seront
automatiquement rattachés et figés.
Fichier AIPD PDF Word
Sélecteur de fichier. Formats annoncés dans le libellé ; limites de
taille et contrôles de contenu non vérifiés.
Importer
Désactivé dans le formulaire incomplet observé. L’import final et
ses contrôles n’ont pas été exécutés.
Après sélection du traitement fictif, le titre calculé annoncé était
« AIPD - EXEMPLE NOTICE - Gestion des demandes fictives ». L’association
et le gel des sous-traitants sont des comportements décrits par l’aide,
pas des résultats vérifiés par un import enregistré.
Avant un import réel, vérifiez le traitement, la version, le contenu
du document, les personnes mentionnées et la qualification de conformité
avec les personnes compétentes. La gestion de plusieurs versions
successives, leur comparaison, leur remplacement et leur conservation
restent hors du parcours testé.
12Créer et parcourir une AIPD guidée
Capture 9 Navigation directe entre les six étapes de l’AIPD
guidée.
Commande ou état
Fonction et limite vérifiée
Retour
Revenir à la liste des AIPD. Le brouillon créé y est retrouvé.
Titre éditable
Renommage testé et persistant après réouverture.
Progression et sauvegarde
Progression affichée ; Sauvegarde automatique ou Sauvegardé à… selon
l’état. Le pourcentage ne vaut pas qualité ou approbation.
Précédent et Suivant
Navigation entre étapes ; Précédent désactivé à l’étape 1, Suivant
désactivé à l’étape 6.
Compléter avec l’IA
Commande présente dans les étapes parcourues. Aucun remplissage IA
ni qualité de résultat n’a été testé.
PDF et Valider
PDF : essai sans fichier reçu. Valider : commande visible, jamais
exécutée.
Le brouillon commence avec Non évalué. Après les saisies fictives, il
est resté Brouillon, avec 50 % de progression et Faible. Ces trois
indications décrivent des dimensions différentes : état documentaire,
avancement affiché et niveau de risque affiché.
13Décrire le traitement concerné
À l’étape 1 Traitement concerné, la liste Traitement du registre
annonce le préremplissage des champs. Choisissez le traitement
approprié, puis relisez chaque valeur : une donnée reprise n’est pas
automatiquement adaptée à l’AIPD en cours.
Champ
Ce qu’il faut préparer
Traitement du registre
Lien vers un traitement proposé par la liste. Le rattachement au
traitement fictif a persisté après réouverture.
Finalité du traitement
Pourquoi le traitement est mis en œuvre. La finalité fictive a été
saisie puis modifiée ; sa persistance a été contrôlée.
Base légale art 6 RGPD
Champ texte. L’exemple prérempli affichait 6.1.b ; cette valeur n’a
pas été validée juridiquement.
Durée de conservation
Champ texte avec un exemple de durée. L’exemple indicatif n’est ni
une valeur obligatoire ni une recommandation applicable à tous les
traitements.
Catégories de données
Texte avec catégories séparées par des virgules. Décrire les
catégories utiles, pas les valeurs individuelles.
Personnes concernées
Texte avec catégories de personnes séparées par des virgules.
Clients a été repris du traitement fictif.
Destinataires
Champ texte. Direction a été repris dans l’exemple.
Transferts hors UE
Champ texte. L’aide propose « Aucun, ou détail des garanties » ;
vérifiez la réalité des flux avant de renseigner.
Capture 10 Détail de trois champs de l’étape 1 dans l’exercice
fictif.
Lors de la sélection du traitement fictif, 6.1.b, Clients et
Direction ont été repris ; la finalité de démonstration déjà saisie est
restée présente. Ce comportement n’établit pas une règle générale de
priorité pour tous les champs. Le traitement source n’a pas été modifié
dans ce parcours.
14Examiner nécessité et proportionnalité
À l’étape 2 Nécessité & proportionnalité, chaque critère comporte
les choix Conforme et Non conforme, ainsi qu’une justification ou
description des mesures en place. Aucun de ces choix n’a été coché dans
l’exemple de notice.
Critère affiché
Aide et objet de la justification
Finalités déterminées explicites légitimes
Le but du traitement est clair et légitime. Expliquer le besoin et
le périmètre.
Base légale justifiée
Consentement, contrat, obligation légale… Documenter le raisonnement
applicable au traitement.
Minimisation des données
Seules les données strictement nécessaires sont collectées.
Justifier les catégories retenues.
Exactitude des données
Procédure de mise à jour et de rectification. Identifier le
mécanisme réellement utilisé.
Conservation limitée
Durée définie et justifiée. Relier la durée au besoin et aux pièces
de référence.
Information transparente
Les personnes sont informées clairement. Référencer le support et
son périmètre.
Consentement libre si applicable
Recueil et retrait faciles. Faire examiner l’applicabilité avant de
qualifier ce point.
Capture 11 Détail du premier critère et des choix Conforme et Non
conforme.
Exemple de préparation, non saisi : pour la minimisation d’un
exercice fictif, expliquer pourquoi seules des catégories de
démonstration sont utilisées. Un tel exemple n’est pas une justification
prête à adopter pour un traitement réel. Aucune option Non applicable
n’était visible dans les choix parcourus.
15Décrire les droits des personnes
L’étape 3 Droits des personnes présente sept rubriques : Droit à
l’information, Droit d’accès, Droit de rectification, Droit à
l’effacement, Droit à la limitation, Droit à la portabilité et Droit
d’opposition.
Capture 12 Détail de la rubrique Droit à l’information. Les champs
sont vides.
Champ répété pour chaque droit
Utilisation
Comment ce droit est il assuré
Décrire la procédure effectivement prévue : réception, vérification,
traitement et conservation des preuves selon le dossier.
Point de contact
Champ texte avec « dpo@… » en indication de saisie. Aucun contact
réel n’a été renseigné pendant le test.
Délai de réponse
Champ texte avec « 1 mois » en indication de saisie. Ce texte
indicatif n’est pas une échéance calculée ni une valeur
enregistrée.
Ces champs documentent l’organisation des droits dans une AIPD. Aucun
lien automatique vers Demandes de droits, aucune création de demande,
aucune notification de contact et aucun envoi de réponse n’ont été
démontrés à partir de cette étape.
Exemple de préparation, non saisi : « Exercice fictif : la procédure
de réception et de revue est à décrire à partir du dossier de
démonstration ». Dans un dossier réel, remplacez cette phrase par une
procédure vérifiable et ses responsables ; ne l’utilisez pas comme
preuve qu’un droit est assuré.
16Documenter les mesures de sécurité
L’étape 4 Mesures de sécurité est une zone de description. Les trois
champs ci-dessous ne configurent pas directement les outils
informatiques, les accès ou les sauvegardes.
Champ
Format et lecture
Mesures techniques une par ligne
Exemples indicatifs de l’écran : chiffrement au repos, MFA,
sauvegardes chiffrées. Décrire uniquement les mesures réellement en
place ou qualifier clairement ce qui est prévu.
Mesures organisationnelles une par ligne
Exemples indicatifs : charte informatique, sensibilisation, revue
d’accès. Référencer les procédures, leur version et leur preuve de
réalisation.
Lacunes risques résiduels
Zone « Ce qui reste à traiter… ». Décrire les insuffisances et les
points ouverts du périmètre analysé.
Capture 13 Détail des champs documentaires de mesures techniques et
organisationnelles.
Le parcours n’a ni appliqué un chiffrement, ni activé la MFA, ni
changé une permission, ni créé une sauvegarde. La simple présence d’une
mesure dans ce formulaire ne démontre donc pas son exécution ou son
efficacité.
Exemple de préparation, non saisi : « Aucune mesure technique
appliquée dans cet exercice documentaire ». Cette formulation précise la
portée d’une démonstration. Pour un dossier réel, décrivez la mesure,
son périmètre, la date de vérification et les éléments de preuve
disponibles, sans placer de secrets ou de clés dans l’AIPD.
17Ajouter un scénario de risque
À l’étape 5 Analyse des risques, l’aide demande de décrire les
scénarios d’accès illégitime, de modification ou de perte. Le bouton
Scénario ajoute une ligne intitulée Nouveau scénario, avec Vraisemblance
2 - Limité, Gravité 2 - Limité et Score 4 dans l’état initial testé.
Champ
Contenu attendu
Titre du scénario
Situation ou événement étudié. Exemple enregistré : EXEMPLE NOTICE -
Perte fictive de support de demonstration.
Vraisemblance
Liste de cotation ; les quatre options figurent au chapitre
suivant.
Gravité
Liste de cotation distincte, avec les mêmes quatre libellés.
Menaces une par ligne
Événements ou sources envisagés. Exemple saisi : hypothèse purement
fictive de perte d’un support vide.
Vulnérabilités une par ligne
Faiblesses pertinentes pour le scénario. Dans l’exercice : aucune
vulnérabilité réelle évaluée.
Mesures existantes une par ligne
Protections réellement présentes à examiner. Dans l’exercice :
aucune mesure technique appliquée.
Icône de suppression
Visible sur la ligne de scénario ; non utilisée. Ses confirmations
et effets n’ont pas été vérifiés.
Capture 14 Détail des menaces et vulnérabilités du scénario
fictif.
Le scénario, ses textes, ses deux valeurs de cotation et son score
ont été retrouvés après rechargement et réouverture. Cette persistance
concerne l’exemple créé, pas une validation de son analyse.
18Lire les cotations sans extrapoler la méthode
Valeur
Option de vraisemblance
Option de gravité
1
Négligeable
Négligeable
2
Limité
Limité
3
Important
Important
4
Maximal
Maximal
Les deux listes ont été ouvertes. Aucune définition détaillée des
niveaux, aucun barème de conséquences et aucun seuil exhaustif de
passage entre Faible, Modéré ou d’autres niveaux n’étaient exposés dans
ce parcours.
Vraisemblance
Gravité
Score observé
2
2
4
1
2
2
1
1
1
Ces trois essais concordent avec une multiplication des deux valeurs.
Ils ne suffisent pas à établir une spécification complète de calcul : la
formule n’était pas explicitement affichée, toutes les combinaisons
n’ont pas été testées et le comportement avec plusieurs scénarios n’a
pas été vérifié.
Capture 15 Détail de la vraisemblance 1 - Négligeable retrouvée dans
le scénario.
Le scénario final affichait 1 et 1, Score 1 ; l’en-tête de l’AIPD
indiquait Faible. Un état intermédiaire a également montré Modéré. N’en
déduisez pas des seuils universels, une moyenne, un maximum ou une
pondération entre scénarios.
Leviers réellement manipulés
Dans le test, le changement de vraisemblance et de gravité a modifié
le score visible. La modification d’un texte de menace, de vulnérabilité
ou de mesure n’a pas fait l’objet d’un essai isolé de recalcul. Aucun
effet chiffré de l’IA, des critères de nécessité, du plan d’action ou du
catalogue sur ce score n’a été établi.
Choisissez les cotations pour représenter les faits et les
conséquences du scénario, puis faites examiner le raisonnement. Ne
baissez pas une valeur uniquement pour obtenir un badge vert. Les scores
de l’AIPD, de la synthèse, de la matrice et de l’analyse avancée doivent
rester distincts tant que leur méthode commune n’est pas documentée.
19Préparer le plan d’action de l’AIPD
À l’étape 6 Plan d’action & validation, le bouton Action ajoute
une ligne Nouvelle action. Il s’agit d’une action documentaire dans le
brouillon ; aucun déclenchement opérationnel ou transfert vers un autre
registre d’actions n’a été démontré.
Champ
Choix et exemple
Titre
EXEMPLE NOTICE - Relire le scenario fictif dans l’essai
enregistré.
Description
Action documentaire de demonstration sans responsable ni echeance
reelle.
Priorité
Critique ; Élevée ; Moyenne ; Faible. Moyenne était proposée
initialement ; Faible a été enregistrée pour l’exemple.
Responsable
Champ texte. La zone est restée vide ; aucune identité ou
notification n’a été utilisée.
Échéance
Champ texte avec « 3 mois » comme indication de saisie. La zone est
restée vide ; aucune date calculée ni alerte n’a été vérifiée.
Icône de suppression
Visible sur l’action ; non utilisée.
Capture 16 Détail des champs Priorité et Responsable. Faible est
saisi ; Responsable est vide.
Le titre, la description et la priorité Faible ont été retrouvés
après rechargement. Le responsable et l’échéance sont restés vides.
L’action a contribué à un état d’avancement affiché dans le brouillon,
sans que la méthode de calcul de progression ait été déterminée.
Pour un dossier réel, rattachez chaque action au constat qu’elle doit
résoudre et définissez les preuves de clôture. Cette organisation de
travail est un conseil de rédaction ; aucun champ spécifique de
rattachement au scénario ni mécanisme de clôture n’a été vérifié
ici.
20Distinguer avis du DPO et validation finale
Toujours à l’étape 6, Avis du DPO & décision regroupe une zone
d’avis motivé, une liste de décision et un champ Validé par. Ils sont
distincts du bouton Valider situé dans l’en-tête du brouillon.
Champ ou commande
Options et portée
Avis motivé du DPO
Zone de texte. Préparer l’analyse, ses réserves et les éléments sur
lesquels elle s’appuie.
Décision
Favorable ; Favorable avec réserves ; Défavorable. Les options ont
été ouvertes, aucune n’a été enregistrée dans l’exercice.
Validé par
Champ texte avec Nom du DPO en indication. Aucun nom n’a été saisi.
Le contrôle d’identité ou de rôle n’a pas été testé.
Valider en en tête
Commande visible, jamais activée. Les prérequis, messages, effets de
statut, verrous, notifications et réversibilité ne sont pas établis par
cette notice.
Capture 17 Détail de l’avis et de la décision restés vides dans le
brouillon.
Avant une validation réelle
Dans l’exemple, aucun avis, aucune décision et aucun validateur n’ont
été renseignés. La fiche est restée Brouillon. Son affichage Faible et
sa progression de 50 % ne constituent donc pas une AIPD achevée ou
validée.
21Contrôler la sauvegarde et la modification
L’éditeur annonce une sauvegarde automatique et peut afficher
Sauvegardé à… . Pour un travail important, vérifiez aussi les valeurs
retrouvées après rechargement : une indication d’interface et une
vérification de persistance apportent des informations différentes.
Contrôle effectué
Résultat
Création et renommage
Brouillon EXEMPLE NOTICE - AIPD documentaire fictive retrouvé dans
la liste.
Traitement et finalité initiale
Lien au traitement fictif et texte initial retrouvés après
réouverture.
Premier essai rapide de modification
La version modifiée de la finalité n’a pas été retrouvée au premier
contrôle. Cause non établie.
Second essai isolé
La finalité terminée par « Version 1.1 - verification de
persistance. » a été retrouvée après rechargement et réouverture.
Scénario et action
Textes, cotations 1 et 1, Score 1, action et priorité Faible
retrouvés ; décision, validateur, responsable et échéance vides.
Texte final contrôlé : « Exercice de notice uniquement. Aucun
traitement reel ni donnee personnelle. Version 1.1 - verification de
persistance. »
La mention Version 1.1 appartient au texte de l’exemple : elle
n’atteste pas un système de versions de l’AIPD guidée. La gestion de
versions successives est annoncée pour les AIPD importées, mais n’a pas
été testée.
Le second essai confirme la persistance de cette modification. Le
premier résultat ne permet pas d’affirmer une panne générale de
sauvegarde, ni de l’attribuer au produit, au navigateur, aux droits ou à
la vitesse de saisie. En cas d’écart, conservez le texte, l’heure, la
séquence et les valeurs retrouvées ; évitez de créer un doublon pour
contourner une incertitude.
22Séparer documenter exécuter valider et exporter
Opération
Ce que le parcours établit
Ce qu’il n’établit pas
Classer une donnée
Création d’une fiche et présence au catalogue.
Ouverture d’un accès public ou changement de permissions.
Créer une AIPD guidée
Création immédiate d’un brouillon.
AIPD complète, approuvée ou conforme.
Saisir une mesure
Documentation d’une protection.
Déploiement effectif ou efficacité de cette protection.
Ajouter une action
Enregistrement d’une ligne documentaire.
Notification, affectation opérationnelle, réalisation ou
clôture.
Lire un score
Valeur affichée dans un contexte donné.
Méthode intégralement vérifiée ou certification de conformité.
Renseigner un avis
Préparation d’une décision motivée.
Effets du bouton Valider, non testé.
Cliquer sur un export
Demande d’export ou commande activée.
Fichier reçu, complet et contrôlé.
Essai du PDF de l’AIPD
PDF a été activé dans le brouillon, avec une attente de
téléchargement de dix secondes. Aucun fichier n’a été reçu, aucune
nouvelle page n’a été observée et aucun message d’erreur n’était visible
dans l’état capturé. La production et le contenu du PDF ne sont donc pas
confirmés.
Contrôle après une future génération autorisée
23Bilan des parcours et points restant à vérifier
Périmètre
Résultat établi
Navigation
Cinq entrées parcourues ; distinction entre onglets de synthèse et
rubriques séparées vérifiée.
Classification et catalogue
Création fictive et persistance confirmées. Message ponctuel après
création, puis fiche retrouvée. Modification non testée faute de
contrôle visible.
Consultation et rechargement testés. Aucune formule détaillée ou
édition visible.
Analyse avancée
Consultation, ouverture d’une recommandation et Actualiser testés.
Mettre en œuvre non exécuté ; méthodes de calcul non exposées.
AIPD guidée
Création, renommage, rattachement au registre, scénario, action,
réouverture et modification isolée persistante vérifiés. Statut final
Brouillon, progression 50 %, risque affiché Faible.
Validation et IA
Aucune validation finale, aucun avis ou décision enregistré, aucun
remplissage IA exécuté.
Imports et CNIL
Écrans consultés ; aucun import final, version importée, archivage,
restauration ou consultation préalable effectué.
Documents et exports
Commandes observées ; essais de l’export global, de l’analyse
avancée et du PDF AIPD sans fichier récupéré et vérifié.
Les exemples créés restent des objets documentaires de démonstration
dans CLIENT TEST. Aucun objet antérieur n’a été modifié ou supprimé
pendant le parcours décrit. Aucune donnée personnelle réelle n’a été
volontairement saisie, aucun réglage de sécurité modifié et aucun envoi
à un tiers effectué.
Pour préparer un usage réel, faites préciser les critères internes de
classification, les méthodes et seuils de score, les responsabilités de
revue, les conditions de validation et les formats d’export
effectivement disponibles. Les écrans peuvent varier avec les droits,
les dossiers et les mises à jour.
24Retrouver les écrans et consigner une difficulté
Les liens ci-dessous sont les adresses observées pour CLIENT TEST.
Ils nécessitent l’accès au dossier et ne sont pas des liens publics.
Pour un autre client, passez par Mes clients et vérifiez le dossier
plutôt que de réutiliser une adresse de test.
Sources de cette édition : captures des écrans et relevés du parcours
CLIENT TEST du 12 octobre 2026. Les tableaux reprennent les choix
visibles et les résultats de ce parcours. Les conseils de préparation
sont explicitement distingués des opérations exécutées ; aucune
inspection du code de l’application n’a été utilisée pour déduire des
fonctions invisibles.
Cette notice est une aide à l’utilisation de DPO SUITE. Les mentions
de textes et de conformité reproduisent les intitulés de l’application ;
elles ne remplacent pas l’examen du dossier, les arbitrages du
responsable de traitement ou l’avis du DPO.
25Savoir si une AIPD est obligatoire
Ce chapitre explique la fonction d'après sa description par l'éditeur. Il n'est pas illustré par des captures : les libellés exacts des écrans sont à vérifier dans l'application.
Les textes et la grille des neuf critères
L'art. 35.1 impose une AIPD lorsqu'un traitement est susceptible d'engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes. L'art. 35.3 cite trois cas où elle est toujours requise : une évaluation systématique et approfondie d'aspects personnels fondée sur un traitement automatisé (dont le profilage) servant de base à des décisions produisant des effets importants sur les personnes, un traitement à grande échelle de données sensibles (art. 9) ou relatives aux condamnations et infractions (art. 10), et une surveillance systématique à grande échelle d'une zone accessible au public.
L'art. 35.4 charge chaque autorité de contrôle de publier la liste des types de traitements pour lesquels une AIPD est requise. La CNIL a publié cette liste. Elle comprend par exemple les traitements de données de santé mis en œuvre par les établissements de santé ou médico-sociaux pour la prise en charge des personnes, ou les traitements de surveillance constante de l'activité des salariés. Cette liste s'applique en plus de la grille des critères : un traitement qui y figure est soumis à AIPD, quel que soit le nombre de critères retenus.
Hors de ces cas, selon l'éditeur, le module de pré-qualification soumet le traitement aux neuf critères de risque issus des lignes directrices du Comité européen de la protection des données (CEPD), reprises par la CNIL :
évaluation ou notation, y compris le profilage ;
décision automatisée produisant un effet légal ou un effet similaire important pour la personne ;
surveillance systématique (par exemple la vidéosurveillance) ;
données sensibles ou à caractère hautement personnel (santé, biométrie) ;
données traitées à large échelle ;
croisement ou combinaison de données ;
personnes vulnérables (mineurs, salariés, personnes prises en charge) ;
usage innovant ou application de nouvelles technologies (par exemple l'intelligence artificielle) ;
exclusion du bénéfice d'un droit ou d'un contrat.
Pour chaque critère, répondez à partir des faits du traitement : quelles données, combien de personnes, quels outils, quelles conséquences pour les personnes. Dans un SPST, les salariés suivis sont à la fois des personnes en situation de dépendance vis-à-vis de leur employeur et des personnes dont les données de santé sont traitées : deux critères sont donc souvent réunis.
La règle de l'outil : un seuil d'alerte à confirmer
D'après l'éditeur, l'outil applique une règle automatique : lorsque deux critères ou plus sont réunis, l'AIPD est qualifiée d'obligatoire. Cette règle suit les lignes directrices du CEPD, selon lesquelles un traitement qui remplit au moins deux critères doit, dans la plupart des cas, faire l'objet d'une AIPD.
Les mêmes lignes directrices précisent qu'un seul critère peut suffire selon le contexte, et qu'un traitement réunissant deux critères peut, dans certains cas argumentés, ne pas présenter de risque élevé. La qualification affichée par l'outil est donc un seuil d'alerte : le DPO la confirme ou l'infirme, et consigne son raisonnement par écrit.
Deux critères ou plus : l'alerte invite à engager l'AIPD ; si le DPO conclut autrement, il explique pourquoi le risque n'est pas élevé malgré les critères réunis.
Un seul critère : examinez si ce critère, dans le contexte du traitement, suffit à créer un risque élevé.
Aucun ou un critère : vérifiez quand même la liste de la CNIL et les cas de l'art. 35.3, qui priment sur le décompte.
La fiche de dispense motivée d'AIPD
Lorsque le traitement n'atteint pas le seuil de risque élevé, ou relève d'un cas où la CNIL admet qu'une AIPD n'est pas nécessaire, l'éditeur indique que l'outil génère une fiche de dispense motivée d'AIPD, horodatée et versée au registre des traitements. Elle expose les raisons objectives pour lesquelles l'organisme a jugé qu'il n'y avait pas de risque élevé.
Le traitement concerné et la date de la décision.
La réponse à chacun des neuf critères et les faits qui la fondent (volume de personnes, catégories de données, outils utilisés).
La vérification de la liste de la CNIL et des cas de l'art. 35.3.
Si un ou deux critères sont réunis, la raison pour laquelle le risque reste limité.
L'avis du DPO et la personne qui a pris la décision pour le responsable de traitement.
Relire l'analyse quand le traitement change
L'art. 35.11 prévoit que le responsable de traitement procède, si nécessaire, à un examen pour vérifier que le traitement est effectué conformément à l'AIPD, au moins quand le risque change. Un nouveau logiciel, un nouveau sous-traitant, un transfert hors de l'Union européenne, de nouvelles catégories de données ou un élargissement des personnes concernées justifient une relecture.
La même logique vaut pour une dispense : un traitement dispensé hier peut réunir de nouveaux critères après une évolution, par exemple l'ajout d'un outil d'intelligence artificielle. Reprenez alors la grille des neuf critères et établissez une nouvelle décision. Une relecture périodique, par exemple lors de la revue annuelle du registre, évite de dépendre de la seule mémoire des équipes.
Cette notice accompagne le suivi opérationnel du dossier RGPD dans
les rubriques du menu Actions & suivi, y compris Temps passé. Elle
explique comment préparer les fiches, lire les options, retrouver les
objets et contrôler les résultats sans confondre saisie documentaire,
exécution et validation.
Commencez par vérifier le client dans Mes clients puis Module RGPD.
Déployez Actions & suivi et choisissez la rubrique correspondant à
votre tâche. Rechercher un écran permet aussi de retrouver un intitulé.
Le sommaire permet de retrouver chaque rubrique et le chapitre
transversal de contrôle.
Les justificatifs restent dans le Drive du client. Référencez la
bonne pièce, sa version, sa date et son périmètre dans les champs
adaptés. Contrôlez les accès des personnes habilitées sans élargir
inutilement le partage.
Les exemples EXEMPLE NOTICE sont fictifs. Quatre résultats ont été
retrouvés après rechargement : une tâche manuelle, une mention
d’information en brouillon, une finalité de consentement ensuite portée
à la version 2 et une actualité de veille non partagée. Les autres
manipulations sont distinguées dans chaque chapitre.
Observé signifie que le champ, l’option ou l’écran a été vu. Testé
signifie que l’action et son résultat ont été contrôlés. Non testé
signifie qu’aucun résultat complet n’a été vérifié. Une commande
affichée ne prouve ni l’envoi d’un message, ni une validation, ni
l’exécution d’une opération.
Aucun envoi, publication, invitation, accord réel, suppression ou
changement de droits n’a été effectué. Le parcours de validation s’est
arrêté faute d’utilisateur actif. La sauvegarde d’une réunion n’a pas
abouti. La cause de la difficulté reste inconnue.
Les fonctions ajoutées le 17 octobre sont décrites d’après les
évolutions annoncées et les contrôles précisés dans les chapitres
concernés. Un fonctionnement annoncé ne vaut pas essai complet des
droits, de l’enregistrement ou de la validation.
Parcours initial du 12 octobre 2026 dans CLIENT TEST. Mise à jour du
17 octobre 2026 : Temps passé et réception des avis du DPO.
2Plan d’amélioration
Le Plan d’amélioration synthétise les actions repérées dans les
fiches du dossier. Aucun formulaire autonome de création d’action n’a
été observé dans cette vue.
Lire les actions et retrouver leur objet
Champ ou commande
Choix et utilisation
Onglets
Vue d’ensemble ; Traitements ; Tâches ; Sous-traitants ; Logiciels ;
Droits ; Conformité ; Sécurité. Les nombres entre parenthèses décrivent
les actions affichées dans la vue.
Valider
L’aide annonce que la validation enregistre du temps de travail.
Cette commande n’a pas été déclenchée. Ne l’utilisez pas pour simplement
consulter une fiche. Cette indication observée le 12 octobre ne démontre
pas un comptage automatique. Le suivi manuel actuel est décrit au
chapitre 17 Temps passé.
Statistiques détaillées
Traitements validés et à compléter ; tâches terminées ;
sous-traitants conformes ; logiciels complets et incomplets ; délai
moyen des demandes de droits ; non-conformités résolues ; incidents
traités.
Capture 1 Détail de la première action sur un logiciel fictif.
Comprendre le cas fictif affiché
Cinq propositions concernaient les fiches fictives : compléter un
logiciel, établir le contrat d’un prestataire, ajouter les SIRET du
prestataire et d’un responsable autonome, puis évaluer la sécurité du
logiciel. Les quatre premières affichaient une priorité moyenne, la
dernière une priorité basse.
Le score était de 0 %. Les statistiques signalaient un traitement à
compléter, alors que l’onglet Traitements ne présentait aucune action en
attente. Ne supposez pas l’équivalence de ces compteurs. La méthode de
calcul n’a pas été vérifiée.
Contrôler le résultat et les limites
Observé : huit onglets, cinq propositions et statistiques, avant la
création de la tâche suivante. Non testé : commandes contextuelles,
validation, temps enregistré, disparition d’une action ou
synchronisation après correction.
3Liste des tâches
La Liste des tâches s’ouvre sur Todo Liste. Elle permet de préparer
un travail individuel et de consulter des modèles récurrents. Le
parcours de création manuelle a été testé avec une tâche fictive, sans
échéance, destinataire ni récurrence.
Retrouver une tâche
Créer une tâche manuelle
Champ ou commande
Choix et utilisation
Titre *
Champ obligatoire. Le bouton Créer la tâche est désactivé quand le
titre est vide.
Description
Texte libre pour préciser le travail, son périmètre et la référence
documentaire utile.
Priorité
Urgent ; Haute ; Moyenne ; Basse. Moyenne est affichée à
l’ouverture.
Catégorie
Général ; Révision ; Audit ; Contractuel ; Documentation.
Date d’échéance
Date de la tâche. La création testée a laissé ce champ vide.
Capture 2 Formulaire de la tâche fictive avant création.
Vérifier la création du cas fictif
Le titre saisi était « EXEMPLE NOTICE - Relire un exemple
documentaire fictif ». La description précisait qu’il s’agissait d’une
démonstration sans action réelle, destinataire ni échéance. Priorité
Basse, catégorie Documentation, récurrence Aucune et échéance vide ont
été retenues pour ce seul essai.
Testé : après création puis rechargement, la tâche était toujours
présente. Le compteur affichait 0/1 tâches terminées. La case de
réalisation est restée décochée. Aucun contrôle d’édition de la tâche
n’a été identifié dans l’affichage de liste inspecté ; ne transposez pas
les commandes d’une autre rubrique.
Capture 3 Titre et description de la tâche retrouvée après
rechargement.
Consulter les tâches récurrentes et la bibliothèque
Les cinq onglets contenaient respectivement 11, 9, 6, 10 et 6
modèles, soit 42 modèles observés. La commande distincte Générer des
tâches automatiques était également visible dans la liste ; son parcours
n’a pas été exécuté. Le formulaire manuel ne propose pas Semestrielle
alors que la bibliothèque comporte un onglet Semestrielles : il s’agit
de deux interfaces différentes.
Choisir les modèles adaptés au dossier
Les intitulés suivants retranscrivent les modèles proposés. Ils
aident à repérer un sujet ; leurs fréquences et leurs descriptions ne
définissent pas à elles seules les obligations ni les délais applicables
à votre organisation. Ne générez pas toute la bibliothèque sans
sélectionner le périmètre utile.
Mensuelles
• Traitement des droits des personnes
• Vérification des délais de réponse
• Analyse des incidents ou violations de données
• Vérification du suivi post-incident
• Point mensuel avec RSSI / DSI
• Suivi des nouveaux traitements avec les métiers
• Vérification des nouveaux prestataires
• Contrôle du registre des traitements
• Vérification des bases marketing / prospection
• Veille juridique et sécurité
• Archivage des preuves de conformité
Trimestrielles
• Audit d'un processus ou service
• Sessions de formation trimestrielles
• Rappel des consignes sécurité / phishing
• Revue des analyses d'impact (DPIA)
• Revue du registre des violations
• Audit documentaire sous-traitants
• Contrôle conformité sites web
• Comité RGPD ou sécurité
• Veille réglementaire avancée
Semestrielles
• Mise à jour documentation RGPD
• Revue des procédures
• Test de continuité - Sauvegardes
• Test du plan de réponse à incident
• Mise à jour cartographie des risques
• Revue des habilitations
Annuelles
• Rapport annuel DPO
• Consolidation des KPI annuels
• Revue intégrale du registre des traitements
• Programme de conformité annuel
• Audit global de conformité
• Réévaluation des AIPD arrivées à échéance
• Revue fournisseurs
• Politique de conservation
• Déclaration d'indépendance DPO
• Rapport au DPD / CIL européen
Ponctuelles
• Nouveau traitement de données
• Nouveau logiciel SaaS / prestataire
• Violation de données
• Nouveau site web / application
• Changement organisationnel
• Contrôle CNIL
Non testé : génération depuis la bibliothèque, génération automatique
distincte, échéances produites, récurrence effective, achèvement et
modification d’une tâche. Vérifiez les fiches générées et les éventuels
doublons avant d’utiliser une création collective dans un dossier
réel.
4Non-conformités
Cette rubrique permet de documenter un écart et de préparer son
suivi. L’écran observé s’intitule Gestion des Non-Conformités. Aucun
écart n’a été créé lors de la préparation de cette notice.
Rechercher et filtrer les écarts
Renseigner le constat et son origine
Champ ou commande
Choix et utilisation
Titre * et Description
Donnez un titre précis puis décrivez les faits, le périmètre, la
date du constat et la référence des preuves utiles.
Type *
Sécurité ; Registre ; Contrat ; Droits des personnes ; Sous-traitant
; Protection des données ; Consentement ; Autre.
Gravité *
Critique ; Majeure ; Mineure. Les critères détaillés de
qualification n’ont pas été établis par l’essai.
Faible ; Moyenne ; Élevée ; Urgente. La priorité et la gravité sont
deux champs distincts.
Capture 4 Partie du formulaire consacrée au titre et à la description
de la non-conformité.
Préparer la prise en charge
Champ ou commande
Choix et utilisation
Assignée à
Sélecteur de personne. Aucun destinataire n’a été choisi ; la liste
des personnes disponibles n’a pas été documentée.
Délai réglementaire
Champ de date. Renseignez seulement une date fondée sur l’exigence
applicable. Le champ ne calcule pas un délai juridique démontré.
Date cible de résolution
Date de pilotage souhaitée, à distinguer d’un délai
réglementaire.
Évaluation de l’impact
Texte pour exposer les conséquences constatées ou à examiner.
Exigences réglementaires
Texte pour les références applicables et le lien avec les
faits.
Annuler et Créer
Annuler quitte la préparation. Créer est la commande de soumission ;
son résultat n’a pas été testé.
Exemple proposé, non enregistré : « EXEMPLE NOTICE - Référence
documentaire à compléter ». Décrivez la référence absente et le document
à examiner, sans affirmer une violation ni choisir une gravité par
habitude. Cet exemple sert à préparer un constat, pas à qualifier
juridiquement une situation réelle.
Observé : liste vide, filtres, formulaire, options et partie basse.
Des choix exploratoires ont été examinés puis abandonnés. Aucun titre,
responsable ou date n’a été soumis. Non testé : création, notifications
éventuelles, modification, résolution et clôture. L’absence d’essai ne
signifie pas que la création déclenche nécessairement une
notification.
5Modifications utilisateurs à vérifier
Cette rubrique permet au DPO de consulter les créations,
modifications et suppressions réalisées par les utilisateurs de
l’organisation. Le menu porte le nom « Modifications utilisateurs à
vérifier » ; le titre de la page est « Modifications des utilisateurs
».
Consulter les modifications
Vue
Utilisation
Résultat observé dans CLIENT TEST
À vérifier
Consulter les modifications restant à examiner par le DPO.
Aucune modification en attente de vérification.
Historique complet
Consulter l’historique des modifications enregistrées.
Aucune modification enregistrée pour le moment.
Capture 5 Les deux onglets de consultation et le message affiché
lorsqu’aucune modification n’est en attente.
Exemple de consultation
Exemple fictif proposé, non testé : après la mise à jour d’une fiche
par un utilisateur du client, le DPO ouvre À vérifier pour rechercher la
modification. Il examine les informations disponibles avant toute action
de vérification. Cet exemple ne décrit pas un enregistrement présent
dans CLIENT TEST.
Points de vigilance
Un écran vide indique qu’aucune entrée n’est affichée dans la vue
consultée. Il ne démontre pas, à lui seul, que l’ensemble des données du
client a été contrôlé. Le message « Chargement… » est un état
transitoire, pas un résultat.
Testé : passage entre À vérifier et Historique complet. Observé : les
deux vues sont vides. Non testé : ouverture d’une modification,
comparaison de valeurs et action de vérification, faute d’entrée
disponible. Aucun bouton ni effet de validation du détail n’est donc
décrit ici.
6Validations client
Validations client prépare une demande adressée aux personnes du
dossier pour recueillir une décision sur un contenu. La présence d’un
onglet ou d’un type de décision ne suffit pas à établir qu’une demande a
été envoyée ni qu’un accord a été donné.
Consulter les trois vues
Champ ou commande
Choix et utilisation
Mes validations
Demandes à traiter par l’utilisateur courant. L’essai affichait «
Aucune validation ne vous attend. »
Demandes en cours
Demandes ouvertes. L’essai affichait « Aucune demande en cours.
»
Point libre (une décision, un texte) ; Registre des traitements
complet ; Fiche du registre ; Document ; Compte rendu ; Action
corrective.
Registre complet
L’option affichait 0 fiches dans cette session. Ce nombre n’a pas
été rapproché de tous les autres écrans du registre.
Choix effectivement parcouru
Point libre, avec un titre fictif pour accéder aux étapes suivantes.
Les formulaires propres aux cinq autres objets n’ont pas été
inspectés.
Formuler la question et choisir les destinataires
Capture 6 Étape 2 de la demande et choix du type de décision.
Exemple de question proposé, non envoyé : « Le texte de démonstration
version 1 peut-il être retenu pour la prochaine relecture ? » Le titre
et la version doivent permettre aux destinataires de comprendre
exactement ce qui leur est demandé. Évitez une question qui mélange
approbation de contenu et preuve d’exécution.
Comprendre le blocage constaté
À l’étape 3, le message affiché était : « Aucun utilisateur actif.
Invitez-en un depuis “Gestion des utilisateurs”. » Suivant était
désactivé. Aucune invitation ni modification de compte ou de droits n’a
été réalisée. Après fermeture et rechargement, les trois compteurs
étaient toujours à zéro.
Capture 7 Étape 3 sans utilisateur actif et bouton Suivant
désactivé.
Observé : trois onglets, choix de l’objet et deux premières étapes,
puis blocage des destinataires. Non testé : étapes 4 et 5, envoi,
notification, approbation, refus, relance et résultat final. Ne
présentez pas le parcours préparé comme une validation obtenue.
7Formations
La page « Formations et sensibilisation » sert à préparer des
campagnes et à suivre les formations. Elle distingue les campagnes de
l’organisation et les formations qui concernent l’utilisateur connecté.
Commencez par définir un objectif concret, un public et une règle de
réalisation avant de préparer les invitations ou les relances.
Retrouver une campagne ou une formation
Commande
Choix ou fonctionnement visible
Campagnes
Onglet de consultation des campagnes. Le compteur observé est
0.
Mes formations
Onglet personnel. Le compteur observé est 0 et le message indique :
Aucune formation ne vous concerne pour le moment.
Rechercher (titre, thème…)
Zone de recherche par titre ou thème. Aucun résultat ne pouvait être
vérifié sur la liste vide.
Filtre de statut
En cours de vie ; Toutes ; Brouillon ; Planifiée ; En cours ;
Clôturée ; Annulée ; Archivées.
Filtre de service
Tous les services. Aucun autre service n’était proposé dans CLIENT
TEST.
En retard
Bouton disponible dans la liste. Son résultat sur une campagne en
retard n’a pas été testé.
Nouvelle campagne
Ouvre le formulaire Nouvelle campagne de formation.
Définir les objectifs
Cliquez sur Nouvelle campagne. Le formulaire comprend quatre onglets
: Objectifs, Organisation, Réalisation et Relances. Les champs
ci-dessous sont ceux de l’onglet Objectifs.
Champ
Saisie et repère
Titre
Donnez un nom identifiable à la campagne. Exemple affiché : Ex.
Sensibilisation RGPD 2026.
Thème
Champ Choisir ou saisir un thème. La saisie libre est proposée ;
aucune liste de thèmes prédéfinis n’a été affichée lors de la
consultation.
Objectif concret
Décrivez ce que les participants sauront faire. Limite affichée : 3
000 caractères ; 10 caractères minimum avant planification.
Public visé
Précisez le groupe concerné. Exemple affiché : Ex. Tous les salariés
du siège.
Capture 8 Onglet Objectifs avec le thème saisissable, l’objectif
concret et le public visé.
Date de début, au format de date présenté par l’interface.
Échéance
Date prévue de fin de réalisation.
Responsable (coordinateur)
La valeur observée est Autre personne (saisir le nom). Aucun autre
choix n’a été relevé.
Nom du responsable
Champ affiché avec le choix Autre personne (saisir le nom).
Renseignez le nom du coordinateur réellement prévu.
Capture 9 Onglet Organisation avec les modalités, les dates et le
coordinateur.
Choisir ce qui vaut réalisation
Dans Réalisation, le champ « Une personne est formée quand… » fixe le
critère retenu pour cette campagne. Choisissez-le avant de collecter les
premiers résultats.
Option ou champ
Repère d’utilisation
Présence
Option de réalisation proposée et affichée initialement. La saisie
effective des présences n’a pas été testée.
Réussite au test
Cette sélection fait apparaître le champ Seuil de réussite (%).
Seuil de réussite (%)
Champ numérique visible uniquement après la sélection Réussite au
test. Aucune valeur ni borne de validation n’a été testée.
Réalisation externe attestée
Option de réalisation proposée. Le parcours de dépôt d’une
attestation n’a pas été testé.
L’interface précise qu’un changement de règle après les premiers
résultats crée une nouvelle version et que les résultats déjà obtenus
conservent leur règle. Elle précise aussi qu’une invitation envoyée ou
un support ouvert ne vaut jamais participation. Ces indications ne
remplacent pas la vérification de la réalisation effective.
Capture 10 Le choix Réussite au test affiche le seuil en pourcentage
et les avertissements sur la réalisation.
Préparer les relances
Champ
Utilisation
Message de relance (facultatif)
Zone Texte ajouté aux e-mails de relance. Préparez un rappel général
utile aux destinataires.
Le texte de l’onglet Relances indique que les relances ne visent que
les personnes non formées et ne contiennent jamais de résultats
individuels. Le formulaire observé ne permet pas d’attester une
fréquence, une programmation automatique ou un envoi effectif.
Compléter le formulaire
Exemple de campagne
Exemple fictif proposé, non saisi et non testé : titre «
Sensibilisation aux courriels frauduleux » ; thème « Hameçonnage » ;
objectif « Chaque participant sait identifier un courriel suspect et
appliquer le circuit de signalement interne » ; public « Équipe
administrative » ; modalité « Visio » ; début le 2 novembre 2026 ;
échéance le 13 novembre 2026 ; coordinateur « Camille Exemple » ; règle
« Réussite au test » avec un seuil proposé de 80 %. Message de relance
proposé : « Merci de réaliser la formation avant l’échéance indiquée. »
Ces valeurs servent uniquement à préparer une saisie adaptée à votre
organisation.
Liens avec le dossier de preuves
Le Dossier de preuves présente un compteur « Campagnes de formation
clôturées ». Ce lien de synthèse est visible. Il ne permet pas
d’affirmer qu’une campagne créée devient immédiatement une pièce jointe,
qu’un document est automatiquement téléversé ou qu’un export de
formation est disponible.
Résultat de la consultation
Testé : ouverture des onglets, consultation des filtres et modalités,
choix Réussite au test et apparition du seuil. Observé : aucune campagne
et aucune formation personnelle dans CLIENT TEST. Non testé :
enregistrement, planification, invitation, résultat individuel, relance,
justificatif, clôture et notification. Le formulaire a été fermé sans
enregistrer de campagne.
8Projets et avis du DPO
Cette rubrique sert à présenter un nouveau projet au DPO avant sa
mise en service et à documenter certaines analyses. La page annonce un
avis écrit du DPO et le suivi des réserves. Elle rassemble une liste de
projets et six rubriques documentaires disposant chacune d’un bouton
Ajouter.
Comprendre la réception d’un avis du DPO
La signature de la direction sur un avis du DPO atteste uniquement
que la direction a reçu cet avis. Elle ne vaut ni accord sur son
contenu, ni transfert au DPO de la responsabilité du responsable du
traitement au titre de l’article 24 du RGPD. La décision prise et les
suites données à l’avis doivent être documentées séparément.
L’évolution annoncée concerne la page de signature d’un avis et la
fiche de question au DPO. Le bouton porte le libellé annoncé « Je
reconnais avoir reçu cet avis ». La mention courte près des signataires
dans la fiche de question rappelle également cette portée limitée à la
réception.
Le 17 octobre 2026, aucune question ni aucun projet existant n’était
disponible dans CLIENT TEST pour ouvrir un avis. Ces nouveaux libellés
et le parcours de signature n’ont donc pas été observés. L’ajout de la
mention au PDF signé est annoncé comme restant à faire. La vérification
des avis dans les parcours AIPD et projets reste également à
réaliser.
Zone de recherche dans les projets. La liste observée est vide.
Filtre de statut
En cours ; Tous ; Soumis ; En analyse ; Informations demandées ;
Avis rendu ; Clôturé ; Abandonné. En cours est affiché
initialement.
Les statuts sont des choix de filtre observés. Ils ne décrivent pas,
à eux seuls, les commandes permettant de faire évoluer un projet ni les
droits nécessaires pour le faire.
Préparer un projet pour le DPO
Champ
Contenu à préparer
Titre du projet
Nom du projet. Exemple affiché : Ex. : nouvel outil de
recrutement.
Description
À quoi sert le projet, qui l’utilisera.
Service demandeur
Service qui porte la demande. Champ de saisie libre observé.
Porteur du projet
Personne chargée du projet. Champ de saisie libre observé.
Mise en service prévue
Date envisagée de mise en service.
Transferts hors Union européenne
Je ne sais pas ; Oui ; Non. Je ne sais pas est affiché
initialement.
Données concernées
Catégories de données. Exemple affiché : Ex. : identité, CV,
coordonnées.
Personnes concernées
Population concernée. Exemple affiché : Ex. : candidats.
Prestataires ou logiciels utilisés
Noms des prestataires et des outils concernés.
Capture 11 Formulaire de soumission d’un projet avec la date de mise
en service et la qualification des transferts.
Vigilance : Soumettre est une action d’adressage au DPO. Le seul fait
d’ouvrir le formulaire ne crée pas un projet et ne constitue pas un
avis. Si vous ignorez la situation des transferts, l’option Je ne sais
pas permet de l’indiquer ; ne remplacez pas une information manquante
par Non.
Exemple de projet
Exemple fictif proposé, non saisi et non soumis : titre « Portail de
candidature Exemple » ; description « Centraliser les candidatures et
permettre à l’équipe RH de les consulter » ; service demandeur «
Ressources humaines » ; porteur « Camille Exemple » ; mise en service
prévue le 1er décembre 2026 ; transferts « Je ne sais pas » dans
l’attente des informations de l’éditeur ; données « identité,
coordonnées, CV » ; personnes « candidats » ; logiciel « Portail Exemple
». Cet exemple ne comporte aucun avis du DPO et ne vaut pas autorisation
de mise en service.
Documenter une analyse complémentaire
Les six rubriques suivantes servent à consigner une analyse. Ouvrir
ou remplir leur formulaire ne déclenche pas une décision automatisée,
une campagne de recrutement ou une surveillance. Le champ Traitement
concerné matérialise un rattachement possible à un traitement ; la
valeur affichée est Aucun. La liste des traitements et l’effet de ce
rattachement n’ont pas été testés.
Décisions automatisées
Utilisez cette rubrique pour documenter une décision prise par une
machine sans intervention humaine et les garanties prévues. La
qualification appartient à l’analyse du cas réel.
Champ
Saisie ou choix
Décision *
Décrivez la décision à examiner.
Traitement concerné
Sélecteur affichant Aucun par défaut.
Fondement (contrat, loi, consentement)
Champ de texte. Les termes entre parenthèses font partie du libellé
; aucune liste de fondements n’a été observée.
Intervention humaine possible
Décrivez la possibilité d’intervention humaine.
Information sur la logique utilisée
Indiquez les explications prévues sur la logique utilisée.
Moyen de contester
Décrivez le moyen de contestation prévu.
Effet important sur la personne
À qualifier ; Oui ; Non. À qualifier est affiché initialement.
Champs communs aux cinq autres analyses
Champ
Saisie ou repère
Intitulé *
Nom identifiable de l’analyse ou du dossier.
Traitement concerné
Sélecteur affichant Aucun par défaut.
Date d’analyse
Date de l’analyse.
Conclusion
À conclure est affiché initialement. Les options complètes ont été
consultées pour l’intérêt légitime et la réutilisation uniquement.
Analyse de l’intérêt légitime
La page propose d’examiner l’intérêt poursuivi, la nécessité et la
mise en balance avec les droits des personnes. Complétez les champs
communs, puis les champs suivants.
Champ spécifique
Contenu à documenter
Intérêt poursuivi (réel, licite, précis)
Précisez l’intérêt recherché.
Nécessité : pas de moyen moins intrusif ?
Expliquez les alternatives examinées et la nécessité du moyen
retenu.
Mise en balance avec les droits des personnes
Décrivez les effets pour les personnes et les éléments de la mise en
balance.
Garanties prévues (opposition, information…)
Précisez les garanties envisagées ou existantes.
Conclusion
À conclure ; Favorable ; Avec réserves ; Défavorable. Aucune
conclusion n’a été sélectionnée pendant la consultation.
Capture 12 Partie gauche du formulaire d’analyse de l’intérêt
légitime avec l’intitulé, la date et la question de nécessité.
Analyse de réutilisation des données
Cette rubrique permet de documenter la compatibilité d’un nouvel
usage avec l’usage d’origine. Complétez les champs communs, puis les
champs suivants.
Champ spécifique
Contenu à documenter
Lien entre l’usage d’origine et le nouvel usage
Décrivez les deux usages et leur lien.
Contexte de collecte et attentes des personnes
Précisez les circonstances de collecte et les attentes à
examiner.
Nature des données (sensibles ?)
Décrivez les catégories de données et leur sensibilité
éventuelle.
Conséquences pour les personnes et garanties
Documentez les effets envisagés et les garanties.
Conclusion
À conclure ; Favorable ; Avec réserves ; Défavorable. Aucune
conclusion n’a été sélectionnée pendant la consultation.
Dossier facturation électronique
Cette rubrique rassemble les informations nécessaires à l’examen du
dispositif de facturation électronique. Complétez les champs communs,
puis les champs suivants.
Champ spécifique
Contenu à documenter
Plateforme agréée
retenue (sous-traitant)
Identifiez la plateforme et les éléments vérifiés. Le champ est une
saisie de texte.
Décrivez les données échangées et les populations concernées.
Durée de conservation des factures
Renseignez la durée retenue et documentée pour le cas réel.
Information des clients et mise à jour du registre
Indiquez les actions réalisées ou restant à préparer.
Conclusion
À conclure est affiché. Les autres options n’ont pas été ouvertes
dans cette rubrique.
Le libellé de la plateforme ne prouve pas son agrément. Le champ sur
l’information et le registre permet de documenter ces points ; aucune
mise à jour automatique du registre n’a été constatée.
Contrôle recrutement
Cette rubrique permet d’examiner les informations demandées, les
outils employés et la conservation des candidatures. Complétez les
champs communs, puis les champs suivants.
Champ spécifique
Contenu à documenter
Informations demandées aux candidats (pertinentes ?)
Listez les informations demandées et les éléments permettant d’en
examiner la pertinence.
Outils de tri ou de test utilisés
Décrivez les outils effectivement prévus ou utilisés.
Durée de conservation des candidatures non retenues
Renseignez la durée définie pour le cas réel.
Information des candidats
Décrivez l’information prévue ou diffusée.
Conclusion
À conclure est affiché. Les autres options n’ont pas été ouvertes
dans cette rubrique.
Contrôle surveillance et enquêtes internes
Cette rubrique sert à documenter l’examen préalable d’un dispositif
de surveillance ou d’une enquête interne. Complétez les champs communs,
puis les champs suivants.
Champ spécifique
Contenu à documenter
Motif de la surveillance ou de l’enquête
Décrivez le motif précis de l’examen.
Moyens utilisés et proportionnalité
Documentez les moyens envisagés et les raisons de leur choix.
Consultation du CSE et information des salariés
Précisez les démarches et informations relatives au cas étudié.
Accès limité et durée de conservation
Documentez les accès prévus et la conservation des données.
Conclusion
À conclure est affiché. Les autres options n’ont pas été ouvertes
dans cette rubrique.
Exemple d’analyse documentaire
Exemple fictif proposé, non saisi et non testé : dans Analyse de
réutilisation des données, préparer un intitulé « Étude de réutilisation
des réponses à une enquête Exemple », décrire l’usage initial, le nouvel
usage envisagé et les attentes des répondants, puis laisser Conclusion à
À conclure tant que l’analyse n’est pas achevée. Aucun résultat
juridique favorable n’est présumé.
Liens et effets à vérifier
Le Dossier de preuves affiche un compteur « Avis du DPO rendus ». Ce
rapprochement est visible, tout comme le champ Traitement concerné des
analyses. Aucun lien automatique entre les six analyses et un projet
soumis, aucune création automatique de tâche ou de preuve, et aucune
notification d’avis n’ont été établis pendant cette consultation.
Résultat de la consultation
Testé : ouverture des formulaires et consultation des options
décrites. Les listes et indicateurs étaient vides. Non testé :
soumission, enregistrement, demande d’informations, avis, levée de
réserves, clôture, abandon et notification. Aucun projet ni analyse n’a
été créé.
9Dossier de preuves
Le Dossier de preuves rassemble les éléments permettant de démontrer
la conformité et de retrouver les pièces par rubrique et article du
RGPD. Il présente une couverture documentaire et une synthèse des
preuves déjà présentes dans certains autres modules.
Organisation des documents : conservez les documents de référence et
leurs versions dans le Drive du client, selon son classement et ses
règles d’accès. L’écran observé ne montre aucun contrôle de connexion au
Drive, de synchronisation ou de partage. La procédure ci-dessous porte
sur le formulaire Dossier de preuves ; elle n’atteste pas le lieu
technique de stockage d’un fichier téléversé.
Consulter la couverture documentaire
Rubrique
Exemple de pièce à préparer
Gouvernance et désignation du DPO
Document de désignation ou de gouvernance.
Registre des traitements
Version identifiée du registre.
Politiques et procédures
Politique ou procédure datée.
Information des personnes
Version d’une notice d’information.
Exercice des droits
Procédure d’exercice des droits.
Contrats de sous-traitance
Document contractuel utile au dossier.
Sécurité des données
Document décrivant une mesure de sécurité.
Violations de données
Document de gestion d’un incident.
Analyses d’impact
Document d’analyse d’impact.
Formation et sensibilisation
Justificatif de formation.
Transferts hors UE
Document relatif à un transfert.
Les pièces indiquées ci-dessus sont des exemples de classement
proposés, non déposés. Les onze rubriques sont affichées « à compléter »
dans CLIENT TEST. Le formulaire d’ajout propose également la rubrique
Autre.
Capture 13 Recherche et affichage des anciennes versions sous les
compteurs de validations et de formations.
Comprendre les liens avec les autres modules
Compteur affiché
Module correspondant
Valeur observée
Validations client obtenues
Validations client
0
Campagnes de formation clôturées
Formations
0
Avis du DPO rendus
Projets et avis du DPO
0
Mentions d’information publiées
Information des personnes
0
Ces compteurs sont présentés comme des preuves déjà présentes dans
les autres modules. Ils n’établissent pas qu’un fichier joint est créé
automatiquement dans cette liste, ni qu’un dossier documentaire est
complet dès qu’un compteur augmente.
Ajouter une preuve
Champ
Saisie et limite observées
Titre
Nom explicite de la pièce. Exemple affiché : Ex. : charte
informatique signée.
Rubrique
Les onze rubriques de couverture, plus Autre. Politiques et
procédures est affiché initialement.
Article RGPD
Champ de texte affichant Art. 24 par défaut. Vérifiez la référence
adaptée à la pièce ; ce préremplissage n’est pas une qualification
automatique.
Description
Zone de texte pour préciser le contenu et le contexte de la
preuve.
Valable jusqu’au
Date de validité présentée dans le formulaire. Aucun mécanisme de
rappel à l’échéance n’a été testé.
Fichier (20 Mo max.)
Sélecteur de fichier, limité à 20 Mo selon le libellé. Aucun fichier
n’a été choisi.
Capture 14 Formulaire Ajouter une preuve avec le classement, la
référence RGPD, la validité et le fichier.
Exemple de preuve
Exemple fictif proposé, non saisi et non téléversé : titre «
Procédure de signalement des incidents version 1 » ; rubrique «
Politiques et procédures » ; description « Procédure interne validée,
version du 12 octobre 2026 » ; fichier « Procedure_incidents_v1.pdf ».
La référence RGPD et une éventuelle date de validité sont à déterminer
pour le document réel. L’exemple ne prétend pas qu’une procédure a été
validée ou stockée pendant le test.
Versions empreinte et index
Commande ou indication
Ce qui est établi
Afficher les anciennes versions
Case cochée pendant la consultation. La liste reste vide avec le
message Aucune pièce. Aucun historique réel de fichier n’a pu être
consulté.
Empreinte du fichier
L’interface annonce une empreinte à l’envoi, destinée à établir
l’absence de modification depuis cet envoi. La génération, la
consultation et la comparaison d’une empreinte n’ont pas été vérifiées
sur un fichier.
Index Excel
Bouton visible. L’export n’a pas été exécuté ; son contenu, son
format détaillé et son périmètre n’ont pas été vérifiés.
Vigilance : une empreinte ne décrit pas à elle seule la pertinence,
l’actualité ou la valeur du contenu d’une pièce. Vérifiez aussi la bonne
version, le classement et la date applicable. Aucun parcours de
remplacement, de suppression ou de restauration d’une pièce n’a été
observé.
Résultat de la consultation
Testé : ouverture du formulaire, consultation des rubriques et
activation d’Afficher les anciennes versions. Observé : onze rubriques à
compléter, quatre compteurs à 0 et aucune pièce. Non testé : sélection
d’un fichier, Enregistrer, téléversement, empreinte réelle, gestion des
versions et Index Excel. Le formulaire a été fermé sans dépôt ; aucun
compte Drive ni partage n’a été modifié.
10Information des personnes
Accès : Actions & suivi > Information des personnes. Cet écran
regroupe les mentions d’information et permet de les rapprocher des
traitements qu’elles couvrent. Utilisez-le pour préparer un texte,
conserver un brouillon et repérer les traitements encore affichés sans
mention publiée.
Lire le suivi des mentions
Les trois indicateurs affichent le nombre de mentions publiées, le
nombre de traitements couverts et le nombre de mentions à revoir. La
zone « Traitements sans mention publiée » attire l’attention sur les
traitements à examiner. Dans CLIENT TEST, le traitement « EXEMPLE NOTICE
- Gestion des demandes fictives » reste affiché dans cette zone : le
brouillon créé pour la notice ne lui a pas été rattaché.
Le filtre propose exactement : En cours, Toutes, Brouillon, Publiée
et Archivée. Une ligne de mention présente son titre, sa référence, son
état, son canal, le public indiqué et le nombre de traitements
rattachés. Cliquez sur cette ligne pour rouvrir son contenu.
Capture 15 Mention fictive retrouvée après rechargement : état
Brouillon et aucun traitement rattaché. Les indicateurs de publication
restent à zéro.
Préparer une nouvelle mention
Champ
Contenu à renseigner ou choix observés
Titre
Nom permettant de retrouver la mention. Exemple de l’interface : «
Ex. : mention du formulaire de contact ».
Personnes informées
Public auquel le texte s’adresse. Exemple de l’interface : « Ex. :
candidats, clients ».
Où elle est diffusée
Site internet ; Formulaire ; Contrat ou CGV ; Affichage ; E-mail ;
Livret d’accueil ; Autre. Valeur initiale observée : Site internet.
À revoir le
Date de réexamen, affichée au format jj/mm/aaaa.
Texte de la mention
Zone de texte préremplie à adapter au traitement et au public.
Traitements couverts
Cases à cocher devant les traitements présentés. Vérifiez chaque
rattachement avant d’enregistrer.
Capture 16 Nouvelle mention d’information : identité de la mention,
canal, date de revue, texte prérempli et traitements couverts.
Adapter le texte prérempli
Le modèle proposé dans le formulaire contient les rubriques
ci-dessous. Remplacez les éléments entre crochets par les informations
vérifiées de l’organisme. Ce modèle est un point de départ rédactionnel
; sa présence dans l’application ne valide pas à elle seule le contenu
de la mention.
Responsable du traitement : [nom et coordonnées]
Délégué à la protection des données : [coordonnées du DPO]
Finalités : [pourquoi les données sont utilisées]
Base légale : [contrat, obligation légale, intérêt légitime,
consentement…]
Données concernées : [catégories de données]
Destinataires : [services et prestataires]
Durée de conservation : [durée]
Transferts hors Union européenne : [oui/non, garanties]
Vos droits : accès, rectification, effacement, limitation, opposition,
portabilité. Pour les exercer : [contact].
Réclamation : vous pouvez saisir la CNIL (www.cnil.fr).
Reprendre une mention et distinguer les commandes
La mention rouverte présente « Copier le texte », « Enregistrer », «
Publier » et « Archiver », ainsi que la croix de fermeture. « Copier le
texte », « Publier » et « Archiver » ont été observés sans être
utilisés. Aucun effet de publication vers un site, un portail ou un
autre canal n’est démontré ici. Avant toute diffusion, vérifiez le texte
approuvé et le support effectivement utilisé ; conservez la preuve de
diffusion dans le Drive du client.
Exemple enregistré pour la notice
Le test du 12 octobre 2026 a enregistré « EXEMPLE NOTICE - Mention
fictive non publiee », avec le public « Public fictif de demonstration
», le canal « Autre », aucune date et aucun traitement coché. Le texte
précise : « EXEMPLE NOTICE : brouillon de demonstration uniquement.
Aucune information reelle, aucune publication, aucun destinataire. » La
référence attribuée est INF-261012-54D4. Le brouillon et ses valeurs ont
été retrouvés après rechargement, puis réouverture. Ce test confirme la
conservation du brouillon ; il ne correspond à aucune information
effective de personnes.
11Transferts hors UE
Accès : Actions & suivi > Transferts hors UE. L’écran porte le
titre « Transferts hors Union européenne ». Il comporte deux zones : la
déclaration des transferts et les « Revues des transferts ». La première
décrit le destinataire, les données et l’encadrement renseigné ; la
seconde consigne l’examen réalisé et sa prochaine échéance.
Se repérer dans les deux zones
La partie supérieure affiche les indicateurs « transferts actifs », «
vers un pays non adéquat » et « à régulariser ». Elle comporte « Excel
», « Reprendre du registre des sous-traitants » et « Ajouter ». Un
second bouton « Ajouter », dans « Revues des transferts », ouvre la
saisie d’une revue. Choisissez celui de la zone sur laquelle vous
souhaitez travailler.
Dans CLIENT TEST, les trois compteurs sont à zéro et aucun transfert
n’est déclaré. La reprise depuis le registre des sous-traitants et
l’export Excel ont seulement été repérés. Leur résultat, le périmètre
repris et la gestion d’éventuels doublons n’ont pas été testés.
Décrire un transfert
Capture 17 Formulaire Nouveau transfert : destinataire, pays, outil
juridique, analyse, mesures et traitements concernés.
Champ
Contenu à renseigner ou choix observés
Sous-traitant du registre
Liste de rattachement ; valeur initiale observée : Autre
destinataire. Aucun autre choix n’a été appliqué.
Destinataire
Identité du destinataire du transfert.
Pays
Champ saisissable avec l’exemple « Ex. : États-Unis ».
Les libellés diffèrent entre les deux formulaires : la déclaration
propose « Règles d’entreprise contraignantes » et « Aucun outil
identifié » ; la revue propose « Règles d’entreprise (BCR) » et « Autre
». Le formulaire de revue montre un prestataire et un pays, sans
sélecteur explicite d’un transfert existant dans les captures examinées.
Aucun rattachement automatique entre ces deux zones n’a été vérifié.
Exemple proposé pour préparer un dossier
Exemple fictif, non saisi et non testé : préparer une revue pour «
EXEMPLE NOTICE - Prestataire fictif », avec une référence «
REVUE-DEMO-001 », une conclusion « Pièces de démonstration à examiner »
et une prochaine date de revue. Le pays et la base doivent être
déterminés à partir du dossier réel avant toute saisie opérationnelle.
Cet exemple ne propose aucune garantie juridique applicable à un
transfert réel.
Conservez l’analyse, les clauses et les pièces justificatives dans le
Drive du client. Les champs de DPO Suite en décrivent les éléments
utiles au suivi ; leur renseignement ne prouve ni la validité de la
garantie choisie ni la conformité du transfert. Les formulaires et leurs
options ont été observés ; l’enregistrement, la persistance, la reprise
du registre et l’export restent non testés.
12Suivi des sous-traitants
Accès : Actions & suivi > Suivi des sous-traitants. Cet écran
sert à évaluer les sous-traitants déjà présents au registre et à
conserver les décisions de suivi. Une seconde zone permet de qualifier
le rôle d’un prestataire pour une prestation déterminée. La création et
la tenue de la fiche partenaire restent traitées dans la notice Parties
prenantes.
Repérer les évaluations à réaliser
Les indicateurs affichent « sous-traitants au registre », « à évaluer
» et « sous surveillance ou à remplacer ». Chaque prestataire présenté
dispose d’un bouton « Évaluer ». Dans CLIENT TEST, « EXEMPLE NOTICE -
Prestataire fictif » est affiché avec la mention « Jamais évalué » : 1
sous-traitant au registre, 1 à évaluer et 0 sous surveillance ou à
remplacer. Le bouton « Excel » est visible, sans export testé.
Préparer une évaluation
Capture 19 Évaluation du prestataire fictif : contrat, sécurité,
éléments examinés, décision et prochaine évaluation.
Champ
Contenu à renseigner ou choix observés
Date
Date de l’évaluation. Valeur affichée lors du test :
12/10/2026.
Note sur 100
Champ numérique pour la note retenue.
Contrat de sous-traitance signé
Non vérifié ; Oui ; Non. Valeur initiale observée : Non
vérifié.
Sécurité satisfaisante
Liste affichant Non vérifié à l’ouverture. Les autres options de
cette liste n’ont pas été vérifiées.
Certifications
Zone de texte. Exemple de l’interface : « Ex. : ISO 27001, HDS ».
Mentionnez seulement les éléments établis et leur périmètre utile.
Incidents sur la période
Zone de texte pour les incidents examinés sur la période
d’évaluation.
Décision
Conserver ; Sous surveillance ; À remplacer. Valeur initiale
observée : Conserver.
Prochaine évaluation
Date du prochain examen. Valeur affichée lors du test :
12/10/2027.
Commentaire
Motifs de l’évaluation, références utiles et éventuelles
réserves.
La date proposée un an plus tard et la décision « Conserver » sont
des valeurs affichées à l’ouverture du formulaire observé. Relisez-les
pour chaque cas : elles ne constituent ni une décision déjà prise ni une
validation de conformité.
Qualifier le rôle pour chaque prestation
La zone « Rôle du prestataire, prestation par prestation » rappelle
qu’un même prestataire peut avoir des rôles différents selon la
prestation. Décrivez donc le service précis et la justification de la
qualification retenue. Ce parcours est distinct de l’évaluation
périodique située au-dessus.
Capture 20 Qualification d’une prestation : prestataire, traitement
concerné et rôle. La prestation et sa justification sont décrites dans
le tableau.
Champ
Contenu à renseigner ou choix observés
Prestataire *
Liste de sélection ; Aucun affiché initialement.
Prestation *
Description de la prestation à qualifier.
Traitement concerné
Liste de rattachement ; Aucun affiché initialement.
Pourquoi ce rôle
Justification de la qualification pour cette prestation.
Exemple fictif, non saisi et non testé : préparer une évaluation du
prestataire fictif avec « Contrat de sous-traitance signé : Non vérifié
» et le commentaire « Démonstration : contrat et éléments de sécurité à
examiner ». Pour une prestation, préparer le libellé « Hébergement de
démonstration » et rédiger l’analyse du rôle avant de le sélectionner.
Aucune note, décision ni qualification réelle n’est déduite de cet
exemple.
Conservez les contrats, réponses aux questionnaires, justificatifs de
certification et autres pièces dans le Drive du client. Les zones de
texte peuvent en rappeler les références utiles au suivi. Les champs de
rattachement au prestataire et au traitement ont été observés ; aucun
choix enregistré, aucune modification de la fiche source et aucune
validation de conformité n’ont été réalisés. La conservation d’une
évaluation ou d’une qualification après enregistrement reste non
testée.
13Mailings envoyés
Accès : Actions & suivi > Mailings envoyés. Cet écran
documente les envois et leur contexte : public, traitement, outil
d’envoi, finalité, origine des contacts et éléments à contrôler. Il
possède son propre formulaire « Nouvel envoi ». Le parcours présenté
sert à préparer une fiche de suivi ; aucune commande d’expédition d’un
message n’a été observée.
Lire la liste des envois
La liste affiche le nombre d’envois et le nombre « avec des points à
revoir ». Dans CLIENT TEST, elle indique « 0 envoi(s) » et « 0 avec des
points à revoir », avec le message « Aucun envoi enregistré pour le
moment ». Le bouton « Excel » est désactivé dans cet état. Cliquez sur «
Ajouter un envoi » pour ouvrir le formulaire.
Préparer une fiche d’envoi
Capture 21 Nouvel envoi : identification de l’opération, public,
volume et relations proposées avec le traitement et le
sous-traitant.
Champ
Contenu à renseigner ou choix observés
Nom de l’envoi
Titre identifiable. Exemple de l’interface : « Ex. Newsletter de
mars ».
Date d’envoi
Date de l’opération documentée, au format jj/mm/aaaa.
Informations complémentaires utiles pour comprendre et revoir
l’envoi.
Capture 22 Partie inférieure du formulaire : origine des contacts,
référence de preuve, notes et boutons Annuler et Enregistrer.
Vérifier les informations avant de conserver la fiche
Les positions initiales des interrupteurs ne décrivent pas
automatiquement votre campagne. Vérifiez-les à partir de l’envoi réel.
De même, la présence d’un champ « Base légale » ou « Référence de la
preuve » ne valide pas les informations renseignées. Le formulaire
observé propose une référence textuelle de preuve ; aucun dépôt de
fichier n’y a été montré. Conservez les justificatifs dans le Drive du
client et utilisez une référence permettant de les retrouver.
Les deux listes « Traitement concerné » et « Sous-traitant (outil
d’envoi) » matérialisent des relations proposées par l’écran. Aucun
choix n’a été appliqué pendant le test : le contenu de leurs listes, la
persistance des liens et leur effet sur les autres fiches ne sont pas
confirmés. Aucun mécanisme précis de calcul des « points à revoir » n’a
été vérifié.
Exemple proposé sans envoi ni enregistrement
Exemple fictif, non saisi et non testé : « EXEMPLE NOTICE - Bulletin
de démonstration », canal « E-mail », public « Public fictif », outil «
Outil fictif », finalité « Présenter une campagne de démonstration »,
référence « PREUVE-DEMO-001 » et note « Exemple pédagogique sans
destinataires réels ». La date, le nombre, la base légale, l’origine et
les relations doivent être renseignés selon une opération réelle avant
tout usage du suivi.
Lors du test du 12 octobre 2026, le formulaire est resté ouvert
pendant l’inspection des champs et l’ouverture des listes de canaux et
d’origines. Aucun message d’erreur n’a été observé. Aucun mailing n’a
été envoyé ni enregistré ; la persistance d’une nouvelle fiche et son
éventuel affichage dans la liste restent non testés.
14Consentements
Cet écran organise les finalités de consentement, le texte présenté
aux personnes et la saisie des accords ou des retraits. Commencez par
créer la finalité, puis utilisez ses commandes pour documenter une
décision. La présence d’une finalité ne signifie pas qu’un consentement
a été recueilli.
Accéder au registre et se repérer
Dans le dossier du client, ouvrez Actions & suivi, puis
Consentements. La page propose Nouvelle finalité, Journal Excel et la
zone Retrouver une personne, avec une recherche par E-mail ou
identifiant. Une finalité enregistrée affiche son libellé, sa version,
ses compteurs d’accords et de retraits, son canal et le texte associé.
Ses commandes sont Enregistrer, Importer une liste et Modifier.
L’écran annonce la conservation de chaque accord et retrait avec le
texte présenté à la personne. Le maintien des anciennes versions pour
des consentements déjà recueillis n’a pas été vérifié dans l’exemple,
qui ne comporte aucune personne. Ne confondez pas cette indication de
fonctionnement avec une vérification de l’historique d’un dossier
réel.
Créer une finalité
Champ
Comment le renseigner
Libellé
Donnez un nom précis à l’objet du consentement. Exemple pédagogique
: EXEMPLE NOTICE - Lettre d’information fictive.
Texte exact présenté à la personne
Reprenez le texte réellement présenté dans le parcours concerné.
Pour un exercice, indiquez explicitement qu’aucun consentement réel
n’est demandé ou recueilli.
Canal
Choisissez parmi Site internet, Formulaire papier, Application,
E-mail, Téléphone et Autre. Le formulaire initial affiche Site
internet.
Traitement lié
Vérifiez le rattachement proposé. La valeur Aucun était affichée
dans CLIENT TEST ; aucun rattachement à un traitement n’a été
testé.
Capture 23 Nouvelle finalité : libellé, texte présenté, canal et
traitement lié. Le tableau ci-dessus détaille les choix de canal
observés.
Documenter un accord ou un retrait
Le bouton Enregistrer situé sur la fiche d’une finalité ouvre le
formulaire de décision. Il ne modifie pas directement le texte de la
finalité. Pour consulter le formulaire sans ajouter de décision,
fermez-le avec la croix.
Champ
Contenu attendu
Décision
Consentement accordé ou Consentement retiré. Sélectionnez la
décision effectivement exprimée par la personne.
Personne (e-mail ou identifiant)
L’adresse ou l’identifiant permettant de retrouver la personne
concernée. Aucune personne n’a été saisie pendant la démonstration.
Source
Le contexte du recueil. L’aide donne l’exemple du formulaire
d’inscription du site.
Preuve
Une description ou une référence de preuve. L’aide cite une case
cochée et l’horodatage du formulaire. Le contrôle observé est un champ
texte.
Capture 24 Formulaire de décision observé, sans saisie de personne ni
enregistrement d’un accord ou d’un retrait.
Importer une liste ouvre une saisie groupée : le champ Personne est
remplacé par Liste de personnes (une par ligne, ou séparées par des
virgules). Décision, Source et Preuve restent présents. Préparez une
liste cohérente avec ces informations communes, puis vérifiez son
contenu avant toute confirmation. Aucun import n’a été exécuté ; le
comportement en présence de doublons ou d’identifiants invalides n’est
pas documenté ici.
Pour un justificatif documentaire, utilisez le dossier Drive du
client prévu pour les preuves et conservez une référence exploitable
dans le suivi. Le champ Preuve de ce formulaire ne démontre pas un dépôt
de fichier ni un archivage dans un coffre DPO.
Modifier le texte et contrôler sa version
Exemple réellement testé dans CLIENT TEST : la finalité « EXEMPLE
NOTICE - Finalite fictive sans collecte » a été créée avec le canal
Autre et sans traitement lié. Le texte initial précisait qu’aucun
consentement réel n’était demandé ou recueilli. L’ajout de « Version
documentaire 2. » a produit une Version 2, toujours présente après
rechargement, avec 0 accord et 0 retrait.
Capture 25 Résultat testé après rechargement : Version 2 et texte
modifié, avec 0 accord et 0 retrait.
Exemple proposé et points de vigilance
Scénario pédagogique non exécuté : préparer une finalité fictive de
lettre d’information, comparer deux versions de son texte, puis
expliquer comment une décision serait rattachée à la bonne finalité.
Utilisez des identifiants fictifs dans vos supports de formation. Ce
scénario n’est pas la preuve qu’un accord ou un retrait a été
enregistré.
Testé : création de la finalité, rechargement, modification du texte
et persistance de la Version 2. Observé : formulaires de décision,
import groupé, case Finalité active et recherche. Non testé : accord,
retrait, import, désactivation, recherche avec résultat, conservation
d’anciens accords et Journal Excel. Aucun envoi, aucune collecte auprès
d’une personne et aucune modification de droits n’ont été effectués.
15Veille réglementaire
Utilisez cette rubrique pour consigner une actualité, conserver sa
source et préparer l’évaluation de son impact pour le client. La saisie
de l’actualité et son évaluation sont deux étapes distinctes : une note
peut être enregistrée tout en restant À évaluer et À traiter.
Lire les indicateurs et filtrer la liste
Dans Actions & suivi, ouvrez Veille réglementaire. L’écran
présente les indicateurs à évaluer, impacts forts en cours et actions en
retard, ainsi que les boutons Excel et Ajouter une actualité. Le filtre
propose À traiter et en cours, Toutes, À traiter, En cours et Traité. Si
une note semble absente, vérifiez d’abord le filtre ; Toutes permet
d’élargir l’affichage.
Ajouter une actualité
Champ
Comment le renseigner
Titre
Un intitulé permettant de reconnaître la publication ou le sujet.
Identifiez clairement les exercices fictifs.
Thème
CNIL, EDPB / CEPD, Jurisprudence, Loi et décret, IA Act, NIS2, DORA,
Sectoriel ou Autre. La valeur initiale observée est CNIL.
Date
Vérifiez la date de référence de votre note. Le formulaire de
démonstration proposait le 12/10/2026.
Source
Le nom de l’organisme, de la publication ou de la source
effectivement consultée.
Lien
L’adresse de la source, lorsque vous en disposez. Le formulaire
affiche l’aide https://. Ce champ a été laissé vide pour la note
fictive.
Résumé
Les éléments utiles à comprendre avant l’évaluation pour le client.
Distinguez le contenu de la source de votre analyse.
Partager avec tous les clients
Vérifiez cette case avant de sauvegarder. Elle est restée décochée
pour l’exemple réservé à CLIENT TEST ; le partage n’a pas été
testé.
Capture 26 Note fictive avant enregistrement : thème Autre et case
Partager avec tous les clients décochée.
Exemple réellement testé : « EXEMPLE NOTICE - Actualite fictive de
demonstration », thème Autre, source « Exercice documentaire fictif »,
sans lien. Le résumé indique qu’il ne s’agit d’aucune nouveauté
juridique réelle et que l’exemple est réservé à CLIENT TEST, sans
partage ni action à mener. La note reste présente après rechargement
avec À évaluer et À traiter ; l’indicateur à évaluer passe à 1.
Point de contrôle sur la date : le formulaire affichait le
12/10/2026, tandis que la fiche enregistrée affiche le 11/10/2026. Cet
écart a été observé sans cause établie. Comparez toujours la date de la
liste avec la date de référence souhaitée avant de l’utiliser dans votre
suivi ; cette notice ne conclut pas à un problème général de dates.
Préparer l’évaluation pour le client
Sur une actualité enregistrée, cliquez sur Évaluer. La fenêtre
reprend le titre de l’actualité et propose les champs ci-dessous. Le
formulaire a été ouvert et ses choix d’impact ont été consultés ; aucune
évaluation n’a été enregistrée.
Champ
Repères de saisie
Impact pour ce client
Choix observés : À évaluer, Aucun impact, Impact faible et Impact
fort. Choisissez après examen du contexte du client.
État
La valeur À traiter était affichée. Les autres choix de cette liste
de saisie n’ont pas été explorés ; ne les déduisez pas du seul filtre de
la page.
Action à mener
Décrivez une suite concrète si votre évaluation le justifie. Ne
transformez pas un simple résumé en obligation sans vérification.
Échéance
Renseignez la date retenue pour le suivi, lorsque l’action en
nécessite une.
Enregistrer
Commande de validation présente dans la fenêtre. Son effet sur une
évaluation n’a pas été testé.
Capture 27 Fenêtre d’évaluation : impact pour le client, état, action
à mener et échéance. Aucune modification n’a été enregistrée.
Exemple proposé et limites du parcours
Scénario pédagogique non exécuté : préparer une note intitulée «
EXEMPLE NOTICE - Publication fictive à examiner », la laisser non
partagée, puis discuter du choix entre À évaluer et un niveau d’impact.
Préparer éventuellement une action de lecture et une échéance d’exercice
sur papier. Cet exemple ne décrit aucune publication réelle et aucune
nouvelle obligation juridique.
Testé : création et persistance d’une note non partagée. Observé :
filtres, thèmes et formulaire d’évaluation. Non testé : impact
enregistré, changement d’état, action, partage et Excel. Aucune source
externe ni aucun envoi n’a été activé.
16Conservation et suppression
Cette rubrique présente le suivi des opérations prévues au titre de
la conservation des données. L’écran invite à planifier les suppressions
et à garder la preuve de leur réalisation. Dans le parcours documenté,
seule l’interface a été consultée : aucune opération n’a été planifiée,
exécutée, reportée ou annulée, et aucune purge n’a été lancée.
Lire la page de suivi
Ouvrez Actions & suivi, puis Conservation et suppression. La page
comporte les boutons Excel et Planifier, trois indicateurs à réaliser,
en retard et réalisées, ainsi qu’un filtre. Les valeurs proposées par le
filtre sont À réaliser, Toutes, Planifiée, Réalisée, Reportée et
Annulée. Ces libellés ont été observés ; ils ne démontrent pas à eux
seuls comment faire évoluer une opération.
Dans CLIENT TEST, les trois compteurs étaient à zéro et la liste
indiquait Aucune opération. Ce constat est resté identique après
fermeture du formulaire. Le filtre ne constitue pas une commande
d’exécution ou de suppression.
Préparer les informations avant toute planification
Avant d’ouvrir le formulaire, identifiez le traitement concerné, le
périmètre exact des données, la règle de conservation retenue et la date
prévue. Les exemples visibles dans les champs sont des aides à la saisie
; ils ne valident pas une durée applicable à votre organisation. Faites
confirmer la règle et le périmètre dans votre circuit habituel avant
toute opération réelle.
Champ
Contenu et options observés
Traitement
Sélecteur affichant Non rattaché dans le dossier de démonstration.
Aucun rattachement n’a été effectué.
Données à supprimer
Décrivez les données et la période concernées avec assez de
précision pour éviter toute ambiguïté. L’aide à la saisie affiche « Ex.
: CV des candidats non retenus de 2024 ».
Règle de conservation
Indiquez la règle validée pour le périmètre. L’aide affiche « Ex. :
2 ans après le dernier contact » ; il s’agit d’un exemple d’interface,
pas d’une durée à appliquer systématiquement.
Échéance
La date prévue pour l’opération envisagée.
Méthode
Suppression, Anonymisation ou Archivage intermédiaire. Le formulaire
affiche initialement Suppression. Aucun effet technique de ces choix n’a
été testé.
Consulter le formulaire sans créer d’opération
Capture 28 Formulaire Planifier une suppression, uniquement observé :
aucun champ rempli et aucune validation.
Exemple de préparation sur papier
Scénario pédagogique proposé, non saisi et non exécuté : préparer une
fiche pour un jeu de données fictives de formation. Décrire le périmètre
« Jeu de démonstration sans données personnelles », indiquer « Règle
fictive validée pour l’exercice », choisir une échéance d’exercice et
discuter de la méthode. Ne reprenez pas cette règle pour des données
réelles. Cet exemple sert uniquement à apprendre quels éléments réunir
avant de remplir le formulaire.
Dans une utilisation réelle, ne considérez pas la préparation d’une
fiche comme la preuve qu’une suppression, une anonymisation ou un
archivage a été réalisé dans le système qui héberge les données. Le
parcours observé ne permet pas d’affirmer que DPO Suite déclenche
automatiquement ces opérations, ni de décrire un bouton de réalisation,
un dépôt de preuve ou une fonction de purge après création.
Ce qui reste à vérifier avant utilisation opérationnelle
Observé : page de suivi, filtres, formulaire et trois méthodes. Non
testé : validation du bouton Planifier de la fenêtre, création
persistante d’une opération, modification, changement d’état, exécution,
preuve de réalisation et export Excel. Aucune règle de conservation
existante n’a été modifiée. Avant de vous appuyer sur une fonction
située après la création, vérifiez son comportement dans un cadre
autorisé et conservez les justificatifs dans le dossier Drive du client
prévu à cet effet.
17Réunions & comptes-rendus
Cette rubrique ouvre l’écran Réunions RGPD. L’interface propose de
renseigner une réunion et sa retranscription, puis affiche une commande
d’analyse par IA. Le parcours documenté permet d’expliquer les champs et
les contrôles de saisie ; la sauvegarde de la réunion fictive n’a pas
abouti. Aucun compte-rendu persistant ni plan d’action généré n’est donc
présenté comme validé dans ce chapitre.
Accéder aux réunions
Dans Actions & suivi, sélectionnez Réunions & comptes-rendus.
La liste affiche Réunions total, Tâches terminées et Tâches en cours. Le
bouton Nouvelle réunion ouvre la page de saisie. Quand la liste est
vide, un second accès Créer votre première réunion est également
proposé. Dans CLIENT TEST, les trois compteurs étaient à zéro.
Renseigner les informations de la réunion
Champ ou commande
Utilisation
Titre de la réunion *
Donnez un intitulé permettant d’identifier la réunion. L’aide
affiche « Ex: Comité de pilotage RGPD mensuel ». L’astérisque indique un
champ obligatoire.
Date et heure *
Renseignez une date et une heure complètes. Contrôlez qu’elles
restent visibles après avoir quitté le champ et juste avant la
sauvegarde.
Retranscription de la réunion *
Collez le texte de la retranscription dans la grande zone prévue.
Pour un exercice, identifiez explicitement son caractère fictif et
évitez toute donnée réelle.
Sauvegarder
Commande de sauvegarde de la saisie. Une tentative a été effectuée,
sans création persistante constatée.
Analyser avec l’IA
Commande visible, désactivée dans le formulaire vide puis activée
après ajout de texte. Elle n’a jamais été utilisée pendant la
démonstration.
Retour
Permet de revenir à l’écran précédent. Ne considérez pas ce retour
comme une sauvegarde.
Capture 29 Nouvelle réunion RGPD : les trois champs marqués d’un
astérisque doivent être renseignés.
Résultat de la tentative documentée
La saisie d’essai portait le titre « EXEMPLE NOTICE - Reunion fictive
sans participants ». La retranscription précisait qu’il ne s’agissait
d’aucune réunion réelle, sans participant, donnée personnelle, décision,
invitation ni action opérationnelle. La date et l’heure utilisées pour
l’essai étaient le 12/10/2026 à 12:00.
La sauvegarde n’a pas abouti. Le message affiché est « Erreur » puis
« Veuillez remplir tous les champs obligatoires ». Dans le parcours
observé, la date saisie n’était plus conservée au moment du contrôle
après la tentative, alors que le titre et la retranscription restaient
présents. Un nouvel essai limité, avec la date ressaisie et contrôlée
avant sauvegarde, a produit le même message. La cause n’est pas établie
: ces observations ne permettent pas de conclure à un défaut général de
l’application.
Capture 30 Message affiché lors de la tentative non aboutie : «
Erreur » puis « Veuillez remplir tous les champs obligatoires ».
Après retour à la liste et rechargement, CLIENT TEST affichait
toujours Aucune réunion RGPD et 0 réunion. Aucun doublon n’a été
constaté. Une retranscription encore visible dans le formulaire ne doit
donc pas être considérée comme enregistrée.
Réagir à un message de champs obligatoires
Analyse par IA et exemple proposé
L’intitulé de la page annonce l’analyse des réunions et la génération
de plans d’action de conformité. La présence du bouton Analyser avec
l’IA, y compris son activation après saisie, ne permet pas de décrire le
résultat produit, son coût, sa sauvegarde ou la création automatique de
tâches. L’analyse IA n’a pas été lancée et aucun service externe
d’analyse n’a été déclenché pendant l’essai.
Scénario pédagogique proposé, non exécuté : préparer hors application
un titre « EXEMPLE NOTICE - Relecture fictive d’un modèle », une date
d’exercice et une courte retranscription explicitement fictive. Utilisez
ce support pour apprendre à contrôler les trois champs et la présence
dans la liste après sauvegarde. Ce scénario ne constitue ni un
compte-rendu réel, ni une invitation, ni un plan d’action validé.
Observé : liste, indicateurs, formulaire et états du bouton IA. Testé
sans aboutissement : tentative de sauvegarde et contrôle après
rechargement. Non testé : création persistante, édition d’une réunion
enregistrée, analyse IA, plan d’action généré et exports. Aucun
participant n’a été ajouté, aucun droit n’a été modifié et aucun envoi
ou invitation n’a été effectué.
18Temps passé
La rubrique Temps passé rassemble, pour un dossier client, les durées
déclarées par les personnes concernées. Elle rapproche les mises à jour
récentes du travail déclaré et permet de consigner aussi les
interventions réalisées hors application.
Accès : ouvrez le dossier dans Mes clients, puis Module RGPD, Actions
& suivi et Temps passé. Vérifiez le client affiché avant de saisir
une durée ou de contrôler une ligne.
Écran observé et portée de la description
Le 17 octobre 2026, CLIENT TEST affiche « Temps passé sur ce dossier
» et « Suivi du temps passé désactivé ». Le texte d’aide précise : «
Chaque mise à jour du dossier est listée ; la personne concernée indique
le temps passé en face, puis le DPO valide. » Le suivi est resté
désactivé pendant la consultation.
Capture 31 Temps passé dans CLIENT TEST le 17 octobre 2026 : aide
visible et suivi laissé désactivé.
Les réglages, listes et champs de saisie sont masqués dans cet état.
Le fonctionnement décrit ci-dessous reprend les évolutions annoncées,
sans essai complet d’activation, de saisie ou de validation.
Activer le suivi et choisir les personnes
Le suivi est désactivé par défaut. Son activation est réservée au DPO
titulaire du dossier. Le contrôle de ce rôle côté serveur est annoncé ;
la présence d’un interrupteur à l’écran ne suffit pas à vérifier ce
contrôle technique.
Lire les mises à jour récentes
La zone « Ce qui a été mis à jour » propose une lecture sur 7 ou 30
jours. Elle rassemble les modifications de traitements, audits, tâches,
analyses d’impact relatives à la protection des données (AIPD) et
sous-traitants, avec leur auteur et leur heure lorsque ces informations
sont disponibles.
L’historique peut être incomplet : les anciennes mises à jour sans
auteur identifiable peuvent ne pas apparaître. Une liste vide ou un
nombre limité de lignes ne prouve donc pas l’absence de travail sur la
période. Ne reconstituez pas une durée à partir du seul nombre de
modifications.
Déclarer son temps dans le dossier
Chaque personne saisit son propre temps. La durée est déclarée
manuellement, par exemple 20 minutes ou 1 h 30. Le calcul automatique du
temps passé constitue une étape ultérieure non disponible dans la
version décrite ici.
Ajouter le temps hors application
La zone « Temps hors application » sert à déclarer le travail réalisé
pour ce dossier en dehors de DPO SUITE, par exemple une réunion, un
appel ou la lecture de courriels. Renseignez votre propre intervention
et sa durée, puis vérifiez la ligne conservée après enregistrement.
Exemple pédagogique non enregistré : une personne consacre 20 minutes
à un appel lié au dossier. Elle déclare ces 20 minutes dans Temps hors
application. Si elle effectue ensuite 1 h 30 de travail distinct sur une
fiche, elle déclare cette seconde durée séparément. Les mêmes minutes ne
doivent pas être comptées dans les deux lignes.
Faire valider les lignes
Seuls les DPO du dossier peuvent valider le temps déclaré. Une fois
la ligne validée, son auteur ne peut plus la modifier. Avant validation,
le DPO vérifie le dossier, la personne, la nature de l’intervention, la
durée et l’absence de doublon. Si une erreur est repérée sur une ligne
validée, faites examiner la correction par le DPO du dossier plutôt que
de supposer que la ligne reste modifiable.
Périmètre des contrôles
Les règles de rôle et de verrouillage ci-dessus décrivent les
évolutions annoncées. La restriction côté serveur, l’enregistrement
persistant d’une durée, la validation et l’impossibilité de modifier une
ligne validée n’ont pas été testés dans cette mise à jour. Aucune durée
fictive n’a été enregistrée et aucun réglage client n’a été modifié pour
préparer cette notice.
19Relier les rubriques et contrôler le dossier
Les rubriques suivent des objets distincts. Un lien visible dans un
sélecteur ou une liste permet de préciser un périmètre ; il ne démontre
pas à lui seul une synchronisation, une création automatique ou une
validation dans l’autre rubrique.
Besoin
Parcours à rapprocher
Prioriser le travail
Plan d’amélioration pour repérer les sujets ; Liste des tâches pour
préparer un travail ; Non-conformités pour documenter un écart. La
création automatique entre ces rubriques n’a pas été démontrée.
Faire examiner une décision
Projets et avis du DPO pour préparer le sujet ; Validations client
pour une demande de décision ; Réunions & comptes-rendus pour la
trace des échanges. Un avis et une approbation restent deux objets
distincts.
Appuyer le dossier sur des pièces
Dossier de preuves référence les documents utiles. Les originaux,
leurs versions et les justificatifs restent organisés dans le Drive du
client.
Documenter l’information et les envois
Information des personnes pour les mentions ; Consentements pour les
finalités et décisions ; Mailings envoyés pour une trace d’envoi. Un
brouillon de mention ne prouve aucune diffusion.
Examiner un prestataire
Suivi des sous-traitants pour le contrôle ; Transferts hors UE pour
les transferts documentés ; fiches de partenaires dans Parties prenantes
pour l’identité et la relation.
Organiser la durée
Veille réglementaire pour préparer une analyse ; Formations pour une
campagne ; Conservation et suppression pour une opération décrite. Une
fiche créée ne prouve pas l’action terrain.
Suivre le temps consacré au dossier
Temps passé pour déclarer les interventions et les faire valider.
Les mises à jour récentes aident à les retrouver ; elles ne mesurent pas
automatiquement leur durée.
Avant de clôturer votre travail
Lire cette notice avec les autres guides
Les notices Parties prenantes, Traitements et données, Droits et
demandes, Classification et risques et Gestion de la sécurité détaillent
leurs propres fiches. Ici, Suivi des sous-traitants, Mailings envoyés et
Conservation et suppression sont traités comme des entrées distinctes du
menu Actions & suivi, même si des champs voisins existent
ailleurs.
20Documenter une campagne d'envoi : ce que chaque champ permet de démontrer
Ce chapitre explique la fonction d'après sa description par l'éditeur. Il n'est pas illustré par des captures : les libellés exacts des écrans sont à vérifier dans l'application.
Canal et volume : mesurer l'exposition de la campagne
Le canal (e-mail, SMS, courrier, notification) détermine les règles applicables. L'e-mail et le SMS relèvent des règles de prospection électronique de l'art. L. 34-5 du code des postes et des communications électroniques ; le courrier postal relève du RGPD, avec en particulier le droit d'opposition à la prospection (art. 21).
Le nombre de destinataires indique l'ampleur des conséquences possibles : une base mal constituée ou un lien de désinscription absent touche alors autant de personnes. Le volume sert aussi à apprécier la gravité d'un éventuel incident, par exemple un envoi en copie visible de toutes les adresses.
L'outil d'envoi est un sous-traitant
La plateforme de routage d'e-mails ou de SMS traite les adresses des destinataires pour le compte de l'organisme. Elle est en principe un sous-traitant au sens de l'art. 28 : un contrat doit encadrer ce traitement, et la localisation des données doit être examinée (chapitre V en cas de transfert hors Union européenne).
Le formulaire distingue la liste Sous-traitant (outil d'envoi), qui rattache la fiche au registre, et le champ libre Outil utilisé. Le seul nom saisi dans le champ libre ne démontre pas que l'outil figure au registre des sous-traitants avec un contrat.
Origine de la base de contacts : la première question posée en cas de plainte
Le champ Origine des contacts propose : Collecte directe, Clients existants, Fichier partenaire, Fichier loué / acheté, Salon / événement, Autre. Chaque origine appelle une justification différente.
Prospection électronique vers des particuliers : un consentement préalable est exigé en principe (art. L. 34-5 du code des postes et des communications électroniques).
Clients existants : ce même article prévoit une exception lorsque les coordonnées ont été recueillies lors d'une vente et que la prospection porte sur des produits ou services analogues, à condition que la personne ait pu s'y opposer dès la collecte puis à chaque message.
Fichier loué, acheté ou transmis par un partenaire : l'organisme doit pouvoir montrer que les personnes ont accepté d'être sollicitées par des tiers, ce qui suppose de conserver les engagements du fournisseur du fichier.
Pixels de suivi et lien de désinscription
Un pixel de suivi d'ouverture est un traceur inséré dans le message. Les traceurs relèvent de l'art. 82 de la loi Informatique et Libertés : la CNIL considère que les pixels de suivi dans les courriels nécessitent en principe un consentement, sauf usages strictement nécessaires. Vérifiez la recommandation CNIL en vigueur sur ce point avant de qualifier une campagne.
Le lien de désinscription permet à la personne de s'opposer simplement aux envois suivants. Il doit être présent dans chaque message, fonctionner sans démarche compliquée (sans mot de passe à saisir, par exemple) et être suivi d'effet.
Ce qu'il faut vérifier
À vérifier
21Prouver le consentement et rendre le retrait effectif
Ce chapitre explique la fonction d'après sa description par l'éditeur. Il n'est pas illustré par des captures : les libellés exacts des écrans sont à vérifier dans l'application.
Ce que la preuve du consentement doit contenir
L'art. 7.1 impose au responsable du traitement d'être en mesure de démontrer que la personne a consenti. Pour chaque recueil, le journal doit permettre de retrouver :
la personne, par son adresse ou un identifiant (un identifiant pseudonyme suffit lorsqu'il permet de retrouver la personne dans le système source) ;
la finalité acceptée et la version exacte du texte présenté ;
la date et l'heure du recueil ;
le canal et le moyen de recueil (case cochée sur un formulaire web, bulletin papier signé, autre) ;
la référence de la preuve (par exemple l'horodatage du formulaire).
Le formulaire de décision observé comporte les champs Décision, Personne, Source et Preuve. Si la date et l'heure du recueil ne figurent pas clairement dans l'affichage de la décision enregistrée, indiquez-les dans le champ Preuve.
Le retrait : aussi simple que le consentement
L'art. 7.3 prévoit que la personne peut retirer son consentement à tout moment et qu'il doit être aussi simple de le retirer que de le donner. Un consentement recueilli en un clic ne peut pas exiger, pour son retrait, un courrier ou la création d'un compte.
Enregistrez chaque retrait avec la décision Consentement retiré, la source du retrait (lien de désinscription, demande écrite, appel) et sa date. Le retrait ne remet pas en cause la licéité du traitement effectué avant lui.
S'assurer que les sollicitations cessent réellement
Un retrait saisi dans DPO SUITE ne modifie pas les fichiers de l'outil d'envoi, du logiciel métier ou du site. Il faut s'assurer que la personne a été retirée de toutes les listes concernées par la finalité, y compris chez le prestataire de routage.
Ce qu'il faut vérifier
À vérifier
22Faire de la veille réglementaire un outil d'action
Ce chapitre explique la fonction d'après sa description par l'éditeur. Il n'est pas illustré par des captures : les libellés exacts des écrans sont à vérifier dans l'application.
Choisir les sources à suivre
Trois sources principales encadrent l'application du RGPD :
la CNIL : délibérations, recommandations, référentiels et sanctions ;
le CEPD (Comité européen de la protection des données) : lignes directrices et avis qui harmonisent l'interprétation du RGPD entre États membres ;
la Cour de justice de l'Union européenne : arrêts qui fixent l'interprétation du RGPD et s'imposent à tous.
S'y ajoutent les textes nationaux et européens propres au secteur du client (IA Act, NIS2, DORA, règles sectorielles). Le champ Thème permet de classer chaque note selon sa source.
Qualifier l'impact pour chaque client
Une même actualité n'a pas les mêmes conséquences pour tous les clients. Pour chaque nouveauté, l'écran propose une liste unique de quatre niveaux :
À évaluer : l'actualité est enregistrée mais son effet sur le client n'a pas encore été analysé ;
Aucun impact : l'évolution ne concerne pas les activités du client ;
Impact faible : une mise à jour limitée est utile, par exemple une mention, une procédure ou une fiche du registre ;
Impact fort : une pratique en cours doit changer, souvent rapidement.
Précisez dans Action à mener ce qui doit être fait concrètement (révision documentaire, changement de pratique, information des équipes) et reportez-le dans le plan d'action du client.
Transformer une évolution en actions
Lorsqu'une évaluation conclut à un impact, décrivez une action concrète dans Action à mener et fixez une Échéance. Reportez ensuite cette action dans le plan d'action du client (Liste des tâches) pour qu'elle soit suivie avec les autres.
Mettre à jour une mention d'information ou une procédure concernée.
Réviser une fiche du registre ou une AIPD.
Informer les services concernés d'un changement de pratique.
Inscrire le sujet à l'ordre du jour du prochain comité RGPD.
Ce qu'il faut vérifier
À vérifier
Cette notice accompagne la préparation, la saisie et la revue d’un
audit dans les dix rubriques Audits et conformité de DPO SUITE. Elle
aide à choisir le bon parcours, relier les réponses aux preuves et
organiser la suite du travail.
Guide de travail pour Laurent de Cavel
Version du 13 octobre 2026
Les documents probants sont conservés dans le Drive du client. La
notice distingue les commandes visibles, les résultats effectivement
vérifiés et les contrôles qui restent à réaliser avant une utilisation
opérationnelle.
Un score ou un statut affiché reste un indicateur de travail. Il ne
suffit pas à établir une conformité réglementaire, une certification ISO
ou le résultat d’une évaluation HAS.
Les captures et essais illustrent CLIENT TEST. Leur portée est
limitée à ce contexte ; un comportement isolé ne permet pas de conclure
au fonctionnement de toutes les structures.
1Choisir une rubrique et s’orienter
Ouvrez le client concerné, puis le menu « Audits & conformité ».
Dépliez « Audits réglementaires » ou « Santé - Méthodologies de
référence & INS » pour accéder aux sous-rubriques.
Rubrique
Usage et particularité observée
Auto-audit DPO
Revue adaptative en huit blocs et analyse préalable.
Audits RGPD personnalisés
Construction d’une trame et préparation des contributeurs.
NIS2
Qualification, réponses déclarées et conclusions vérifiées.
HAS ESSMS (RGPD)
Préparation du volet données personnelles et projection des
critères.
Recherche / EDS / SNDS
Audit de l’organisation et qualification de projets rattachés.
SPEC 2217 (RGPD)
Audit interne RGPD et suivi distinct du certificateur.
IA Act
Prérequis d’installation du catalogue ; questionnaire non accessible
dans l’essai.
DORA
Préqualification en quatre questions et grille de 120
questions.
Recherches & MR
Qualification MR, contrôles et dossier des déclarations.
Homologation INS
Tableau de suivi et assistant en sept étapes.
Revenir au bon écran
Dans la session illustrée, plusieurs rubriques conservaient une
adresse associée à Réunions. Si un rechargement vous ramène ailleurs,
ouvrez de nouveau la rubrique depuis le menu et vérifiez le client et la
campagne. Évitez de vous fier au seul favori du navigateur.
Lire la portée des captures
Les captures proviennent de 114 vues collectées dans CLIENT TEST. Une
sélection est recadrée pour rendre les contrôles lisibles. Les étapes
décrivent les champs observés ; les paragraphes « Portée de l’essai »
précisent les opérations réellement effectuées ou restant à
vérifier.
Aucun envoi à un contributeur ou à la CNIL, validation finale,
clôture, installation de catalogue ou changement de sécurité n’a été
effectué pour cette notice.
2Préparer le périmètre et les preuves
Avant de saisir une réponse, fixez le périmètre et rassemblez les
pièces pertinentes. Ces préparatifs réduisent les erreurs de client, les
réponses hors périmètre et les conclusions fondées sur des documents
obsolètes.
Définir le dossier de travail
1. Identifiez le client et, lorsque le parcours le
prévoit, la structure concernée. Vérifiez ce contexte avant toute
création, saisie, analyse ou export.
2. Décrivez l’objectif de l’audit et ses limites :
activités, sites, services, outils ou projet de recherche concernés,
ainsi que la période examinée.
3. Choisissez la rubrique et la version du
référentiel adaptées. Une grille disponible dans l’application n’établit
pas, à elle seule, son applicabilité au client.
4. Désignez les personnes qui apportent les réponses
et la personne qui les valide. Préparez les dates d’entretien et les
décisions attendues.
5. Conservez une référence de départ : intitulé de
l’audit, périmètre, date et sources utilisées. Ces éléments permettront
de comparer des campagnes de même nature.
Préparer les documents du client
1. Rassemblez les pièces utiles dans le Drive du
client. Selon le thème : procédures, politiques, registre, contrats,
évaluations, comptes rendus, éléments techniques ou preuves de
réalisation.
2. Vérifiez chaque pièce : propriétaire, titre,
version, date de validation, période couverte et structure concernée.
Une procédure décrite ne démontre pas, à elle seule, qu’elle est
appliquée.
3. Contrôlez les droits d’accès des personnes qui
devront vérifier la preuve. Un lien inutilisable ne permet pas la revue
contradictoire du constat.
4. Préférez un lien vers la pièce de référence et un
repère précis dans le document. Évitez de multiplier les copies
divergentes.
5. Ne joignez que ce qui est nécessaire. Pour
illustrer une pratique, préférez un document anonymisé ou un exemple
sans données réelles lorsque cela suffit.
Point de méthode. La présence d’une pièce dans le
Drive ne prouve pas qu’elle a été sélectionnée, lue ou prise en compte
par une fonction d’analyse. Vérifiez séparément ces étapes dans le
parcours concerné.
Tenir une trace vérifiable
Pour chaque constat, gardez au minimum la question ou le critère, la
réponse, le fait observé, la preuve, la date de vérification et le nom
du validateur. Lorsque l’écran ne propose pas un champ dédié, conservez
ces précisions dans le dossier de travail du client.
3Auto-audit DPO
Accès : Audits & conformité > Auto-audit DPO.
Ce parcours propose un cycle de revue adapté au contexte du client. Il
combine une analyse préalable des données déjà présentes et un
questionnaire organisé en huit blocs.
Démarrer ou reprendre le questionnaire
1. Ouvrez le dossier du client puis Auto-audit DPO.
Dans Vue d’ensemble, utilisez « Lancer l’auto-audit » ou « Démarrer
maintenant » pour ouvrir le premier questionnaire.
2. Si un audit est déjà en cours, choisissez «
Continuer » ou l’onglet « Questionnaire En cours ». Évitez de démarrer
une nouvelle campagne pour simplement reprendre une saisie.
3. Lisez « Analyse préalable » avant de répondre.
Elle signale, par exemple, des traitements modifiés, une mission à
vérifier ou un exercice d’incident à planifier.
Figure A1 - L’analyse préalable fournit le contexte du questionnaire.
Les indicateurs affichés ici concernent uniquement CLIENT TEST.
À comprendre. Dans l’exemple, l’application affiche
4 éléments « OK » et 4 « à vérifier ». Ces étiquettes sont des résultats
automatiques affichés ; elles ne remplacent pas la vérification de la
situation ni la lecture des preuves.
Parcourir les huit blocs
1. Faites défiler la page jusqu’aux boutons de
blocs. Cliquez sur le thème voulu ; la barre horizontale peut nécessiter
un défilement pour atteindre les derniers blocs.
2. Pour chaque question, lisez le libellé,
l’éventuelle mention « Obligatoire » et les points affichés. Examinez la
preuve correspondante dans le Drive du client avant de choisir une
réponse.
3. Utilisez les choix « Oui, conforme », « Non, à
corriger » ou « N/A » selon la situation. Documentez votre justification
dans le dossier de travail si le parcours ne présente pas de champ
dédié.
Figure A2 - Zoom sur une question du bloc Registre et AIPD. Les trois
réponses sont distinctes de la progression globale.
Bloc affiché
Poids
Objet de la revue
Indépendance, rôle, périmètre
15 %
Mission, accès à la direction et conflits d’intérêts
Registre & AIPD vivants
20 %
Validation des traitements et actualité des preuves
IA Act-ready
10 %
Cartographie, risques et gouvernance IA
APIs, sous-traitants & incidents
15 %
Flux, clauses et exercices d’incident
Durées de conservation
10 %
Durées définies et purges effectuées
Sécurité & mesures techniques
15 %
MFA, habilitations et politique de sécurité
Demandes des personnes
10 %
Procédure de traitement des demandes
Documentation interne
5 %
Politiques, procédures et formations
Ces poids sont ceux affichés dans l’essai. La formule de calcul
finale et le traitement des réponses N/A n’ont pas été vérifiés. Les
questions peuvent varier selon le contexte analysé.
Contrôler avant de terminer
1. Consultez chaque bloc, y compris ceux pour
lesquels aucune question n’est demandée. Dans l’exemple, Documentation
interne affiche « Aucune question requise pour ce bloc ».
2. Rapprochez le résultat automatique des documents
réellement présents. L’énoncé « Toutes les vérifications sont déjà
validées » ne correspond pas ici à une validation humaine réalisée
pendant l’essai.
3. Contrôlez les réponses et les questions
obligatoires avant d’utiliser « Terminer l’audit ». Ce bouton est
visible en fin de parcours ; cette commande n’a pas été exécutée dans
l’essai.
Figure A3 - Fin du questionnaire et commande Terminer l’audit. Le
bloc sans question et la commande de fin sont visibles ; aucun audit n’a
été finalisé.
Résultat vérifié et reprise
Le lancement a créé un audit en cours. Après rechargement et retour
au module par le menu, « Audit en cours » et « Continuer » étaient
encore affichés. La reprise du brouillon est donc vérifiée dans CLIENT
TEST.
Aucune réponse n’a été cochée, aucune preuve n’a été jointe et aucun
rapport final n’a été obtenu. La progression à 0 % décrit cet essai sans
réponses ; elle n’est pas un résultat de conformité.
L’interface se présente comme un cycle trimestriel. Le libellé de
prochaine échéance observé ne suffit pas à vérifier qu’un rappel ou une
nouvelle campagne sera effectivement créé.
4Audits RGPD personnalisés
Accès : Audits & conformité > Audits RGPD
personnalisés. Cette rubrique sert à construire une trame de questions,
l’organiser en chapitres et sous-chapitres et préparer les
contributeurs.
Créer le cadre de l’audit
1. Depuis la liste, cliquez sur « Créer un audit ».
Saisissez le titre obligatoire, choisissez le thème obligatoire et
ajoutez, si utile, une description du périmètre.
2. Choisissez parmi Audit RGPD Global, Audit
Sous-traitants, Audit RH, Audit SI, Audit IA, Audit SPST ou Audit
personnalisé. Le thème sélectionné doit correspondre à l’objet réel de
la campagne.
3. Cliquez sur « Suivant ». Choisissez la récurrence
: Ponctuel, Annuel, Semestriel, Trimestriel ou Périodicité
personnalisée. Renseignez les dates de période si elles sont utiles au
dossier.
4. Cliquez sur « Créer l’audit ». Dans l’essai, le
dossier « EXEMPLE NOTICE - Audit documentaire fictif » a été créé en
Brouillon, en mode ponctuel et sans dates.
Figure P1 - La seconde étape fixe la périodicité et les dates de
référence avant la création du brouillon.
Organiser chapitres et sous-chapitres
1. Dans l’onglet « Structure », cliquez sur «
Ajouter un chapitre ». Donnez un titre au chapitre et, si nécessaire,
une description.
2. L’attribution nominative est facultative. Ne
renseignez un nom ou un e-mail que si cette personne doit intervenir sur
le périmètre retenu.
3. Ajoutez un sous-chapitre. Une attribution non
renseignée est annoncée comme héritée du chapitre. Vérifiez la portée
avant de préparer les invitations.
4. Pour ouvrir le contenu d’une ligne, utilisez sa
flèche à droite. Dans l’essai, cliquer au centre de la ligne n’a pas
déplié le chapitre.
Figure P2 - Le chapitre déplié contient le sous-chapitre et les
commandes d’ajout de questions.
Ajouter une question
1. Dans le sous-chapitre, utilisez « Question » ou «
Ajouter une question ». Renseignez le libellé obligatoire et une aide
contextuelle si nécessaire.
2. Choisissez le format : Réponse libre, Case à
cocher Oui / Non, Choix unique ou Choix multiple. Adaptez le format à
l’information attendue.
3. Activez « Question obligatoire » si la réponse
est indispensable. Activez « Notation » uniquement si vous avez défini
une règle de cotation cohérente ; renseignez alors « Points ».
4. Cliquez sur « Ajouter la question », puis
vérifiez sa présence dans la structure. Le brouillon d’exemple contient
une question libre, non obligatoire, à 1 point.
Figure P3 - Le formulaire distingue le type de réponse, le caractère
obligatoire et la notation. La commande Ajouter la question se trouve en
bas.
Préparer les contributeurs
1. Ouvrez « Contributeurs ». Le formulaire demande
un e-mail et propose un nom facultatif.
2. Choisissez le périmètre : Global pour tout
l’audit, Chapitre ou Sous-chapitre. Vérifiez que le contenu partagé
correspond aux responsabilités de la personne.
3. Relisez l’identité et le périmètre avant «
Ajouter le contributeur ». La zone d’historique des invitations doit
ensuite permettre de vérifier les envois réellement effectués.
Figure P4 - L’onglet Contributeurs permet de préparer l’identité et
le périmètre d’intervention. Aucun contributeur ni envoi n’a été créé
dans l’essai.
Enregistrer et retrouver le brouillon
1. Cliquez sur « Enregistrer ». Revenez à la liste
avec « Retour aux audits ».
2. Retrouvez la fiche au moyen de la recherche et
des filtres de statut : Brouillon, Publié, En cours, Terminé ou
Archivé.
3. Rouvrez la fiche et contrôlez les chapitres et
questions. L’essai confirme après rechargement un brouillon avec 1
chapitre et 1 question, progression à 0 %.
Réutilisation. La commande « Transposer chez des
clients » est visible dans la fiche. Elle n’a pas été ouverte ni
exécutée : cette notice ne décrit pas de copie ou de synchronisation
interclients comme opération vérifiée.
Portée de l’essai. Structure, création et
persistance du brouillon ont été vérifiées. Publication, collecte auprès
de contributeurs, rapport, export, pièces jointes et actions n’ont pas
été testés dans ce brouillon.
5Audit NIS2
Accès : Audits & conformité > Audits
réglementaires > Audit NIS2. Le module associe qualification du
périmètre, questionnaire, vérification des preuves, préconisations et
rapport.
Précaution affichée. Le catalogue 1.1 du 9 octobre
2026 indique que le questionnaire n’est pas encore validé
réglementairement. Les taux sont présentés comme des indicateurs de
pilotage, sans certification ni attestation de conformité.
Créer une campagne
1. Cliquez sur « Nouvel audit ». Vérifiez ou
remplacez l’intitulé, puis choisissez le type d’audit.
2. Renseignez la période et l’échéance correspondant
au travail prévu. Dans l’exemple, la création a été faite sans
dates.
3. Cliquez sur « Créer et ouvrir ». Relisez le titre
du dossier avant de saisir les réponses.
Figure N1 - Formulaire de création d’un audit NIS2 avec intitulé,
type, période et échéance.
Comprendre les onglets
Accueil regroupe les indicateurs. Qualification sert à préparer la
décision d’applicabilité. Questionnaire contient les contrôles.
Préconisations et Rapport préparent les suites de l’audit. « Tous les
audits » revient à l’historique ; « Clôturer l’audit » est une commande
distincte.
Qualifier le périmètre avant de conclure
1. Ouvrez « Qualification ». Préparez l’effectif, le
chiffre d’affaires et le total de bilan, ainsi que les statuts et la
description des activités.
2. Répondez à QUA-01 sur les sous-secteurs et types
d’entités ; examinez QUA-02 pour les cas indépendants de la taille,
QUA-03 pour la nature publique et QUA-04 pour les exclusions
possibles.
3. Renseignez les éléments réellement connus. Les
choix « Aucun », « Autre » ou « À déterminer » doivent refléter le
dossier, sans forcer une conclusion.
4. Relisez la qualification proposée. Le parcours
annonce une validation par l’auditeur à la question PRO-08 après
complétude des éléments décisifs.
Figure N2 - La qualification est proposée à partir du cadrage. Tant
que les données décisives manquent, le résultat reste À confirmer.
Dans l’essai, la qualification n’a pas été validée et les objectifs 1
à 20 restent ouverts. La présence d’un choix de secteur dans le
questionnaire ne démontre pas, à elle seule, que l’entité entre dans le
champ réglementaire.
1. Dans « Questionnaire », recherchez une question
ou utilisez le filtre. Dépliez l’objectif concerné, par exemple «
Recensement des systèmes d’information ».
2. Lisez l’identifiant de l’exigence, son libellé,
la preuve attendue et l’éventuel marqueur « Exigence bloquante ».
3. Renseignez la réponse déclarée puis la «
Conclusion de l’auditeur ». Ces deux champs distinguent l’information
recueillie et le résultat de sa vérification.
4. Choisissez la nature de la preuve et ajoutez un
commentaire suffisamment précis pour permettre la revue du constat.
Figure N3 - Le contrôle REC-01-01 sépare réponse, conclusion de
l’auditeur, preuve et commentaire. Zoom sur le formulaire de
contrôle.
Option Preuve
Usage à documenter
Document déposé (drive)
Identifier la pièce de référence dans le Drive du client.
Lien vers un élément DPO SUITE
Identifier la fiche ou l’élément utilisé pour justifier le
constat.
Consultée sur place
Décrire la pièce consultée, la date et la personne ayant
vérifié.
Aucune preuve
Ne pas présenter la réponse comme démontrée.
Ces quatre options ont été ouvertes. Aucun dépôt, lien ni accès
effectif au Drive n’a été exécuté dans l’essai. La présence du menu ne
démontre donc pas un transfert ou une prise en compte documentaire.
Le questionnaire annonce un enregistrement automatique. Contrôlez la
persistance d’une réponse avant de considérer une campagne réelle comme
sauvegardée.
Lire les indicateurs et préparer les suites
L’accueil distingue taux vérifié, taux déclaré, maturité, exigences
bloquantes, avancement, demandes d’information, preuves et
préconisations P1. Examinez les contrôles qui fondent ces indicateurs
avant de comparer des campagnes.
Compteurs observés. L’accueil de l’essai affiche 281
questions tandis que l’onglet porte « Questionnaire (282) ». Ces nombres
n’ont pas été harmonisés dans la notice. Vérifiez le périmètre et les
filtres avant d’interpréter un dénominateur.
1. Après revue des réponses, ouvrez « Préconisations
». La commande « Proposer les préconisations » est annoncée comme
préparant des propositions modifiables, à valider puis à ajouter au plan
d’actions.
2. Ouvrez « Rapport ». « Rédiger le rapport » est
annoncé comme construisant un texte à partir des réponses et
préconisations, ensuite modifiable.
3. Relisez les constats, les preuves et les limites
avant toute clôture. Vérifiez le document réellement produit et ses
possibilités d’export lorsqu’ils sont disponibles.
Figure N4 - L’onglet Rapport présente une commande de rédaction et
explique les données utilisées. Aucun rapport n’a été généré dans
l’essai.
Résultat vérifié. Une campagne fictive a été créée
et retrouvée dans l’historique en cours. Aucune réponse métier,
qualification finale, préconisation, génération de rapport, export ou
clôture n’a été exécutée.
5 bisAudit Cyber Résilience
Ce chapitre explique la fonction d'après sa description par l'éditeur. Il n'est pas illustré par des captures : les libellés exacts des écrans sont à vérifier dans l'application.
À quoi sert l'audit et où le trouver
L'audit Cyber Résilience évalue la capacité réelle de l'organisme à tenir le choc d'une cyberattaque grave (rançongiciel, blocage de l'informatique, vol massif de données, panne majeure d'un hébergeur), à poursuivre ses activités essentielles en mode dégradé et à redémarrer vite. Il mesure l'écart entre ce qui est prévu sur le papier et ce qui fonctionne lors d'un sinistre.
Accès : dans la fiche du client, menu Audits & conformité > Audits réglementaires > Audit Cyber Résilience, juste sous l'audit NIS2.
L'organisme : statut au regard de NIS2 (entité essentielle, importante ou hors champ), organisation informatique (interne, prestataire, mixte), présence de données de santé, existence d'une assurance cyber.
Le mode de conduite : sur pièces, sur place, ou avec un exercice de crise réel.
Les scénarios d'attaque retenus, par exemple blocage total par rançongiciel, exfiltration de données, défaillance d'un sous-traitant clé.
Les prestataires et logiciels critiques (hébergeurs, éditeurs, infogérants), qui reçoivent des questions dédiées.
Au moins une activité essentielle doit être saisie pour que les notes globales soient calculées. Une activité essentielle est une mission sans laquelle l'organisme ne survit pas plus de quelques jours : paie, facturation, production, accueil du public, suivi des salariés pour un service de santé au travail. Pour chacune :
Le responsable métier.
L'interruption acceptée : combien d'heures l'activité peut s'arrêter sans danger critique (souvent appelée DMIA ou RTO).
La perte de données acceptée : combien d'heures de données peuvent être perdues, par exemple des sauvegardes de 4 ou de 24 heures (PDMA ou RPO).
La reprise démontrée : en combien d'heures l'équipe a réellement redémarré lors du dernier test.
L'autonomie en mode dégradé : combien de jours l'équipe peut travailler sans ordinateur (papier, téléphones, procédures d'urgence).
Répondre au questionnaire
Le questionnaire compte 78 questions réparties en 10 capacités (sauvegardes étanches, détection des alertes, gestion de crise, secours informatique, gestion des accès, notamment). Pour chaque question :
Choisissez le niveau de maturité, sur une échelle de 0 à 5.
Renseignez la preuve : date du dernier test réussi, nom du document de secours, par exemple.
L'auditeur ajuste le niveau selon la solidité des preuves.
L'enregistrement est automatique au fil de la saisie.
Partager les réponses avec NIS2
Selon l'éditeur, 73 questions se recoupent entre les deux audits :
En commençant par Cyber Résilience, « Proposer mes réponses à l'audit NIS2 » prépare les réponses correspondantes.
Si l'audit NIS2 est déjà rempli, « Reprendre les réponses de NIS2 » importe les réponses compatibles.
Aucune réponse n'est imposée : chaque reprise apparaît comme une suggestion, à accepter (bouton vert) ou à refuser (croix).
Lire les résultats
L'onglet Résultats synthétise le niveau réel :
Indice démontré sur 100 : calculé d'après les preuves et les tests réels.
Indice déclaré sur 100 : ce qui est affirmé dans les déclarations.
Écart de lucidité : la différence entre les deux.
Maturité par capacité : une barre par capacité, plafonnée dès qu'une mesure vitale manque (par exemple des sauvegardes non étanches).
Verdict par scénario : chaque attaque retenue est jugée Absorbée, Supportable ou Critique, avec le détail des maillons faibles.
Transformer les constats en actions
L'onglet Constats liste automatiquement les vulnérabilités majeures et les points de rupture, classés P1 (urgent), P2 (moyen), P3 (recommandation) ou action rapide. Le bouton « Ajouter au plan d'actions » envoie le constat dans le plan d'actions général du client, avec une échéance calculée selon son urgence.
Quand tout est complet et relu, cliquez sur « Finaliser l'audit ». L'audit passe au statut Figé : ses scores et ses réponses sont archivés de façon inaltérable et servent de point de comparaison pour les audits suivants.
Ce qu'il faut vérifier
À vérifier
6Audit HAS ESSMS (RGPD)
Accès : Audits & conformité > Audits
réglementaires > Audit HAS ESSMS (RGPD). Le parcours prépare le volet
données personnelles de l’évaluation d’un ESSMS.
Limite affichée. Le catalogue 1.1 du 9 octobre 2026
est une base fonctionnelle à valider par DPO FRANCE. Les cotations sont
des projections de préparation ; elles ne valent pas évaluation HAS.
Aucun niveau A à D n’est calculé.
Créer l’audit et définir le profil
1. Cliquez sur « Nouvel audit ». Renseignez «
Intitulé » et « Type d’audit », puis la date prévue de visite HAS et
l’échéance si elles sont connues. Choisissez « Créer et ouvrir ».
2. Ouvrez « Applicabilité et profil ». Renseignez le
type d’établissement, les dates de visite et d’évaluation précédente,
les éventuels changements de profil et le périmètre multi-ESSMS.
3. Complétez notamment le numéro FINESS, la
catégorie FINESS (CAT-02), les publics accompagnés (CAT-03), le statut
et le groupe. La catégorie et les publics déterminent les critères
applicables annoncés par l’écran.
4. Examinez le profil technique : dossier de
l’usager, hébergement, données de santé, messagerie et outils
numériques. Tant que le profil n’est pas connu, le module affiche tous
les critères à confirmer.
Figure H1 - Détail du type d’audit ENT-01 dans Applicabilité et
profil. Le commentaire permet de préciser le contexte du choix.
Le champ multi-ESSMS annonce une répétition des réponses par ESSMS et
une vue consolidée. Ce fonctionnement n’a pas été exécuté : vérifiez
séparément chaque établissement avant de consolider des résultats.
Résultat de création. « EXEMPLE NOTICE - HAS fictif
» a été ouvert sans dates. Il reste en cours ; aucun audit officiel n’a
été réalisé.
Répondre, coter et relier les preuves
1. Dans « Questionnaire », ouvrez la rubrique
pertinente : droits, consentement, confidentialité, partage, sécurité,
gouvernance RGPD ou préparation de visite, par exemple.
2. Lisez la question et ses renvois aux critères
HAS. Préparez la preuve dans le Drive du client avant de choisir une
réponse.
3. Renseignez la réponse déclarée, puis la «
Cotation retenue par l’auditeur ». Ajoutez la nature de preuve et le
commentaire justifiant votre appréciation.
Figure H2 - Le contrôle distingue la réponse déclarée, la cotation de
l’auditeur, la preuve et le commentaire. Les renvois aux critères aident
à retrouver le fondement de la question.
Choix affiché
Lecture dans ce questionnaire
4
Tout à fait en place
3
Plutôt en place
2
Plutôt pas en place
1
Pas du tout en place
Non concerné
À justifier ; l’écran indique que ce choix n’est pas admis pour un
critère impératif.
L’enregistrement automatique est annoncé par l’interface. La
persistance de réponses métier n’a pas été testée. Les questions sans
preuve vérifiée ne doivent pas être présentées comme démontrées.
Cotation projetée. L’écran annonce qu’une réponse 3
ou 4 sans preuve vérifiée est projetée à 2. Cette règle de préparation a
été lue, sans vérification indépendante du calcul ni validation HAS.
Lire la projection par critère
1. Ouvrez « Critères HAS ». Retrouvez le critère,
son libellé, son niveau, les cotations déclarée et vérifiée et les
questions liées.
2. Comparez les réponses qui alimentent le critère.
L’écran présente une moyenne des questions liées à deux décimales sans
arrondi et un impératif atteint seulement à 4.
3. Interprétez ces valeurs comme des repères de
préparation internes. Revenez aux éléments probants pour expliquer un
écart entre le déclaré et le vérifié.
Figure H3 - Détail des colonnes Niveau, Déclarée, Vérifiée et
Questions dans le tableau des critères. Ces valeurs sont des projections
de préparation.
Préparer les préconisations et le rapport
1. Dans « Préconisations », examinez le parcours de
proposition puis relisez les actions envisagées, leur priorité et leur
preuve attendue avant toute validation.
2. Dans « Rapport », préparez la rédaction à partir
des réponses vérifiées. Rappelez le périmètre RGPD et le caractère
préparatoire de la cotation.
3. Contrôlez les critères impératifs, les pièces
prêtes pour la visite et les points restant à documenter. Ne concluez
pas à partir du seul avancement.
Portée de l’essai. Les onglets et champs ont été
parcourus. Aucune réponse métier n’a été saisie ; les fonctions de
cotation, préconisation, rapport, export et clôture n’ont pas été
exécutées.
7Audit Recherche, EDS et SNDS
Accès : Audits & conformité > Audits
réglementaires > Audit Recherche / EDS / SNDS. Ce parcours examine le
cadre global de la recherche et les projets rattachés, avec un
questionnaire transversal.
Le catalogue 1.1 du 9 octobre 2026 précise que ses indicateurs ne
constituent ni une conformité CNIL ni une autorisation. Une formalité
proposée doit être examinée puis validée par le DPO.
Créer le cadre et ajouter un projet
1. Depuis « Nouvel audit », renseignez l’intitulé et
les éléments de campagne proposés, puis « Créer et ouvrir ». Dans
l’essai, une campagne fictive a été créée sans échéance.
2. Ouvrez « Périmètre et profil ». Précisez le
statut de l’EDS, les sources SNDS, les tiers, le nombre de projets et le
profil technique selon la situation réelle.
3. Ouvrez « Projets ». Saisissez « Nom du projet de
recherche », puis « Ajouter le projet ». Préparez une fiche par projet
réellement distinct.
4. Ouvrez la fiche ajoutée pour la qualifier.
L’exemple « EXEMPLE NOTICE - Projet de recherche fictif » apparaît « Non
qualifié ». La création de la fiche n’autorise aucun accès aux
données.
Figure R1 - La fiche projet associe état, qualification et
formalités. Le projet fictif ajouté est resté non qualifié.
À distinguer. Ce module audite l’organisation
EDS/SNDS et plusieurs projets. La rubrique « Recherches & MR »,
décrite plus loin, prépare une qualification MR et un dossier
documentaire par recherche.
Qualifier le projet et décider de la formalité
1. Renseignez l’état du projet et l’existence d’une
modification substantielle. Décrivez ensuite la nature de la recherche
(PRJ-01) et les sources utilisées (PRJ-02).
2. Examinez PRJ-03 sur le consentement au traitement
des données. Le questionnaire le distingue du consentement à participer
à la recherche : ne confondez pas ces deux informations.
3. Documentez les critères de l’étude interne,
l’intérêt public ou légitime et les traitements particuliers : NIR,
identifiants directs, recontact ou appariements, selon les champs
proposés.
4. Relisez la formalité proposée à PRJ-07 et sa
justification. Si vous retenez une autre formalité, renseignez le motif
demandé. Utilisez « Valider la formalité » seulement après revue humaine
et vérification du cadre applicable.
5. Poursuivez les contrôles sur l’accomplissement
des formalités, la conformité point par point à la MR et les autres avis
ou démarches nécessaires au projet.
Figure R2 - Détail des sources du projet et de la question de
consentement. La qualification suppose de vérifier les conditions, pas
seulement de choisir un intitulé de formalité.
Référentiels 2026. L’application mentionne MR 001 et
MR 003 mises à jour au 23 mai 2026. Cette date est cohérente avec la
publication de la CNIL. Vérifiez sur la source officielle le régime
applicable au projet et les dispositions transitoires ; la concordance
de date ne valide pas la grille logicielle.
1. Dans « Questionnaire », parcourez les thèmes EDS,
SNDS, information, pseudonymisation, tiers, sécurité, gouvernance et
EHDS. Les champs peuvent dépendre du profil déclaré.
2. Lisez le contrôle et la preuve attendue. Le
barème distingue un dispositif en place et démontré, partiel, absent,
inconnu et non applicable justifié.
3. Renseignez séparément réponse, conclusion de
l’auditeur, preuve et commentaire. Une politique générale ne suffit pas
à prouver une autorisation d’accès ou la réalisation d’un contrôle
technique.
Figure R3 - Exemple de contrôle SNDS. Les champs de preuve et de
conclusion servent à distinguer déclaration et vérification.
4. Conservez les pièces de référence dans le Drive
du client et vérifiez que les personnes chargées de la revue peuvent les
consulter. N’insérez pas de données de recherche nominatives pour
illustrer une réponse.
Préparer le rapport et les suites
Les onglets « Préconisations » et « Rapport » sont présents. Avant
toute rédaction ou validation, rapprochez le questionnaire transversal
de chaque projet, des formalités retenues, des points bloquants et des
preuves manquantes.
Portée de l’essai. Une campagne et un projet fictifs
ont été créés. Aucune formalité n’a été validée, aucune démarche CNIL
n’a été effectuée et aucun rapport, export, plan d’actions ou clôture
n’a été produit. L’enregistrement automatique affiché ne vaut pas
vérification de chaque saisie.
8Audit SPEC 2217 RGPD
Accès : Audits & conformité > Audits
réglementaires > Audit SPEC 2217 (RGPD). Cette rubrique traite
l’audit interne du volet protection des données des SPSTI et le suivi
documentaire des audits du certificateur.
Périmètre. Le catalogue affiché est daté du 10
octobre 2026. L’écran précise que l’audit interne ne délivre ni ne
prédit une certification SPEC 2217 et ne remplace pas l’audit de
l’organisme certificateur. Les renvois à la copie d’avril 2023 sont à
rapprocher de l’édition d’août 2023.
Créer et cadrer un audit interne
1. Cliquez sur « Nouvel audit interne ». Renseignez
l’intitulé et les dates obligatoires de début et de fin de l’audit
interne.
2. Complétez les dates de restitution et de
prochaine revue si elles sont arrêtées. Le parcours indique que la
prochaine revue crée une tâche ; vérifiez donc l’échéance avant de
l’enregistrer.
3. Précisez auditeur interne, DPO, responsables
interrogés, sites couverts, période auditée et référentiel.
4. Vérifiez « Niveau visé » et « Parcours ».
L’exemple présente Niveau 1 - Engagement et un parcours progressif 1,
puis 2, puis 3.
5. Cliquez sur « Créer et ouvrir », puis relisez «
Cadre et dates ». Distinguez les dates de réalisation de l’audit, la
période examinée et les échéances de suivi.
Figure S1 - Cadre et dates regroupe les informations de mission et
les échéances. Contrôlez les champs et le résumé avant utilisation.
Contrôle de date. Dans CLIENT TEST, les champs
13/10/2026 et 13/11/2026 sont devenus 12/10/2026 et 12/11/2026 dans le
résumé, alors que les champs sont restés au 13. La cause n’est pas
établie. Vérifiez la concordance dans votre dossier, sans généraliser ce
constat isolé.
Qualifier le service et examiner les reprises
1. Ouvrez « Qualification ». Précisez l’usage du
DMST, la télésanté ou vidéotransmission, la cellule PDP, les études ou
recherches et la situation d’un SPSTI récemment créé.
2. L’écran indique que les modules non applicables
sont masqués et non notés ; tant qu’une réponse manque, rien n’est
masqué. Vérifiez la qualification avant d’interpréter le nombre de
questions.
3. Ouvrez « Reprise des registres ». Pour chaque
proposition, examinez la source et la date, puis décidez de l’accepter,
la corriger ou l’écarter.
4. Choisissez ensuite vous-même la réponse et la
preuve appropriées. Le texte de l’écran précise qu’aucune proposition
n’est appliquée automatiquement.
Figure S2 - Détail des deux premières sources proposées dans Reprise
des registres avec les commandes Accepter, Corriger et Écarter. Aucune
proposition n’a été appliquée pendant l’essai.
Les sources affichées couvrent le registre des traitements, les
sous-traitants, les violations, les demandes de droits et les AIPD.
Leurs compteurs décrivent cette vue ; un rapprochement avec d’autres
modules doit être vérifié avant d’en tirer une conclusion.
Répondre et démontrer les contrôles
1. Dans « Questionnaire », utilisez la recherche et
les filtres, puis dépliez un thème. Les contrôles sont présentés selon
le niveau choisi.
2. Lisez le contrôle, la preuve attendue, les
références de travail, le niveau et la priorité. Par exemple, GOV-01
porte sur l’identification des responsables de traitement.
3. Choisissez la réponse puis renseignez le
commentaire de l’auditeur et la référence de la pièce. Lorsque la
question demande un document, utilisez le champ de référence ou de lien
proposé.
4. Ne retenez un « Oui » conforme qu’avec une preuve
vérifiée, conformément à l’avertissement affiché. Justifiez chaque
réponse « Non applicable ».
5. Utilisez des pièces expurgées ou fictives pour
les exemples. Ne joignez jamais de DMST nominatif dans ce parcours.
Figure S3 - Exemple de contrôle de gouvernance. La preuve, le
commentaire et les références complètent la réponse.
L’interface annonce un enregistrement automatique. L’accueil de
l’essai montre 66 questions applicables, toutes non évaluées, ainsi que
des indicateurs de contrôles démontrés, écarts et preuves manquantes.
Ces indicateurs ne sont pas un score de certification.
Préparer les constats et le rapport
1. Dans « Constats », la commande « Proposer les
constats » est annoncée comme exploitant 16 règles de contrôle et les
réponses non conformes, partielles ou sans preuve.
2. Relisez chaque proposition avant validation.
L’écran précise que les constats sont modifiables et qu’un constat
critique reste en tête.
3. Dans « Rapport », utilisez le parcours de
rédaction une fois les constats revus. Contrôlez le texte, les preuves
et les dates avant de diffuser ou clôturer le dossier.
Ces commandes ont été observées, sans génération de constats ni de
rapport. Aucun export ni clôture n’a été vérifié.
Suivre un audit du certificateur
1. Revenez à la page de la rubrique. Dans «
Certification par l’organisme certificateur », « Ajouter » ouvre une
fiche distincte de l’audit interne.
2. Renseignez seulement des informations établies :
type, organisme certificateur, auditeur, résultat, dates d’audit, date
d’obtention, niveau, échéance, rapport et notes.
3. Relisez les dates proposées. L’écran annonce des
rappels dans les tâches pour la date d’audit prévue et l’échéance du
certificat.
Figure S4 - Fiche de suivi d’un audit réalisé par l’organisme
certificateur. La saisie d’un résultat ne constitue pas une
certification délivrée par DPO SUITE.
Le formulaire a été ouvert puis annulé. Aucun certificat, résultat
favorable ou rappel n’a été créé. L’audit interne fictif reste en
cours.
1. Ouvrez la rubrique et lisez le message d’état.
Dans CLIENT TEST, le catalogue n’est pas installé : aucun questionnaire
d’audit n’est accessible.
2. Identifiez la version demandée. L’écran présente
le catalogue 1.3 du 10 octobre 2026 : 139 questions, dont 96 notées et
21 bloquantes ; il annonce aussi 33 questions répétées par système et 7
par outil génératif.
3. Faites examiner ce prérequis par un
administrateur habilité. L’interface réserve l’installation au
superadministrateur. La commande « Installer le catalogue 1.3 » n’a pas
été utilisée dans l’essai.
Figure I1 - Détail du message d’entrée : le questionnaire IA Act
n’est pas encore installé.
Préparer le dossier avant la mise à disposition
Vous pouvez préparer hors questionnaire le périmètre des systèmes et
outils d’IA, leurs usages, responsables et fournisseurs, ainsi que les
documents utiles dans le Drive du client. Cette préparation est une
méthode de travail, pas une fonction vérifiée de cet écran.
La version du catalogue, son contenu et l’applicabilité au client
devront être revus avant utilisation. Les nombres affichés décrivent un
catalogue annoncé ; ils ne prouvent ni son installation ni sa validation
réglementaire.
Limite de couverture
Aucun questionnaire, champ de preuve, barème détaillé, rapport,
export ou circuit de validation n’a pu être observé derrière ce
prérequis. La notice s’arrête donc à l’écran réellement accessible ;
elle ne décrit pas de parcours hypothétique.
10Audit DORA
Accès : Audits & conformité > Audits
réglementaires > Audit DORA. L’entrée propose une évaluation de
soumission au règlement, avec une préqualification en quatre questions
et un audit complet de 120 questions.
Parcourir la préqualification
1. Depuis l’accueil, choisissez la préqualification
recommandée. Examinez les questions à partir de documents décrivant
l’activité et le statut de l’entité.
2. Répondez explicitement à la question sur l’entité
financière réglementée, puis à celles sur l’établissement ou les
services dans l’Union européenne, la licence financière européenne et la
situation de microentreprise.
3. Utilisez les commandes de progression après
chaque réponse. Si une option semble cochée alors que le bouton reste
désactivé, vérifiez votre sélection ; l’aspect graphique seul ne prouve
pas l’enregistrement de la réponse.
Figure D1 - Première question de préqualification DORA. Le choix
attendu porte sur le statut de l’entité.
Dans l’essai, des réponses fictives ont permis d’atteindre la
quatrième question. Celle-ci n’a pas été validée et « Terminer » n’a pas
été utilisé. Aucune conclusion sur la soumission réelle de CLIENT TEST à
DORA n’en découle.
Le retour au module a rouvert l’entrée du parcours. La persistance
des réponses de préqualification n’a pas été vérifiée.
Ouvrir le questionnaire complet
1. Revenez à l’entrée et choisissez l’audit complet.
Repérez les cinq sections et la progression de réponse.
2. Choisissez une section dans les onglets. Lisez
chaque question avant de sélectionner « Oui » ou « Non ». Si les faits
ne sont pas établis, vérifiez-les dans le dossier de travail avant de
répondre.
3. Utilisez « Section précédente » et « Section
suivante » pour parcourir la grille. Les 120 questions ont été
examinées, sans saisie de réponse dans l’audit complet.
Figure D2 - L’audit complet présente cinq sections et des réponses
Oui / Non. La progression est liée aux réponses, pas à une
attestation.
Section affichée
Questions
Risques TIC et numérisation
Q1 à Q15 - 15 questions
Initiatives réglementaires UE
Q16 à Q55 - 40 questions
Harmonisation légale
Q56 à Q80 - 25 questions
Liens avec NIS2
Q81 à Q100 - 20 questions
Exigences opérationnelles
Q101 à Q120 - 20 questions
Les sections portent des renvois aux considérants 1 à 25. La présence
de ces renvois et d’une grille de 120 questions ne démontre pas une
couverture exhaustive des obligations applicables.
Conserver une justification exploitable
1. Pour chaque réponse, gardez dans le dossier de
travail la question, le fait constaté et la référence de preuve dans le
Drive du client.
2. Distinguez les documents qui décrivent une
organisation des preuves de réalisation : exercice, test, journal de
contrôle, revue ou décision, selon la question.
3. En fin de questionnaire, contrôlez les réponses
et les sujets nécessitant une revue spécialisée avant de retenir une
conclusion.
Figure D3 - Les dernières questions concernent notamment les
prestataires TIC. « Section suivante » est désactivé après la dernière
section.
Ce qui reste à vérifier avant usage opérationnel
Dans les vues parcourues, aucun champ de commentaire ou de preuve,
liaison Drive, rapport, export, action ou validation finale n’a été
confirmé. Cela décrit la portée de l’observation, pas l’absence générale
de ces fonctions dans DPO SUITE.
N’assimilez ni un questionnaire parcouru ni un taux de réponses à un
diagnostic réglementaire validé. Le résultat final et le circuit de
restitution devront être vérifiés séparément avant utilisation.
11Méthodologies de référence en santé
Accès : Audits & conformité > Santé -
Méthodologies de référence & INS > Recherches & MR. La page
porte le titre « Méthodologies de référence ».
Avertissement affiché. Les 180 questions constituent
une grille interne à valider juridiquement, et non une reproduction
certifiée des grilles ODT de la CNIL. Toute qualification ou décision
demeure soumise à validation humaine.
Choisir le référentiel et qualifier la recherche
1. Ouvrez « Référentiels ». MR 001 et MR 003
apparaissent en version 2026, référentiel du 23 mai 2026, avec audit
disponible. MR 002, 004, 005, 006, 007, 008 et ESND sont présentés en
qualification uniquement, avec grille complète à valider.
Figure M1 - Exemple de la fiche MR 001 en version 2026. Le statut
Audit disponible est distinct d’une validation juridique de la
grille.
2. Cliquez sur « Nouvelle recherche ». Renseignez le
nom, le traitement lié s’il existe dans la liste et la date du premier
traitement.
3. Examinez les critères de qualification :
recherche en santé, consentement sectoriel, NIR, appariement réglementé,
risque résiduel élevé, responsables conjoints, contrôle qualité à
distance et information électronique.
4. Relisez la proposition obtenue. Dans l’exemple,
les deux premières cases ont conduit à « MR 001 proposée ». Cette
proposition reste à confirmer par une personne compétente.
La date du 23 mai 2026 est cohérente avec la publication CNIL sur
l’actualisation de MR 001 et MR 003. Les conditions et mesures
transitoires doivent être vérifiées pour la recherche considérée.
Examiner les conditions avant de créer le dossier
Figure M2 - Détail du formulaire de qualification. Les cases
orientent une proposition qui doit être relue ; elles ne déposent pas de
demande auprès de la CNIL.
1. Vérifiez que les réponses correspondent au
protocole et aux flux de données prévus. Laissez les points incertains à
la revue plutôt que de chercher à obtenir une MR donnée.
2. Après création, contrôlez le nom, la proposition,
le traitement lié et le statut. La recherche fictive de l’essai est
apparue en collecte, « À contrôler ». Aucune qualification juridique
finale n’a été validée.
3. Démarrez l’audit depuis la recherche. Vérifiez la
MR et la version affichée comme figée pour cet audit avant de commencer
les réponses.
Répondre aux contrôles et documenter les preuves
1. Parcourez les cinq volets : Réponses, Sécurité,
Contrôle qualité, Pilotage et Professionnels. Les nombres visibles
dépendent du profil ; ils ne se confondent pas avec les 180 questions du
catalogue global.
2. Lisez le contrôle, les « Preuves attendues » et
la « Référence ». Examinez les pièces correspondantes dans le Drive du
client.
3. Renseignez « Réponse officielle » et le
commentaire. Ce libellé est celui du champ dans l’application ; il
n’indique pas une réponse approuvée par la CNIL.
Figure M3 - Un contrôle MR associe réponse, commentaire, preuves
attendues et référence. Le contenu documentaire doit être vérifié avant
validation.
Choix du menu
Usage prudent
Non évalué
Le contrôle n’a pas encore été examiné.
Vrai / Faux
La condition est établie ou non établie au regard des éléments
vérifiés.
Non applicable / Hors champ
Justifier l’exclusion selon la recherche et le référentiel.
en_attente_preuve
Le menu permet de signaler qu’une preuve reste attendue.
4. Utilisez « Enregistrer » pour la saisie, puis
vérifiez sa reprise. Les commandes « Valider » et « Figer » sont
distinctes : examinez leur effet avant de les utiliser sur un dossier
réel.
La progression affichée est une complétude documentaire. Dans
l’essai, aucune réponse n’a été saisie et aucune validation ni opération
de gel n’a été exécutée. Un dépôt de preuve n’a pas été vérifié ;
référencez les pièces Drive dans le commentaire si nécessaire.
Tenir le dossier des déclarations
1. Ouvrez « Déclarations & dossier CNIL », puis
« Nouvelle déclaration ». Le suivi est annoncé par responsable de
traitement et par version, avec date, accusé et preuve.
2. Sélectionnez la recherche et renseignez
responsable de traitement, MR, version, date de déclaration, référence
de l’accusé, référence ou emplacement de preuve et notes.
Figure M4 - Enregistrer une déclaration ici consiste à en documenter
la trace. Ce formulaire ne démontre pas un envoi à la CNIL.
3. Avant « Enregistrer », rapprochez les champs de
la déclaration et de l’accusé réellement obtenus. Dans l’essai, ce
formulaire a été annulé ; aucune déclaration n’a été créée ni
transmise.
La commande « Dossier CNIL » annonce un dossier réunissant
qualification, déclarations, contrôles et écarts, avec « Non renseigné »
pour les informations absentes. L’export n’a pas été déclenché ; son
contenu effectif n’est pas vérifié.
Retrouver l’historique et entretenir la grille
1. Ouvrez « Dossiers antérieurs » pour rechercher
les travaux existants. La conservation de la date d’adhésion initiale et
l’historique des versions sont annoncés ; aucun dossier antérieur
n’était présent dans l’essai.
2. Dans « Questions (180) », utilisez la recherche,
le volet et la criticité pour retrouver un contrôle. Les commandes «
Modifier », « Dupliquer », « Désactiver » et « Ajouter » sont
visibles.
3. Avant de modifier une grille, organisez une revue
juridique et une gestion de version. Ces commandes de maintenance n’ont
pas été utilisées dans l’essai.
Figure M5 - Détail des commandes de maintenance du catalogue et des
actions de ligne. Aucune modification de la grille n’a été
effectuée.
Distinguer suivi interne et formalité accomplie
Une fiche enregistrée, une réponse complète, un audit figé ou un
dossier exporté ne prouvent pas, isolément, qu’une formalité
réglementaire a été accomplie. Conservez les justificatifs provenant de
la démarche réelle et vérifiez qu’ils correspondent au responsable, à la
version et au périmètre.
La fonction d’export Excel était désactivée lorsque la liste
concernée était vide. Aucun export, envoi CNIL, validation finale ou gel
n’a été réalisé.
12Homologation INS
Accès : Audits & conformité > Santé -
Méthodologies de référence & INS > Homologation INS. La rubrique
présente un tableau de suivi et un assistant d’auto-homologation en sept
étapes.
Lire le suivi avant de reprendre un dossier
1. Examinez les homologations existantes, le
logiciel, le statut, les dates, la progression et les alertes. Ne
déduisez pas la validité du seul badge vert ou du pourcentage.
2. Utilisez « Voir détails » pour ouvrir un dossier.
L’entrée « Nouvelle auto-homologation » est également présente ; elle
n’a pas été utilisée dans l’essai.
Figure INS1 - La fiche préexistante affiche Homologué et une
expiration. Le statut seul ne suffit pas à apprécier la validité.
Les fiches DPI Principal et GAP étaient déjà présentes avant l’essai.
Leur contenu n’a pas été créé ni validé dans cette session. La fiche DPI
Principal indiquait une validité au 14 août 2024, déjà expirée.
Commencer par l’état des lieux
1. Dans le dossier ouvert, vérifiez le nom et le
logiciel concerné. Le premier écran annonce l’inventaire des logiciels
utilisant l’INS, les appels INSi, l’architecture et les certificats.
2. Rassemblez les éléments techniques et
organisationnels dans le Drive du client avant de documenter la
décision. Faites intervenir les responsables compétents pour vérifier
leur exactitude.
L’ouverture de « Voir détails » sur GAP a affiché un assistant à 14 %
avec des champs initiaux vides. Aucun champ n’a été renseigné et aucun
enregistrement n’a été demandé.
Parcourir les sept étapes
Étape affichée
Travail annoncé par l’écran
1. État des lieux technique
Nom, logiciel, inventaire, appels INSi, architecture et
certificats.
2. Traitements concernés
Traitements, identification des intervenants et habilitations.
3. Analyse des risques
Risques liés aux certificats, aux accès, aux traces et aux usages
non habilités ; mesures de maîtrise.
4. Supervision
Alertes, mauvais usages et échecs de connexion.
5. Incidents et violations
Procédures et traitement des événements.
6. Commission
Participants, dossier présenté et procès-verbal.
7. Finalisation
Registre, rappels, tableau de bord et archivage annoncés.
1. Utilisez « Suivant » et « Précédent » pour lire
chaque étape. Préparez les documents attendus et les décisions
nécessaires au dossier réel.
2. Vérifiez les références et délais applicables
dans les sources officielles. Un délai mentionné dans une liste
descriptive ne suffit pas à établir la règle applicable à votre
situation.
3. Avant toute finalisation, assurez-vous que les
pièces existent, qu’elles ont été revues et qu’une décision habilitée a
été prise. Conservez la trace de cette décision.
Portée des écrans observés. Les étapes 2 à 7
présentent essentiellement des listes descriptives. Leur consultation ne
démontre pas que les contrôles, documents ou automatismes annoncés ont
été réalisés.
Interpréter correctement la fin du parcours
Figure INS2 - L’assistant atteint 100 % après navigation jusqu’à
l’étape 7. Les commandes de finalisation et de sauvegarde n’ont pas été
utilisées.
Dans l’essai, « Suivant » a permis d’atteindre l’étape 7 sans
réponse. Le 100 % et le message de préparation à la finalisation
décrivent donc la navigation de cet assistant ; ils ne prouvent pas une
homologation ni une conformité INS.
1. Avant « Terminer » ou « Sauvegarder », contrôlez
le dossier, les pièces, les habilitations et la décision attendue.
Vérifiez ensuite les documents et traces effectivement produits, si ces
commandes sont utilisées dans votre environnement.
2. Comparez la fiche de suivi et les dates après
toute opération autorisée. Un rappel ou un archivage annoncé doit être
vérifié dans le résultat obtenu.
Aucun enregistrement, document généré, téléchargement, décision
d’homologation ou changement de sécurité n’a été effectué. La session ne
permet pas de confirmer les automatismes de finalisation annoncés.
13Valider le rapport et organiser le suivi
La saisie et le calcul d’un résultat constituent des étapes de
travail. La conclusion doit être relue au regard du périmètre, des
preuves et des réponses effectivement prises en compte.
Relire les réponses et les cotations
1. Repérez les questions sans réponse, les
justificatifs manquants et les éléments hors périmètre. Ne transformez
pas automatiquement une absence d’information en conformité ou en
non-conformité.
2. Vérifiez la signification des choix de réponse et
de l’échelle de cotation affichée. Ne transposez pas un barème d’une
rubrique à une autre.
3. Contrôlez les éventuelles exclusions ou réponses
non applicables et conservez leur justification.
4. Rapprochez les commentaires des preuves. Corrigez
les formulations trop affirmatives lorsqu’elles dépassent ce que la
pièce démontre.
5. Relisez tout texte proposé automatiquement.
Confirmez les citations, les noms, les dates, les montants, les versions
et les recommandations avant de le reprendre dans un rapport.
Préparer une conclusion exploitable
1. Rappelez le client, la structure, le périmètre,
la période et le référentiel utilisés.
2. Séparez les constats établis, les points à
confirmer et les décisions prises. Expliquez les écarts importants
plutôt que de présenter uniquement un score.
3. Faites valider les conclusions par la personne
responsable. La relecture humaine porte aussi sur les conclusions d’une
analyse automatisée.
4. Si un export est disponible, contrôlez le fichier
obtenu : ouverture, périmètre, réponses, pièces référencées, pagination
et absence de données d’un autre client.
5. Conservez la version validée du rapport dans le
dossier Drive du client avec les preuves utiles à sa compréhension.
Organiser les actions
Pour chaque écart retenu, définissez une action compréhensible, un
responsable, une échéance et la preuve attendue de sa réalisation.
Distinguez la décision de lancer une action de la vérification de son
efficacité.
Une action ne devrait être considérée comme terminée qu’après
contrôle de la réalisation et de la preuve. Les commandes de création ou
de liaison d’actions propres à chaque rubrique sont décrites
lorsqu’elles ont été observées.
14Contrôles avant clôture
Cette liste sert à la revue finale du dossier. Elle ne remplace pas
les exigences particulières du référentiel choisi.
Contrôle
Critère de fin
Contexte
Le bon client et la bonne structure sont identifiés dans le dossier
et le rapport.
Périmètre
Les activités, sites, projets et dates couverts sont
explicites.
Référentiel
La version et l’applicabilité sont vérifiées.
Questionnaire
Les réponses manquantes et les exclusions sont repérées et
expliquées.
Preuves
Les pièces Drive sont accessibles, pertinentes et reliées aux
constats.
Cotation
Le barème et les éventuelles limites de calcul sont compris.
Validation
Les conclusions ont été relues et arbitrées par une personne
compétente.
Rapport
Le fichier ou la version retenue a été contrôlé et conservé.
Actions
Chaque écart traité a une suite, un responsable, une échéance et une
preuve attendue.
Réexamen
La date ou le motif de la prochaine revue est défini.
En cas de résultat inattendu
1. Vérifiez le client, la structure, la campagne,
les filtres, le référentiel et les documents sélectionnés.
2. Revenez au dossier puis relisez le résultat, sans
multiplier les créations ni les relances identiques.
3. Conservez le contexte précis : date, parcours,
texte du message et capture utile. Évitez d’inclure des données
sensibles dans un signalement.
4. Faites examiner le cas avant d’utiliser le
résultat pour une conclusion ou un rapport. Un essai isolé sur CLIENT
TEST ne démontre pas un défaut généralisé.
15Sources et vocabulaire
Les ressources ci-dessous permettent de vérifier le cadre et la
version d’un référentiel. Elles ont été consultées le 13 octobre 2026.
Les fonctionnalités de DPO SUITE sont décrites dans les chapitres
précédents ; ces ressources externes ne prouvent pas leur mise en œuvre
dans l’application.
EDS : entrepôt de données de santé.
SNDS : Système national des données de santé.
ESSMS : établissements et services sociaux et
médico-sociaux. SPSTI : services de prévention et de
santé au travail interentreprises.
MR : méthodologie de référence de la CNIL.
INS : identité nationale de santé.
DORA : cadre européen de résilience opérationnelle
numérique du secteur financier.
Preuve : pièce ou observation qui permet de soutenir
un constat. Constat : résultat de l’examen d’une
situation précise. Cotation : traduction du constat
selon l’échelle du questionnaire. Validation : revue
humaine des éléments et des conclusions.
16Auditer les sous-traitants par questionnaire
Ce chapitre explique la fonction d'après sa description par l'éditeur. Il n'est pas illustré par des captures : les libellés exacts des écrans sont à vérifier dans l'application.
Pourquoi interroger ses prestataires
DPO SUITE permet d'envoyer des questionnaires ciblés aux prestataires, qui y répondent sur un portail dédié. Les réponses sont ensuite validées par le DPO.
Envoyer un questionnaire ciblé
Choisissez le prestataire concerné et adaptez les questions à la nature de la prestation : hébergement, logiciel, maintenance, prestation de paie, par exemple. Un prestataire qui héberge des données de santé n'appelle pas les mêmes questions qu'un prestataire de messagerie.
Recueillir les réponses sur le portail
Le prestataire répond sur un portail de réponse dédié. Il n'a donc pas besoin d'accéder aux registres du client dans DPO SUITE.
Valider les réponses
Les réponses du prestataire sont soumises à la validation du DPO. Rapprochez chaque réponse des pièces fournies : certification, politique de sécurité, localisation des données, liste des sous-traitants ultérieurs.
Ce qu'il faut vérifier
À vérifier
17Comprendre le cadre d'un audit DORA
Ce chapitre explique la fonction d'après sa description par l'éditeur. Il n'est pas illustré par des captures : les libellés exacts des écrans sont à vérifier dans l'application.
Déterminer le régime applicable
Selon l'éditeur, la préqualification guidée sert à déterminer si l'organisme ou ses prestataires entrent dans le champ de DORA, et sous quel régime : entité financière, ou prestataire tiers critique de services TIC.
Les cinq piliers du règlement
L'éditeur présente la grille comme une évaluation des cinq piliers de DORA :
gestion des risques liés aux technologies de l'information et de la communication (TIC) ;
gestion, classification et notification des incidents majeurs liés aux TIC ;
tests de résilience opérationnelle numérique, dont les tests de pénétration fondés sur la menace (TLPT), réservés à certaines entités désignées par les autorités compétentes ;
gestion des risques liés aux prestataires tiers de services TIC, notamment les clauses contractuelles exigées ;
dispositifs d'échange d'informations et de renseignements sur les cybermenaces.
Relier DORA à la protection des données
Un incident TIC majeur peut aussi constituer une violation de données personnelles. Un prestataire TIC est souvent aussi un sous-traitant au sens du RGPD.
Score de maturité et plan d'action
L'éditeur annonce un calcul automatique du niveau de conformité DORA et l'export d'un plan d'action d'adaptation. Ces fonctions n'ont pas été confirmées dans les vues parcourues par la notice.
Ce qu'il faut vérifier
À vérifier
18Comprendre le cadre de l'INS et de l'identitovigilance
Ce chapitre explique la fonction d'après sa description par l'éditeur. Il n'est pas illustré par des captures : les libellés exacts des écrans sont à vérifier dans l'application.
L'obligation et les textes de référence
Depuis le 1er janvier 2021, les données de santé sont référencées avec l'INS (article L. 1111-8-1 du code de la santé publique). Le référentiel INS a été approuvé par l'arrêté du 24 mai 2021. Les règles d'identitovigilance communes sont fixées par le RNIV, opposable, qui comporte un socle commun et des volets spécifiques, dont un volet médico-social.
L'identité INS se compose du matricule INS (le NIR ou le NIA de la personne, accompagné d'un OID qui identifie l'autorité d'attribution) et de cinq traits d'identité issus des bases nationales de référence.
Récupérer, vérifier et qualifier l'identité
Le téléservice INSi sert à récupérer l'identité INS d'une personne ou à vérifier une identité déjà enregistrée. La méthode à privilégier est la lecture de la carte Vitale, sans saisie. La recherche par traits d'identité est une méthode complémentaire.
La qualification de l'identité se fait en trois temps :
contrôle d'un document d'identité à haut niveau de confiance (carte d'identité, passeport, titre de séjour ; pour un mineur, livret de famille ou extrait d'acte de naissance) ou d'un moyen d'identification électronique eIDAS de niveau substantiel ;
recherche dans les bases de l'organisme, puis appel au téléservice INSi ;
contrôle de cohérence entre le document, l'identité enregistrée et le retour du téléservice.
Une identité peut avoir quatre statuts : provisoire, récupérée, validée, qualifiée. Seule l'identité qualifiée permet d'échanger et de partager des données de santé. Des attributs permettent de signaler une identité homonyme, douteuse ou fictive.
Faire l'état des lieux avec les outils de l'ANS
L'ANS met à disposition des structures médico-sociales plusieurs supports. Chacun répond à un besoin précis :
Questionnaire d'autoévaluation (versions EHPAD, établissements et services sociaux et médico-sociaux accueillant des personnes handicapées, PMI) : il sert à dresser l'état des lieux de l'organisation, de l'identitovigilance et du système d'information, et fournit un plan d'action personnalisé. Il évite de lancer le déploiement sans connaître ses écarts.
Référentiel national d'identitovigilance (RNIV) : il fixe le niveau minimal de sécurité que toutes les parties prenantes doivent appliquer. Il sert de base à la procédure interne et aux contrôles.
Check-list des actions à mener : elle donne une vue synthétique des actions du déploiement. Elle aide à n'oublier aucune étape et à suivre l'avancement.
Guide d'accompagnement à la mise en œuvre de l'INS : il détaille les actions à mettre en place et partage le retour d'expérience des premières structures. Il évite de reproduire les difficultés déjà rencontrées.
Fiches pratiques du 3RIV (réseau des référents régionaux d'identitovigilance) : elles aident à intégrer les exigences d'identitovigilance et de l'INS dans les pratiques quotidiennes. Elles traduisent les règles en gestes concrets pour les équipes.
Sécuriser l'accès à INSi et mener l'auto-homologation
L'accès au téléservice INSi suppose une identification électronique, par carte CPx nominative ou par certificat logiciel. L'ANS publie une procédure de commande de ces moyens.
Selon l'ANS, l'auto-homologation est une procédure interne obligatoire lorsque l'identification électronique au téléservice INSi est réalisée via un certificat logiciel. La structure la mène et prend elle-même la décision, qu'elle conserve en interne. La page de l'ANS rattache cette obligation au certificat logiciel ; pour les cartes CPx nominatives, elle renvoie à la procédure de commande.
La fiche d'homologation que produit l'outil sert à documenter cette décision et les éléments examinés.
Deux contrôles complètent la démarche : vérifier que l'éditeur du logiciel est autorisé par le CNDA ou référencé dans le cadre du Ségur, et réaliser les scénarios de tests métier proposés par l'ANS.
Informer les usagers et traiter les écarts d'identité
L'ANS propose un kit de communication pour informer et sensibiliser les usagers à l'arrivée de l'INS.
En cas d'écart entre l'identité retournée par le téléservice INSi et celle de la pièce d'identité, l'ANS renvoie à deux documents : le dépliant de l'INSEE, qui détaille la démarche à mener par l'usager auprès de l'INSEE lorsque l'écart provient des bases de l'état civil, et la fiche pratique du 3RIV sur la conduite à tenir en cas d'incohérences.
Ce qu'il faut vérifier
À vérifier
Source : ANS, Référentiel INS, page professionnel du médico-social : https://esante.gouv.fr/offres-services/referentiel-ins/professionnel-du-medico-social
Cette notice accompagne la préparation, la rédaction et la
vérification des documents dans les cinq rubriques Documents et rapports
de DPO SUITE. Elle aide à choisir le bon parcours, à contrôler les
données utilisées et à conserver une version validée des livrables.
Guide de travail pour Laurent de Cavel
Version du 13 octobre 2026
Les documents probants sont conservés dans le Drive du client. Le
contenu d’un rapport ou d’une procédure doit être rapproché de ces
preuves avant validation.
Les captures et essais illustrent CLIENT TEST. Ils ne permettent pas
de conclure au comportement de toutes les structures ni à celui de votre
environnement de production.
Un rapport généré, une attestation ou un certificat ne suffisent pas
à établir la conformité réglementaire d’un organisme. Les conclusions et
la diffusion restent soumises à une validation humaine.
1Choisir la rubrique adaptée
Ouvrez le client concerné, puis le menu « Documents & rapports ».
Le menu présente cinq parcours. Leur destination et leurs modes de
préparation diffèrent.
Rubrique
À utiliser pour
Point de vigilance
Instant rapport
Composer rapidement un bilan d’activité chiffré sur une
période.
Contrôler les dates, la comparaison et la signification des
indicateurs.
Procédures RGPD
Préparer et organiser une procédure, depuis un modèle, un texte
vierge ou un fichier.
Vérifier les clients ciblés, l’activation et la validation
demandée.
Rapports DPO
Rédiger un rapport structuré en chapitres, avec des modèles et un
assistant IA proposé.
Choisir les sources et relire chaque chapitre avant export.
Rapport annuel CNIL
Suivre une campagne annuelle en 37 points et six parties.
Un contenu enregistré reste distinct d’un point validé.
Attestations & certificats
Consulter les attestations disponibles pour le client.
L’état vide observé ne permet pas de documenter une délivrance.
Vérifier le contexte avant de travailler
Le client affiché doit être celui du document. Dans l’essai,
certaines adresses du navigateur conservaient le nom d’une autre
rubrique après navigation. Si un rechargement ouvre un écran inattendu,
revenez par le menu et vérifiez le titre de la page et le client.
Les captures sont des vues réelles de CLIENT TEST, parfois recadrées
pour rendre les commandes lisibles. Une commande visible n’est pas la
preuve que son résultat a été obtenu. Les paragraphes « Portée de
l’essai » précisent les opérations réellement vérifiées.
2Préparer les données et les preuves
Avant de rédiger, définissez le document attendu et préparez ses
sources. Cette préparation s’applique aux rapports comme aux
procédures.
Organiser les références dans le Drive du client
Privilégiez une référence vers la pièce faisant autorité : titre,
version, date et section utile. Une procédure écrite ne démontre pas à
elle seule son application ; une action annoncée comme terminée doit
être rapprochée d’une preuve de réalisation.
La présence d’un document dans Drive ne prouve pas qu’une fonction de
DPO SUITE l’a lu. L’import de fichiers, la sélection de sources pour
l’IA et la référence à une pièce dans un texte sont trois opérations
différentes. Vérifiez chacune lorsqu’elle est nécessaire.
Préparer une rédaction vérifiable
• Séparer les faits établis, les données manquantes, les analyses et
les décisions.
• Indiquer la période et la source d’un chiffre ; éviter de mélanger
un stock actuel et une activité de la période.
• Limiter les données personnelles au nécessaire et retirer les
détails inutiles pour le destinataire.
• Conserver la trace des corrections, des réserves et de la
validation humaine.
3Instant rapport
Accès : Documents & rapports > Instant rapport. Le parcours
comporte trois étapes : « Période », « Personnaliser » et « Exporter ».
L’écran annonce un enregistrement automatique du brouillon et affiche un
aperçu du rapport.
Choisir la période et le modèle
Figure I1 - Réglages de période et comparaison. Extrait du panneau de
gauche, avant le choix du modèle.
Exemple observé lors de la première consultation. Le rapport porte
sur le 1er au 30 septembre 2026 et se compare au 2 au 31 août 2026. La
comparaison affichée ne correspond donc pas à tout le mois civil d’août.
Contrôlez ces bornes avant d’interpréter une évolution.
Lors d’une reprise ultérieure, l’aperçu indiquait « Les chiffres ne
sont pas disponibles pour cette structure ». Il faut vérifier les
données avant de réutiliser un résultat antérieur.
Choisir un modèle ne valide ni les données ni la conclusion. Le
brouillon de démonstration a été personnalisé sans modifier les chiffres
ni les dates de départ. La persistance après un rechargement dédié n’a
pas été vérifiée pour ce brouillon Instant rapport.
Personnaliser le contenu du bilan
Figure I2 - Extraits des panneaux de personnalisation : blocs
activables à gauche, textes de synthèse à droite. La démonstration ne
contient aucune conclusion sur un client réel.
Les dix blocs proposés sont Traitements, Demandes de droits,
Incidents, AIPD, Actions correctives, Non-conformités, Sous-traitants,
Documentation, Activité DPO et Tâches.
Portée de l’essai. Le titre et l’introduction fictifs ont été saisis
et sont apparus dans l’aperçu. Le réordonnancement, la modification des
compteurs et le figement n’ont pas été exécutés.
Lire les indicateurs et préparer la sortie
Les huit dimensions sont Présence et disponibilité, Accompagnement
opérationnel, Production documentaire, Droits des personnes, Gestion des
incidents, Sensibilisation, Relation institutionnelle et Pilotage
stratégique.
Affichage
Lecture prudente
0
Une valeur nulle est affichée pour le compteur et la période.
Vérifiez que les données nécessaires sont bien enregistrées.
Non mesuré
L’indicateur n’est pas mesuré dans cet aperçu. Ne le remplacez pas
par zéro.
Données indisponibles
La donnée n’est pas disponible dans le résultat affiché. N’en
déduisez pas l’absence d’activité.
Figure I3 - Commandes d’export et première zone de correction
chiffrée.
Portée de l’essai. PDF et Page web ont été actionnés, sans fichier
récupéré et vérifié. Impression, PowerPoint et figement ne sont pas
testés. Ce constat ne démontre pas une panne générale des exports. Les
chiffres d’activité affichés ne constituent pas une preuve de
conformité.
4Procédures RGPD
Accès : Documents & rapports > Procédures RGPD. La liste
distingue les procédures activées pour le client, les modèles de départ
et les fichiers importés.
Figure P1 - Entrée du choix de modèle et commande de création vierge.
Les modèles doivent être adaptés au client avant utilisation.
Choisir un modèle sans le confondre avec une preuve
La sélection affiche 21 modèles et propose la recherche ainsi que les
catégories Procédures générales, Droits RGPD, Incidents de sécurité,
Audit et contrôle et Formation. Le catalogue couvre notamment les
droits, les incidents, les habilitations, la conservation documentaire
et la sensibilisation.
Un modèle est une base rédactionnelle. Vérifiez les responsabilités,
délais, outils et canaux réellement utilisés. Sa disponibilité n’établit
pas que le client applique déjà la procédure.
Portée de l’essai. La liste de CLIENT TEST était vide. Les écrans de
choix et l’éditeur vierge ont été ouverts ; aucune procédure n’a été
créée.
Renseigner et rédiger une procédure
Figure P2 - Informations générales de l’éditeur vierge. Le titre est
obligatoire ; numéro, version, description et catégorie structurent le
document.Figure P3 - Barre de mise en forme de l’éditeur. Champs et Aperçu
sont distincts des réglages d’activation.
Champs de fusion. L’aide cite [NOMSTRUCTURE], [ADRESSE] et [NOM_DPO].
Le panneau affichait cependant « Aucun champ disponible ». Le
remplacement effectif des champs n’a donc pas été vérifié.
Pièces jointes et PDF. L’onglet Pièces jointes est désactivé avant
création. L’aide annonce un export PDF conservant le formatage ; aucun
export ni dépôt de pièce jointe n’a été testé dans cet éditeur.
Vérifier la portée avant activation
Deux réglages de l’éditeur ont des finalités différentes :
« Procédure activée » est présenté comme rendant la procédure disponible
aux clients ; « Validation requise » indique que le client doit la
valider.
Figure P4 - Écran Activer des procédures. L’exemple Analyse d’impact
AIPD présente un interrupteur ; aucune activation n’a été
enregistrée.
Portée de l’essai
L’éditeur a été annulé sans choisir de client ni enregistrer de
procédure. Les deux réglages sont restés désactivés. L’écran
d’activation a été consulté, puis quitté sans sauvegarde. Aucune
publication ou mise à disposition client n’a été réalisée.
Procédures et extraction de tâches
Aucune extraction IA de tâches, planification automatique à partir
d’une procédure ou liaison Drive opérationnelle n’a été constatée dans
ces vues. Le projet d’extraction de tâches depuis les procédures reste
une spécification souhaitée ; il ne doit pas être utilisé comme une
fonction existante sans vérification dans l’interface.
Importer et classer un document
Figure P5 - Champs du formulaire d’import. Le dossier et les fichiers
sont requis ; les boutons de pied ne figurent pas dans cet extrait.
Créer un dossier. Depuis le panneau Dossiers, cliquez sur « Créer un
dossier ». Renseignez le nom obligatoire, une description si utile et
une couleur, puis utilisez « Créer ». Le formulaire a été ouvert et
annulé ; la création d’un dossier n’a pas été testée.
Avant l’import, vérifiez que le document peut être transmis à cette
destination et ne contient que les informations nécessaires. Conservez
dans le Drive du client la version de référence et la trace de la
version importée.
Retrouver les modèles de procédure
Les 21 titres ci-dessous étaient affichés dans « Mes templates ».
Cette liste décrit le catalogue consulté ; elle ne vaut ni validation
juridique ni activation chez un client.
Thème indiqué sur les fiches
Modèles observés
Documentation RGPD
Analyse d’impact AIPD
Contrôle des sous-traitants
Tenue du registre des traitements
Marketing et clients
Anonymisation des bases inactives
Gestion des consentements
Opposition à la prospection
RH et gestion interne
Confidentialité dossiers salariés
Données sensibles RH
Gestion des candidatures
Sécurité des données
Contrôle des accès physiques et logiques
Gestion des habilitations
Mise à jour des logiciels
Notification des violations de données
Plan de reprise d’activité PRA
Sauvegarde et restauration
Droits des personnes
Gestion des demandes de droits
Portabilité des données
Refus et limitation de traitement
Sensibilisation
Guide interne RGPD
Plan de sensibilisation annuel
Suivi des formations RGPD
Contrôler une procédure avant sa mise à disposition
• Périmètre, acteurs, responsabilités et étapes correspondent aux
pratiques du client.
• Les références et formulaires sont à jour ; les liens vers les
preuves s’ouvrent.
• Les champs de fusion ne restent pas sous forme de variables non
remplacées.
• La version, le validateur, la date d’application et la prochaine
revue sont identifiables dans le dossier de travail.
• Les clients ciblés et la diffusion ont été revus avant
activation.
5Rapports DPO
Accès : Documents & rapports > Rapports DPO. La liste propose
une recherche et les filtres Tous, Brouillons et Publiés. Le parcours
standard a été utilisé pour créer un rapport fictif.
Le type Rapport Annuel de ce module et la rubrique Rapport annuel
CNIL sont deux parcours distincts. Cette dernière organise une campagne
en 37 points.
Choisir le mode et le type
Figure R1 - Choix du mode de création. Seul le parcours standard a
été réalisé.
Distinguer le mode guidé de la rédaction manuelle
Le mode « Création guidée avec IA » annonce vingt questions et une
génération de rapport. Il n’a pas été parcouru. Les promesses de
conformité CNIL et de gain de temps figurant à l’écran ne constituent
pas des résultats vérifiés de l’essai.
Dans un usage réel, choisissez la période et les sources avant toute
génération. Relisez ensuite les faits, les calculs, les noms, les
références et la portée des conclusions. Un contenu généré reste un
brouillon à contrôler.
Créer le cadre du rapport
Figure R2 - Modèles proposés après le choix du type Personnalisé. Le
modèle de réunion a été choisi pour l’essai.
Résultat vérifié. « EXEMPLE NOTICE - Rapport DPO fictif » a été
retrouvé au statut Brouillon. La fiche est restée disponible après
rechargement.
Dates à contrôler. Les calendriers affichaient le 12 au 13 octobre
2026 lors de la création. La liste et l’éditeur affichaient ensuite le
11 au 12 octobre. La cause de ce décalage n’est pas établie. Avant un
rapport réel, rapprochez les dates saisies, les dates affichées et
celles du fichier exporté ; ne corrigez pas arbitrairement la
période.
Rédiger et sauvegarder les chapitres
Figure R3 - Sommaire et éditeur du chapitre sélectionné. La barre de
mise en forme appartient au chapitre sélectionné.Figure R4 - Le texte fictif apparaît dans l’aperçu après Sauvegarder.
Il ne décrit aucune réunion réelle.
Portée de l’essai. Un chapitre a été saisi, sauvegardé puis affiché
dans l’aperçu. La création du dossier a été vérifiée après rechargement
; le contenu de ce chapitre n’a pas fait l’objet d’une seconde
vérification par rechargement dédié. Aucune publication n’a été
réalisée.
Choisir les sources de rédaction IA
L’onglet IA s’active sur le chapitre sélectionné. Le panneau
« Sources de données » demande quels modules pourront alimenter la
rédaction. Il propose « Toutes les sources » ainsi que des sélections
individuelles.
Source proposée
Contexte annoncé
Traitements de données
Registre des activités de traitement
Demandes de droits
Exercice des droits des personnes
Incidents de sécurité
Violations de données et incidents
Sous-traitants
Registre des sous-traitants
Non-conformités
Points de non-conformité identifiés
Infrastructure
Composants techniques et serveurs
Analyses AIPD
Analyses d’impact
Audits
Audits de conformité réalisés
Documents Joints
PDF et DOCX téléversés et indexés
Portée de l’essai. Aucune source n’a été cochée et « Générer avec
l’IA » était désactivé. Aucun texte IA n’a été produit. L’onglet
Commentaires est présent, mais son usage n’a pas été testé.
Exporter le rapport et vérifier ses versions
Figure R5 - Formats et options de sortie. Le format Word a été
essayé, sans fichier récupéré et vérifié.
Historique. La commande « Historique » ouvre une fenêtre décrite
comme permettant de consulter et restaurer les versions. Elle affichait
« Aucun historique disponible » dans le dossier d’essai. Aucune
restauration n’a été testée.
Collaboration. « Collaborateurs » affichait « Fonctionnalité de
collaboration en cours de développement ». La présence de ce bouton ne
confirme donc pas un circuit d’invitation opérationnel dans cette vue.
Aucun collaborateur n’a été ajouté.
Portée de l’essai. L’export Word DOCX a été lancé, sans fichier dont
l’ouverture pouvait être vérifiée. Les exports PDF et HTML de ce module
n’ont pas été exécutés. Ne confondez pas l’aperçu à l’écran avec une
sortie téléchargée et contrôlée.
6Rapport annuel CNIL
Accès : Documents & rapports > Rapport annuel CNIL. La page
porte le titre « Rapport annuel du DPO » et se présente comme un
compagnon annuel au format CNIL avril 2026. Elle organise une campagne
autour de 37 points.
Repère. La CNIL recommande le rapport d’activité du DPO comme outil
de pilotage et de compte rendu à la direction. Son modèle est non
contraignant. Le nom de cette rubrique ne signifie pas que le rapport
est soumis automatiquement à la CNIL ni approuvé par elle.
Figure A1 - Formulaire d’ouverture d’une campagne annuelle. L’option
de mode guidé est distincte de la création de la campagne.
La campagne fictive a été créée pour 2026 et est restée ouverte.
Aucun point n’a été validé et aucune contribution n’a été demandée.
Parcourir les six parties annuelles
Figure A2 - Avancement global et six onglets de campagne. Les 37
points applicables de l’exemple sont encore à compléter.
Partie
Points
Objet
Page de garde
1 à 5
Identité, organismes, période, rédacteurs et diffusion
L’essentiel
6 à 10
Enjeux, chiffres clés, réalisations, alertes et perspectives
Organisation et conditions d’exercice
11 à 18
Désignation, périmètre, rôle, moyens et échanges
Actions de mise en conformité
19 à 30
Documentation, registre, conseils, risques et contrôles
Évaluation perspectives et besoins
31 à 36
Maturité, bilan, objectifs, feuille de route et ressources
Annexes
37
Pièces utiles au rapport
Les étiquettes Auto, Semi et Manuel sont des indications
d’alimentation affichées. Elles ne constituent pas une validation du
contenu. L’avancement « 0 point validé sur 37 applicables » correspond
au statut des points de la campagne, pas à un taux de conformité
réglementaire.
Compléter un point et garder sa justification
Figure A3 - Le point Identité du DPO présente les sources, les
vérifications attendues et la contribution client. Extrait du haut du
panneau.
Contribution client. « Demander la contribution du client » est une
action distincte de la rédaction interne. Vérifiez le destinataire, la
demande et les informations transmises avant de l’utiliser. Cette
commande n’a pas été exécutée.
Brouillon IA. Le bouton est visible sur le point, mais il n’a pas été
utilisé. Aucun préremplissage automatique ni rédaction IA n’a été
vérifié dans la campagne.
Enregistrer contrôler et préparer le PDF annuel
Résultat vérifié. Le point 1 a reçu uniquement un texte fictif
signalant les coordonnées du DPO à renseigner avant usage. Après
enregistrement, rechargement et réouverture, ce texte était toujours
présent et le statut restait « À compléter ».
Lors d’une reprise ultérieure, la campagne est restée sur
« Chargement… », y compris après rechargement. Cette observation
ponctuelle n’annule pas la persistance vérifiée auparavant et ne
démontre pas une perte de données.
Préparer les annexes
Synchroniser et exporter avec contrôle
Portée de l’essai. Export PDF CNIL a été actionné, mais aucun PDF
récupéré n’a pu être ouvert et contrôlé. Aucun envoi à la CNIL ni
validation finale n’a été réalisé.
Dates à contrôler. Le détail de campagne affichait du 1er janvier au
31 décembre 2026, tandis que sa liste affichait du 31 décembre 2025 au
30 décembre 2026. Ce décalage d’un jour a été observé sans cause
établie. Vérifiez les bornes dans votre dossier et dans le futur
export.
Figure A4 - La campagne est retrouvée dans la liste au statut
Ouverte. Le résumé des dates diffère du détail de campagne.
Repères des points 1 à 18
Ces numéros et libellés permettent de retrouver les points dans les
onglets. Le mode est celui affiché dans la campagne consultée.
N°
Point
Mode
1
Identité du DPO et point de contact
Semi
2
Organisme(s) ayant désigné le DPO
Auto
3
Période concernée et type de bilan
Auto
4
Autres rédacteurs et points de contact
Manuel
5
Niveau de confidentialité et diffusion
Manuel
6
Enjeux stratégiques
Manuel
7
Messages et chiffres-clés
Auto
8
Grandes réalisations et activités chronophages
Semi
9
Principales alertes et risques
Semi
10
Perspectives
Semi
11
Désignation : date et contexte
Semi
12
Périmètre de la désignation
Auto
13
Qualifications du DPO
Manuel
14
Statut, rôle et positionnement
Semi
15
Grandes missions et temps passé
Semi
16
Moyens mis à disposition
Semi
17
Modalités d'échanges
Semi
18
Transversalité du rôle
Semi
Les points 1 à 5 forment la Page de garde ; les points 6 à 10
composent L’essentiel ; les points 11 à 18 traitent de l’Organisation et
des conditions d’exercice.
Repères des points 19 à 37
Les points 19 à 30 concernent les Actions de mise en conformité ; les
points 31 à 36, l’Évaluation, les perspectives et les besoins ; le point
37 correspond aux Annexes.
N°
Point
Mode
19
Sensibilisation et formation
Semi
20
Procédures et modèles de documents
Auto
21
État d'avancement du registre
Auto
22
Principaux sujets de sollicitation
Semi
23
Focus sur les AIPD réalisées
Auto
24
Focus sur les audits et mesures correctrices
Auto
25
Demandes d'organismes extérieurs
Manuel
26
Encadrement des transferts hors UE
Auto
27
Gestion de la sécurité des données
Semi
28
Gestion des violations de données
Auto
29
Demandes d'exercice des droits et réclamations CNIL
Auto
30
Suivi des contrôles CNIL
Manuel
31
Maturité de l'organisme
Semi
32
Éléments de satisfaction
Semi
33
Difficultés rencontrées
Semi
34
Objectifs de l'année à venir
Semi
35
Feuille de route
Semi
36
Moyens requis
Manuel
37
Annexes
Manuel
Chaque point doit être relu au regard de ses critères de complétude
et de ses preuves. La présence d’un point Auto ne dispense pas de ce
contrôle.
7Attestations et certificats
Accès : Documents & rapports > Attestations & certificats.
Dans CLIENT TEST, la vue affiche « Aucune attestation » et invite à
contacter le DPO pour en obtenir une.
Figure T1 - État vide observé pour CLIENT TEST. Aucune commande de
création ou de téléchargement n’est visible dans cette vue.
Consulter ce qui est réellement disponible
Portée de l’essai
Aucun bouton de création, signature, délivrance, génération ou
téléchargement n’était visible dans cet état vide. Aucun certificat ni
attestation n’a été émis. Un document existant serait nécessaire pour
documenter son aperçu et son téléchargement ; cette limite ne peut pas
être généralisée à tous les profils ou écrans du produit.
Interpréter correctement une attestation
Le titre d’un fichier ou un badge dans un logiciel ne prouve pas une
conformité légale globale. La CNIL décrit la certification au sens du
RGPD comme une évaluation d’un objet défini, selon des critères
approuvés et par un certificateur agréé. Vérifiez ces éléments avant de
présenter un document comme une telle certification.
8Valider le document et conserver la version utile
La validation porte sur le fond, le périmètre et le fichier
effectivement obtenu. Elle intervient avant publication, activation
auprès d’un client ou transmission.
Relire le fond
Contrôler la sortie puis archiver
L’organisation de l’archivage et de la validation ci-dessus est une
méthode de travail. Elle ne présume pas un transfert automatique vers
Drive ni un circuit d’approbation opérationnel dans chacune des
rubriques.
9Contrôles et portée des essais
Rubrique
Résultat vérifié
À vérifier avant usage opérationnel
Instant rapport
Titre et introduction fictifs visibles dans l’aperçu.
Persistance dédiée du brouillon, correction chiffrée, figement et
fichiers exportés.
Procédures
Liste, modèles, éditeur, import, dossier et activation
consultés.
Création, import, fusion, pièces jointes, validation client,
activation et PDF.
Rapports DPO
Brouillon retrouvé après rechargement ; chapitre sauvegardé et
prévisualisé.
Reprise du texte après rechargement dédié, génération IA, fichier
exporté et publication.
Rapport annuel CNIL
Campagne retrouvée ; contenu du point 1 persistant, À
compléter.
Synchronisation, IA, contributions, validation, annexes et fichier
PDF.
Attestations
État vide stabilisé pour CLIENT TEST.
Parcours d’une attestation existante, génération, délivrance et
téléchargement.
En cas de résultat inattendu
Limite des essais d’export. Les commandes PDF et Page web d’Instant
rapport, Word de Rapports DPO et PDF annuel ont été actionnées. Aucun
fichier de rapport n’a pu être récupéré et contrôlé. L’accès à la page
interne des téléchargements du navigateur était restreint. Cette limite
de vérification ne démontre pas une panne de DPO SUITE.
10Sources et repères de lecture
Cette notice s’appuie sur les écrans et essais de CLIENT TEST relevés
le 13 octobre 2026. Elle conserve les intitulés utiles à la navigation.
Les exemples EXEMPLE NOTICE sont fictifs et ne constituent pas des
documents validés du client.
Aucune publication, sollicitation de contributeur, transmission à la
CNIL, activation de procédure, validation finale, signature ou
délivrance de certificat n’a été réalisée pour ces essais. Aucun droit
d’accès n’a été modifié.
Ressources officielles
Ces ressources précisent la portée du rapport d’activité et de la
certification. Elles ont été consultées le 13 octobre 2026 ; elles ne
prouvent pas les fonctionnalités techniques de DPO SUITE.
Observé. Un champ, une commande ou un texte a été vu
dans le parcours inspecté.
Testé. Une action a été exécutée dans CLIENT TEST.
Son résultat est précisé séparément.
Vérifié. Le résultat décrit a été constaté, par
exemple un brouillon retrouvé après rechargement ou un texte visible
dans l’aperçu.
Non testé. L’action ou son résultat n’a pas été
contrôlé. Il ne faut en déduire ni succès ni absence générale de la
fonction.
Validation humaine. Revue des faits, des preuves, de
l’analyse et de la portée du document par la personne responsable.
Preuve. Pièce ou observation qui soutient un constat
précis. Un compteur, un modèle ou un statut ne la remplace pas.
11Faire vivre les procédures RGPD
Ce chapitre explique la fonction d'après sa description par l'éditeur. Il n'est pas illustré par des captures : les libellés exacts des écrans sont à vérifier dans l'application.
Partir d'un modèle, d'une page vierge ou d'un document existant
Selon la description de l'éditeur, le module Procédures RGPD sert à formaliser, organiser et faire vivre la documentation réglementaire, organisationnelle et technique du client : charte informatique, gestion des incidents, exercice des droits, politique des mots de passe, par exemple.
La bibliothèque de modèles est classée par thème. L'éditeur cite notamment :
Procédures générales : politique de protection des données, politique de confidentialité interne.
Droits RGPD : traitement d'une demande d'accès, d'effacement ou de rectification.
Incidents de sécurité et violations : alerte, qualification et notification sous 72 heures.
Audit, contrôle et formation : accueil des nouveaux salariés, sensibilisation annuelle.
Vous pouvez aussi créer une procédure sur mesure ou importer un document existant. Le choix d'un modèle, la création vierge et le formulaire d'import sont décrits au chapitre 4 (sections 4.1, 4.2 et 4.6) ; cette section ne les reprend pas.
En tant que DPO, vous pouvez enregistrer vos meilleures procédures comme modèles personnels, puis les réutiliser chez vos autres clients. La notice a observé 21 modèles dans "Mes templates" ; l'enregistrement d'un nouveau modèle personnel n'y est pas décrit.
Rédiger une procédure identifiable et attribuée
Selon la description de l'éditeur, l'éditeur de procédure propose, en plus de la mise en forme décrite en section 4.2, des encadrés et des tableaux, ainsi que les éléments suivants :
Champs automatiques (fusion) : des balises se complètent avec les données du client, par exemple le nom de la structure, le nom du DPO, les coordonnées ou la date du jour.
Tableau des rôles et responsabilités : il précise qui est concerné, qui valide la procédure et qui l'applique sur le terrain.
Pièces jointes : des documents annexes peuvent être associés à la procédure.
Référence interne et numéro de version : par exemple PR-RGPD-01, version 1.0 puis 1.1.
Dans l'essai de la notice, le panneau des champs affichait "Aucun champ disponible" et l'onglet Pièces jointes restait désactivé avant création. Vérifiez donc le remplacement des champs et le dépôt des pièces dans votre environnement.
Classer, déplacer et retrouver les procédures
Selon la description de l'éditeur, la colonne de gauche permet de créer votre propre arborescence de dossiers (par exemple Ressources humaines, Informatique et réseau, Direction, Relations clients), de déplacer une procédure d'un dossier à un autre et de retrouver un texte ou un mot-clé avec la barre de recherche.
La création d'un dossier est décrite en section 4.6. Le déplacement d'une procédure n'a pas été testé dans la notice.
Activer une procédure et gérer plusieurs activations
Selon la description de l'éditeur, chaque procédure dispose d'un interrupteur Activée / Désactivée :
Désactivée : la procédure est en rédaction ou en relecture interne et reste confidentielle.
Activée : la procédure est officiellement en vigueur dans l'organisation.
L'éditeur décrit aussi un bouton "Gérer les activations" pour activer ou désactiver plusieurs procédures en une fois. La notice a observé l'écran "Activer des procédures" (section 4.3) sans enregistrer d'activation ; rapprochez les deux libellés dans votre interface.
Utiliser les suggestions de procédures prioritaires
Selon la description de l'éditeur, les suggestions analysent le secteur d'activité et la taille de l'organisme et listent les procédures prioritaires en trois niveaux :
Indispensables : par exemple la notification des violations de données.
Recommandées : par exemple la charte d'utilisation des outils informatiques.
Optionnelles : selon les projets propres à l'organisme.
Vous pouvez accepter chaque suggestion pour l'intégrer au dossier du client. L'accès à ces suggestions n'a pas été observé dans la notice.
Transformer une procédure en actions du plan d'action
Selon la description de l'éditeur, un générateur de tâches analyse le contenu de la procédure et propose des actions concrètes, par exemple "Réaliser le test annuel de restauration des sauvegardes" ou "Organiser la session de formation des nouveaux embauchés". Une fois validées, ces propositions basculent dans le plan d'action (To-Do RGPD) du client avec un responsable et une échéance.
La section 4.5 indique qu'aucune extraction de tâches n'a été constatée dans les vues inspectées. Vérifiez la présence de cette fonction dans votre interface avant de l'intégrer à votre méthode de travail.
Exporter une procédure pour la diffuser
Selon la description de l'éditeur, le menu "Exporter" d'une procédure propose :
Un PDF mis en page avec le logo de l'organisme, prêt à être signé, imprimé ou partagé.
Un export au format modifiable, pour intégrer la procédure à l'intranet ou à la documentation interne du client.
La notice n'a testé aucun export dans l'éditeur de procédures (section 4.2).
Ce qu'il faut vérifier
À vérifier
12Campagne annuelle : compagnon, audit guidé et score
Ce chapitre explique la fonction d'après sa description par l'éditeur. Il n'est pas illustré par des captures : les libellés exacts des écrans sont à vérifier dans l'application.
Choisir les modes de la campagne
Selon la description de l'éditeur, une campagne s'ouvre avec « Nouvelle campagne », en indiquant l'année et la période, par exemple du 1er janvier au 31 décembre. Deux modes peuvent alors être activés :
Le Compagnon annuel : la trame complète du rapport, organisée en 37 points de contrôle inspirés du modèle de la CNIL.
L'Audit RGPD guidé : un parcours en 14 étapes, de E0 à E13, qui évalue le niveau de maturité point par point et calcule une note globale.
L'éditeur présente le rapport en une page de cadrage, quatre grandes parties et des annexes :
Page de garde et cadrage : identité et contact pérenne du DPO (adresse du type dpo@…), numéro de désignation CNIL, périmètre couvert (organisme unique ou liste des entités pour un DPO mutualisé), période et niveau de diffusion (conseil d'administration, direction générale, diffusion interne).
L'essentiel et chiffres-clés : trois à cinq faits marquants de l'année et les compteurs de l'activité.
Organisation et exercice de la mission : positionnement, indépendance, absence de conflit d'intérêts, accès direct à la direction, temps consacré, budget, outils, sensibilisation et formations suivies par le DPO.
Actions de mise en conformité : registres, cartographie des flux et des prestataires, AIPD, sécurité et violations, exercice des droits dans le délai d'un mois.
Évaluation, perspectives et plan d'action : maturité globale, points forts et zones de vulnérabilité, feuille de route de l'année suivante, besoins exprimés à la direction.
Selon l'éditeur, le bouton « Synchroniser » va chercher dans le dossier les compteurs de la période : traitements créés ou mis à jour, sous-traitants audités, demandes de droits reçues, violations traitées. Les chiffres sont comparés à l'année précédente (N par rapport à N-1).
Chaque point rappelle l'objectif attendu par la CNIL, les pièces justificatives à vérifier et la condition pour le considérer comme complet. Une jauge indique en temps réel le pourcentage de remplissage de la campagne. L'export produit un PDF structuré, à remettre à la direction ou à présenter en réunion.
Ce chapitre explique la fonction d'après sa description par l'éditeur. Il n'est pas illustré par des captures : les libellés exacts des écrans sont à vérifier dans l'application.
Deux vues selon qui consulte
Selon la description de l'éditeur, la rubrique Attestations & certificats présente deux vues :
Côté client, en lecture seule : les attestations en cours, leur période de validité et leur statut, avec le téléchargement du PDF et un bouton de vérification publique.
Côté DPO : l'historique de toutes les attestations émises pour le client, le formulaire de création et le gestionnaire de modèles réutilisables.
Le contenu de la mission se compose de quatre blocs :
Portée : l'objet exact attesté par le document.
État des travaux : la synthèse de ce qui a été réalisé, par exemple un registre tenu ou des mesures de sécurité en place.
Périmètre couvert : les directions, filiales ou services concernés.
Réserves éventuelles : les systèmes exclus ou les points restant à finaliser.
Sur chaque bloc, le bouton « Aide IA » propose un texte adapté à la situation de l'organisme, que vous ajustez librement.
Fixer la validité et la clause de responsabilité
L'attestation porte une date de prise d'effet et une date d'échéance, en général un an par défaut. Une clause de responsabilité rappelle que le document atteste des diligences accomplies à la date de signature, sans transférer la responsabilité du responsable de traitement.
Faire vérifier l'attestation par QR code
Chaque attestation reçoit un identifiant unique et un QR code. En le scannant ou en suivant le lien public, un tiers (commissaire aux comptes, client, autorité de contrôle) voit en direct si l'attestation est Valide, Expirée ou Inactive, sans accès aux dossiers du client.
Suivre les statuts et anticiper le renouvellement
L'application calcule l'état de chaque attestation :
Valide (vert) : en cours de validité.
Expire bientôt (orange) : l'échéance arrive dans moins de 30 jours.
Expirée (rouge) : la date de fin est dépassée.
Inactive (gris) : le DPO l'a désactivée à la suite d'un changement de situation.
Depuis l'Espace DPO, vous pouvez concevoir des modèles à vos couleurs, avec des champs automatiques (nom de l'entreprise, date du jour, nom du DPO). Le générateur en masse permet, à partir d'un modèle, de cocher plusieurs clients du portefeuille pour générer et signer les attestations en un seul passage.
Accès aux espaces de travail, au profil et aux fonctions
d’administration
1Utiliser le menu du compte
Le menu situé en haut à droite de DPO SUITE donne accès aux espaces
de travail, au profil, à l’abonnement, aux connexions et aux fonctions
d’administration. Cette notice permet de choisir la bonne entrée, de
repérer les commandes utiles et de préparer une modification en
connaissant sa portée.
Ouvrez le bouton « DPO SUITE » et sa flèche dans la barre supérieure.
Le menu observé comporte dix-huit entrées, de « Dashboard » à
« Déconnexion ». Certaines fonctions dépendent du rôle et des droits du
compte : le relevé a été réalisé avec un profil Super Admin.
Avant d’utiliser une fonction d’administration, vérifiez le compte,
l’organisation et, lorsqu’il est affiché, le client concerné. La
présence d’une entrée dans ce menu ne signifie pas que son action
concerne uniquement le dossier client ouvert.
Lecture de la notice : Les libellés entre guillemets
reprennent ceux de l’interface. Une commande décrite comme visible n’a
pas nécessairement été exécutée. Les opérations sensibles ou engageantes
doivent être relues avant validation.
Repérer les entrées du menu
Figure 1 Menu supérieur droit ouvert dans DPO SUITE. Capture du 17
octobre 2026 fournie par l’utilisateur, cadrée sur les entrées du
menu.
Accès : Menu supérieur droit > Dashboard.
L’entrée ouvre « Tableau de bord DPO », point de départ vers les
activités et les principaux parcours de travail.
La zone « Actions rapides » présente Mes Clients, Créer un Registre,
Audit Sous-traitants, Gestion Utilisateurs, Monitoring Sécurité, Feuille
de temps et Matrice habilitations. La page affiche également le plan
d’action des clients et des éléments de gestion RGPD.
Portée de la vérification : Le tableau de bord et
les raccourcis ont été consultés ; aucune action de création ni aucun
parcours de raccourci n’a été exécuté.
CRM
Accès : Menu supérieur droit > CRM. L’écran « CRM
- Gestion Client » regroupe les parcours de gestion de la relation
client.
Les onglets visibles sont Vue d’ensemble, Entités, Pipeline, Clients,
Tickets, Temps Manuel, Budget et Lettres de Mission. Les indicateurs
présentés portent sur les clients, les missions, les tickets, le chiffre
d’affaires, les heures et le budget.
Les raccourcis proposés sont Nouveau Client, Nouvelle Mission,
Nouveau Ticket, Enregistrer du Temps et Générer Rapport.
Portée de la vérification : La vue d’ensemble, les
onglets et les raccourcis ont été identifiés. Aucune entrée ni aucun
rapport n’a été créé ; les procédures internes de ces onglets ne sont
pas détaillées ici.
Tenant
Accès : Menu supérieur droit > Tenant. L’entrée
ouvre « Administration Tenant ». Les onglets visibles sont Branding,
Domaine, Publication, Clients et Analytics.
L’onglet « Branding » regroupe la marque, le slug non modifiable,
l’email de support, le pied de page, l’URL du logo, les couleurs et les
liens légaux. Le plan, le statut et les limites sont affichés. Relisez
les informations avant la commande « Mettre à jour ».
Point de vigilance : L’écran indique que les
domaines personnalisés ne sont pas encore pris en charge. La présence de
l’onglet « Domaine » ne signifie donc pas que cette configuration est
disponible.
Portée de la vérification : Seul Branding a été
consulté en détail. Les quatre autres onglets ont été repérés. Aucune
configuration Tenant n’a été modifiée.
Accès : Menu supérieur droit > Profil. La page
« Administration » s’ouvre sur « Mon profil ». Elle propose Informations
personnelles, Informations DPO, Sécurité, Préférences et Abonnement.
Figure 2 Onglets de Mon profil, présentés en deux extraits pour
rester lisibles. Les champs personnels sont hors cadre.
Informations personnelles : Les champs visibles sont
Prénom, Nom, Nom de la structure, Fonction, Téléphone et Adresse. Le nom
de la structure est présenté comme le nom utilisé pour le titre du
tableau de bord. L’email apparaît désactivé, avec la mention qu’il ne
peut pas être modifié depuis cette interface.
Informations DPO : Cette partie présente le numéro
de certification, la date d’obtention, l’organisme de certification et
le numéro d’enregistrement CNIL. Les liens « Gérer ma vitrine » et
« Config Tenant » sont également proposés ; le second renvoie à
l’administration Tenant. Ces champs décrivent les informations
renseignées dans le compte et ne constituent pas, à eux seuls, une
vérification de leur validité.
Préférences : Les réglages visibles portent sur les
notifications email et SMS, la langue, le fuseau horaire, le thème, la
densité, la couleur d’accent, les animations, la barre latérale
compacte, la taille de police et la présentation d’accessibilité.
Sécurité du profil : Cet onglet présente un
interrupteur d’authentification à deux facteurs, « Fermer toutes les
sessions » et « Changer le mot de passe ». Ces commandes peuvent
affecter l’accès au compte. Leurs parcours de validation n’ont pas été
exécutés pour cette notice ; suivez les indications de l’écran au moment
de l’opération.
Abonnement
Accès : Menu supérieur droit > Abonnement. Cette
entrée ouvre la même page « Administration » que « Profil », en ciblant
la rubrique Abonnement de Mon profil.
Figure 3 Rubrique Abonnement de Mon profil. Les informations propres
au compte sont hors cadre.
L’écran présente l’état de l’abonnement, les détails du plan, son
prix et les permissions associées. Consultez les informations propres au
compte avant de décider d’un changement.
Le bouton « Ouvrir le portail client » est associé à Stripe et
annoncé pour la gestion des moyens de paiement, des factures et de
l’abonnement. Ouvrir ce parcours et effectuer une opération dans le
portail sont deux étapes distinctes : relisez le montant, la périodicité
et les conditions affichées avant toute validation.
Portée de la vérification : Le bouton et sa
destination annoncée ont été relevés. Le portail n’a pas été ouvert ;
aucun changement de formule, paiement ou moyen de paiement n’a été
testé.
Accès : Menu supérieur droit > Connecteurs IA
(MCP). La page comporte les parties « Comment ça marche », « Votre
connecteur » et « Connecteurs actifs ». Les commandes « Générer mon
connecteur » et « Révoquer » sont proposées selon le contexte.
Figure 4 Présentation des connecteurs IA et aide affichée. Aucune clé
ni configuration de connexion n’est reproduite.
L’interface présente un connecteur utilisable avec Claude ou ChatGPT
et couvrant plusieurs clients. Elle indique de sélectionner le client au
début de chaque conversation à partir de la liste des clients, obtenue
par la commande list_clients. Le client doit rester explicite avant
toute demande portant sur ses données.
Portée du connecteur : Une case « Limiter ce token à
mes clients », spécifique aux superadministrateurs, permet de limiter le
périmètre à l’organisation et aux clients suivis comme DPO selon le
texte affiché. Vérifiez le périmètre voulu avant de générer un
connecteur ; ne déduisez pas ses accès du seul dossier ouvert dans DPO
SUITE.
Le parcours annoncé consiste à générer le connecteur puis à copier le
bloc de configuration dans l’assistant choisi. Ce bloc peut contenir un
secret d’accès : ne le placez pas dans une notice, un document partagé
ou une conversation qui n’est pas destinée à configurer le service
autorisé.
L’interface annonce que les écritures effectuées depuis Claude
produisent des brouillons à valider humainement dans DPO SUITE. Cette
indication ne permet pas de conclure au fonctionnement de toutes les
actions ni de tous les assistants. Relisez les données et le client
avant toute validation.
Portée de la vérification : Les explications et
commandes ont été consultées sans lire ni copier de secret. Aucun
connecteur n’a été généré, configuré ou révoqué et aucun échange avec un
assistant externe n’a été testé. Avant de révoquer un connecteur,
identifiez les usages qui en dépendent.
Mes espaces de stockage
Accès : Menu supérieur droit > Mes espaces de
stockage. L’écran présente les espaces où conserver les fichiers et les
commandes de connexion disponibles.
Les cartes visibles sont Google Drive, OneDrive/SharePoint,
SharePoint, Nextcloud/kDrive/ownCloud, Autre GED et Proton Drive. Selon
l’état de la carte, les commandes proposées comprennent « Connecter »,
« Voir le contenu » et « Déconnecter ».
Figure 5 Extrait des services de stockage proposés et de l’indication
relative à Proton Drive. Les services déjà connectés sont hors
cadre.
Le fonctionnement annoncé diffère selon le service. L’interface
présente un dépôt automatique pour les services pris en charge ; « Autre
GED » repose sur une référence et l’ouverture d’un dossier. Pour Proton
Drive, elle décrit un téléchargement suivi d’un dépôt manuel.
Pour retrouver un fichier, identifiez d’abord le service utilisé,
puis ouvrez le contenu lorsque cette commande est disponible. Pour
ajouter un service, prenez connaissance des permissions demandées avant
de confirmer sa connexion. Une déconnexion doit être préparée en
vérifiant les usages qui dépendent du stockage.
Portée de la vérification : L’interface indique que
les fichiers restent dans le stockage de l’utilisateur et que DPO SUITE
conserve leur nom et leur emplacement. Il s’agit du fonctionnement
annoncé à l’écran ; aucun branchement, dépôt, téléchargement ni
déconnexion n’a été effectué pour le vérifier de bout en bout.
Mon équipe DPO
Accès : Menu supérieur droit > Mon équipe DPO. La
page propose « Suppléants et co-DPO » et « Profils de droits ».
Figure 6 Onglet Suppléants et co-DPO et commande Désigner une
personne.
« Désigner une personne » ouvre un formulaire avec l’email, le rôle
Co-DPO ou Suppléant et le périmètre client. Le choix peut couvrir « Tous
mes clients (y compris futurs) » ou « Une sélection ». Une option
concerne la mention de cette personne dans le registre, le contexte et
les impressions.
Les droits peuvent s’appuyer sur un profil et sont présentés par
module avec les niveaux Aucun, Lecture et Modification. Les modules
observés couvrent les registres, les sous-traitants, les AIPD, les
violations, les demandes de droits, les audits, les rapports DPO, les
documents et preuves, ALIX et les feuilles de temps. L’interface précise
que les crédits ALIX utilisés sont ceux du suppléant.
Effet annoncé : Si la personne possède déjà un
compte, l’interface annonce un accès immédiat. Sinon, elle indique qu’un
lien d’invitation est à transmettre. Elle annonce également que la
personne désignée ne peut pas désigner une autre personne, supprimer ou
archiver un client, ni voir les notes personnelles, les lettres de
mission et les crédits du titulaire. Ces limites doivent rester
distinguées des droits choisis par module.
Profils de droits de l’équipe : Ce sous-onglet
propose « Nouveau profil » et des modèles, notamment Co-DPO complet,
DPO, Suppléant lecture seule et Suppléant opérationnel, avec une
commande « Copier ». Le nom d’un modèle ne suffit pas à déduire tous les
droits accordés : examinez son contenu avant de l’appliquer.
Figure 7 Onglet Profils de droits de l’équipe DPO et modèles
proposés. Vérifiez les droits d’un modèle avant de l’utiliser.
Portée de la vérification : Le formulaire et les
commandes ont été ouverts ou consultés. Aucun email n’a été saisi,
aucune personne désignée, aucun profil créé ou copié et aucun accès
accordé.
Accès : Menu supérieur droit > Contrôle des
données de santé. L’écran décrit une recherche, dans les fiches clients
existantes, de numéros de sécurité sociale à remplacer par une référence
interne.
Consultez l’état de la recherche et, le cas échéant, les fiches
signalées. « Revérifier » permet de demander un nouveau contrôle. Une
commande « Exporter » est visible ; elle était désactivée en l’absence
de résultat.
L’état « Aucune fiche à corriger » observé pendant la consultation
concerne le contrôle proposé par cet écran. Il ne démontre pas l’absence
de toute donnée de santé ou de toute donnée sensible dans l’application.
La correction de fiches et l’export de résultats n’ont pas été
exécutés.
Profils et droits
Accès : Menu supérieur droit > Profils et droits.
Cette page est distincte du sous-onglet « Profils de droits » de « Mon
équipe DPO ».
L’écran présente une liste de profils, une recherche et « Nouveau
profil ». Le tableau comporte Nom, Description, Portée, Titulaires et
Actions. Des commandes « Dupliquer » et « Supprimer » sont disponibles
selon la ligne.
Figure 8 Extrait de l’écran Profils avec recherche, portée,
titulaires et actions.
La page présente les profils comme un moyen de définir les droits par
module, notamment les exports et l’IA, puis de rattacher les
utilisateurs entité par entité. Pour examiner un profil, commencez par
sa portée et ses titulaires ; vérifiez ensuite les permissions
concernées avant tout changement.
Portée de la vérification : La liste et les
commandes ont été consultées. Aucun profil n’a été créé, dupliqué ou
supprimé. Le détail des conséquences d’une suppression ne doit pas être
déduit de la seule présence du bouton.
Journal d’activité
Accès : Menu supérieur droit > Journal
d’activité. L’écran permet de consulter les événements présentés dans le
journal et de cibler la recherche.
Les filtres visibles sont Structure, Du, Au, Module, Action et
Utilisateur. Le tableau comporte Date, Utilisateur, Module, Action et
Objet. Commencez par sélectionner la structure et la période, puis
ajoutez les filtres utiles pour réduire la liste.
Les commandes « Exporter (tableur) » et « Imprimer / PDF » sont
proposées pour exploiter le résultat. Vérifiez le périmètre filtré et
les informations présentes avant de produire ou de diffuser une
sortie.
Portée annoncée : L’interface présente le journal
comme non modifiable et non supprimable, annonce une conservation de
douze mois et indique que les consultations et les exports sont tracés.
Ces mentions ont été lues à l’écran ; elles n’ont pas fait l’objet d’un
audit technique. Aucun export n’a été produit pendant la
vérification.
Réglages de sécurité
Accès : Menu supérieur droit > Réglages de
sécurité. Cet écran est distinct de « Profil > Sécurité ». Il
comporte un sélecteur Structure et les sections Connexion, Sessions,
Comptes et Alertes.
Les paramètres visibles concernent notamment l’authentification à
deux facteurs, les mots de passe, les tentatives de connexion, les
horaires, les pays et les adresses autorisés, les délais de session, les
comptes inactifs, la revue des accès et les seuils d’alerte.
Vérifiez d’abord la structure sélectionnée et la population
concernée. Préparez le changement avec la personne responsable des
accès : des restrictions de connexion ou de session peuvent empêcher des
utilisateurs de travailler. Relisez la valeur et sa portée avant
« Enregistrer ».
La commande « Revenir aux valeurs recommandées » est visible. Ces
valeurs sont celles proposées par l’application ; elles ne remplacent
pas une décision adaptée au contexte de l’organisation. Aucune valeur
n’a été réinitialisée ou enregistrée pendant la consultation.
Centre des alertes
Accès : Menu supérieur droit > Centre des
alertes. La page présente les alertes par gravité décroissante et
renvoie aux réglages de sécurité pour les seuils.
Le filtre de statut observé était « Nouvelle ». Contrôlez le filtre
actif avant d’interpréter la liste, puis examinez les alertes
disponibles dans le périmètre voulu.
Portée de la vérification : Aucune alerte n’était
disponible dans la vue consultée. Les détails d’une alerte, ses
changements de statut et les éventuelles commandes de traitement n’ont
donc pas été vérifiés. Cette vue vide ne démontre pas l’absence de tout
événement de sécurité.
Signaler un incident
Accès : Menu supérieur droit > Signaler un
incident. Le parcours se présente comme un assistant en trois
étapes.
La première étape propose une structure, puis les catégories Courriel
suspect, Perte ou vol de matériel, Document envoyé au mauvais
destinataire, Accès inhabituel et Autre. Après le choix « Autre », la
deuxième étape présente Quand (date et heure), Où (service) et
Description courte.
Portée de la vérification : Le choix d’une catégorie
et l’ouverture de la deuxième étape ont été vérifiés sans saisir de
description. La troisième étape et la commande finale d’envoi n’ont pas
été consultées. Aucun incident n’a été enregistré ou transmis. La notice
ne décrit donc pas de destinataire ou de notification automatique non
vérifiés.
Contrôle des accès patients
Accès : Menu supérieur droit > Contrôle des accès
patients. L’écran présente un parcours destiné aux établissements
sanitaires et médico-sociaux pour repérer des accès sans lien de prise
en charge, demander une justification et préparer un rapport. Deux
onglets sont visibles : Campagnes et Paramétrage.
Campagnes : Les critères affichés sont Structure,
Logiciel et les dates Du et Au. Les commandes proposées sont « Importer
le fichier des accès » et « Modèle de fichier ». Aucune campagne
existante n’était présente dans la vue consultée.
Avant tout import, préparez le fichier selon le modèle et les
exigences affichées. L’identité doit être remplacée par un code.
L’interface indique qu’elle refuse les noms, dates de naissance et
numéros de sécurité sociale ; n’intégrez pas ces informations au fichier
destiné à ce parcours.
Paramétrage : L’onglet présente les logiciels
contrôlés, les contrôleurs, la fréquence, les scénarios et leurs seuils.
Les scénarios visibles portent sur l’accès à son propre dossier, à celui
d’un collègue, à un autre service, à un dossier sensible, hors horaires,
après sortie, avec un volume anormal ou en bris de glace.
« Enregistrer » est proposé pour valider le paramétrage.
Pour préparer une campagne, identifiez la structure, le logiciel et
la période, puis faites vérifier les scénarios et les personnes
habilitées à examiner les résultats. Un événement signalé doit être
examiné dans son contexte ; la présence d’un scénario ne démontre pas à
elle seule un accès injustifié.
Portée de la vérification : L’application annonce ne
pas conserver le fichier importé et ne conserver que les accès à
justifier. Aucun fichier n’a été importé : le rejet des identifiants, la
conservation annoncée, le déroulement d’une campagne, les demandes de
justification et le rapport n’ont pas été testés. Aucun paramétrage n’a
été modifié.
Mes connexions
Accès : Menu supérieur droit > Mes connexions. La
page réunit les sessions ouvertes et les vingt dernières connexions.
Les sessions ouvertes sont présentées avec l’appareil ou le
navigateur, l’adresse et la dernière activité. La commande « Fermer
toutes les autres sessions » est visible. Distinguez-la de « Fermer
toutes les sessions », présentée dans Profil > Sécurité.
Figure 9 Rubrique Sessions ouvertes. Le détail des sessions et les
adresses sont hors cadre.
L’historique des dernières connexions présente la date, l’adresse et
le résultat. Une commande « Ce n’était pas moi » est proposée. Pour
examiner une connexion, rapprochez ses informations de vos propres
usages avant d’actionner une commande de signalement ou de
fermeture.
Portée de la vérification : Les listes et les
commandes ont été consultées. Aucune session n’a été fermée et le
parcours « Ce n’était pas moi » n’a pas été exécuté ; son effet précis
n’a pas été vérifié.
Groupements intersites
Accès : Menu supérieur droit > Groupements
intersites. L’écran présente les structures sous forme d’arbre et
propose une recherche ainsi que « Déplier ». Les commandes visibles
comprennent « Ouvrir la fiche », « Vue groupement », « Ajouter une
entité sous celle-ci » et « Déplacer vers… ». Un déplacement par
glisser-déposer est également annoncé.
Pour consulter une entité, recherchez-la ou dépliez l’arbre, puis
vérifiez son rattachement avant d’ouvrir sa fiche ou la vue du
groupement. Une opération d’ajout ou de déplacement doit être préparée
en identifiant l’entité de départ et le rattachement souhaité.
« Nouveau groupement » ouvre un formulaire avec Nom du groupement et
Secteur, ce dernier étant facultatif. Les commandes « Créer le
groupement » et « Annuler » sont proposées. Relisez le nom et le
périmètre avant de créer une nouvelle entrée.
La partie Gouvernance présente « Désignations » et « Contrôles et
plaintes », avec un suivi de la désignation du DPO.
Portée de la vérification : L’arbre et le formulaire
de création ont été consultés. Aucun groupement n’a été créé et aucune
structure ajoutée, déplacée ou modifiée. L’effet d’un déplacement et
l’héritage éventuel de droits n’ont pas été testés.
Accès : Menu supérieur droit > Déconnexion. La
commande est placée en bas du menu et se distingue visuellement des
autres entrées.
Terminez et vérifiez les enregistrements nécessaires avant de quitter
votre session. La commande de déconnexion a été identifiée, mais elle
n’a pas été actionnée pendant la vérification afin de conserver l’accès
à la session de consultation.
Repères de vérification
La notice décrit le menu et les écrans consultés le 17 octobre 2026
sur l’application DPO
SUITE, avec un profil Super Admin. Elle couvre les dix-huit
entrées visibles sur la capture de menu fournie et retrouvées dans
l’application.
Illustrations : Les captures réelles datent du 17
octobre 2026. Elles sont recadrées sur les commandes et les rubriques
utiles ; certaines vues sont volontairement partielles afin de ne pas
reproduire les données personnelles, les crédits, les références client
ni les secrets d’accès. Les libellés et les états affichés illustrent la
session consultée et peuvent différer de votre environnement.
La consultation a été réalisée sans modifier de réglage, de profil ou
de droit, sans connecter ou déconnecter de service, sans créer de
signalement, sans envoyer d’invitation et sans effectuer de transaction.
Les états affichés et les commandes disponibles peuvent varier avec le
rôle, l’organisation et l’évolution de l’application.
Après toute opération réalisée dans votre environnement, contrôlez le
message de confirmation et la valeur effectivement affichée. En cas
d’accès refusé ou de différence avec la notice, vérifiez le compte et le
rôle actifs avant de demander une habilitation adaptée. Ne concluez pas
à l’absence d’une fonction à partir d’un seul écran.
1ALIX en bref
ALIX est l’assistante RGPD de DPO SUITE. Elle lit les éléments
auxquels vous avez accès, puis prépare des propositions : réponses,
fiches, brouillons de courriel ou délais de conservation.
Règle d’or : ALIX propose, vous décidez. Rien n’est
validé, envoyé ou clôturé sans votre accord.
Trois garanties :
Aucun fichier copié. Vos documents restent dans
votre Drive ou celui du client. DPO SUITE ne garde que la référence et
le lien.
Aucun courriel enregistré. La boîte aux lettres
ALIX affiche vos messages, mais n’en conserve pas le contenu. Elle ne
garde que les liens, les domaines des clients et les expéditeurs
bloqués.
Aucun courriel envoyé. ALIX ne prépare que des
brouillons, que vous relisez et envoyez vous-même.
2Avant de commencer
À vérifier
Pourquoi
Vous êtes connecté avec votre compte DPO
Les réglages sont personnels
Vos dossiers clients existent
ALIX rattache ses propositions à un client
Des crédits ALIX sont disponibles (ou vous avez votre propre
clé)
Chaque demande consomme des crédits
Le client a autorisé l’IA pour ses utilisateurs (si besoin)
Sinon, les fonctions IA leur restent masquées
3Étape 1 - Ouvrir l’espace ALIX
Dans le menu, cliquez sur ALIX.
Vous arrivez sur votre espace. On y trouve la discussion, les
missions, les notifications, la boîte aux lettres et vos réglages.
Le petit personnage ALIX ne s’anime que lorsqu’il travaille
vraiment. Vous pouvez régler son affichage dans Mes
préférences.
4Étape 2 - Choisir comment ALIX est payée
Dans Mon compte IA :
Crédits de la plateforme (par défaut) : vous
utilisez les crédits mensuels de votre abonnement.
Votre propre clé (OpenAI ou Mistral), si
l’administrateur de la plateforme l’a autorisé :
collez votre clé ;
cliquez sur Tester ;
une fois la clé validée, aucun crédit n’est débité.
La consommation du mois s’affiche sous ce bloc.
5Étape 3 - Donner du contexte à ALIX
Dans Mémoire par client :
Choisissez un client.
Notez ce qu’ALIX doit toujours savoir : votre interlocuteur, les
habitudes, les points sensibles.
Enregistrez. ALIX en tiendra compte à chaque demande sur ce
client.
Ne notez jamais de données de santé ni d’identités de patients ou de
salariés.
6Étape 4 - Connecter les Drives
Le principe à retenir
Il existe deux Drives différents :
Drive
Qui le connecte
Où
Votre Drive de DPO
Vous
Menu de votre compte, rubrique Stockage
Le Drive du client
Uniquement un membre du client (jamais son
DPO)
Dossier du client, rubrique Stockage des
documents
Le DPO peut ensuite consulter en lecture le Drive du
client et choisir des pièces. Il ne peut ni le
connecter à la place du client ni en copier les fichiers.
Google Drive
Ouvrez la rubrique Stockage.
Sur la ligne Google Drive, cliquez sur
Connecter.
Donnez un nom à cet espace, par exemple « Drive Cabinet ».
Une fenêtre Google s’ouvre : choisissez votre compte, puis acceptez
les autorisations.
De retour dans DPO SUITE, la ligne indique
Connecté.
Parcourir permet de voir vos dossiers. Dans votre
Drive de DPO, vous pouvez lier un dossier existant à chaque
client.
Microsoft OneDrive
Rubrique Stockage, ligne OneDrive,
bouton Connecter.
Nommez l’espace.
Connectez-vous avec votre compte Microsoft 365, puis acceptez les
autorisations.
Vérifiez que la ligne indique Connecté.
Microsoft SharePoint
Rubrique Stockage, ligne
SharePoint, bouton Connecter.
Saisissez l’adresse exacte du site, telle qu’elle
apparaît dans votre navigateur. Par exemple :
https://votreentreprise.sharepoint.com/sites/Qualite.
Connectez-vous avec votre compte Microsoft 365, puis acceptez.
Si la connexion est refusée, l’administrateur Microsoft de votre
structure doit autoriser l’application. Demandez-le à votre service
informatique.
Autres Drives compatibles WebDAV (Nextcloud, ownCloud, hébergeur, mairie…)
Rubrique Stockage, ligne WebDAV,
bouton Connecter.
Saisissez l’adresse WebDAV, fournie par votre
hébergeur ou votre service informatique. Elle commence obligatoirement
par https://.
Saisissez votre identifiant.
Créez un mot de passe d’application dans les
réglages de votre compte Drive, puis collez-le. N’utilisez pas votre mot
de passe habituel.
Validez. Le mot de passe est chiffré et ne sert qu’à déposer et
relire les fichiers.
Autres GED (sans connexion directe) et Proton Drive
Ligne GED, bouton Connecter.
Collez le lien du dossier. Aucun identifiant n’est
enregistré.
Quand un document est produit, DPO SUITE vous le remet et vous le
déposez vous-même dans ce dossier.
Proton Drive fonctionne aussi en dépôt manuel.
Côté client : ce qu’il faut lui demander
Envoyez ces consignes à votre interlocuteur chez le client :
Se connecter à DPO SUITE avec son propre compte.
Ouvrir Stockage des documents.
Connecter le Drive de sa structure selon la méthode des points 6.2 à
6.6.
Vous prévenir. Vous pourrez alors parcourir ce Drive et y choisir
des preuves.
7Étape 5 - Connecter la messagerie
Gmail (Google Workspace ou Gmail personnel) : connexion directe
Ouvrez ALIX › Boîte aux lettres.
Cliquez sur Connecter ma boîte Gmail.
Choisissez votre compte Google, puis acceptez les
autorisations.
Vos messages récents s’affichent. ALIX propose le client concerné
d’après l’adresse de l’expéditeur.
Pour chaque message, vous pouvez :
le rattacher à un client : ALIX retient alors le
domaine de l’expéditeur pour la prochaine fois ;
l’ignorer, ou bloquer l’expéditeur
;
demander une analyse à ALIX : elle consomme des
crédits ;
le transformer en élément de registre (demande de
droits, incident, question au DPO, etc.) ;
faire préparer un brouillon de réponse, qui arrive
dans vos brouillons Gmail. Vous le relisez et vous l’envoyez
vous-même.
Si le message « accès à renouveler » apparaît, cliquez sur
Reconnecter Gmail.
Déconnecter coupe l’accès à tout moment.
Les adresses publiques (gmail.com, orange.fr, outlook.fr…) ne servent
jamais à reconnaître un client, car trop de personnes les partagent.
Microsoft (Outlook, Microsoft 365, Hotmail) : connexion directe
Ouvrez ALIX › Boîte aux lettres.
Choisissez la connexion de votre boîte Microsoft.
Connectez-vous avec votre compte Microsoft (Outlook, Microsoft 365 ou Hotmail), puis acceptez les autorisations.
Vos messages récents s’affichent. ALIX propose le client concerné d’après l’adresse de l’expéditeur.
Pour chaque message, les mêmes actions que pour Gmail sont proposées : rattacher à un client, ignorer ou bloquer l’expéditeur, demander une analyse, transformer en élément de registre, faire préparer un brouillon de réponse. Le brouillon arrive dans vos brouillons Outlook : vous le relisez et vous l’envoyez vous-même.
Si la connexion est refusée, l’administrateur Microsoft de votre structure doit autoriser l’application. Demandez-le à votre service informatique.
Déconnecter coupe l’accès à tout moment.
Pour un message ancien ou archivé hors de la boîte connectée, l’import reste possible : enregistrez-le au format .eml (ou un dossier entier au format .mbox avec Thunderbird), puis importez-le dans le bloc Courriers entrants.
Autres messageries (Proton, Thunderbird, Orange, OVH…)
Ces messageries n’ont pas de connexion directe : exportez en .eml
ou en .mbox, importez dans Courriers
entrants, puis confirmez le client.
Dans le dossier d’un client
L’espace du client n’affiche que les messages des expéditeurs déjà
reconnus pour ce client. Vous n’y voyez jamais les courriels d’un autre
client.
8Étape 6 - Travailler au quotidien avec ALIX
Discussion : posez votre question en langage
courant. Par exemple : « Prépare le registre des recrutements de ce
client ».
Propositions : chaque proposition porte la mention
À vérifier. Relisez-la, corrigez-la, puis acceptez-la
ou refusez-la.
Missions : pour les tâches en plusieurs étapes,
ALIX affiche son avancement.
Notifications : la cloche ALIX signale les
propositions en attente et les échéances.
Partage : une discussion peut être partagée avec un
co-DPO ou un suppléant du même client.
9Ce qu’ALIX ne fera jamais
Valider un traitement, clôturer un audit ou décider de la
conformité.
Envoyer un courriel.
Connecter le Drive d’un client à sa place.
Copier un fichier du Drive dans DPO SUITE.
Mélanger les données de deux clients.
Traiter des données de santé ou des identités nominatives : la
saisie est bloquée.
Apparaître dans les registres officiels ou les PDF : ils ne
mentionnent jamais l’IA.
10En cas de problème
Situation
Que faire
« Accès refusé » à la connexion Google ou Microsoft
Réessayez, puis demandez à l’administrateur de votre messagerie
d’autoriser l’application
Le Drive du client n’apparaît pas
Vérifiez qu’un membre du client l’a bien connecté dans
Stockage des documents
WebDAV refuse la connexion
Vérifiez l’adresse en https:// et utilisez un mot de
passe d’application
ALIX ne répond plus
Vérifiez vos crédits dans Mon compte IA, ou testez
votre clé
Un utilisateur client ne voit pas ALIX
C’est normal s’il n’a pas le droit IA : le DPO peut l’activer dans
les droits de cet utilisateur
Ce chapitre explique la fonction d'après sa description par l'éditeur. Il n'est pas illustré par des captures : les libellés exacts des écrans sont à vérifier dans l'application.
Le connecteur et ALIX : deux outils, une même règle
Selon l'éditeur, les propositions du connecteur arrivent dans DPO SUITE au statut Brouillon ou marquées "Proposé par les premiers travaux, à vérifier", comme celles d'ALIX. Le connecteur est cloisonné par client et ne connecte aucun Drive.
Recherche, traitements et délais de conservation
Domaine : Recherche transversale et orientation.
Ce que vous pouvez demander, selon l'éditeur :
rechercher par mots-clés dans l'ensemble des registres en une seule requête : traitements, sous-traitants, incidents, AIPD, tâches, procédures, études de santé ;
ouvrir le contenu complet d'un élément trouvé ;
lister vos clients gérés et cibler l'organisation sur laquelle vous travaillez ;
consulter le secteur, l'effectif, la gouvernance et le profil d'activité du client.
Ce qu'il faut relire :
le client ciblé est bien celui sur lequel vous travaillez ;
le contexte de l'organisation est à jour, puisque les analyses s'en inspirent.
Domaine : Registre des traitements (art. 30.1).
Ce que vous pouvez demander, selon l'éditeur :
lire les fiches : finalité, base légale, catégories de personnes et de données, destinataires, transferts hors Union européenne ;
préparer un nouveau traitement complet, en statut Brouillon, couvrant les 10 étapes de la fiche ;
compléter ou ajuster les champs d'un traitement existant ;
associer ou retirer les sous-traitants et logiciels rattachés à un traitement ;
analyser les points faibles d'une fiche et lister les traitements en attente de validation.
Ce qu'il faut relire :
chaque champ d'un brouillon correspond à la pratique réelle de l'organisme ;
la base légale retenue (art. 6, et art. 9 pour les données de santé) est justifiée ;
les liaisons ajoutées ou retirées correspondent aux outils et prestataires réellement utilisés.
Domaine : Délais de conservation et fiches documentaires.
Ce que vous pouvez demander, selon l'éditeur :
lister les délais et fiches de documents ou de données applicatives d'un client ou d'un traitement ;
proposer jusqu'à 50 fiches par demande : phase de conservation (base active, archivage intermédiaire, archivage définitif), type de durée, point de départ et justification ;
définir l'emplacement de référence et des copies ;
proposer le sort final : destruction, purge en base, anonymisation, versement aux archives.
Ce qu'il faut relire :
chaque durée cite une source vérifiable (texte applicable, référentiel CNIL, règle interne) ;
le point de départ et le sort final sont applicables en pratique ;
le rattachement à une fiche existante vise bien le même document.
Sous-traitants, logiciels, infrastructures et locaux
Domaine : Sous-traitants, chaîne de sous-traitance et audits fournisseurs.
Ce que vous pouvez demander, selon l'éditeur :
consulter le registre : coordonnées, prestations, statut contractuel (art. 28), pays d'hébergement, garanties de transfert hors Union européenne ;
proposer un nouveau prestataire en brouillon ou actualiser sa fiche ;
lister la chaîne de sous-traitance d'un prestataire et proposer des sous-traitants ultérieurs (rang 2) rattachés à un prestataire de rang 1 ;
créer et planifier un audit fournisseur (technique, contractuel, sécurité), consulter les éléments de contrôle, renseigner les constats et consulter l'historique des invitations envoyées ;
consulter les interlocuteurs et les DPO déclarés chez chaque sous-traitant ;
consulter les co-responsables de traitement (art. 26), leurs accords et la répartition des obligations.
Ce qu'il faut relire :
le statut contractuel affiché correspond au contrat effectivement signé ;
un constat d'audit renseigné s'appuie sur une réponse ou une pièce réelle du prestataire ;
les garanties de transfert hors Union européenne sont documentées (chapitre V).
Domaine : Logiciels, infrastructures, hébergements et locaux.
Ce que vous pouvez demander, selon l'éditeur :
lister les logiciels et leurs caractéristiques (SaaS ou local, éditeur, données hébergées), proposer de nouveaux logiciels ou mettre à jour leurs fiches ;
lier un logiciel à son éditeur ou à son hébergeur dans le registre des sous-traitants ;
lister les composants d'infrastructure et les serveurs déclarés, et proposer des hébergements cloud (pays, certification, garanties) pour chaque équipement ;
inventorier les sites, agences, bureaux ou centres de données, et suivre l'état de conformité physique (accès par badges, armoires fermées, archives papier, postes de travail).
Ce qu'il faut relire :
une certification proposée pour un hébergeur (par exemple HDS) est confirmée par une attestation en cours de validité ;
l'état de conformité physique correspond à un constat réel, pas à une déclaration ;
les liaisons logiciel, éditeur, hébergeur sont exactes.
Ce qu'il faut vérifier
À vérifier
12Le connecteur MCP : analyses, audits, suivi et verrous
Ce chapitre explique la fonction d'après sa description par l'éditeur. Il n'est pas illustré par des captures : les libellés exacts des écrans sont à vérifier dans l'application.
AIPD, audits et bilan annuel
Domaine : Analyses d'impact (AIPD).
Ce que vous pouvez demander, selon l'éditeur :
ouvrir une AIPD en brouillon, liée ou non à un traitement existant ;
rédiger l'étape Contexte (flux, mesures préexistantes, systèmes utilisés), l'étape Principes fondamentaux (proportionnalité, minimisation, qualité des données, base de licéité) et l'étape Droits des personnes (information, exercice des droits, contrats) ;
ajouter et qualifier des scénarios de risque (accès illégitime, modification non désirée, disparition de données) avec gravité et vraisemblance ;
ajouter des mesures correctives au plan d'action (responsable, priorité, échéance) ;
générer le fichier JSON structuré réimportable dans le logiciel open source PIA de la CNIL.
Ce qu'il faut relire :
la description du contexte correspond au traitement réel ;
la cotation de chaque risque est discutée et justifiée ;
chaque mesure corrective a un responsable et une échéance réalistes ;
le fichier exporté s'ouvre correctement dans le logiciel PIA avant d'être diffusé.
Domaine : Audits de conformité et bilan annuel du DPO.
Ce que vous pouvez demander, selon l'éditeur :
bilan annuel : ouvrir ou consulter une campagne, alimenter les 37 points de contrôle du rapport, réalimenter le rapport avec les actions menées sur la période sans écraser les textes rédigés ;
audit annuel de conformité : lire les grilles et critères, proposer des réponses motivées, indiquer où se trouve la preuve (Drive ou registre) ;
IA Act : consulter le registre des systèmes d'IA, créer un audit sur le catalogue en vigueur, renseigner les réponses pour chaque système ;
SPEC 2217 : lire le référentiel et ses modules, proposer des réponses et localiser les pièces justificatives ;
recherches dans le domaine de la santé (MR-001 et MR-003) : qualifier un projet, proposer la méthodologie de référence applicable et renseigner les grilles ;
consulter l'historique des transpositions d'audits vers d'autres clients.
Ce qu'il faut relire :
chaque réponse proposée est confrontée à la preuve indiquée, ouverte et lue ;
une réponse sans preuve n'est pas présentée comme démontrée ;
le bilan réalimenté reflète les actions réelles de la période ;
la méthodologie de référence proposée pour une recherche est confirmée au regard du projet réel.
Incidents, droits, organisation, temps et Drives
Domaine : Incidents, violations de données et compte à rebours de 72 heures.
Ce que vous pouvez demander, selon l'éditeur :
consulter le registre et l'historique des incidents ;
enregistrer une nouvelle violation (nature, gravité, données compromises) ;
calculer le délai restant pour notifier la CNIL à partir de la date de découverte ;
consulter la pré-qualification de gravité ;
associer un incident aux éléments impactés (traitement, logiciel, sous-traitant, site) et consulter les incidents partagés d'un même réseau.
Ce qu'il faut relire :
la date de découverte saisie est exacte, puisque le compte à rebours en dépend ;
la pré-qualification est examinée par les personnes compétentes ;
la décision de notifier, et le cas échéant d'informer les personnes en cas de risque élevé (art. 34), est prise par l'organisme.
Domaine : Droits des personnes, sous anonymat strict.
Ce que vous pouvez demander, selon l'éditeur :
consulter le volume de demandes, les dossiers en cours, les retards et les alertes à 7 jours de l'échéance d'un mois ;
enregistrer ou mettre à jour un dossier d'exercice de droit (accès, effacement, rectification, opposition, etc.).
Ce qu'il faut relire :
les étapes et délais du dossier correspondent au traitement réel de la demande ;
une éventuelle prolongation est justifiée et a été annoncée au demandeur.
Domaine : Organisation interne, procédures et plan d'action.
Ce que vous pouvez demander, selon l'éditeur :
lister, créer, prioriser et clôturer des tâches du plan d'action RGPD ;
déclarer des non-conformités, leur criticité et les actions correctives associées ;
consulter et créer des politiques de sécurité, chartes informatiques et modes opératoires, et consulter le calendrier de leurs revues ;
enregistrer les comptes rendus, synthèses et décisions des réunions de conformité ;
lister les collaborateurs du client ayant accès à la plateforme et préparer une tâche pour que le DPO invite un nouvel utilisateur.
Ce qu'il faut relire :
une tâche clôturée correspond à une action réellement réalisée ;
une procédure créée est relue et approuvée selon le circuit du client ;
un compte rendu reflète fidèlement les décisions prises.
Domaine : Gestion du temps et des missions.
Ce que vous pouvez demander, selon l'éditeur :
retrouver les contrats et missions ouverts pour le client ;
enregistrer des lignes de temps passé (description de l'intervention, date, nombre d'heures).
Ce qu'il faut relire :
la ligne est rattachée à la bonne mission et au bon client ;
la durée et la description correspondent au travail réel.
Domaine : Exploration des Drives et des pièces justificatives.
Ce que vous pouvez demander, selon l'éditeur :
lister les documents référencés sur les Drives du client (procédures, contrats, attestations, politiques de sécurité) ;
lire le texte brut d'un document (Word, PDF, texte, tableur) pour en extraire une information ou vérifier la présence d'une clause.
Ce qu'il faut relire :
l'extrait cité correspond bien au document et à sa version en vigueur ;
l'absence d'une clause signalée par l'assistant est confirmée par votre propre lecture.
L'organisation des pièces dans le Drive du client et leur liaison aux fiches sont détaillées dans la notice "Drive & pièces justificatives".
Ce que le connecteur ne peut jamais faire
Il ne valide rien définitivement : tout ce qu'il écrit arrive au statut Brouillon ou marqué "Proposé par les premiers travaux, à vérifier".
Il ne clôture aucun dossier : ni audit, ni incident, ni demande de droit.
Il n'envoie aucun courriel : ni invitation d'utilisateur, ni notification à la CNIL, ni message à un client.
Il ne connecte aucun Drive : la connexion d'un espace de stockage reste la prérogative exclusive du client.
Il ne franchit jamais les frontières entre clients : chaque requête est isolée au client désigné.
Il ne manipule aucune donnée de santé ni identité nominative de demandeur.
Ce qu'il faut vérifier
À vérifier
13Activer et utiliser le connecteur
Ce chapitre explique la fonction d'après sa description par l'éditeur. Il n'est pas illustré par des captures : les libellés exacts des écrans sont à vérifier dans l'application.
Récupérer l'adresse et la clé d'accès dans DPO SUITE
Rendez-vous dans votre Espace DPO.
Dans le menu des paramètres ou des intégrations, ouvrez l'onglet Connecteur IA (MCP).
Repérez l'adresse du connecteur (lien sécurisé propre à votre cabinet) et votre clé d'accès sécurisée.
Copiez ces éléments à l'aide de la commande prévue.
Ajouter le connecteur dans Claude ou ChatGPT
Dans Claude (application de bureau), selon l'éditeur :
ouvrez les réglages, puis la section Outils / Développeurs ;
ajoutez une nouvelle connexion avec le nom "DPO SUITE", l'adresse du connecteur et votre clé d'accès ;
enregistrez : une icône ou une mention indique que DPO SUITE est connecté, et Claude dispose de ses outils dès la conversation suivante.
Dans ChatGPT (version web ou application prenant en charge les connecteurs), selon l'éditeur :
ouvrez les réglages de votre profil, puis la gestion des connecteurs externes ;
renseignez l'adresse du connecteur DPO SUITE et collez votre clé d'authentification ;
validez la connexion.
Formuler vos demandes et relire les propositions
Exemples de demandes fournis par l'éditeur :
Sur un traitement : "Peux-tu analyser le traitement Recrutement de mon client votre client et me dire si les finalités et destinataires déclarés te semblent cohérents ?"
Sur les délais de conservation : "Propose-moi les délais de conservation pour le traitement Gestion de la paie de mon client votre client." L'assistant prépare les fiches documentaires, les durées recommandées et le sort final, et les envoie dans DPO SUITE avec l'étiquette "À vérifier".
Sur les preuves d'audit : "Pour l'exigence relative aux sauvegardes informatiques dans l'audit annuel de votre client, trouve dans son Drive les procédures qui pourraient servir de pièce justificative."
Sur les sous-traitants : "Fais-moi la liste des sous-traitants de votre client dont le contrat Article 28 n'a pas encore été formalisé ou vérifié."
Selon l'éditeur, lorsque l'assistant a terminé, vous retournez dans le dossier du client dans DPO SUITE. Ses propositions y apparaissent marquées d'un macaron orange "À vérifier", avec la mention "Proposé par les premiers travaux, à vérifier". Si tout est correct, vous cliquez sur Valider ; si un détail doit être corrigé, vous le modifiez avant.
Confrontez chaque proposition à la fiche ou à la pièce source.
Vérifiez chaque référence réglementaire citée dans le texte officiel.
Ne cliquez sur Valider que pour un élément que vous pourriez justifier vous-même.
Repérez régulièrement les éléments encore marqués pour qu'ils ne restent pas en attente indéfiniment.
Ce qu'il faut vérifier
À vérifier
Cette notice explique comment DPO SUITE s'appuie sur le Drive du client (Google Drive, OneDrive, SharePoint, WebDAV ou GED) pour référencer les pièces justificatives sans les copier. Elle explique pourquoi chaque Drive est connecté par son responsable, comment relier les pièces aux fiches et comment organiser le Drive pour que les preuves restent retrouvables.
Cette notice explique la fonction d'après sa description par l'éditeur. Il n'est pas illustré par des captures : les libellés exacts des écrans sont à vérifier dans l'application.
1Pourquoi les preuves restent chez le client
Minimisation et sécurité : une seule source pour chaque pièce
Les notices de DPO SUITE appliquent toutes cette règle : les justificatifs restent dans le Drive du client, et les fiches en conservent une référence exploitable (titre, version, date, responsable, périmètre).
Une seule version de référence par document, conservée chez le client.
Des droits d'accès définis par le client, sur son propre espace.
Une mise à jour faite une fois, à la source, et visible par tous ceux qui suivent le lien.
Aucune donnée de santé chez l'éditeur, une preuve toujours démontrable
Démontrer ne veut pas dire détenir : le DPO doit pouvoir montrer où se trouve la preuve, ce qu'elle établit et qu'elle est à jour. La fiche DPO SUITE porte cette information, le Drive porte le document.
Deux Drives, deux responsables
La notice ALIX distingue deux Drives. Votre Drive de DPO est connecté par vous, dans la rubrique Stockage du menu de votre compte ; vous pouvez y lier un dossier existant à chaque client. Le Drive du client est connecté uniquement par un membre du client, jamais par son DPO, dans la rubrique Stockage des documents du dossier du client. Le DPO peut ensuite le consulter en lecture et y choisir des pièces, sans le connecter à la place du client ni en copier les fichiers.
Consignes à transmettre à votre interlocuteur chez le client, selon la notice ALIX : se connecter à DPO SUITE avec son propre compte, ouvrir Stockage des documents, connecter le Drive de sa structure selon la méthode adaptée à son outil, puis vous prévenir. Les étapes détaillées figurent au chapitre 6 de la notice "ALIX & assistants IA".
Convenez avec le client du périmètre à connecter (un dossier de preuves plutôt que tout l'espace).
Faites consigner par le client qui a connecté le Drive et à quelle date.
Ce qu'il faut vérifier
À vérifier
2Connecter, consulter, ne pas copier
Les modes de connexion selon l'outil
Google Drive, OneDrive et SharePoint : la connexion se fait avec le compte Google ou Microsoft 365 du propriétaire, qui accepte lui-même les autorisations. Pour SharePoint, il faut saisir l'adresse exacte du site, telle qu'elle apparaît dans le navigateur.
WebDAV (Nextcloud, ownCloud, hébergeur, collectivité…) : l'adresse WebDAV commence obligatoirement par https:// ; on saisit l'identifiant et un mot de passe d'application, jamais le mot de passe habituel. Selon la notice ALIX, ce mot de passe est chiffré et ne sert qu'à déposer et relire les fichiers.
GED sans connexion directe et Proton Drive : on enregistre seulement le lien du dossier, sans identifiant. Quand un document est produit, DPO SUITE vous le remet et vous le déposez vous-même dans ce dossier.
Les étapes de chaque mode sont décrites au chapitre 6 de la notice "ALIX & assistants IA".
Navigateur en lecture seule et garantie de non-copie
Selon l'éditeur, DPO SUITE propose un navigateur intégré qui affiche les dossiers Google Drive ou OneDrive / SharePoint du client, en consultation seulement.
Faites organiser par le client un dossier de preuves clairement classé (par thème, traitement ou audit).
Demandez un accès limité à ce dossier plutôt qu'à l'ensemble de l'espace du client.
Corrigez ou complétez un document dans le Drive lui-même, avec les personnes habilitées du client, et non depuis DPO SUITE.
Une pièce reliée dans DPO SUITE est un repère vers le document original. Si le client met à jour le document, le lien pointe vers la version présente dans son Drive. Si le document est supprimé ou déplacé, le lien peut ne plus aboutir.
La lecture d'un document par le connecteur MCP, en mémoire
Selon l'éditeur, le connecteur MCP peut lister les documents référencés sur les Drives du client et lire le texte brut d'un document (Word, PDF, texte, tableur). Aucun fichier n'est copié ni conservé sur DPO SUITE, et aucun lien de téléchargement ni jeton d'accès n'est renvoyé à l'assistant.
Le fonctionnement du connecteur, son activation et ses verrous sont détaillés dans la notice "ALIX & assistants IA".
Ce qu'il faut vérifier
À vérifier
3Relier les pièces aux traitements, audits, contrats et incidents
Relier une pièce à une fiche de traitement
La notice Traitements & données décrit la partie 11. Documentation d'une fiche : des types de Documents liés (AIPD, Politique de confidentialité, Registre des sous-traitants, Procédures internes) et des Liens internes, avec un nom de lien et une adresse complète.
Choisissez la pièce qui justifie réellement l'élément de la fiche, pas un document général.
Nommez le lien de façon lisible : objet, version, date.
Après enregistrement, ouvrez le lien et contrôlez que la bonne version est accessible aux personnes habilitées.
Relier une pièce à une réponse d'audit ou au dossier de preuves
Les notices d'audit décrivent des natures de preuve : "Document déposé (drive)" pour identifier la pièce dans le Drive du client, "Lien vers un élément DPO SUITE", "Consultée sur place" et "Aucune preuve". Le Dossier de preuves permet aussi de référencer un document avec un titre, une rubrique, l'article du RGPD concerné et une description.
Notez le repère utile dans le document (page, article, paragraphe).
Lorsque la preuve fait défaut, choisissez une option qui ne présente pas la réponse comme démontrée.
Un lien ne remplace pas la lecture : rapprochez le contenu de la pièce de la réponse.
Relier un contrat à un sous-traitant, une pièce à un incident
Sous-traitants : conservez contrats, accords de sous-traitance, réponses aux questionnaires et attestations dans le Drive du client ; les zones de texte des fiches en rappellent les références.
Sécurité et infrastructures : le champ de preuve d'une vérification attend une référence exploitable vers le justificatif (rapport, capture, ticket).
Incidents : préparez les références avec le responsable, les dates et l'impact, et vérifiez que les preuves restent accessibles dans le Drive du client.
Ce qu'il faut vérifier
À vérifier
4Organiser le Drive du client et ses droits d'accès
Une arborescence et un nommage qui tiennent dans le temps
Prévoyez un dossier de preuves RGPD distinct, classé par thème (registre, sous-traitants, sécurité, droits, incidents, audits).
Nommez chaque fichier avec l'objet, la date et la version, par exemple : Procédure sauvegarde, 2026-09, v3.
Évitez les noms génériques (document final, scan, copie).
Convenez d'une règle commune avec le client et tenez-la dans la durée.
Versions : savoir laquelle fait foi
Identifiez clairement la version de référence et archivez les versions remplacées dans un sous-dossier dédié.
Lorsqu'un document est mis à jour, vérifiez si les fiches qui le citent doivent être revues.
Pour un livrable validé (rapport, bilan), conservez la version validée avec un nom permettant de retrouver le client, la période et la version.
Personnes habilitées et liens qui cassent
Limitez l'accès au dossier de preuves aux personnes qui en ont besoin, et retirez les accès devenus inutiles (départ, fin de mission).
Ne contournez pas les droits par des liens publics ou des copies envoyées par courriel.
Avant de déplacer ou renommer un dossier, prévenez le DPO pour que les liens soient mis à jour.
Lorsqu'un lien ne s'ouvre plus, recherchez la pièce dans le Drive et corrigez la référence dans la fiche.
Ce qu'il faut vérifier
À vérifier
Cette notice s'adresse aux DPO externes et mutualisés qui gèrent dans DPO SUITE leurs propres missions : lettres de mission, signature électronique, paiement en ligne des honoraires et suivi des temps. Elle explique pourquoi chaque fonction existe, ce qu'il faut préparer avant de l'utiliser et ce qu'il faut vérifier ensuite.
Cette notice explique la fonction d'après sa description par l'éditeur. Il n'est pas illustré par des captures : les libellés exacts des écrans sont à vérifier dans l'application.
1Les lettres de mission
Choisir le modèle et reprendre les informations du client
DPO SUITE génère la lettre de mission à partir de modèles adaptés au type d'intervention :
DPO externe désigné (forfait récurrent) ;
audit initial de conformité ;
accompagnement à la mise en conformité ;
mission ponctuelle d'expertise (par exemple la réalisation d'une AIPD complexe).
Les informations du client (dénomination sociale, représentant légal, SIREN, adresse) et celles de votre cabinet sont reprises automatiquement. L'inventaire de l'éditeur mentionne aussi la génération de propositions commerciales, de conventions de DPO externe et de mandats.
Définir le périmètre, les livrables et les conditions financières
La lettre de mission décrit :
les obligations du DPO au titre de l'article 39 : information, conseil, contrôle, coopération avec la CNIL ;
les engagements du client : fourniture des informations, accès aux équipes, indépendance garantie (art. 38.3) ;
les livrables prévus : tenue du registre, bilan annuel d'activité, sessions de sensibilisation, nombre d'audits inclus ;
les honoraires en montants hors taxes (HT), selon le rythme convenu : abonnement mensuel, trimestriel ou annuel, forfait ou facturation à l'acte ;
les clauses d'indexation, les modalités de renouvellement et le préavis de résiliation.
Avant de générer le document, faites votre propre analyse des conflits d'intérêts : une autre fonction ou prestation exercée pour ce client vous amènerait-elle à décider des finalités ou des moyens d'un traitement (art. 38.6) ?
Suivre les états du document et créer des avenants
Le document passe par six états, qui suivent la double signature et les renouvellements :
Brouillon : la lettre est en cours de préparation ou de modification.
En attente signature DPO : elle attend votre signature.
En attente signature client : le lien sécurisé a été transmis au client pour signature.
Signée : le DPO et le client ont tous deux signé, le document final est scellé.
Expirée : la date limite de signature est dépassée sans validation.
Archivée : la lettre ou la mission précédente est classée pour l'historique.
Un avenant peut être créé en cours d'année si le périmètre évolue, par exemple lorsque le client acquiert une nouvelle filiale.
La désignation doit ensuite être communiquée à la CNIL par l'organisme, et vos coordonnées publiées (art. 37.7). La lettre de mission ne remplace pas cette démarche.
Ce qu'il faut vérifier
À vérifier
2La signature électronique intégrée
Transmettre la lettre au signataire
Le représentant légal du client reçoit un lien sécurisé vers la lettre de mission, sur un portail dédié. Aucun compte DPO SUITE n'est exigé de sa part pour signer. Il peut consulter le document en entier à l'écran et le télécharger avant de signer.
L'inventaire général de l'éditeur décrit un circuit qui fait intervenir le DPO, le client et un administrateur : identifiez avant l'envoi qui intervient à chaque étape.
Envoyez uniquement la version définitive : une modification après transmission suppose un nouvel envoi.
Vérifiez l'adresse de courriel et la qualité du signataire, qui doit être habilité à engager le client.
Preuve de l'accord, notification et archivage
Signature simple et guidée, avec recueil du consentement exprès du signataire.
Horodatage certifié de la signature, enregistrement de l'adresse de connexion et des métadonnées qui assurent la valeur probante de l'accord.
Notification instantanée au DPO dès que le client a signé.
Contrat signé et scellé accessible en permanence dans la fiche du client et dans l'historique du cabinet, téléchargeable en PDF.
Ce qu'il faut vérifier
À vérifier
3Le paiement en ligne (carte bancaire et prélèvement SEPA)
Coupler le paiement à la signature et choisir le mode de règlement
Cette fonction est optionnelle. La lettre de mission peut être configurée pour que la signature déclenche immédiatement le règlement du premier terme ou de l'acompte. Le client signe, puis est invité à renseigner son moyen de paiement sur un écran sécurisé.
Carte bancaire : règlement immédiat avec confirmation instantanée.
Prélèvement SEPA : saisie de l'IBAN professionnel et signature d'un mandat de prélèvement électronique, adapté aux abonnements mensuels ou annuels.
Échéanciers, factures et suivi des encaissements
Paiements fractionnés possibles, par exemple en 2 ou 3 fois sans frais pour une mission d'audit.
Émission automatique du justificatif de paiement et de la facture correspondante, en montants HT.
Suivi en temps réel du statut des encaissements dans le tableau de bord du cabinet : Payé, En attente, Échec de prélèvement.
Ce qu'il faut vérifier
À vérifier
4Le suivi des temps et de la rentabilité
Saisir ou importer le temps passé
Le temps s'enregistre par jour, par client et par type de prestation (par exemple : tenue des registres, gestion d'un incident, réponse à une question, réunion de direction, audit sur site).
Une ligne de temps peut être reliée directement à une action précise, par exemple "1h30 passée sur la rédaction de l'AIPD Recrutement".
Si vous suivez vos heures dans un tableur ou un outil tiers, l'import de feuille de temps intègre l'historique en masse, sans ressaisie.
Suivre le forfait et analyser la rentabilité
Pour les clients sous contrat au forfait d'heures (par exemple 20 heures par an), une jauge montre le temps consommé et le temps restant. Une alerte se déclenche avant le dépassement du forfait convenu, ce qui permet de proposer un avenant ou une facturation complémentaire avant la surconsommation.
Calcul automatique du taux horaire effectif par client : honoraires perçus divisés par le nombre total d'heures consacrées.
Identification des dossiers chronophages et des missions les plus rentables, utile pour préparer les devis et les renouvellements.
Saisir le temps depuis le dossier client
Une rubrique "Temps passé" existe dans Actions & suivi de chaque dossier client. Elle est désactivée par défaut, et seul le DPO titulaire peut l'activer. Elle affiche la liste des mises à jour sur 7 ou 30 jours, avec la saisie du temps en face, et permet aussi de saisir du temps passé hors de l'application.
Chacun saisit son propre temps.
Seuls les DPO du dossier valident les lignes.
Une ligne validée n'est plus modifiable par son auteur.
Pour le détail de cette rubrique, reportez-vous à la notice Actions & suivi, chapitre 18.
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